Výhody virtuální kanceláře
Zaregistrováním se do virtuální kanceláře prostřednictvím některé z níže uvedených platforem získáte veškeré výhody a komfort standardního kancelářského prostředí.
Provozování tradiční kamenné kanceláře může být pro mikropodniky, malé a střední firmy či živnostníky poměrně nákladné. Je nutné hradit fixní měsíční nájemné, které se navíc každoročně zvyšuje. A to vše jen za firemní adresu a poštovní schránku.
Pokud například podnikáte online a potřebujete firemní adresu pro fakturační, daňové nebo regulační účely, možná se ptáte: „Existuje alternativa k nájmu fyzické kanceláře?“ Odpověď zní ano! Můžete zvolit předplatné virtuální kanceláře.
Čtěte dále a dozvíte se více o virtuálních kancelářích, jejich klíčových funkcích a některých špičkových řešeních, která můžete ihned vyzkoušet.
Pracovní řešení v postpandemickém světě: WFH a hybridní modely
Během pandemie Covid-19 musely firmy v důsledku celosvětových lockdownů poslat své zaměstnance pracovat z domova. Vývojáři IT technologií v průběhu let 2020 a 2021 intenzivně pracovali na zdokonalení online pracovních nástrojů.
Firmy zaznamenaly nárůst popularity aplikací jako Zoom, Slack, Asana, Teams, Google Workspace, Google Meet a různých nástrojů pro sdílení tabulí (Whiteboard).
Společnosti si také uvědomily, že práce z domova (WFH) snižuje kapitálové výdaje na kancelářské prostory, vybavení pracoviště, stravování, posilovny a další. A co je důležité, zaměstnanci byli při práci na dálku často aktivnější a produktivnější.
Případné bezpečnostní problémy byly vyřešeny díky robustním řešením pro zabezpečení koncových bodů, aplikacím pro správu identit a přístupu, virtualizaci desktopů apod.
Po pandemii se podniky nevrátily k modelu, kdy všichni zaměstnanci pracují pouze z kanceláře. Přijaly hybridní pracovní model.
V tomto modelu někteří zaměstnanci pracují z domova, zatímco jiní chodí do kanceláře. Všichni zaměstnanci zůstávají ve spojení prostřednictvím online pracovních prostorů od společností jako Google, Microsoft či Facebook.
Různé technologické firmy přišly s novou řadou firemních produktů, které jsou navrženy pro digitální podniky nové generace. Jedná se o virtuální kanceláře, virtuální asistenty, adresy pro přeposílání pošty, hlasovou schránku pro pevné linky a další.
Startupy a moderní digitální firmy je mohou získat v rámci jednoduchých a cenově dostupných balíčků, které splňují všechny požadavky na dodržování předpisů i nároky klientů.
Co je virtuální kancelář?
Tyto spravované služby poskytují vaší firmě fyzickou adresu odlišnou od vašeho bydliště. Můžete získat kancelářské služby jako telefonní záznamník, poštovní adresu, přeposílání pošty, videokonference a přístup do zasedacích místností.
Někteří poskytovatelé virtuálních kanceláří nabízejí možnost příležitostného pořádání konferencí v kamenných kancelářích.
Díky těmto službám se nemusíte starat o pronájem, nájemní smlouvy, úklid kanceláře, měsíční nájmy a podobně.
Menší podniky a startupy tyto služby využívají ke snížení provozních a režijních nákladů. Umožňuje vám to také zaměřit se na vytváření zisku spíše než na neproduktivní úkoly.
Zásadní funkce poskytovatelů virtuálních kanceláří
#1. Obchodní adresy
Poskytovatel by vám měl nabídnout obchodní adresy, které nejsou vedeny na černé listině pro účely obchodní a daňové registrace.
#2. Poštovní schránka a přeposílání pošty
Poskytovatel by měl zpracovávat veškerou příchozí fyzickou poštu a přeposílat ji na vaši domácí adresu.
