Jedna věc je ve vašich obchodních operacích konzistentní – požadavek na generování dokumentů.
V éře založené na technologiích společnosti přešly z papírových dokumentů na cloudové elektronické soubory, které nejen snižují spotřebu papíru, ale také zefektivňují proces generování dokumentů.
Vaše každodenní pracovní procesy budou ještě více záviset na generování dokumentů, pokud pracujete v zákonném, pojišťovacím nebo bankovním odvětví.
Faktury, návrhy, smlouvy, zákaznické prezentace, rozpočty a prohlášení o interní politice jsou zásadní dokumenty, na které se vaše společnost bude vždy spoléhat při provozu a komunikaci s klienty, zaměstnanci a dodavateli.
Budete muset pracovat rychle na přípravě a doručení dokumentů o zásadách, zveřejnění účtů, soudních podání a další důležité komunikace.
V tomto článku vysvětlíme, proč je generování dokumentů nezbytné a jak vám může pomoci zvýšit efektivitu ve vaší společnosti. Začněme tedy hned bez dalších okolků!
Table of Contents
Proč potřebujete software pro generování dokumentů
Používání softwaru pro generování dokumentů se stalo pro podniky životně důležité z následujících důvodů.
Váš tým bude těžit z úspory času
Navrhování, úpravy, vytváření a import dokumentů jsou jen některé úkoly, které urychluje vynikající automatizovaný systém generování dokumentů. To uvolňuje důležité lidské zdroje a snižuje potřebu nutit vývojový tým k vytváření a odstraňování problémů s tímto procesem.
Odstraňuje chyby a opomenutí
Automatizace jakýchkoli postupů, které zahrnují četné kroky ručního zadávání dat, automaticky snižuje pravděpodobnost lidské chyby. Totéž platí pro vytváření dokumentů.
Zaměstnanci se učí rychleji a mohou pravidelně produkovat papíry vyššího kalibru, když je v rámci prodejní platformy nabízeno uživatelsky přívětivé řešení pro vytváření vysoce kvalitních dokumentů.
Vaše značka bude konzistentní
Jednotný vzhled a dojem ve všech firemních komunikacích je nezbytný pro efektivní firemní branding. To platí pro tištěnou a elektronickou dokumentaci vaší společnosti, nejen pro marketingové materiály.
Zaměstnanci mohou vytvářet vysoce přizpůsobitelný výstup pro konkrétního klienta při zachování konzistentního firemního obrazu pomocí systému generování zvukových dokumentů.
Vlastnosti softwaru pro generování dokumentů
Dobrý software pro generování dokumentů obsahuje následující funkce:
Automatické formátování a vícenásobné formátování
Libovolný dokument můžete rychle upravit tak, aby se změnilo písmo, velikost nebo typ dokumentu (PDF, Docx, CSV), a nenaruší to integritu dokumentu.
Protože mnoho zákazníků má specifické preference ohledně druhu formátu dokumentu, který používají, je to klíčová funkce. Ujistěte se, že zvolené řešení poskytuje širokou škálu možností formátování.
Jednoduchá integrace
Můžete rychle sloučit dokumenty z mnoha různých aplikací, včetně JSON a XML, a integrovat je s jinými programy, které často používáte.
V důsledku toho se směrování dat stává povrchnějším a rychlejším a je snazší vyrábět hotový produkt s vědomím, že vše bylo provedeno správně.
Dynamický obsah
Jedním z klíčových prvků nástroje pro vytváření dokumentů je schopnost kombinovat dynamické rozsahy při vytváření vašeho dokumentu. Chcete-li upravit sdělení podle potřeby a oslovit správné publikum, měli byste se rozhodnout pro nástroj, který shromáždí správná data a začlení je do dokumentu.
Soulad a bezpečnost
Nejlepší řešení nabídnou výběr bezpečnostních protokolů a protokolů shody podle potřeby nebo podle jednotlivých dokumentů. Ujistěte se, že zvolené řešení využívá zabezpečené připojení SSL a spolehlivé a důvěryhodné brány firewall.
