Efektivní zpracování mezd s Rippling Payroll
Jste majitelem malého, středního nebo začínajícího podniku a hledáte způsob, jak zefektivnit zpracování mezd vašich zaměstnanců? Pak byste rozhodně měli věnovat pozornost této detailní recenzi Rippling Payroll.
Zpracování mezd je komplexní úkol. Musíte zajistit, aby vaši zaměstnanci dostávali správnou výplatu, a zároveň odvádět daně v souladu s lokálními i mezinárodními daňovými předpisy. Na trhu existuje mnoho mzdových nástrojů, jak online, tak offline, které tento proces usnadňují.
Každá mzdová aplikace má však své silné a slabé stránky. Neměli byste si vybírat první nástroj, na který narazíte, a doufat, že bude fungovat. Mzdový nástroj by měl být vybrán tak, aby odpovídal potřebám vašeho podnikání. Rippling se prezentuje jako flexibilní řešení pro zpracování mezd.
Pojďme se podívat na software Rippling Payroll detailně. Na konci článku získáte ucelený pohled na to, zda je tento nástroj vhodný právě pro vaši firmu.
Co je to mzdový software?
Mzdové aplikace, jako je Rippling, pomáhají zaměstnavatelům vyplácet mzdy zaměstnancům včas a bez chyb způsobených lidským faktorem. Tyto nástroje obsahují aktuální informace o místních i globálních daňových pravidlech, pokyny k odvodům daní a informace o zaměstnaneckých benefitech.
Nejde jen o import pracovních výkazů a mzdových tarifů zaměstnanců do aplikace a následné kliknutí na tlačítko „spustit výplatu“. Nástroj automaticky vypočítá všechny bonusy, jednorázové platby, srážky, benefity a daně.
Mzdové nástroje také umožňují odesílání plateb online i offline a rovněž usnadňují podávání daňových formulářů a placení daní jménem zaměstnanců příslušným úřadům.
Rippling jako online mzdový software
Rippling je moderní software pro zpracování mezd, který nabízí i další funkce z oblasti financí, IT a řízení lidských zdrojů. Můžete si zvolit buď komplexní řešení Rippling pro vaši firmu, nebo si předplatit pouze mzdové řešení.
Pokud se rozhodnete pro kompletní řešení, mzdový modul automaticky importuje data o zaměstnancích, dodavatelích a externích spolupracovnících z modulu HRMS. Jestliže zakoupíte pouze Rippling Payroll, můžete tento nástroj integrovat s jinými aplikacemi pro HRMS, ERP, výkazy docházky a účetním softwarem pro potřeby zpracování mezd.
Rippling můžete kompletně automatizovat a odesílat daňové formuláře federálním i státním úřadům včas. Stačí aktualizovat databázi zaměstnanců o potřebné údaje, jako jsou mzdové tarify, benefity a daňové sazby.
Zaměstnance jistě potěší i stylové oznámení o výplatě na jejich účet.
Funkce platformy Rippling Unity
Než se ponoříme hlouběji do funkcí pro zpracování mezd, je důležité se seznámit s administrativními a automatizačními funkcemi platformy Rippling Payroll.
Následující funkce pomáhají manažerům lidských zdrojů řídit celý nástroj a způsob, jakým k němu přistupují jejich podřízení:
Automatizace pracovních postupů
Nástroje pro automatizaci pracovních postupů umožňují automatické spouštění různých fází procesu zpracování mezd. Můžete například automaticky kombinovat data třetích stran, interní HR data a vzorce, abyste v určený den vytvořili výplatní pásky.
Jakmile je výplatní páska připravena, aplikace vám zašle upozornění, abyste si ji mohli prohlédnout a schválit. Následně Rippling Payroll provede výplatu v určený den. Podobnou automatizaci lze nastavit i pro daňová přiznání a podání.
Systém pro správu zásad
Nastavení komplexních mzdových politik v celé organizaci bývá náročné. S Ripplingem však tento úkol zvládnete za krátkou dobu. Většina úkolů spojených s tvorbou a prosazováním zásad je automatizovaná.
Stačí jen vybrat, které zásady se vztahují na dané mzdové oddělení nebo zaměstnance HR týmu. Funkce vynucování zásad je dynamická. Když povýšíte zaměstnance v oblasti lidských zdrojů nebo mezd, jeho profil se automaticky přizpůsobí zásadám platným pro danou pracovní pozici.
Organizovaná a integrovaná HR data
Mzdy nejsou jen o placení zaměstnanců a podávání daní. Znamenají také analýzu výdajů vaší organizace a hledání možností, jak je v příštím finančním roce zefektivnit. K tomu můžete využít robustní možnosti sběru dat platformy Rippling.