#3. Firemní pevné linky a virtuální záznamníky
Měli byste mít k dispozici oficiální telefonní číslo, na které vám mohou volat vaši klienti a potenciální zákazníci. Tyto hovory by neměly zůstat bez odezvy. Hovory může vyřizovat živá nebo virtuální recepční.
#4. Žádná vázanost na dodavatele
Neměly by existovat složité závazky vůči dodavateli ani skryté poplatky. Poskytovatel by vám měl být schopen nabídnout další zdroje, pokud plánujete rozšířit své podnikání.
#5. Vysokorychlostní internet
Pokud poskytovatel nabízí sdílený pracovní prostor pro příležitostná setkání, měl by v něm být dostupný vysokorychlostní internet, který bude vyhovovat potřebám mnoha online zařízení.
#6. Audio a video vybavení pro konference
Budete také potřebovat audio-vizuální systémy pro hybridní virtuální pracovní prostory pro osobní i online schůzky.
#7. Webové stránky a nástroje pro webový chat
Je výhodné, pokud poskytovatel nabízí také registraci webových stránek, hosting a chatovací služby pro vaši rostoucí firmu.
#8. Prostor pro akce a schůzky
Pokud potřebujete pořádat schůze akcionářů, setkání s klienty, konference apod., poskytovatel by vám měl být schopen vyjít vstříc.
#9. Tiskové a skenovací služby
Hybridní kancelářský prostor by měl nabízet také služby tisku na vyžádání s nástroji pro správu tisku. Podniky nemohou uzavírat obchody bez tisku smluv.
Níže naleznete několik populárních online kancelářských řešení, která můžete zvážit pro svůj podnik:
Virtuální kancelář InCitySpace
Seattle je prosperující obchodní centrum ve státě Washington v USA. Mnoho zahraničních společností si přeje mít adresu v Seattlu, aby posílilo identitu své značky, dosáhlo daňových výhod a získalo prestiž. Adresa v Seattlu, tedy americká adresa, vám také umožňuje používat obchodní účty.
Virtuální kancelář InCitySpace vám může poskytnout potřebnou firemní adresu v Seattlu. ICS nabízí skutečné adresy, nikoliv pouze virtuální, které nemohou úřady ověřit.
ICS má potřebná povolení pro provozování tohoto typu podnikání v USA, takže automaticky splňujete veškeré státní a federální zákony.
Virtuální kanceláře Alliance
Alliance Virtual Offices patří k předním společnostem v oboru. Nabízí online kanceláře se skutečnými adresami v nejprestižnějších zemích, kde podnikatelé chtějí působit.
Stačí zadat, kde chcete virtuálně otevřít svou kancelář. Alliance vám rychle nabídne různé možnosti za dostupné měsíční nebo roční sazby.
Mezi hlavní rysy Alliance patří:
- Recepční služby v reálném čase
- Virtuální obchodní adresa v USA
- Virtuální čísla pevných linek
- Coworkingové prostory pro akce a příležitosti
- Rezervace zasedacích místností
- Více než 1200 mezinárodních lokalit s více než 4000 zasedacími místnostmi
WeWork
WeWork přináší revoluci do konceptu virtuální kanceláře. Nabízí pronájem pracovních prostor na hodiny, dny, týdny či měsíce. Jeho coworkingové prostory zahrnují internet, telefony, vybavení pro jednání, tiskové služby a další.
Mezi hlavní rysy WeWork patří:
- Vyhrazený stůl ve sdílené kanceláři
- Soukromé kanceláře
- Kanceláře o velikosti apartmá s vlastním vybavením
- Kanceláře v celých patrech
- Měsíční členství v coworkingovém prostoru
WeWork je oblíbený i mezi digitálními pracovníky, protože nabízí vyhrazenou šířku pásma, přístup k VPN, LAN, pokrytí Wi-Fi a další. Veškeré jeho IT služby navíc poskytují zabezpečení na podnikové úrovni.
