12 Software pro generování dokumentů pro zjednodušení vašich procesů

Jednou z konstantních součástí obchodních operací je potřeba vytvářet dokumenty.

V době, kdy hrají technologie klíčovou roli, firmy přešly od papírových dokumentů k elektronickým souborům uloženým v cloudu. Tímto krokem nejenže omezily spotřebu papíru, ale také zefektivnily proces generování dokumentů.

Vaše každodenní pracovní postupy budou na tvorbě dokumentů závislé ještě více, pokud působíte v právním, pojišťovacím nebo bankovním sektoru.

Faktury, návrhy, smlouvy, prezentace pro klienty, rozpočty a vnitřní směrnice jsou klíčové dokumenty, na které se vaše společnost při provozu a komunikaci se zákazníky, zaměstnanci a dodavateli neustále spoléhá.

Budete muset rychle připravovat a dodávat dokumenty týkající se zásad, výpisy z účtů, soudní podání a další důležitou korespondenci.

V tomto článku si objasníme, proč je generování dokumentů nezbytné a jak může pomoci vaší firmě zvýšit efektivitu. Pusťme se do toho tedy bez zbytečného prodlení!

Proč je software pro generování dokumentů nezbytný

Nasazení softwaru pro generování dokumentů se pro firmy stalo z následujících důvodů klíčovým.

Váš tým ušetří čas

Návrh, úprava, vytváření a import dokumentů jsou jen některé z úkonů, které kvalitní automatizovaný systém pro generování dokumentů urychlí. Tím uvolníte důležité lidské zdroje a snížíte nutnost zatěžovat vývojový tým tvorbou a odlaďováním tohoto procesu.

Eliminuje chyby a opomenutí

Automatizace jakýchkoli procesů, které zahrnují mnoho kroků ručního zadávání dat, automaticky snižuje možnost lidských chyb. Totéž platí i pro tvorbu dokumentů.

Zaměstnanci se rychleji učí a mohou pravidelně vytvářet kvalitnější dokumenty, pokud je v rámci prodejní platformy dostupné uživatelsky přívětivé řešení pro tvorbu špičkových dokumentů.

Vaše značka bude konzistentní

Jednotný vzhled všech firemních sdělení je klíčový pro efektivní budování firemní značky. To platí nejen pro marketingové materiály, ale také pro tištěnou i elektronickou dokumentaci vaší firmy.

Zaměstnanci mohou vytvářet vysoce personalizované výstupy pro konkrétního klienta a přitom zachovat jednotný firemní styl díky systému pro generování profesionálních dokumentů.

Klíčové vlastnosti softwaru pro tvorbu dokumentů

Kvalitní software pro generování dokumentů nabízí následující funkce:

Automatické a flexibilní formátování

Můžete rychle upravit libovolný dokument tak, že změníte písmo, velikost nebo typ dokumentu (PDF, Docx, CSV) a neporušíte přitom jeho integritu.

Tato funkce je klíčová, protože mnoho klientů má specifické preference ohledně formátu dokumentů, které používají. Ujistěte se, že vámi zvolené řešení nabízí širokou škálu formátovacích možností.

Snadná integrace

Můžete rychle sjednocovat dokumenty z různých aplikací, včetně JSON a XML, a integrovat je s dalšími programy, které běžně používáte.

Díky tomu je směrování dat plynulejší a rychlejší a je snazší produkovat finální produkt s vědomím, že vše proběhlo v pořádku.

Dynamický obsah

Jednou z klíčových funkcí nástroje pro tvorbu dokumentů je schopnost dynamicky kombinovat různé prvky při vytváření dokumentu. Pokud chcete přizpůsobit sdělení a oslovit správné publikum, měli byste si vybrat nástroj, který shromažďuje správná data a integruje je do dokumentu.

Soulad s předpisy a bezpečnost

Nejlepší řešení nabízejí řadu bezpečnostních protokolů a protokolů pro zajištění souladu s předpisy v závislosti na potřebách nebo dle jednotlivých dokumentů. Ujistěte se, že vybrané řešení využívá zabezpečené SSL připojení a spolehlivé a důvěryhodné brány firewall.