Všechna data související se mzdami z různých oddělení, jako jsou HR, finance, IT, účetnictví a externí partneři, můžete přenést do jednoho přehledu. Následně můžete pomocí vzorců a nástrojů pro vytváření grafů generovat informativní zprávy.
Správa schválení a oprávnění
Nemůžete jen tak umožnit všem členům týmu HR, administrace, financí, mezd a účtů přístup ke všem údajům o platbách zaměstnanců. Dodržování firemních předpisů závisí na správném nakládání s daty zaměstnanců.
Proto je nástroj pro správu oprávnění a schvalování od společnosti Rippling nezbytný. Umožňuje vytvářet oprávnění na základě rolí. Je vysoce flexibilní a umožňuje provádět úpravy ad hoc, například poskytnout manažerovi rychlý přístup k určitým mzdovým údajům na omezenou dobu.
Základní funkce pro zpracování mezd
Níže najdete seznam funkcí pro zpracování mezd, které Rippling Payroll nabízí:
Rychlejší zpracování mezd
Volba Rippling znamená rychlé a bezchybné zpracování mezd.
Software synchronizuje všechna HR data s mzdovým systémem. Eliminuje nutnost ručního zadávání dat nebo výpočtů, jako je odpracovaná doba a srážky. Jednoduše klikněte na tlačítko „Spustit“ a nástroj vygeneruje výplatní pásku během několika minut.
Spouštění mezd ze šablon
Uživatelé mají k dispozici několik šablon pro zpracování mezd, které jim ušetří čas při vytváření sestav od začátku. Například šablona výkazu mzdového deníku umožňuje zobrazit podrobný rozpis výplat.
Šablona výkazu mezd pak zobrazuje informace o mzdách zaměstnanců. Kromě toho Rippling nabízí i další šablony pro automatizaci pracovních postupů.
Dodržování předpisů
Rippling nabízí většinu daňových a pracovních formulářů pro všechny státy USA. Mezi tyto formuláře patří 941s, W-3s, W-2s, 1094-C, 1095-Cs, 1099s a další. Nemusíte tedy najímat další pracovníky, aby tyto formuláře vyplnili.
Daňové podání
Mzdová aplikace zahrnuje všechny běžné typy mezd, daně a srážky pro zaměstnanecké benefity.
Kromě standardních daní v USA můžete nastavit vlastní daňová pravidla pro zaměstnance v zahraničí. Pokud potřebujete zahrnout DPH nebo GST a odečíst je z výplat zaměstnanců, Rippling vám pomůže.
Mezinárodní platby
S Ripplingem je provádění mezinárodních plateb jednoduché. Vaše společnost může mít zaměstnance i externisty v různých zemích, ale nemusíte přecházet na jinou aplikaci, abyste jim zaplatili. Služba pro zpracování mezd vám umožňuje zaplatit jim během několika minut, bez ohledu na jejich umístění.
Sledování dovolené a pracovního volna
Firmy se mohou vyhnout potížím s ručním sledováním dovolené a pracovního volna svých zaměstnanců. Rippling to zvládne za vás. Software umožňuje nastavit individuální pravidla pro volno a kontrolovat žádosti o volno jedním kliknutím. Informace o dovolené a schválené pracovní době se automaticky synchronizují se mzdami.
Mzdové zprávy
Mzdové výkazy vám pomohou v budoucnu zefektivnit podnikání. Vedení firmy často žádá o mzdové výkazy od mzdového oddělení. Mzdové oddělení pak musí složitě shromažďovat všechna data a formátovat je do tabulek.
S Ripplingem mohou vaši mzdoví pracovníci generovat profesionální a přehledné zprávy několika kliknutími. Zprávy mohou obsahovat pokročilé grafy, jako jsou skládané pruhy, sloupce, koláčové grafy a grafy s liniemi pro snadnou vizualizaci.
Pracovní kódy
Pracovní kódy jsou inteligentní funkcí aplikace. Firmám pomáhají získat přehled o tom, jak zaměstnanci tráví pracovní čas a kolik je to stojí. Můžete si vybrat z několika typů kódů, například místo, klient nebo úkol.
Firmy mohou také měnit výši plateb zaměstnancům při přechodu z jedné pracovní pozice na jinou. Vše se automaticky projeví ve výplatní pásce.
Podpora všech států USA
Rippling je uznávaný mzdový software, který funguje ve všech 50 státech USA. Pokud tedy působíte v USA, můžete ho použít k výplatě vašich zaměstnanců kdekoliv v zemi.
Okamžité platby
Funkce plateb pro zaměstnance i daně vám umožní vybrat si vhodný způsob provádění plateb pro vaši firmu. Pokud preferujete přímé převody prostřednictvím kreditní karty, debetní karty, ACH, bankovní převody atd., můžete si tak nastavit výplatní pásku.
Někdy může být nutné poslat platbu šekem. Rippling Payroll vám tuto možnost rovněž nabízí.
