Denně čelit lidem a utíkat za nimi, abyste splnili termíny, může být těžká práce.
Řízení podniku může být znepokojivý úkol, který čelí vzestupům i pádům. Bez skutečné správy úkolů není snadné vést záznamy o termínech. To je hlavní důvod, proč jen několik procent podniků uspěje. Vzhledem k tomu, že pracovní vytížení a denní úkoly jsou vždy na hraně sklonu, je zvykem ztrácet přehled o plánech a úkolech.
Předpokládejme, že projekt prováděný organizací je rozsáhlý a tým také. Z pohledu manažera je celkem pochopitelné, že získání požadovaného výstupu bude vyžadovat značné úsilí.
Nejlepším možným řešením, které máme k dispozici, bude použití nástrojů Task and Project Management k efektivnímu řízení úkolů a projektů. Nástroje jsou digitálně zpracovány, což nám umožňuje spravovat vše, co souvisí s řízením projektů prostřednictvím online prostoru. Tyto jednoduché nástroje nám umožňují nahlédnout do pracovního toku organizací. Používá se ke sledování pracovní rychlosti a pracovní doby týmu. Pomáhá také udržovat specifické tempo podle požadavku úkolu.
Nejprve však pochopme problémy, kterým by projektový manažer čelil bez nástrojů pro řízení projektu.
Table of Contents
Problémy bez nástrojů pro řízení úkolů a projektů
- Nejistá očekávání – očekávání od projektu jsou nejasná jak ze strany klienta, tak ze strany manažerů. Absence nedefinovaného modu operandi systému od začátku do konce. Nejasné cíle mohou vést k tomu, že projekty žalostně selžou.
- Nezdravá komunikace – Komunikační mezera mezi členy týmu, projektovým manažerem nebo klientem může vést k nežádoucím výsledkům, díky nimž je úkol zranitelný bez dokončení.
- Týmové konflikty – Nastanou případy, kdy lidé s různými osobnostmi a dovednostmi budou muset spolupracovat. Konflikty mají za následek sníženou produktivitu a negativní schopnost celého týmu řešit problémy.
- Bezkonkurenční termíny – Pozdní plnění úkolů nekompetentními členy týmu nebo manažery nebo špatná komunikace snižuje udržení zákazníků.
- Nejasné rozdělení práce – Nejasné rozdělení rolí má za následek nezdravé pracovní prostředí plné stresu, nejasností a frustrace.
Tyto problémy však lze eliminovat pomocí nástrojů pro řízení úkolů a projektů. Zaznamenáte také obrovské zlepšení efektivity a produktivity vašich zaměstnanců. Tyto nástroje se mohou ukázat jako účinné následujícími způsoby:
- Uživatelé pracují inteligentně a efektivně a poskytují vyšší úspěšnost.
- Spravujte a zařazujte pracovní zátěž nastavením, přiřazením a spouštěním priorit.
- Spravujte náklady na projekt, rozpočet a navštěvujte schůzky na dálku kdykoli a odkudkoli.
- Nové členy lze efektivně integrovat do týmu s minimálním úsilím.
- Plánování a organizování úkolů je snazší.
- Žádný manuální nebo mentální závazek, protože většina věcí je automatizovaná.
Výhody nástrojů projektového řízení
Navíc se hodí bez ohledu na velikost podniku. Tyto nástroje musí mít každá firma. Některé ze zásadních výhod nástrojů projektového řízení jsou:
- Zlepšuje koordinaci a spolupráci mezi členy týmu.
- Dohlíží na časovou osu a zajišťuje, že termíny jsou dodrženy dříve nebo včas.
- Pomocí správných nástrojů mohou být členové týmu v souladu s aktuálním děním.
- Sdílení dokumentů je rychlé a snadné při zachování průhlednosti.
- Lepší komunikace mezi členy týmu vede ke zvýšení produktivity a řízení času.
Protože nástroje pro řízení projektů upřednostňují úkoly a spravují věci z jednoho místa, většinu práce provádí stroj. To ušetří váš čas a energii. Investice do správného nástroje přinese značnou návratnost investice.
U některých nástrojů může být návratnost až 150 % nebo dokonce více. Nástroje jsou také velmi šetrné k rozpočtu a nákladově efektivní a zajišťují, že náš limit pro konkrétní projekt nebude překročen. Zvyšuje také produktivitu generováním produktivních pracovních postupů a dosahováním cílů včas.
K dispozici je mnoho nástrojů, zejména ti, kteří jsou ve světě podnikání noví a chtějí tyto nástroje vyzkoušet. Aby nedošlo k záměně, zde jsou některé z nejlepších s bezplatným doživotním přístupem s omezenými funkcemi.
nÚkol
nTask je software pro řízení projektů, který týmům nebo členům umožňuje účastnit se, analyzovat, plánovat a efektivně řídit každodenní úkoly. Pomáhá svým uživatelům sladit se s plánováním projektu, alokací zdrojů, správou a termíny vytvořením seznamu úkolů. Nemusíte se tedy bát, že byste promeškali důležitý úkol.
