Jedním z klíčových aspektů úspěchu každého podnikatelského záměru je vytvoření efektivní struktury WBS (Work Breakdown Structure) pro řízení projektů. Tato struktura představuje jeden z nejdůležitějších nástrojů, který projektoví manažeři využívají k dosahování cílů. Nástroje WBS jsou tak nezbytnou součástí arzenálu každého projektového vedoucího.
Pokud se vám zdá tvorba šablony WBS pro váš nadcházející projekt složitá, jste na správném místě! Jednoduše a srozumitelně si vysvětlíme, co WBS v řízení projektů znamená. Představíme vám rovněž osvědčené a oblíbené nástroje, které zkušení projektoví manažeři používají k tvorbě efektivních WBS.
Co přesně je struktura rozdělení práce (WBS)?
Struktura rozdělení práce, zkráceně WBS, je vizualizovaný přehled, který detailně popisuje jednotlivé části projektu a jeho výstupy. V kontextu projektového řízení, WBS slouží jako nástroj, který projektovým manažerům poskytuje ucelený obraz o tom, jaký konkrétní produkt, službu či výstup má být zákazníkovi v rámci projektu dodán.
Šablonu WBS byste měli chápat jako hierarchii komponent, které mají být v rámci projektu vytvořeny. Tato struktura pomáhá projektovým vedoucím efektivně organizovat úkoly a rozdělit povinnosti mezi jednotlivé členy projektového týmu do menších, lépe zvládnutelných celků.
Standardní nástroje WBS používané pro komerční projekty běžně sahají do více než tří úrovní hloubky. U menších projektů se ale můžeme setkat s hierarchií výstupů a komponent o hloubce dvou až čtyř úrovní.
Jaké jsou typy WBS?
#1. WBS založená na výstupech
Jak už název napovídá, tento typ WBS se primárně zaměřuje na výstupy projektu. Může jít o fyzický produkt, digitální obsah, nebo online službu (např. webové stránky či mobilní aplikace). Tento přístup umožňuje snadno propojit rozsah projektu s jednotlivými výstupy. Projektoví manažeři tuto šablonu WBS často využívají pro tvorbu rozpočtů projektů, odhadů zdrojů a podobně.
Příkladem může být WBS pro výrobu automobilu. Hlavními položkami hierarchie by zde byly interiér, karoserie a elektronika. Dále byste mohli rozpracovat komponenty potřebné pro výrobu každé z těchto částí.
#2. WBS založená na procesech
Tento typ WBS definuje projekt prostřednictvím pracovních fází, funkcí a jednotlivých kroků. Umožňuje snadno přiřadit různé kroky k různým dovednostem a disciplínám a pomáhá určit, jaké nástroje a zdroje jsou potřeba.
Příkladem by mohl být návrh WBS pro vývoj mobilní aplikace. První úroveň hierarchie by zde tvořily fáze vývoje, jako je konfigurace, systémové testy, kontrola kritických systémů a uživatelské testy. Na tyto fáze by pak navazovaly další dílčí kroky.
Proč je WBS tak oblíbeným řešením projektových manažerů?
#1. Zajišťuje jasný přehled o odpovědnosti za jednotlivé projektové úkoly. Projektoví manažeři tak mají okamžitý přehled o tom, na koho se obrátit ohledně stavu daného úkolu.
#2. Efektivně navržená šablona WBS zajistí, že vám nikdy neunikne žádný důležitý projektový krok nebo výstup.
#3. Díky vizuálnímu znázornění všech výstupů a fází projektu může projektový manažer zajistit včasné dokončení všech dílčích úkolů.
#4. Nástroj WBS vám také pomůže odhalit chyby a nedostatky v projektu, které na počátku nemusí být snadno identifikovatelné.
Níže naleznete seznam špičkových nástrojů, které vám pomohou vytvořit efektivní strukturu rozdělení práce:
monday
Kromě toho, že je monday.com špičkovým softwarem pro řízení projektů, nabízí také šablonu WBS. S její pomocí mohou projektoví manažeři bez problémů plánovat a řídit své projekty. Tato šablona je nejen zdarma, ale i připravená k okamžitému použití, takže získáte vzorový plán práce a můžete ihned začít.
Uživatelé si mohou tuto intuitivní šablonu stáhnout a vytvořit si vlastní personalizovaný plán přidáním akcí a reorganizací úkolů na základě stanovených priorit projektu. Díky této šabloně se realizace plánu stává hračkou.
Stačí přiřadit jednotlivé akční položky členům týmu a sledovat pokrok v každé fázi pomocí různých metrik. Šablona také nabízí funkce jako přidávání nových položek jedním kliknutím, vyhledávání a filtrování panelu, sdílení a mnoho dalšího.