Nyní, když víte, jak vypadá sofistikovaný software pro generování dokumentů, níže je seznam některých široce používaných platforem pro generování dokumentů společnostmi.
SmartDocuments
Začněme SmartDocuments, platformou pro automatizovanou tvorbu dokumentů, která umožňuje implementaci chytrých šablon schopných inovovat pracovní tok dokumentů, a tím zvýšit produktivitu.
Lze jej snadno integrovat s Microsoft Teams a Sharepoint a automaticky uloží dokument.
SmartDocuments je schopen automaticky vkládat zákaznická a produktová data ze SAP do dokumentů, což zkracuje značné množství času.
Pomocí praktického nástroje SmartWizard můžete snadno vytvářet a spravovat standardní šablony dokumentů, vkládat data z externích systémů a posilovat svou firemní identitu.
Díky možnostem vytváření dokumentů a správy šablon najde platforma uplatnění v různých odvětvích, jako je státní správa, právní oddělení a nábor, aby se snížil čas a rizika spojená s vytvářením dokumentů.
Docmosis
Docmosis poskytuje rychlý, spolehlivý a škálovatelný proces generování dokumentů pomocí přístupu založeného na inteligentních šablonách. Funkce platformy můžete využít k vytváření personalizovaných dopisů, faktur, návrhů, smluv, prohlášení a zpráv ve formátech PDF a Word.
Je vybavena systémem pro generování dokumentů s vlastním hostitelem, který se úspěšně integruje s vlastními softwarovými aplikacemi a aplikacemi třetích stran. Docmosis poskytuje spoustu funkcí pro zefektivnění procesu vytváření složitých struktur dokumentů.
- Pro šablony dokumentů použijte Microsoft Word nebo LibreOffice Writer.
- Zadejte nebo přidejte zástupné symboly ve formátu prostého textu pro veškerý dynamický obsah.
- Přidejte text, obrázky a tabulky, čárový kód, QR kód a další.
- Přidejte do šablon přizpůsobitelné zprávy.
Fastdok
Fastdok je všestranný software pro tvorbu dokumentů, který nachází uplatnění v různých odvětvích, včetně IT, obchodu, vzdělávání, lidských zdrojů a dalších, pro vytváření potřebných dokumentů.
Tento cloudový software pro generování dokumentů je rychlý a snadný a osvědčil se při vytváření dokumentů pro různé účely.
Co je na Fastdoku jedinečné, je jeho automatizační proces, který vám předkládá dokumenty připravené k použití na základě seznamu otázek, na které odpovídáte.
Fastdok vede proces digitální dokumentace tím, že poskytuje sadu zaměřených dotazníků, jasnou sadu příkladů a vysvětlení se záměrem pomoci vám vytvářet dokumenty tím nejsnadnějším možným způsobem.
Edocgen
Edocgen poskytuje flexibilní proces generování dokumentů tím, že podporuje automatizaci dokumentů řízenou daty a nabízí řadu jednoduchých až komplexních šablon pro zlepšení týmové produktivity.
Tento software pro generování dokumentů je uživatelsky přívětivý a zaručuje transformaci procesu vytváření dokumentů, poskytuje zákazníkům lepší komunikaci a zkušenosti.
Klíčové vlastnosti Edocgenu jsou následující:
- Generuje tisíce dokumentů hromadně naplněním dat z několika zdrojů, jako je JSON/XML/Excel, databáze a další.
- Automaticky generuje webové formuláře ze šablon pro vytváření dokumentů.
- Podporuje generování On-Demand pomocí REST API a stahuje výpisy v reálném čase.
- Lze jej snadno nasadit lokálně nebo v cloudu pro provoz v Azure, GCP nebo AWS.
- Poskytuje šablony dokumentů ve formátu PPTX, Microsoft Word, Fillable PDF a Excel.
Zaškrtávací políčko
Checkbox, kterému důvěřují jména jako Deloitte, KPMG a BMW, je výkonný software pro vytváření a správu dokumentů typu vše v jednom, který usnadňuje zdlouhavý proces vytváření dokumentů tím, že efektivně snižuje čas strávený ručním navrhováním a správou dokumentů, což umožňuje správě zaměřit se na důležitější práci související se strategií.