Současné řízení práce a soustředění se na úkoly je přístupnější díky nastavení priorit, které zajistí, že všichni zůstanou ve smyčce stejným tempem. Svůj růst můžete také sledovat jednoduchým přidáváním úkolů a plánováním termínů pomocí vytváření Ganttových diagramů.
Můžete si také zaznamenat čas každého člena týmu strávený na úkolech prostřednictvím sledování času nTask. Pokud narazíte na jakýkoli problém s nástrojem, nTask vám pomůže jej snadno zvládnout.
Nejlepší na tomto nástroji je jeho růst. Neustále přidává nové funkce, které vám a vaší firmě pomohou prosperovat.
ClickUp
ClickUp je vynikající nástroj Kanban board pro revoluci ve vaší práci. Přináší každý nástroj na jedno místo. Flexibilita softwaru je dána jeho unikátní sadou hodnocení.
Přítomnost funkce pohledu na vše z ptačí perspektivy usnadňuje určení čehokoli, co hledáte. To nakonec také šetří váš čas generováním maximální automatizace úloh a přizpůsobení. Umožní vám volně spolupracovat a sdílet dokumenty se členy vašeho týmu bez problémů.
Díky tomu nikdy nezmeškáte úkol kvůli opakujícímu se kontrolnímu seznamu. Naplánované studie si také můžete rychle prohlédnout, než je spustíte. Technicky zdatný tým ClickUp je pozoruhodný pro bezpečnost a soukromí uživatelů. Nástroj nabízí bezplatné školení a 24hodinovou podporu pro všechny své uživatele. Pokud jste začátečník, zjistíte, že je docela snadné se s nástrojem seznámit.
ClickUp dosáhl nejvyššího počtu provozu za posledních 12 měsíců. Je zdarma pro osobní použití sestávající z neomezeného počtu členů pro neomezený počet úkolů.
Trello
Trello je široce používaná aplikace Kanban používaná jako software pro správu projektů a úkolů. Dále jej lze také použít k vytvoření seznamu úkolů.
Trello má několik vynikajících funkcí, které členům týmu dodají další podporu, kterou potřebují, aby včas dodrželi termíny. Vaše úkoly lze spravovat, sledovat a plnit s pomocí členů týmu otevíráním karet. Možností je také integrace aplikací, na kterých každý preferuje práci.
Nástroj se hodí při plánování akcí a řízení práce v terénu. Zobrazení mapy Trello zajišťuje, že váš tým neztratí zrak tím, že zobrazí data založená na poloze.
Tento plán je zdarma pro začínající podnikatele a celé týmy, které chtějí organizovat své pracovní postupy. Nabízí bezplatnou službu pro každého, kdo chce řídit své podnikání.
Meistertask
Meistertask vybudovala svou základnu pouze nad několika kritickými bloky – projekty, úkoly a řídicí panel. Plán je zdarma pro jednu osobu, která je začátečník.
Jeho práci lze pochopit, když se podíváte na jeho tutoriály a průvodce. Zálohování uživatelských dat je prováděno pravidelně a datové přenosy všech účtů jsou šifrovány. Pomocí Kanban boardu můžete nástroj používat dle vašich pracovních požadavků.
Zde můžete omezit počet úkolů potřebných k provedení za den. Použijte více kontrolních seznamů pro více úkolů a sledujte funkce současně. Také připojení souborů se provádí s minimálním úsilím. Obrázky a soubory do 200 MB lze připojit přímo k úkolům.
Jedná se o komplexní aplikaci pro začátečníky a majitele firem, která šetří čas a zdroje. Efektivně nabízí bezplatné služby pro jednotlivé uživatele pro správu klíčových úloh.
Představa
Představa, když si to vyhledáš ve slovníku, tak slovo pojem znamená nápad. Jde o nápad provozovat celý podnik nebo společnost na jediném nástroji.
Technický tým vám poskytne přizpůsobená řešení podle vašich obchodních nebo osobních potřeb. Aspekty pro žádnou skupinu nejsou omezeny, protože nástroj je navržen pro týmy inženýrů, návrhářů a produktově orientovaných týmů.
Můžete dělat víc než jen zapisovat si poznámky. Efektivně organizujte své úkoly pomocí bezproblémového a přehledného rozhraní. Rozšiřuje schopnosti týmové práce jednotlivců sloužících malým, středním a velkým podnikům.
Umožňuje členům týmu zahájit konverzaci s kýmkoli a kdykoli související s úkoly. Nástroj také neustále přichází s častými uživatelsky přívětivými aktualizacemi. Je zdarma pro studentské a osobní použití.
pondělí
Pondělí je software, kterému důvěřují miliony zákazníků po celém světě. Má cloudovou strukturu. Investice do tohoto nástroje díky jeho jedinečným specifikacím vytvoří návratnost investic až nad 250 %.
