Podniky, velké i malé, nemohou fungovat bez dohod. Smlouvy souhlasí se stranami právně vymahatelnými tím, že mezi nimi vytvářejí, definují a řídí vzájemná práva a povinnosti.
Smlouvy se používaly dávno před industrializací a vznikem kapitalistické ekonomiky. V dobách králů a jejich říší rozhodovaly o podmínkách dohody dohody a strany byly povinny tyto podmínky dodržovat.
Jak ubíhala desetiletí a svět procházel nepřekonatelnými změnami, základy kontraktů zůstaly stejné. Správa smluv je proces správy smluv. Zahrnuje správu dohod, od jejich zdroje až po jejich provedení vybranou stranou a případné ukončení smlouvy.
Vzhledem k tomu, že smlouvy mají samy o sobě více aspektů, správa smluv zavedla různé úrovně/fáze, které reprezentují každý aspekt dohody. Významné prvky řízení smluv zahrnují analýzu výkonnosti s cílem maximalizovat provozní a finanční výkonnost a zároveň identifikovat a zmírnit finanční a reputační riziko nesené v důsledku nedodržení smluvních podmínek.
Table of Contents
Základy smluvního managementu
Aby tým mohl řídit práci a lidi zapojené do smlouvy, musí jasně rozumět práci, zdrojům a času nezbytnému k dokončení zakázky. Jasné pochopení všech těchto aspektů je základem správy smluv.
Výhody správy smluv
- Kvalita práce je zachována: Celý proces řízení zakázky směřuje k zachování kvality odvedené práce. Zajišťuje, že práce je prováděna efektivně ve správném čase a že zdroje jsou využívány co nejefektivněji z hlediska nákladů. Zajišťuje, že společnost získá nejlepší hodnotu za peníze z každé smlouvy, kterou uzavře. Provádí se identifikací a zmírněním finančních a reputačních rizik.
- Lepší kontrola projektu: Řízení projektu je nezbytné pro řízení práce během iniciační fáze. Zajišťuje správné zahájení práce.
- Vyšší výnosy: Při implementaci správy smluv se generují vyšší výnosy. Děje se to dvěma způsoby. Za prvé, společnost může zůstat konkurenceschopná na trhu a získat více zakázek. Za druhé, práce, kterou společnost dělá, je kvalitnější. Poskytuje kvalitnější výsledky a firma si může účtovat příplatek.
Správa smluv vs. Správa smluv
Oblast správy smluv zahrnuje celý životní cyklus, od jeho vytvoření až po jeho ukončení. Správa smluv však zahrnuje procesy, které jsou součástí návrhu smluv mezi oběma stranami. Cyklus administrace smlouvy končí odsouhlasením a podpisem smlouvy. Správa smlouvy přitom začíná podpisem a končí ukončením smlouvy.
Správci smluv odpovídají za to, že obě strany budou spokojeny se smlouvou, kterou společně vytvořili. Na druhou stranu manažeři smlouvy dbají na to, aby všechny strany dohody dodržovaly všechny podmínky.
Fáze řízení smluv
Jak již bylo zmíněno, správa smluv je mnohem víc než jen podepisování smluv. Zahrnuje řadu akcí, které vedou a rozvíjejí procesy pro obsluhu každého uzlu v dohodě. Je to možné tím, že je ve smlouvě vše jasné a důkladné.
Fáze vytvoření
Víme, že plánování hraje klíčovou roli v úspěchu jakékoli strategie. Dobrý manažer vždy plánuje svůj projekt. Fáze vytvoření správy smluv zahrnuje vytvoření flexibilního plánu, který zvládne několik nepředvídaných událostí.
Fáze vytvoření je prvním krokem na dlouhé a důkladné cestě řízení smlouvy. V této fázi hodnotíte potřeby a zdroje společnosti. Zahrnuje brainstorming kritických prvků smluvní strategie. Díky tomu jsou všechny následující kroky na místě a bez závad a jsou připraveny na improvizaci během nepředvídaných událostí. Funkce, které je třeba vzít v úvahu ve fázi plánování, jsou:
- Typy smluv, které mají být spravovány
- Normy používané ve smlouvách
- Zodpovědnost za každou fázi
- Požadavky na optimální výkon práce
- Problémy/úzká místa pro každý krok a následná řešení
- Požadované zdroje pro implementaci smluvní strategie
Fáze vytvoření vytváří základ pro následující fáze/úrovně, které budou následovat.
Fáze spolupráce
Fáze spolupráce přichází po Stvoření, jejímž prostřednictvím byla vytvořena nadace pro správu smluv. Pomáhá především při realizaci nastaveného základu pro nové a nové zakázky. Zahrnuje také vypracování nových typických dohod pro každodenní a nudné situace. Hlavním problémem, kterému v této fázi čelí manažeři smluv, je vytvoření rovnice, která zajistí to, co je požadováno, a zároveň sníží rizika.