Kumospace
Kumospace posouvá online kanceláře na další úroveň tím, že nabízí vizuální prostředí pro vytvoření kanceláře ve virtuálním prostoru. Můžete vidět, kdo pracuje v rámci půdorysu. Jsou zde stoly, židle, příčky a veškeré další vybavení, které jste měli ve svém starém pracovišti. Ovšem vše v cloudu.
Kolegové se navzájem poznávají podle svých avatarů ve vizuálním rozhraní. Funkce „Pohyb“ vám umožňuje zjistit, zda někdo není u svého stolu. Mezi další hlavní rysy Kumospace patří:
- Prostorový zvuk více konverzací, stejně jako v kamenných kancelářích
- Sdílení dokumentů prostřednictvím rychlých odkazů
- Vzdálené hry, stejně jako v kanceláři
- Sdílení obrazovek s kolegy
- Tabule pro brainstorming
- „Kafíčková setkání“
Clevver.io
Clevver.io vám umožňuje vybudovat celou společnost z internetu a zřídit si obchodní adresu v 50 zemích světa. Jedná se o zatím nejkomplexnějšího online poskytovatele kancelářských služeb, kterého jsme recenzovali.
Nabízí služby zakládání firem, bankovní účty, daňové poradenství, účetnictví, digitální poštovní schránky a mnoho dalšího.
Intelligent Office
Ať už máte velkou nebo malou firmu, Intelligent Office vám nabízí virtuální obchodní řešení, která vám pomohou podnikat efektivněji a ziskověji. Získejte virtuální kancelář v libovolné lokalitě a sledujte, jak vaše firma prosperuje s profesionálním vzhledem.
Umožňuje vám mít prestižní virtuální adresu pro příjem pošty z jakéhokoli místa. Pro lepší interakci s klienty můžete využít i službu telefonního záznamníku. Navíc si firmy mohou do svého týmu přidat vyškoleného virtuálního asistenta, který se bude starat o jejich administrativní úkoly.
Regus
S Regus mohou společnosti zviditelnit svou firemní přítomnost po celém světě. Vyberte si některou z jejich virtuálních kanceláří ve všech velkých městech a prezentujte svou firmu profesionálně.
Kromě virtuální adresy můžete v rámci této služby získat služby přeposílání pošty a vyřizování hovorů.
Mezi hlavní rysy Regus patří:
- Okamžitá firemní adresa
- Profesionální recepce
- Přeposílání pošty denně, týdně, měsíčně nebo dle potřeby
- Místní nebo národní firemní telefonní číslo
- Profesionální služby recepční
- Kancelářský nebo coworkingový prostor na vyžádání
- Administrativní podpora
Opus VO
Opus VO je platforma, kde získáte všechny potřebné obchodní služby za efektivní cenu. Můžete si vybrat z více než 650 lokalit v USA, včetně Atlanty, Beverly Hills, Chicaga, Brooklynu, Los Angeles, New Yorku a Miami. Mezi hlavní rysy Opus VO patří:
- Obchodní poštovní adresa
- Firemní telefonní číslo
- Prémiové přesměrování hovorů
- Firemní faxové číslo
- Živá recepční
- Hlasová schránka převedena na e-mail
- Služba faxování do e-mailu
- Budování obchodní kredibility
Kromě toho můžete za příplatek využívat funkce jako zasílání SMS, bezplatné telefonní číslo a most pro audiokonference.
virtualoffice.team
Virtualoffice.team je digitální pracovní prostor určený pro distribuované týmy. I když všichni vaši spolupracovníci pracují z různých míst, tato platforma vám pomůže zlepšit komunikaci a týmového ducha. Tento program mohou využít jak týmy pracující plně na dálku, tak týmy s hybridním modelem.