Zaškrtávací políčko prozkoumá a odstraní případné chyby v dokumentu tím, že jej ověří se standardizovanými šablonami. Checkbox vám také umožňuje získat okamžitý přehled, zobrazit stav schválení, získat elektronické podpisy a získat automatické výsledky týkající se dokumentu, který jste právě vytvořili.
Nástroj také usnadňuje proces vyjednávání a přihlašování, zkracuje dobu zpracování dokumentu a pomáhá při rozhodování na základě dat.
Docshifter
Docshifter je centralizovaný software pro automatizaci dokumentů, který pomáhá spravovat všechny dokumenty založené na šablonách a převádí je do formátu PDF.
Nástroj je rychlý, škálovatelný a kompatibilní a automatizovaný proces eliminuje potřebu kopírování a vkládání dat do šablon dokumentů a šetří vaše cennosti.
Docshifter není pouze platforma pro vytváření dokumentů; je to také software pro převod PDF, který jako vstup přebírá více formátů souborů z podniku, obohacuje soubory a převádí je do formátu PDF. Některé z oslavovaných funkcí Docshifter jsou následující:
- 10x rychlejší převod PDF se sníženými náklady na licence a infrastrukturu
- Lze integrovat se stávajícími nástroji pomocí nativních konektorů nebo Rest API
- Navrhněte šablony v aplikaci Microsoft Word, abyste snížili náklady.
Templafy
Templafy je nástroj, který potřebujete nasadit pro správu všech činností souvisejících s dokumenty ve vašem podniku. Platforma nabízí sadu modulů a šablon, které lze také použít k návrhu řešení, které splní potřeby vašeho podniku.
Templafy nabízí robustní administrační centrum pro podniky pro správu všech aspektů procesu vytváření obchodních dokumentů. Usnadňuje snadnou správu a distribuci předem navržených šablon, datových zdrojů dokumentů, písem a e-mailových podpisů.
Posílení IT infrastruktury a poskytování vyšší hodnoty pomocí zabezpečené integrace do stávajících aplikací pro obsah dokumentů. Templafy poskytuje společnostem následující sadu funkcí pro splnění individuálních potřeb podniků:
- Bohatá knihovna firemních šablon a aktiv v dokumentových aplikacích.
- Inteligentní automatizační technika, která pomáhá dynamickému a přesnému vytváření dokumentů.
- Automaticky skenujte dokumenty a prezentace, abyste zjistili zastaralý obsah a ověřili soulad s pravidly.
- Sdílejte, spolupracujte a získejte přístup k užitečným statistikám pro optimalizaci výkonu dokumentu.
Nintex
Přepněte na Nintex a automaticky vytvářejte a sdílejte všechny dokumenty související s podnikem, jako jsou smlouvy, pracovní příkazy a faktury, přímo ze Salesforce nebo Office 365. To pomáhá eliminovat potřebu kopírování a vkládání dat a minimalizuje chyby, čímž poskytuje přesné a vyhovující dokumenty. zamýšleným příjemcům.
Nintex vám pomáhá automatizovat proces vytváření dokumentů tím, že nabízí následující funkce:
- Automatizujte vytváření dokumentů bez psaní kódu pro zvýšení efektivity.
- Pomocí předem navržených šablon v různých jazycích můžete vytvářet dokumenty ve formátech souborů Word, Excel, PowerPoint a PDF.
- Zjednodušte proces generování interních recenzí a podepisování dokumentů automatizací směrování dokumentů.
- Dynamicky spojujte data z libovolného zdroje pomocí šablon dokumentů a řešení cloudového úložiště, jako je Salesforce, SharePoint a Box.
Pandadoc
Pandadoc je software, na který byste se měli spolehnout při vytváření, odesílání a správě dokumentů v souladu s HIPAA, FERPA a GDPR, aniž byste museli trávit spoustu času. Tento nástroj Do-It-Yourself nabízí spoustu značkových šablon a přizpůsobených motivů pro urychlení procesu vytváření důležitých dokumentů.
