S ohledem na to, jak se globální pracovní síla přesouvá k modelu práce z domova, se schůzky v tradičních konferenčních místnostech transformovaly do online videohovorů. Pokud jste v oblasti videokonferencí nováčkem, rádi vám poskytneme užitečné rady!
Zavřete nepotřebné aplikace pro optimální výkon
Před zahájením videokonference si uložte rozdělanou práci a ukončete všechny aplikace, které momentálně nepotřebujete. Zvláště důležité je zavřít programy, které obsahují citlivá data nebo nadměrně zatěžují procesor vašeho zařízení.
Příliš mnoho otevřených aplikací může výrazně zpomalit váš počítač během videohovoru. Samotný videohovor je náročný na zdroje, obzvláště pokud používáte notebook s nižším výkonem. Pokud během hovoru uslyšíte hlasitý chod ventilátoru nebo zaznamenáte zpoždění v aplikaci pro videokonference, je to signál k ukončení všech ostatních spuštěných aplikací.
Buďte opatrní při sdílení obrazovky
Pokud plánujete sdílet svou obrazovku během videohovoru, doporučuje se přijmout preventivní opatření, aby se předešlo zobrazení soukromých nebo potenciálně nevhodných informací. Nejdříve zkontrolujte svůj prohlížeč a zavřete všechny nepotřebné karty, zejména ty s obsahem, který byste nechtěli sdílet s ostatními.
Dále aktivujte režim Nerušit na svém počítači (Mac nebo Windows). Tím zabráníte nechtěnému zobrazení notifikací ze soukromých konverzací během sdílení obrazovky.
Ověřte kvalitu vašeho internetového připojení
Před začátkem videohovoru si otestujte rychlost internetového připojení pomocí nástrojů jako Fast.com nebo Speedtest.net. Pokud naměříte nedostatečnou rychlost, zkuste se přemístit blíže k Wi-Fi routeru, nebo vyzkoušejte další tipy pro zesílení Wi-Fi signálu. Můžete také využít jeden z těchto nástrojů pro optimalizaci vašeho internetového připojení.
Zvolte dobře osvětlené místo s neutrálním pozadím
Pro kvalitní videohovor je ideální místo s dostatkem přirozeného světla, které zajistí, že vaše tvář bude dobře viditelná. Pokud nemáte dostatek slunečního svitu, posaďte se pod měkké, rozptýlené umělé osvětlení (vyhněte se příliš ostrému světlu).
Důležitý je také výběr místa s neutrálním pozadím, které nebude rozptylovat ostatní účastníky hovoru. Většinou postačí, když budete sedět před jednoduchou zdí.
Pokud nemáte vhodné pozadí, zkuste použít funkci rozmazání pozadí na Skype, nebo si na Zoomu nastavte virtuální pozadí.
Otestujte si video a zvuk
Před samotným videohovorem se ujistěte, že vaše video i zvuková zařízení jsou správně připojena a fungují. Většina aplikací pro videokonference nabízí možnost otestování hovoru. Hledejte tuto funkci v nastavení aplikace.
Například ve Skype můžete otestovat zvuk a video v sekci „Audio a video“ v „Nastavení“.
Umístěte kameru do úrovně očí
Je klíčové, abyste kameru umístili do optimální pozice. Snažte se umístit kameru do úrovně očí, abyste se vyhnuli záběrům shora nebo zdola. Vaši kolegové by vás neměli při důležitém hovoru sledovat z podhledu.
Při hovoru se také nedívejte na sebe, ani do okna chatu, ale přímo do kamery. Tím zajistíte, že budete působit pozorně a nebudete rozptylovat ostatní účastníky.
Pořiďte si kvalitnější mikrofon nebo kameru
Pro občasné videohovory by měl vestavěný mikrofon a kamera vašeho notebooku postačovat. Nicméně, pokud je váš notebook starší, kvalita obrazu nemusí být srovnatelná s kamerou vašeho chytrého telefonu.
Pokud se pravidelně účastníte online schůzek, může být investice do kvalitnější kamery a/nebo sluchátek výhodná.
Při videohovorech se doporučuje používat sluchátka s mikrofonem. Mikrofon umístěný blízko vašich úst zajistí lepší kvalitu zvuku než vestavěný mikrofon notebooku. Pro minimalizaci zpoždění preferujte kabelová sluchátka.
Připravte se předem
Pokud vedete schůzku, připravte si dopředu všechny body k diskuzi a potřebné dokumenty. Pokud vaši kolegové potřebují vidět nějaký dokument, pošlete jim ho s předstihem, aby všichni měli přístup k potřebným informacím ještě před zahájením videokonference.
Tím se vyhnete zbytečnému zdržení a čekání, než se všichni seznámí s podklady.
Oblečte se vhodně
Práce z domova neznamená, že můžete na schůzky chodit v pyžamu. Stejně tak není nutné se přehnaně formálně oblékat do třídílného obleku. Ideální je zvolit oděv v stylu business casual nebo formální, v závislosti na dress codu vašeho pracoviště.
A ano, kalhoty jsou sice volitelné, ale proč riskovat? Nechtěné odhalení, pokud omylem vypnete kameru až po tom, co jste se postavili, by mohlo vést k trapné situaci.
Ztlumte se, pokud nemluvíte
Během videokonference s větším počtem účastníků je vhodné mít mikrofon ztlumený, pokud právě nemluvíte. Ztlumený mikrofon aktivujte pouze tehdy, když potřebujete něco sdělit.
Tím se minimalizuje hluk z vašeho okolí. Navíc se vyhnete nutnosti rychle hledat tlačítko pro ztlumení, pokud do místnosti nečekaně vstoupí jiná osoba a začne mluvit (což se při práci z domova může stát snadno).
Soustřeďte se, jako byste byli na osobní schůzce
Přestože může být lákavé během videokonference prohlížet si e-maily nebo číst články, je vhodné se tomu vyhnout. Věnujte pozornost tomu, kdo mluví, a udržujte oční kontakt s kamerou.
Chovejte se, jako byste byli na schůzce v reálném životě. Prohlíželi byste si v konferenční místnosti vtipné obrázky koček na Redditu? Pokud ne, neměli byste to dělat ani při videohovoru.
Pokud píšete na klávesnici nebo se díváte mimo kameru, ostatní účastníci si toho všimnou.
Snažte se mít domácí mazlíčky a děti mimo dosah, ale nestresujte se tím
Pokud máte děti nebo domácí mazlíčky, je nejlepší požádat někoho, aby se o ně během videohovoru postaral. Pokud nemáte nikoho, kdo by je pohlídal, zkuste je zabavit činností, která je bude bavit, jako například sledování pohádek.
I když dodržíte tyto rady, může se stát, že vaše děti vtrhnou do místnosti, ale není třeba se tím stresovat. Vzhledem k současné situaci by měli být všichni tolerantní.
Pokud k tomu dojde, zdvořile požádejte kolegy, zda se můžete na chvíli vzdálit, a oni to jistě pochopí.
Pokud jste s prací z domova teprve začali, podívejte se na několik tipů a triků, které vám pomohou zlepšit váš zážitek.