Mobilní aplikace
Rippling Payroll je dostupný pro chytré telefony a tablety se systémem iOS i Android. Aplikace je uzpůsobena pro potřeby mzdových manažerů i jednotlivých zaměstnanců.
Zaměstnanci mohou mobilní aplikaci používat ke kontrole svého pracovního volna, neplánovaných dovolených, neplacených absencí, bonusů, výplatních pásek, odvodů daní atd. Mají také přístup ke svým formulářům 1099 a W-2.
Správci mohou na cestách kontrolovat mzdy jednotlivých zaměstnanců. Pokud narazí na chybu, mohou si udělat poznámku a opravit ji později z aplikace na notebooku nebo stolním počítači.
Rippling Payroll je dostupný i jako webová aplikace, takže k většině funkcí máte přístup i z mobilního telefonu, na kterém je možné spustit Chrome nebo Mozillu.
Integrace aplikací třetích stran
Firmy mohou s Ripplingem integrovat řadu aplikací pro mzdy i další oblasti. Mezi podporované aplikace patří například Human Interest, Guideline, One Medical, TimeDoctor, Harvest, QuickBooks Time, Toggl, Clockify, Workers‘ Comp, Betterment, Vanguard, Tapcheck, BlueStar, Money Intelligence a ForUsAll.
Pro jaké podniky je Rippling určen?
Rippling Payroll je ideální pro malé a střední podniky. Dle vyjádření výrobce je nástroj vhodný pro organizace, které potřebují zpracovávat mzdy pro 1000 zaměstnanců, nezávislých pracovníků nebo dodavatelů.
Pokud je vaše pracovní síla velmi rozmanitá a pochází z různých částí světa, nemusíte se obávat. Rippling zvládne zpracování mezd pro distribuované pracovní síly, protože podporuje různé platební metody, jako jsou bankovní převody, mezinárodní platby a platby šekem.
Oficiální webové stránky Ripplingu uvádí, že je aplikace vhodná pro tyto odvětví:
- Technologie
- Zdravotnictví
- Maloobchod
- Výroba
- Marketing
- Neziskové organizace
- Profesionální služby
- Finanční služby
- Restaurace
Díky rozsáhlým funkcím a možnostem přizpůsobení je Rippling Payroll vhodný pro jakékoli podnikání. Stačí mít předem připravenou databázi zaměstnanců. Je to tedy skvělé řešení, pokud si předplatíte kompletní software Rippling.
Ceny
Dle oficiálních stránek si Rippling účtuje 8 USD měsíčně za uživatele. Nicméně se nezmiňuje o poplatcích za platformu nebo jednotlivé moduly pro HR, mzdy, IT atd.
Na jiných místech webu Rippling uvádí, že si můžete zakoupit jednotlivé funkce. Můžete si například zaplatit pouze za funkci mezd. V takovém případě se musíte přihlásit k odběru platformy Rippling Unity, abyste mohli provozovat funkce pro zpracování mezd. Poplatky za platformu Rippling Unity budou účtovány zvlášť.
Protože nástroj nezveřejňuje podrobný ceník, můžete získat individuální cenovou nabídku přímo od společnosti Rippling prostřednictvím formuláře „Získat bezplatnou cenovou nabídku“.
Alternativy
Níže najdete alternativy, které můžete porovnat s Ripplingem:
ADP
ADP nabízí flexibilní a škálovatelná řešení pro zpracování mezd pro různé velikosti podniků. Například má řešení pro malé podniky (1–49 zaměstnanců) a pro velké podniky (50+ zaměstnanců).
Nástroj zahrnuje zpracování mezd, daní a dodržování federálních a státních předpisů. Aplikaci lze integrovat s nástroji pro HR, finance a účetnictví.
Zoho Payroll
Funkce zpracování mezd Zoho vám pomáhá automaticky spouštět výplaty, takže se můžete soustředit na jiné úkoly, jako je prodej a marketing. Mezi hlavní funkce patří mzdy specifické pro dané odvětví, zaměstnanecké bonusy, výplaty na jedno kliknutí, vlastní srážky, online i offline platby a správa půjček.
Závěrečná slova
Dnešní hybridní a vzdáleně pracující organizace potřebují robustní mzdový software pro automatizaci většiny fází procesu zpracování mezd. Tento nástroj musí také zohledňovat dodržování daňových předpisů v USA, mezinárodní daňové zákony, a zaměstnanecké výhody.
Rippling je komplexní aplikace pro řízení podniku se zaměřením na HR, IT a finance. Pro bezproblémové zpracování mezd vaší společnosti můžete využít celou aplikaci, nebo pouze službu zpracování mezd. Je to komplexní mzdové řešení, které splňuje mnoho firemních standardů.
Mohly by vás také zajímat přípravné kurzy na certifikaci SHRM.