Lucidchart
Lucidchart je inteligentní software pro tvorbu diagramů, který usnadňuje řízení inovací prostřednictvím vizualizace a spolupráce. S jeho pomocí mohou uživatelé vytvořit strukturu WBS během několika minut. Nástroj nabízí intuitivní rozhraní a řadu funkcí pro přizpůsobení WBS potřebám konkrétního projektu.
Uživatelé mohou začít tvorbu struktury WBS přetažením tvarů na plátno a vkládáním úkolů do jednotlivých tvarů. Nástroj také umožňuje definovat vlastníka úkolu a rozlišovat mezi úkoly a podúkoly díky rozsáhlým možnostem formátování.
Lucidchart nabízí spolupráci v reálném čase, chat v editoru a komentáře pro okamžité aktualizace a sdílení. K tomuto cloudovému nástroji lze přistupovat odkudkoli a z jakéhokoli zařízení. Nabízí také podmíněné formátování, které usnadňuje barevné kódování úkolů a organizaci rolí a dalších prvků struktury.
Creately
S nástrojem WBS od Creately můžete efektivněji řídit výstupy projektu. Díky tomuto softwaru pro tvorbu struktury rozdělení práce mohou projektoví manažeři vizualizovat rozsah projektů a rozdělit je do lépe zvládnutelných milníků.
Creately umožňuje přidávat detailní dokumenty, odkazy a přílohy ke každému výstupu WBS. Podporuje také import dat z nástrojů pro řízení projektů, což umožňuje identifikovat mezery a překrývání požadavků projektu.
Platforma WBS obsahuje různé vestavěné nástroje pro tvorbu dashboardů, prezentací a reportů pro zainteresované strany. Navíc podporuje integraci s mnoha aplikacemi pro export a import projektových dat.
Tento nástroj byl navržen s důrazem na týmovou spolupráci. Mezioborové týmy mohou efektivně spolupracovat díky komunikaci a spolupráci v reálném čase. Obsahuje funkce jako spolupráce více uživatelů, komentáře, sledování stavu, vícenásobné úrovně přístupu a inteligentní notifikace.
EdrawMax
Hledáte software pro tvorbu struktury rozdělení práce, který nabízí bezplatné a snadno přizpůsobitelné šablony? Vyzkoušejte EdrawMax, kde můžete vizualizovat celý rozsah projektu vytvořením interaktivní WBS. Struktura vytvořená v tomto nástroji vám pomůže uspořádat cíle jednoduchým a přehledným způsobem.
Můžete si vybrat z mnoha připravených šablon WBS, které lze ihned použít. Nástroj nabízí rozsáhlou knihovnu symbolů, které můžete přetáhnout na plátno. Pro ty, kteří chtějí detailně upravovat diagram, umožňuje EdrawMax import a export dat pro další personalizaci.
Uživatelé mohou stáhnout strukturu vytvořenou v tomto nástroji WBS v různých formátech, včetně PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG a PNG. Dále mohou tyto soubory sdílet na různých platformách. Podporováno je také vkládání diagramů do e-mailů, sociálních sítí a webových stránek.
PlanHammer
PlanHammer je platforma pro snadnou tvorbu online grafů WBS. Jedná se o výkonný software s bohatými možnostmi řízení projektů. Uživatelé mohou rozdělit své projekty a přiřadit úkoly svým spolupracovníkům a zároveň s nimi efektivně spolupracovat.
Tento nástroj WBS umožňuje flexibilní strukturu, takže můžete rozbalovat a sbalovat strom úkolů dle potřeby a zobrazovat pouze větev, na které aktuálně pracujete. Kliknutím na tlačítko informace mohou uživatelé získat podrobnosti o jakémkoli úkolu.
PlanHammer usnadňuje přidávání a odebírání úkolů a podúkolů ve WBS. U každého nadřazeného úkolu máte na výběr, zda chcete zobrazovat podúkoly rozbalené nebo v seznamu.
Tento interaktivní nástroj pro tvorbu grafů WBS umožňuje snadné sdílení obrazovky a telecasting pomocí Chromecastu pro efektní prezentaci. Můžete si také vytisknout PDF a sdílet tištěnou verzi se zainteresovanými stranami.
Praxie
S Praxie můžete v řízení projektů WBS vyniknout dvěma způsoby. Buď můžete použít interaktivní aplikaci pro vytvoření WBS od začátku, nebo si můžete vybrat z připravených šablon WBS a přizpůsobit si je svým potřebám.
Pro použití šablony si ji musíte nejdříve prohlédnout a pečlivě zvážit úkoly zahrnuté ve vašem projektu, a to krok za krokem. Poté je potřeba vypsat všechny podúkoly a doplnit tabulku o požadované údaje. Jakmile práce postupují, členové týmu musí tabulku pravidelně aktualizovat, aby měl projektový manažer přehled o stavu projektu.