Nyní, když už víte, jak by měl vypadat sofistikovaný software pro tvorbu dokumentů, představíme si několik běžně používaných platforem pro generování dokumentů.

SmartDocuments

Začneme platformou SmartDocuments, která umožňuje automatizovanou tvorbu dokumentů. Umožňuje implementaci inteligentních šablon, které inovují pracovní tok dokumentů a zvyšují tak produktivitu.

Lze ji snadno integrovat s Microsoft Teams a Sharepoint a automaticky ukládá dokumenty.

SmartDocuments dokáže automaticky vkládat zákaznická a produktová data ze SAP do dokumentů, což výrazně šetří čas.

Díky praktickému nástroji SmartWizard můžete snadno vytvářet a spravovat standardní šablony dokumentů, vkládat data z externích systémů a posilovat identitu své firmy.

Díky možnostem tvorby dokumentů a správy šablon najde platforma využití v různých odvětvích, jako je státní správa, právní oddělení a nábor, kde pomáhá snižovat čas a rizika spojená s tvorbou dokumentů.

Docmosis

Docmosis nabízí rychlý, spolehlivý a škálovatelný proces generování dokumentů pomocí inteligentních šablon. Funkce platformy můžete využít k vytváření personalizovaných dopisů, faktur, návrhů, smluv, prohlášení a zpráv ve formátech PDF a Word.

Je vybavena systémem pro generování dokumentů s vlastním hostitelem, který se úspěšně integruje s vašimi softwarovými aplikacemi i aplikacemi třetích stran. Docmosis nabízí mnoho funkcí pro zefektivnění procesu vytváření složitých struktur dokumentů.

• Pro šablony dokumentů můžete využít Microsoft Word nebo LibreOffice Writer.
• Zadejte nebo přidejte zástupné symboly ve formátu prostého textu pro dynamický obsah.
• Přidejte text, obrázky, tabulky, čárové kódy, QR kódy a další.
• Přidejte do šablon přizpůsobitelné zprávy.

Fastdok

Fastdok je univerzální software pro tvorbu dokumentů, který nachází využití v různých odvětvích, včetně IT, obchodu, vzdělávání, lidských zdrojů a dalších. Umožňuje vytvářet potřebné dokumenty.

Tento cloudový software pro generování dokumentů je rychlý a snadno ovladatelný a osvědčil se při vytváření dokumentů pro nejrůznější účely.

To, čím je Fastdok unikátní, je jeho automatizační proces, který vám předloží dokumenty připravené k použití na základě seznamu otázek, na které odpovídáte.

Fastdok vás provede procesem digitální dokumentace tím, že vám poskytne sadu cílených dotazníků, jasnou sadu příkladů a vysvětlení s cílem pomoci vám vytvářet dokumenty co nejsnadněji.

Edocgen

Edocgen nabízí flexibilní proces generování dokumentů, protože podporuje automatizaci dokumentů řízenou daty. Nabízí řadu šablon od jednoduchých po komplexní pro zvýšení týmové produktivity.

Tento software pro generování dokumentů se snadno používá a zaručuje transformaci procesu tvorby dokumentů, přináší zákazníkům lepší komunikaci a zážitek.

Mezi klíčové vlastnosti Edocgenu patří:

• Hromadná tvorba tisíců dokumentů na základě dat z několika zdrojů, jako je JSON/XML/Excel, databáze a další.
• Automatické generování webových formulářů ze šablon pro tvorbu dokumentů.
• Podpora generování dokumentů On-Demand pomocí REST API a stahování výpisů v reálném čase.
• Snadné nasazení lokálně nebo v cloudu pro provoz v Azure, GCP nebo AWS.
• Poskytování šablon dokumentů ve formátu PPTX, Microsoft Word, Fillable PDF a Excel.

Checkbox

Checkbox, kterému důvěřují společnosti jako Deloitte, KPMG a BMW, je výkonný software pro tvorbu a správu dokumentů typu vše v jednom. Usnadňuje zdlouhavý proces vytváření dokumentů tím, že efektivně zkracuje čas strávený manuálním návrhem a správou dokumentů. Díky tomu se může management soustředit na důležitější strategické úkoly.

