Služby virtuálních datových místností (VDR) v poslední době výrazně stoupají na popularitě, jelikož firmy si postupně uvědomují jejich četné výhody.
V dnešní době, kdy se bezpečnost stala klíčovým aspektem pro organizace i jednotlivce, VDR nabízejí spolehlivé online prostředí pro uchovávání a sdílení citlivých dat a souborů.
Tato řešení jsou vybavena špičkovými bezpečnostními mechanismy a šifrovacími protokoly pro bezpečné uložení a sdílení důvěrných materiálů, ke kterým mají přístup pouze pověřené osoby.
S velkým počtem poskytovatelů VDR, které jsou na trhu dostupné, mohou být uživatelé při výběru jednoho z nich občas zmateni.
Abych vám tento výběr usnadnil, vytvořil jsem přehled nejlepších poskytovatelů virtuálních datových místností pro zajištění bezpečných obchodních transakcí.
Než se zaměříme na nejvýznamnější poskytovatele VDR, detailněji si probereme, co VDR jsou a jaké nabízejí benefity.
Co je to virtuální datová místnost?
Virtuální datová místnost (VDR) funguje jako zabezpečené online úložiště, které organizace využívají k uchovávání a distribuci důvěrných informací.
Nazývá se také virtuální obchodní místností, protože umožňuje organizacím efektivně komunikovat, přijímat strategická rozhodnutí a řídit pracovní procesy v kontrolovaném prostředí (podobně jako fyzická místnost), s přístupem ke všem potřebným datům.
VDR jsou typicky chráněny pokročilým šifrováním, bezpečnostními protokoly, dvoufaktorovou autentizací a kontrolou jednotného přihlášení. Organizace tak mohou bezpečně a snadno realizovat rozsáhlé fúze a akvizice.
VDR se staly nezbytným nástrojem pro moderní firmy, které potřebují sdílet klíčová firemní data s klienty a prodejci bez nutnosti osobního kontaktu. Oproti fyzickým datovým místnostem vám toto elektronické řešení ušetří chaos spojený s velkým množstvím papírových dokumentů a přináší moderní správu dokumentů.
Díky VDR mohou organizace zefektivnit své obchodní postupy, zvýšit produktivitu týmů a zároveň si užívat bezpečnou platformu pro spolupráci. Uživatel musí podat speciální žádost o přístup k datům ve VDR, a pokud splňuje požadavky, obdrží promptní odpověď.
Jak virtuální datová místnost funguje?
VDR funguje jako zabezpečená platforma nebo nástroj pro ukládání veškeré digitální dokumentace a umožňuje firmám uzavírat významné obchody s náležitou péčí. Kombinuje schopnosti projektového řízení pro zajištění efektivního pracovního postupu a eliminuje složité fyzické papírování.
Zdroj: DealRoom
Pokud se rozhodnete pro VDR od renomovaného poskytovatele, bude tento systém instalován na váš server a vytvoří centralizované a chráněné úložiště pro sdílení dat s externími stranami. Jednotlivci, jako jsou investoři a klienti s odpovídajícími oprávněními, mají přístup k materiálům v kontrolovaném prostředí.
VDR vám umožňují hostovat důvěrná data s pokročilým zabezpečením a také spravovat uživatelská oprávnění pro čtení, kopírování a tisk. Během obchodních jednání si organizace mohou bezpečně vyměňovat data a dokumenty a dokončit celý proces. Navíc, díky VDR mohou zaměstnanci rychle plnit zadané úkoly pomocí automatizovaných procesů a pokročilého řízení projektů.
Výhody virtuálních datových místností
Mezi klíčové výhody VDR patří:
- Bezpečné a chráněné prostředí: Primární výhodou VDR je, že poskytuje bezpečný prostor pro sdílení a ukládání citlivých informací. Je chráněn šifrovacími protokoly pro zajištění ochrany dat.
- Zlepšená due diligence: VDR napomáhají zlepšení procesu due diligence tím, že poskytují centralizované úložiště pro data. Umožňují investorům a klientům efektivní sdílení, kontrolu a analýzu informací.
- Podpora transparentnosti: Protože poskytuje bezpečné prostředí pro sdílení dat a sledování uživatelských aktivit, podporuje VDR vzájemnou důvěru a transparentnost.
- Zefektivnění obchodních procesů: VDR přinášejí užitek mnoha firmám tím, že poskytují centralizovanou platformu, která umožňuje bezproblémové provádění obchodů, sdílení dokumentů a urychlení prodeje. Zjednodušuje všechny procesy, což uživatelům pomáhá rychleji dosáhnout dohod.