Postup týmů můžete sledovat kliknutím na stavové tlačítko. Udělejte únavnou práci robotům, abyste se mohli plně soustředit na úkoly, které máte po ruce, a zvýšíte svou produktivitu. Připojení dalších potřebných nástrojů je vzdáleno jen několik kliknutí. Donutí vás to činit rozhodnutí založená na datech s rychlostí a přesností.
Tento nástroj se řídí přístupem řízení kanálu, který umožňuje projektovému manažerovi kontrolovat stav všech úkolů v jediném okně. Odstraňuje opakované úkoly a v případě problémů je k dispozici spolehlivá podpora chatu 24 hodin.
Todoista
Todoista je jedním z nejpokročilejších nástrojů poslední doby. Neustálé přidávání nových funkcí udržuje užitečnost nástroje.
Pomocí funkce chytrého plánování můžete úkoly předem připravit nebo odložit podle potřeby hodiny. Můžete si vytvořit přizpůsobené zobrazení úkolů pro váš pracovní postup znázorněné pomocí karet ve stylu Kanban. Časová osa vás přiměje dodržovat termíny a sledovat každodenní pokrok.
Poznamenejte si nová zařízení a řízení vašeho projektu kdykoli a kdekoli integrací Todoist s aplikacemi, které používáte k plnění dalších úkolů, jako je Alexa, IFTTT a mnoho dalších.
Je k dispozici na všech zařízeních a plán je pro začátečníky zdarma pro prvních pět projektů. Začátečníci se tak mohou dozvědět o důležitosti organizace a řízení úkolů.
Any.do
S Any.do, prohlížení a plánování úkolů je jednoduché. Jedná se o webově orientovaný nástroj pro správu úloh dostupný pro Android a macOS.
Uživatelé mohou tento nástroj použít také ke správě osobních a týmových cílů. Vzhledem k jednoduchému sestavení uživatelského rozhraní/UX je preferovanou volbou pro začátečníky a začínající uživatele. Rozdělení projektů a úkolů na dílčí úkoly a workflow lze rozdělit do skupiny podle dovedností.
Any.do nabízí integraci s kalendáři jiných večírků, jako je Google, aby byla zachována účinnost termínu. Úkoly můžete zadávat ústně s využitím funkce hlasového zadávání.
Můžete si dokonce uložit do záložek důležité body ze svých schůzek, abyste si je později mohli prohlédnout. Nákup prémiového plánu, jakmile si na nástroj zvyknete, je dobrý nápad.
OpenProject
OpenProject je rychlý a bezpečný software pro správu projektů s otevřeným zdrojovým kódem, který zvládne různé projekty a týmové schůzky. Pomáhá projektu po celou dobu jeho životního cyklu.
Odpovědnosti jsou rozděleny mezi členy týmu tak, aby práce probíhala hladce. Můžete se přihlásit k odběru aktivit podle svých potřeb a dokonce o nich dostávat pravidelné aktualizace.
Můžete působit jako pozorovatel a denně kontrolovat dokončenou práci. Použití možností filtru je vysoce ceněno pro zkrácení hledání požadované entity. Prostřednictvím OpenProject můžete sdílet své plánování práce s důležitými zainteresovanými stranami.
Má robustní API, které pomáhá při integraci různých nástrojů. Všechna zařízení to podporují bez ohledu na velikost obrazovky.
Můžete buď využít jejich cloudovou nabídku, nebo zkusit Hosting Kamatera spustit OpenProject jedním kliknutím.
Ásana
Asana je nástroj pro řízení úkolů a projektů, který poskytuje nejjednodušší způsob, jak spravovat a plánovat úkoly nastavením Ganttových diagramů. Jeho datový model pracovního grafu udržuje týmovou produktivitu na vysoké úrovni během celého podniku.
Odstraňování problémů, kterým čelíte při provádění jakéhokoli úkolu, je rychlé, protože tým podpory chatu je k dispozici 24 hodin. Umožňuje vám přenést vaše myšlení do skutečného světa přizpůsobením se vašim potřebám a požadavkům. Můžete plně kontrolovat týmové schůzky a zajistit, aby každý dostal správné informace o úkolech.
Vzhledem k tomu, že je k dispozici na všech zařízeních, můžete jej dokonce použít v systémech Android a iOS k integraci s jinými aplikacemi podle vašeho pracovního postupu. Jeho dlouhodobý seznam funkcí umožňuje uživatelům používat tuto platformu bez rozmýšlení. Jeho základní plán je zdarma pro jednotlivce a týmy, které v podnikání začínají.
Závěr
Velká závislost na chytrých telefonech, noteboocích a dalších posilovacích technologiích práci urychlila. Pomáhá zvyšovat efektivitu řízení úkolů a projektů. Nicméně nestydatá volba jakéhokoli nástroje, který bude vyhovovat vašim požadavkům, vašemu podnikání jen uškodí. Stejně nezbytný je výběr správného nástroje. Nakonec snižuje manuální úsilí a pomáhá šetřit čas, energii a základní zdroje.
Tyto nástroje pro řízení projektů jsou vstupní branou pro začátečníky a únikem od hektických úkolů pro zkušené profesionály.