Checkbox prozkoumá a odstraní případné chyby v dokumentu tím, že jej ověří na základě standardizovaných šablon. Dále vám umožní získat okamžitý přehled, zobrazit stav schválení, získat elektronické podpisy a automatické výsledky týkající se dokumentu, který jste právě vytvořili.

Nástroj také usnadňuje proces vyjednávání a podepisování, zkracuje dobu zpracování dokumentu a pomáhá při rozhodování na základě dat.

Docshifter

Docshifter je centralizovaný software pro automatizaci dokumentů, který pomáhá spravovat všechny dokumenty založené na šablonách a převádí je do formátu PDF.

Nástroj je rychlý, škálovatelný a kompatibilní. Automatizovaný proces eliminuje potřebu kopírování a vkládání dat do šablon dokumentů, což šetří váš drahocenný čas.

Docshifter není jen platforma pro tvorbu dokumentů; je to také software pro převod do PDF. Na vstupu přijímá více formátů souborů z firmy, obohacuje je a převádí do formátu PDF. Mezi vyzdvihované funkce Docshifter patří:

• 10x rychlejší převod do PDF se sníženými náklady na licence a infrastrukturu.
• Integrace s existujícími nástroji pomocí nativních konektorů nebo Rest API.
• Návrh šablon v aplikaci Microsoft Word pro snížení nákladů.

Templafy

Templafy je nástroj, který potřebujete nasadit pro správu všech činností souvisejících s dokumenty ve vaší firmě. Platforma nabízí sadu modulů a šablon, které lze použít pro návrh řešení, které splní potřeby vaší firmy.

Templafy nabízí robustní administrační centrum pro firmy pro správu všech aspektů procesu vytváření obchodních dokumentů. Usnadňuje snadnou správu a distribuci předem navržených šablon, datových zdrojů dokumentů, písem a e-mailových podpisů.

Posiluje IT infrastrukturu a poskytuje vyšší hodnotu díky zabezpečené integraci do stávajících aplikací pro obsah dokumentů. Templafy poskytuje firmám následující sadu funkcí, které splní jejich individuální potřeby:

• Rozsáhlá knihovna firemních šablon a aktiv v dokumentových aplikacích.
• Inteligentní automatizační technika, která pomáhá dynamické a přesné tvorbě dokumentů.
• Automatické skenování dokumentů a prezentací pro zjištění zastaralého obsahu a ověření souladu s pravidly.
• Sdílení, spolupráce a přístup k užitečným statistikám pro optimalizaci výkonu dokumentu.

Nintex

Přejděte na Nintex a automaticky vytvářejte a sdílejte všechny dokumenty související s firmou, jako jsou smlouvy, pracovní příkazy a faktury, přímo ze Salesforce nebo Office 365. To pomáhá eliminovat potřebu kopírování a vkládání dat a minimalizuje chyby. Díky tomu jsou dokumenty přesné a vyhovující a jsou zasílány správným adresátům.

Nintex vám pomůže automatizovat proces tvorby dokumentů pomocí následujících funkcí:

• Automatizujte tvorbu dokumentů bez nutnosti psaní kódu, čímž zvýšíte efektivitu.
• Vytvářejte dokumenty ve formátech Word, Excel, PowerPoint a PDF pomocí předem navržených šablon v různých jazycích.
• Zjednodušte proces interních revizí a podepisování dokumentů automatizací jejich směrování.
• Dynamicky spojujte data z libovolného zdroje pomocí šablon dokumentů a řešení cloudového úložiště, jako je Salesforce, SharePoint a Box.

Pandadoc

Pandadoc je software, na který byste se měli spolehnout při vytváření, odesílání a správě dokumentů v souladu s HIPAA, FERPA a GDPR, aniž byste museli trávit spoustu času. Tento nástroj typu „udělej si sám“ nabízí velké množství značkových šablon a přizpůsobených motivů pro urychlení procesu tvorby důležitých dokumentů.