- Nákladová efektivita: Zavedení VDR na vašich serverech snižuje potřebu fyzické dokumentace a náklady spojené s tiskem a zpracováním. Využíváním VDR se snižují výdaje na sdílení dokumentů a cestování za účelem prezentace dokumentů firemním klientům.
Příklady využití virtuální datové místnosti
Virtuální datové místnosti způsobily revoluci ve způsobu, jakým se realizují fúze a akvizice, získávání kapitálu, finanční transakce a další obchodní operace. Následují příklady využití VDR:
- Výroba: Výrobní společnosti hojně využívají VDR pro uzavírání obchodů s klienty a dodavateli v řádech miliard. VDR jim poskytuje platformu pro spolupráci a distribuci důvěrných informací.
- Informační technologie: IT sektor je jedním z největších uživatelů VDR pro sdílení dokumentů mezi týmy po celém světě a také s klienty, externími partnery a dalšími firmami.
- Bankovnictví: VDR pomáhají bankám při řízení fúzí, půjček, výměně důvěrných dokumentů a dalších úkolů v zabezpečeném a regulovaném prostředí. Poskytují jim virtuální trezor pro ukládání citlivých informací o klientech.
- Poradenství: Mnoho poradenských firem využívá výhod VDR, jelikož usnadňují spolupráci na projektech, správu klientů a sdílení znalostí.
- Právní firmy: Právní kanceláře jsou známé tím, že se zabývají velkým množstvím dokumentů, ale VDR jim pomohou zefektivnit pracovní proces. Nyní mohou snadno sdílet dokumenty a další materiály s klienty a dalšími společnostmi.
Nyní se podíváme na nejlepší poskytovatele virtuálních datových místností, které stojí za zvážení.
DealRoom
Bezpečně uložte veškerou důvěrnou dokumentaci vaší firmy na jednom místě, spravujte kontrolu dat, rychle je sdílejte se svými klienty na požádání a spolupracujte s nimi prostřednictvím DealRoom. Jedná se o přední platformu VDR, kterou preferuje mnoho mezinárodních organizací.
Díky funkci centralizovaného ukládání dat v DealRoomu máte možnost zobrazit veškeré informace prostřednictvím integrovaného prohlížeče dokumentů a Excelu, bez nutnosti přepínat mezi různými platformami. Umožňuje vám také využít přehlednou analýzu dat, kde můžete kontrolovat a analyzovat aktivity spojené s dokumenty a žádat o přístup a zapojení klientů.
S DealRoom se nemusíte obávat krádeže dat nebo neoprávněného přístupu, protože software má přizpůsobitelná oprávnění a vícefaktorové ověřování. Dále můžete dokončit požadavky na due diligence pomocí jednoduchého nahrávání metodou přetažení.
Základní plán DealRoomu stojí 1295 dolarů měsíčně.
Caplinked
Caplinked je uznávaným poskytovatelem virtuálních datových místností, který vám může pomoci posunout správu dokumentů na vyšší úroveň zabezpečení. Poskytne vám rozsáhlý pracovní prostor fungující jako trezor pro uložení dokumentů vaší společnosti, klientů a investorů.
Caplinked využívá 256bitové šifrování vojenské úrovně a je v souladu s HIPAA a SOC 2. Bez ohledu na to, zda vaše podnikání spadá do investičního, IT nebo výrobního sektoru, Caplinked vám pomůže vytvářet vlastní skupiny a konfigurovat oprávnění podle potřeby.
Navíc Caplinked není pouze platforma pro sdílení souborů; vytváří záložní úložiště a umožňuje vám vytvářet specifické instrukce pro přístup k úložišti. Její správu digitálních práv můžete využít k ochraně citlivých souborů správným šifrováním, tak aby k nim měli přístup pouze diváci s bezpečnými přihlašovacími údaji.
Tento poskytovatel VDR také využívá umělou inteligenci k automatické úpravě citlivých informací a organizaci dat pomocí jediného textového vyhledávání. Pomocí centrálního řídicího panelu můžete snadno sledovat všechny akce a úpravy provedené v systému.
Caplinked nabízí VDR software ve dvou plánech, přičemž plán Team začíná na 149 dolarech měsíčně.
Box
Box dokáže usnadnit správu obchodů a sdílení dat pomocí svého nástroje VDR. Pomáhá vám efektivně zajistit due diligence M&A, vyjednávání smluv, nabídkové řízení a další správu transakcí.
Box vám umožňuje vybírat z více než 1400 integrací pro urychlení obchodních cyklů, od pomoci klientům s rychlými reakcemi a vyjednáváním až po podepisování dohod. Poskytuje také mobilní přístup a náhledy v prohlížeči ve více než 125 formátech souborů, bez omezení integrity nebo zabezpečení dat.