Každý tým nebo společnost může začít s nástroji pro spolupráci Praxie definováním úkolů a vytvářením akčních položek. Cloudový software také nabízí funkce jako panely s přehledem průběhu projektu, import dat z různých aplikací nebo dokumentů SaaS a intuitivní uživatelské rozhraní.
OpenProject
OpenProject vám nabízí open-source software pro správu projektů, který je robustní a bezpečný. Tento nástroj podporuje komplexní proces řízení projektu pomocí struktury WBS.
S OpenProject můžete rozdělit celý projekt na lépe zvládnutelné výstupy a aktivity pomocí zobrazení v seznamu. Úkol můžete rychle vytvořit pomocí vestavěného nástroje pro vytváření úkolů, nebo si můžete zobrazit detailní informace o úkolu na celou obrazovku. Nástroj také zobrazuje průběh úkolu a čas, který na něm byl stráven, pro lepší analýzu projektu.
MatchWare MindView
MatchWare MindView je nástroj pro myšlenkové mapování, který umožňuje také vývoj struktury WBS. Tento efektivní software pro vývoj konceptů nabízí 6 vyměnitelných zobrazení pro tvorbu WBS. Strukturu můžete snadno vytvořit v rozvržení shora dolů nebo zleva doprava.
V případě potřeby lze data exportovat do vestavěného Ganttova diagramu, a to i do aplikací MS Excel a MS Projects. MindView je ideální nástroj pro vytváření grafů WBS, protože umožňuje rychle zadávat různé prvky a organizovat je do struktury, která odpovídá konkrétnímu projektu. Strukturu lze také bez problémů upravovat, pokud potřebujete provést nějaké změny.
JadeALM
JadeALM umožňuje vytvářet grafy WBS pro vaše projekty a mít tak jasnou strukturu projektu. Jeho hierarchická tabulka je ideální pro rozdělení postupu shora dolů. Můžete snadno zobrazit, kam každý podúkol patří v celkovém obraze projektu.
Tato struktura vám také poskytne přehled o tom, co se děje a kde. Uživatelé mohou jednoduše rozdělit projekt na menší dílčí úkoly, a tak nikdy neztratí fokus na základní cíl. JadeALM vám také pomáhá s reorganizací a předvídatelností díky řízení závislostí mezi lidmi, úkoly, funkcemi a procesy.
Tento nástroj WBS je velmi užitečný pro správu menších výstupů. Jeho aktualizace v reálném čase vám umožní sledovat pokrok, zdroje a příjemce z jednoho nástroje, a to s naprostou konzistencí, transparentností a jednotností.
Cacoo
Cacoo je základní nástroj pro týmy, které chtějí provádět organizované a vizuální rozdělení úkolů a podúkolů. Nabízí propracovanou šablonu WBS, kterou si uživatelé mohou upravit dle potřeb jednotlivých projektů.
Kromě použití pro jeden projekt, který obsahuje více úkolů přiřazených různým lidem, jej můžete použít také pro větší projekty, na kterých pracuje více týmů.
I když jste začínající uživatel, nebude vám trvat dlouho, než se naučíte tento nástroj používat. Nabízí širokou škálu tutoriálů, včetně specializovaných a podrobných průvodců a videí. Můžete si také prohlédnout blog a znalostní bázi a zjistit, jak tento nástroj funguje.
Cacoo podporuje integraci s různými nástroji, jako je Disk Google, Dokumenty Google, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio a Zapier. Tato funkce vám usnadňuje řízení projektů.
Může se Ganttův diagram používat jako WBS?
Diagram WBS zobrazuje rozsah projektu a jeho milníky. Ganttův diagram pomáhá vizualizovat časovou osu projektových aktivit.
Ganttův diagram je často považován za druh WBS pro řízení projektů. Uživatelé mohou organizovat svou WBS jako Ganttův diagram, který obsahuje závislosti mezi jednotlivými úkoly a milníky projektu.
Závěrečná slova
V tomto článku jsme se podrobně věnovali základům WBS v projektovém řízení. Představili jsme vám také několik špičkových nástrojů, které vám pomohou navrhnout profesionální a bezchybnou šablonu WBS.
V profesionální kariéře projektového manažera se dovednost navrhnout efektivní nástroj WBS liší od nováčků. Používáním šablon WBS můžete eliminovat úzká hrdla, zvýšit produktivitu a v konečném důsledku dosahovat lepších výsledků než ty podniky, které tento nástroj nevyužívají.
Možná vás také zaujmou informace o týmových chartách, které usnadňují efektivní spolupráci v týmu.