Pandadoc se snaží zjednodušit proces generování dokumentů a zároveň zajistit, aby byl zachován hlas a styl značky.

Věnuje velkou pozornost kreativitě a detailům, a proto nabízí značkové šablony a přizpůsobená témata spolu s integrací Canva, která vám umožňuje snadno přetahovat úžasné designové prvky.

Pandadoc vám umožňuje vkládat poutavá videa, animované GIFy a chytrou cenovou tabulku, která zákazníkovi dává možnost vybrat si služby, které si přeje předplatit.

Docs Made Easy

Díky technologii Salesforce vám Docs Made Easy umožňuje vytvářet robustní, sofistikované a dynamické dokumenty, které urychlují proces tvorby dokumentů ve vaší organizaci.

Platforma vám umožňuje vytvářet prezentace, sestavy, nabídky, faktury, kontakty a mnoho dalšího pomocí přenosu dat ze standardního objektu do předem naformátovaných šablon.

Docs Made Easy zvyšuje produktivitu profesionálů tím, že jim dává do rukou moc vytvářet efektivní dokumenty pomocí následujících funkcí.

• Elegantní synchronizace dat salesforce pro automatizaci generování dokumentů.
• Extrahování dat z CRM a uživatelských objektů a jejich spojování s předem naformátovanými šablonami.
• Přenos a bezproblémové dodávání profesionálně vypadajících dokumentů rychle a snadno pomocí několika kliknutí.
• Získejte okamžité upozornění, když zákazník zareaguje na váš dokument.

Formstack

Formstack je další možností, kterou je třeba zvážit pro automatizaci procesu generování dokumentů ve vaší organizaci. Tento nástroj minimalizuje požadavky na papírování a umožňuje vytvářet profesionální a esteticky přitažlivé dokumenty, které lze snadno odeslat prakticky kamkoli.

Díky jednoduchému nástroji pro vytváření dokumentů a editoru podporujícímu funkci přetažení můžete vytvořit nespočet dokumentů, jako jsou návrhy, žádosti, smlouvy a kontakty, během několika minut. Formstack nabízí přístup k následujícím funkcím:

• Přidání podmíněných sekcí pro zobrazení nebo skrytí obsahu pro diváka.
• Generování více dokumentů z jednoho zdroje dat.
• Sdílení dokumentů kdekoli nebo jejich nahrávání do jiné aplikace přímo z rozhraní Formstack.
• Rychlý návrh obchodních dokumentů pomocí předem připravených šablon z knihovny.

SDocs

Na závěr seznamu máme SDocs, neuvěřitelně rychlý a snadno ovladatelný software pro generování dokumentů postavený na Salesforce, který firmám nabízí spolehlivé zabezpečení. Na tento nástroj spoléhá několik firem při zlepšování efektivity, snižování chyb a odstraňování zdlouhavé práce související s dokumenty.

Vzhledem k tomu, že SDocs je nativní řešení pro tvorbu dokumentů pro Salesforce, data nikdy neopustí ekosystém, což zajišťuje vyšší bezpečnost a rychlejší poskytování služeb. Je také možné upravit nastavení viditelnosti dokumentů v uživatelských profilech a filtrovat dokumenty, které mohou vytvářet.

Platforma je nabitá všemi funkcemi, které kdy budete potřebovat k zefektivnění procesu automatizace dokumentů. Vestavěný editor dokumentů je uživatelsky přívětivý a přímočarý. Lze ho snadno ovládat bez nutnosti dalšího školení.

Závěr

Tento článek osvětlil některé z výkonných nástrojů pro tvorbu dokumentů, které jsou na trhu k dispozici. Když se rozhodujete pro ten správný nástroj pro vaši organizaci, je nejlepší analyzovat požadavky vaší firmy a porovnat nástroje a funkce, které tyto nástroje pro automatizaci dokumentů nabízejí.

Zajímavé je, že většina zde uvedených možností nabízí bezplatnou zkušební verzi, kterou můžete využít, abyste posoudili, zda daný nástroj skutečně plní to, co slibuje.