Box nabízí různé bezpečnostní protokoly, klasifikaci a robustní procesy autorizace uživatelů pro zajištění bezpečnosti a soukromí účastníků řízení. Dále získáte bezpečný přístup k souborům a jejich viditelnost díky spolupráci, skrývání a funkci vodoznaku. Využívá také funkce uspořádání a uchovávání pro dodržování shody jako SOX a FINRA.
Box je navíc funkcí, která využívá strojové učení, aby vám pomohla extrahovat požadované relevantní informace z uložených dokumentů. Při práci na nové dohodě můžete spolupracovat s účastníky řízení ve svém VDR a sdílet a spravovat svá data.
Digify
Pokud hledáte spolehlivého poskytovatele virtuálních datových místností pro správu obchodů s klienty, pak by Digify mohl být dobrou volbou.
Toto řešení VDR vám poskytuje potřebné informace k urychlení vašich obchodů a poskytuje vám působivé sledování dokumentů a analýzu interakce vašeho investora s daty. Digify nabízí pokročilou možnost brandingu, která vám umožňuje používat white-label adresy URL na platformě VDR.
Digify vám pomůže provést rychlé přizpůsobení pomocí vašeho loga, avatarů a barev značky, což je užitečné při budování důvěry u návštěvníků vaší datové místnosti. Díky certifikaci ISO27001, NDA na kliknutí a kompletnímu šifrování zaručuje tento poskytovatel VDR také nejvyšší úroveň zabezpečení.
Standardní plány této služby začínají na 120 dolarech měsíčně při roční fakturaci.
Onehub
Onehub Virtuální datové místnosti vám poskytují bezproblémovou platformu pro ukládání a správu dat a úspěšné uzavírání vašich obchodů.
Toto VDR vám umožňuje bezpečně a bez námahy spolupracovat s vašimi klienty, zákazníky a kolegy sdílením dokumentů, dat a dalších důležitých informací bez jakýchkoli obav. Můžete ušetřit spoustu času pomocí funkce přetažení a získat vysoce kvalitní náhledy na více než 30 typů souborů.
Díky pokročilému sledování aktivit budete mít přehled o veškerém dění ve vaší datové místnosti. Onehub usnadňuje organizaci všech souborů a složek a zároveň kontroluje, kdo má k jednotlivým souborům přístup.
Onehub se snaží komplexně zabezpečit vaše data a datovou místnost pomocí 256bitového šifrování na úrovni banky, což snižuje možnost, že se k vašim datům dostane hacker. Umožňuje také přizpůsobit pracovní prostor logem a barvou vaší firmy, což mu dodává osobitý charakter.
iDeals
Sdílejte a spolupracujte na obchodních dokumentech a dalších citlivých datech s maximálním zabezpečením pomocí VDR od iDeals. Poskytuje interaktivní platformu, ke které máte přístup z jakéhokoli zařízení, bez nutnosti instalovat jakékoli pluginy.
Při nahrávání dokumentů do iDeals můžete soubor jednoduše přetáhnout a pro vaše pohodlí systém soubory automaticky očísluje. Můžete také nastavit vodoznaky a nastavení před zahájením obchodní transakce, které se automaticky použijí na všechny dokumenty, které přidáte.
iDeals podporuje více než 25 formátů a máte možnost omezit zobrazení určitého textu nebo obrázků v dokumentu, a to tak, že redigujete citlivé části. Vysoce efektivní je správa práv k dokumentům, kde můžete nakonfigurovat oprávnění k souborům podle potřeby.
Díky 99,95% dostupnosti datové místnosti máte vždy přístup ke všem sdíleným datům. Dále budete moci získat grafické zprávy zobrazující aktivity uchazečů, což vám může pomoci zkrátit dobu rozhodování.
iDeals nabízí špičkové zabezpečení s 256bitovým šifrováním spolu s 2048bitovými klíči. Infrastruktura datového centra je plně auditována a odpovídá SOC 2, zatímco provoz datového centra je auditován společností EY a má certifikaci ISO 27001.
Vzhledem k tomu, že několik datových center se neustále zrcadlí navzájem, je šance na ztrátu dat minimální, i když dojde k mnoha selháním serveru. iDeals poskytuje několik pokročilých funkcí, jako je zobrazení plotu, vodoznak, omezení IP adresy, zabezpečený prohlížeč tabulek a další.