Jeviště se stává nejjednodušší pro každodenní situace. Všichni manažeři musí najít správný typ smlouvy a prorazit příslušné informace a přitom neprovádět žádné nebo jen malé změny smluvního dokumentu. Úkol se však stává složitějším, když se diskutuje o složitějších situacích, v takovém případě je nový záznam připraven od nuly a získává se soulad, normy a práva. Za předběžným kontaktním státem následuje elektronický podpis za účelem dokončení smlouvy.
Podepisovací fáze
Fáze podpisu je dalším nejdůležitějším krokem ve správě smlouvy. Zde se pokusíte provést strategie, které jste naplánovali v předchozí fázi. Je to také fáze, ve které nasazujete software pro správu smluv, který vám pomůže provádět úkoly související se smlouvou. Software je také známý pro migraci smluv s centralizovaným úložištěm.
Software pro správu smluv je digitální nástroj, který uživatelům umožňuje sledovat a spravovat smlouvy v různých fázích jejich životního cyklu. Tento software také umožňuje podnikům obnovovat oznámení, správu shody, pořizovat digitální podpisy a spravovat šablony smluv.
Dalším významným rysem fáze Implementace je onboarding. Je zajištěno, že každá smluvní strana rozumí vizi a cílům smlouvy a smluvního manažera a je také spokojená s používanými nástroji.
Po dokončení Implementační fáze a následném e-podpisu obou osob následuje fáze předání, kde se ujistí, že smlouva neobsahuje chyby a vady. Každá role, odpovědnost, milník a cíl je potvrzena.
Fáze sledování
To je, když všechny cíle popsané ve vašich smlouvách ožívají. Je to také fáze, kdy byste měli věnovat větší pozornost všem podmínkám stanoveným ve smlouvě a pravidelně je sledovat, abyste se ujistili, že vše probíhá tak, jak má.
Úlohou manažerů ve fázi kontraktu je ujistit se, že je vše v pořádku a podle podmínek stanovených ve smlouvě. Jsou odpovědní za identifikaci problémů a za zavádění systémů včasného varování.
Manažeři se mohou inspirovat ve fázi plánování. Dalo by se vymyslet správně uspořádaný seznam všech prvků smlouvy, které mají být ověřeny a zkontrolovány. Nejen, že nenechá žádnou část zakázky bez kontroly, ale bude rychlým způsobem, jak najít odchylky mezi dohodnutými prvky a provedenou prací.
Fáze obnovy
Fáze obnovy není v podstatě stádiem. Je však vhodné tomu věnovat pozornost po fázi smlouvy. Principy etapy obnovy by však měly být uplatňovány ve všech lokalitách.
Fáze obnovení ve správě smlouvy je především situace v životním cyklu vaší smlouvy, kdy se rozhodujete, zda chcete smlouvu obnovit nebo ji ukončit. Vzhledem k tomu, že existují klauzule o sankcích nebo o opatřeních z prodlení, v případě nedodržení smlouvy je důležitější zvážit konec smlouvy proaktivně ve vašich dalších rozhodnutích o smlouvě.
Obnovení zahrnuje vyhodnocení plnění smlouvy a několik rozhodnutí, která zahrnují obnovení a změny smlouvy, pokud je to nutné. Zúčastněné strany by si měly být vědomy dat ukončení a obnovení a zajistit, aby obě strany měly dostatek času na shromáždění informací, než se rozhodnutí zablokují v další smlouvě.
Fáze po uzavření smlouvy
Fáze po uzavření smlouvy je uzavření smlouvy. Následuje ukončení smluv. V této fázi housekeeping zajišťuje, že je vše správně provedeno, vystavuje nebo hradí konečné faktury a archivuje smlouvy.
Kromě toho má mnoho smluvních manažerů tendenci provádět pitvu u svých kontaktů, aby se dozvěděli o tom, co si vzít s sebou pro další smlouvy. Tato pitva poskytuje cenné informace a poznatky, které jistě zlepší výsledky budoucích smluv.
Závěr
Smlouvy jsou jen tak dobré, jak dobrý je ten, kdo je řídí. Bez ohledu na to, jak dobré jsou podmínky ve smlouvách, žádná ze smluvních stran si odnese hodně peněz, pokud nejsou adekvátně řešeny. Proto je důležité disciplinovaně dodržovat pokyny, abyste ze svých smluv vytěžili to nejlepší.
Můžete se také podívat, kde získat šablony právních dokumentů pro své smlouvy.