Pandadoc se snaží zjednodušit proces generování dokumentů a zároveň zajišťuje, aby byl zachován hlas a styl značky.
Věnuje mimořádnou pozornost kreativitě a detailům, a proto nabízí značkové šablony a přizpůsobená témata spolu s integrací Canva, která vám umožňuje snadno přetahovat úžasné designové prvky.
Pandadoc vám umožňuje vkládat oslnivá videa, animované GIFy a chytrou cenovou tabulku, která dává zákazníkovi možnost vybrat si služby, ke kterým se chce přihlásit.
Docs Made Easy
Díky technologii Salesforce vám Docs Made Easy umožňuje vytvářet robustní, sofistikované a dynamické dokumenty, které urychlují proces vytváření dokumentů ve vaší organizaci.
Platforma vám umožňuje vytvářet prezentace, sestavy, nabídky, faktury, kontakty a mnoho dalšího pomocí přenosu dat ze standardního objektu do předem naformátovaných šablon.
Docs Made Easy zvyšuje produktivitu profesionálů tím, že jim dává sílu vytvářet efektivní dokumenty pomocí následujících funkcí.
- Elegantně synchronizuje data salesforce pro automatizaci generování dokumentů.
- Extrahuje data z CRM a uživatelských objektů a spojuje je s předem naformátovanými šablonami.
- Přenáší a bezproblémově dodává profesionálně vypadající dokumenty rychle a snadno pomocí několika kliknutí.
- Získejte okamžité upozornění, když zákazník zareaguje na váš dokument.
Formstack
Formstack je další možností, jak se podívat na automatizaci procesu generování dokumentů pro vaši organizaci. Tento nástroj minimalizuje požadavky na papírování pro vytváření profesionálních a esteticky přitažlivých dokumentů, které lze snadno odeslat prakticky kamkoli.
Díky jednoduchému tvůrci dokumentů a editoru podporujícímu gesto přetažení můžete vytvořit nespočet dokumentů, jako jsou návrhy, žádosti, smlouvy a kontakty, během několika minut. Formstack umožňuje přístup k následujícím funkcím:
- Přidejte podmíněné sekce pro zobrazení nebo skrytí obsahu pro diváka.
- Generujte více dokumentů z jednoho zdroje dat.
- Sdílejte dokumenty kdekoli nebo je nahrajte do jiné aplikace přímo z rozhraní Formstack.
- Pomocí předem navržených šablon z knihovny můžete rychle navrhovat obchodní dokumenty.
SDocs
A konečně, na seznamu máme SDocs, neuvěřitelně rychlý a snadný software pro generování dokumentů postavený na Salesforce, který organizacím nabízí spolehlivé zabezpečení. Na tento nástroj se spoléhá několik firem při zlepšování efektivity, snižování chyb a odstraňování zdlouhavé práce související s dokumenty.
Vzhledem k tomu, že SDocs je nativní řešení pro vytváření dokumentů pro Salesforce, data nikdy neopustí ekosystém, což zajišťuje větší bezpečnost a rychlejší poskytování služeb. Je také možné upravit nastavení viditelnosti dokumentů v uživatelských profilech a filtrovat dokumenty, které mohou vytvářet.
Platforma je nabitá všemi funkcemi, které kdy budete potřebovat k zefektivnění procesu automatizace dokumentů. Vestavěný editor dokumentů je uživatelsky přívětivý a přímočarý a snadno se používá bez nutnosti dalšího školení k dokončení úkolů.
Závěr
Článek vrhá světlo na některé z robustních nástrojů pro tvorbu dokumentů dostupných na trhu. Když se rozhodnete pro jeden pro vaši organizaci, je nejlepší analyzovat požadavky vaší firmy a poté porovnat nástroje a funkce, které tyto nástroje pro automatizaci dokumentů nabízejí.
Je zajímavé, že většina zde uvedených možností nabízí bezplatnou zkušební verzi, kterou můžete využít, abyste pochopili, zda poskytují slíbené nebo ne.