DocSend
Zjednodušte proces sdílení dokumentů a obchodních jednání pomocí DocSend od Dropboxu. Nabízí virtuální datovou místnost s inteligentní správou oprávnění k e-mailovým adresám a doménám a dostupnost citlivých dat.
DocSend vám dokonce umožňuje implementovat ochranu na granulární úrovni poskytováním správy oprávnění pro jednotlivé dokumenty. Tato platforma VDR usnadňuje uživatelům prohlížení souborů z jakéhokoli zařízení s příslušnými oprávněními bez nutnosti stahovat software.
Pomocí personalizovaného loga a banneru můžete představit jedinečný zážitek ze sledování VDR. To vytváří dobrý dojem u návštěvníků. Umožňuje vám sdílet více dokumentů prostřednictvím jediného odkazu.
FirmRoom
Podporovaný certifikací SOC 2 Type 2 a jednoduchou správou dokumentů, FirmRoom vám poskytuje snadno použitelné VDR pro všechny procesy spolupráce a sdílení dokumentů.
Nástroj VDR vám umožňuje efektivně spravovat vaše soubory pomocí funkce stahování a přetažení, upozorňovat tým na nové dokumenty a využívat automatické indexování a pokročilé vyhledávání. Je vybaven zabezpečeným prohlížečem tabulek spolu s prohlížečem dokumentů a aplikací Excel, který umožňuje prohlížet data v různých formátech souborů.
FirmRoom je vybaven vestavěnou chytrou redakcí, která rychle identifikuje a odstraňuje jakoukoli část strukturovaných informací, aby chránila osobní a kritické obchodní dokumenty.
FirmRoom dále využívá působivou ochranu pro všechny uložené dokumenty prostřednictvím 4úrovňového přístupu k dokumentům, funkce vodoznaku a NDA. Prostřednictvím inteligentní analýzy budete mít široký přehled o tom, co se děje s dokumenty ve VDR, včetně teplotní mapy dokumentů a skupinové a uživatelské aktivity.
Ansarada
Dosáhněte klíčových obchodních výsledků s Ansarada, která poskytuje inteligentní virtuální datové místnosti pro podporu růstu vašeho podnikání. Kromě toho, že jde o zabezpečenou platformu pro sdílení souborů, integruje se s dalšími platformami, což vám pomůže prohlížet dokumenty bez ručního přepínání aplikací.
Funkce přetažení usnadňuje ukládání souborů. Nabízí také nástroj Deal Workflow, který umožňuje vašemu týmu spolupracovat strategicky, bez jakýchkoli omezení počtu uživatelů.
Ansarada je moderní virtuální datová místnost, která vám pomáhá nejen při přípravě na transakce M&A a IPO, ale také implementuje správu uživatelů a provozní disciplínu. Využívá umělou inteligenci pro monitorování uživatelských aktivit.
Tento nástroj můžete získat za 1039 dolarů měsíčně pro neomezený počet uživatelů.
Imprima
Imprima je platforma VDR, která nabízí rychlejší přístup k datům pomocí technologie blob storage. Je poháněna umělou inteligencí, která vám umožňuje pracovat s jakýmkoli typem dokumentů v jakémkoli jazyce a automaticky redigovat důležité části v dokumentech, abyste dodrželi GDPR.
Kromě toho Imprima přesně kontroluje právní dokumentaci a automaticky strukturuje váš VDR. Nabízí řídicí panel a tepelné mapy v reálném čase pro sledování zájmu uchazečů a umožňuje vám vytvářet vlastní šablony v grafickém formátu.
Pomocí nástroje umělé inteligence a automatizace společnosti Imprima si můžete prohlédnout právní dokumentaci a rychle a automaticky strukturovat váš VDR. Nabízí vylepšenou správu uživatelů, zefektivňuje váš obchodní proces a umožňuje vám spravovat dotazy a odpovědi ve vašem VDR.
Imprima je v souladu s normou ISO 27001:2013 a GDPR, aby chránila data a zachovala soukromí. Její datové servery se sídlem v EU využívají nejmodernější bezpečnostní postupy.
Závěr
Virtuální datové místnosti (VDR) usnadnily podnikům bezpečné ukládání a správu dat, a zároveň urychlily fúze a akvizice a další transakce.
Všichni poskytovatelé VDR, které jsem zmínil výše, přicházejí se základními i pokročilými funkcemi a nabízejí solidní bezpečnostní politiky a dodržování předpisů, které vás chrání před riziky ohrožení zabezpečení a soukromí. Vyberte si tedy libovolnou z nich podle vašich obchodních potřeb a cenové dostupnosti.
Dále si přečtěte o typech datových center vysvětlených za 5 minut nebo méně.