Můžete si navrhnout svůj virtuální kancelářský prostor a umístit svůj stůl tam, kde chcete. Komunikace a spolupráce s ostatními je snadná, stejně jako ve skutečné kanceláři. Navíc se můžete setkat se svými kolegy ve virtuální zasedací místnosti a pozvat hosty během několika sekund.
Davinci Virtual
Chcete mít přístup k tisícům virtuálních kanceláří z různých částí světa? Davinci Virtual je řešení, které nabízí vše, co od obchodní adresy očekáváte.
Umožňuje vám mít virtuální kancelář se skutečnou poštovní adresou – což vám pomůže udělat na klienty skvělý dojem. Vyberte si z 5 500 obchodních lokalit, které můžete použít pro účely udělování obchodních licencí, registrace a zapsání do internetového adresáře.
Stejnou adresu můžete použít pro příjem obchodní korespondence, kterou personál bezpečně uloží pro osobní vyzvednutí nebo přeposlání. Společnosti mohou také zapsat svá jména do adresáře v hale pro zvýšení důvěryhodnosti.
Kromě toho lze toto místo využít pro obchodní schůzky, protože je vybaveno vysokorychlostním internetem, chytrými tabulemi, LCD projektory, plazmovými obrazovkami a mnoha dalšími prezentačními nástroji.
Virtuální kanceláře Stark Office Suites
S pomocí virtuálních kanceláří Stark Office Suites můžete vybudovat promyšlenou a úspěšnou image vaší společnosti či profesionální praxe. Ať už chcete mít zavedenou obchodní přítomnost nebo snížit náklady na trvalé kancelářské prostory, toto řešení virtuální kanceláře je tu od toho, aby posunulo vaše podnikání na další úroveň.
Pokud se rozhodnete pro tuto službu, můžete si vybrat z předních firemních adres ve Westchesteru, Long Islandu, Midtown Manhattanu a Connecticutu. Řešení nabízené touto společností zahrnuje poštovní adresy, kancelářské prostory a osobní recepci.
V případě potřeby může vaše společnost také využít kanceláře Stark pro pořádání schůzek nebo konferencí. Pro lidi, kteří jsou stále na cestách, nabízí službu recepční, která provádí úkoly jako pozdrav, ověřování a přepojování hovorů.
Virtuální kancelář Servcorp
Virtuální kancelář Servcorp vám umožní řídit vaše podnikání z kteréhokoli z více než 150 globálních míst. Mezi oblíbené lokality patří New York, Washington, DC, Chicago, Houston, Londýn, Paříž, Berlín, Tokio a Ósaka.
Když zvolíte tuto možnost, okamžitě získáte adresu a telefonní číslo, které bude používáno na vaše jméno.
Tuto prestižní adresu můžete použít pro registraci vaší společnosti a jako poštovní adresu. E-maily přijaté na tuto adresu budou přeposílány na jakékoli jiné určené místo.
Specializované recepční, nepřetržitá interaktivní hlasová schránka a zabezpečené faxové služby na e-mail jsou některé z dalších funkcí, které toto řešení nabízí.
Pokud potřebujete provádět běžné kancelářské pochůzky, například tisk, máte k dispozici asistentky na vyžádání, které se o vaše potřeby postarají. Kromě toho je poskytován přístup do zasedacích prostor, na videokonference, do zasedacích místností, do salónků pro spolupráci s Wi-Fi a do soukromých kanceláří.
Závěrečná slova
Po přečtení tohoto článku byste měli být obeznámeni s nejlepšími řešeními pro virtuální kanceláře, kterým můžete důvěřovat. Projděte si tyto webové stránky, kde najdete ukázky, bezplatné zkušební verze a kontakty pro prodej.
Tyto volby nabízejí veškeré standardní funkce, které by měl mít poskytovatel virtuálních kanceláří.
Dále se podívejte na některé stojící stoly vhodné pro práci z domova.