15 Software pro sledování času pro týmy

Jak se říká: „Čas jsou peníze.“

A s tímto tvrzením nelze než souhlasit!

V dnešním dynamickém a vysoce konkurenčním prostředí hraje každá sekunda klíčovou roli. Ať už se jedná o osobní nebo profesní sféru, efektivní hospodaření s časem ovlivňuje mnoho důležitých aspektů našeho života.

Tato zásada platí i pro řízení firem a organizací. Správné plánování času je klíčem k úspěchu jakéhokoli podnikání. Zvýšená produktivita týmu se přímo promítá do vyššího výdělečného potenciálu.

Moderní společnosti si uvědomují význam efektivního řízení času a kladou na něj stále větší důraz. Proto hledají optimální metody časového plánování, které zaměstnancům umožní splnit stanovené úkoly v daném čase.

Je sledování času zaměstnanců prioritou?

Sledování času je úzce spojeno s produktivitou, která odráží efektivitu zaměstnance při plnění pracovních povinností. Na základě těchto dat mohou manažeři optimalizovat procesy, snižovat náklady a maximalizovat zisky.

Podle studie Harvard Business Review, americká ekonomika ztrácí denně zhruba 50 milionů hodin, což odpovídá ztrátě 7,4 miliardy dolarů.

Důvodů tohoto plýtvání časem je mnoho. Mezi nejčastější patří rozptýlení způsobené sociálními sítěmi, neformálními rozhovory s kolegy, čtením zpráv a dalšími aktivitami. Je zajímavé, že sledování času nepřímo potvrzuje Parkinsonův zákon, který tvrdí, že objem práce roste úměrně s časem, který je na ni vyhrazen.

Jistě jste se s tím někdy setkali. Pokud například dáte zaměstnanci dva dny na splnění úkolu, který obvykle trvá 5 hodin, je pravděpodobné, že na něm bude pracovat celé dva dny. Je to proto, že lidé mají tendenci prodlužovat dobu práce, i když by ji mohli zvládnout rychleji, dokud se blíží konečný termín.

Sledování času je zvláště důležité při řízení vzdálených týmů. V tomto případě nemáte možnost neustále dohlížet na každého zaměstnance ani sledovat jeho aktivity na počítači, což by navíc mohlo vést k dalšímu rozptýlení.

Jaké je tedy řešení?

Nástroje pro sledování času jsou navrženy tak, aby efektivně řešily tyto problémy a pomáhaly udržet produktivitu na vysoké úrovni.

Co je software pro sledování času?

Jedná se o počítačový program, který zaznamenává celkový čas strávený zaměstnancem plněním konkrétních úkolů a poskytuje o něm detailní zprávy a statistiky.

Hlavním cílem tohoto softwaru je zvýšit produktivitu a identifikovat faktory, které čas nejvíce plýtvají. Sledování času se původně uplatnilo v sektoru služeb, ale postupně se rozšířilo do firem všech velikostí a zaměření.

Dnes využívají software pro sledování času velké korporace, agentury i nezávislí pracovníci, aby maximalizovali svou produktivitu během pracovní doby.

Jak to funguje?

Díky sledování času můžete porovnat skutečný čas potřebný k dokončení úkolu s časem přiděleným. Pokud se vám podaří identifikovat faktory, které ovlivňují výkon, můžete na nich zapracovat a dosáhnout zlepšení.

Získejte přehled o tom, kdy, kde a jak je čas využíván ⁉️

Software pro sledování času vám poskytne komplexní přehled o tom, jak vaši zaměstnanci tráví čas. Pokud objevíte jakékoli nesrovnalosti, můžete s nimi promluvit, nastavit si priority a pomoci jim tam, kde je to potřeba.

Zvyšte zisky 📈

Díky přesnému sledování času a monitorování využití zdrojů získáte přehled o tom, co se vyplácí a co ne. Na základě těchto informací můžete efektivně plánovat rozpočty projektů a upravovat priority úkolů.

Manažeři mohou stanovit cenu pro klienty podle toho, kolik času zabere splnění úkolu. Sledování času pomáhá zaměstnancům dodržovat pracovní harmonogram a plnit stanovené cíle. Mohou si naplánovat dobu potřebnou pro jednotlivé úkoly a vyhnout se tak chaotickému plnění bez jasných cílů.

Komunikujte pokrok 🚧

Každý z nás se občas dopustí chyby nebo ztratí tempo. Pokud se tedy někomu nepodaří dokončit úkol včas nebo mu to trvá déle, než se očekávalo, může to včas oznámit svým nadřízeným.

Podporuje disciplínu

Sledování času pomáhá vytvářet pocit odpovědnosti a podporuje disciplínu. Tím se zvyšuje motivace plnit úkoly v daném termínu namísto odkládání.

Nyní se pojďme podívat na některé z nejlepších softwarů pro sledování času, které vám pomohou udržet váš tým produktivní, zefektivnit vaše projekty a dokončit je včas.

DeskTime

Zvyšte produktivitu svých týmů a sledujte pokrok svých projektů pomocí bezpečné a uživatelsky přívětivé aplikace pro sledování času – DeskTime.

Tento software vám usnadní správu projektů i faktur. Můžete si také snadno naplánovat volno a dovolenou na jednom místě. DeskTime navíc umožňuje sledovat nemocenskou, denní aktivity a časem i pracovní postupy.

Přehledy si můžete přizpůsobit, posílat je klientům pro větší transparentnost a stahovat je, kdykoli budete potřebovat. DeskTime podporuje integraci s aplikacemi jako Asana, JIRA, Zapier, Basecamp, Trello, GitLab a dalšími.

DeskTime garantuje vysokou úroveň zabezpečení dat v souladu s průmyslovými standardy pomocí šifrování, firewallů, certifikace datových center podle ISO 27001 a 9001, ochrany pomocí přihlašovacích údajů a ukládání dat na serverech Tier-3.

Mezi další funkce patří:

• Automatické snímky obrazovky a sledování úrovně aktivity
• Měření URL adres a používaných aplikací
• Kalkulace nákladů
• Sledování názvů dokumentů
• Sledování projektů

Kromě toho mají vyhrazenou podporu prostřednictvím e-mailu a chatu.

Bonsai

Bonsai je soubor nástrojů pro nezávislé profesionály, který zahrnuje i velmi efektivní sledování času.

Tento nástroj vám umožňuje nastavit individuální hodinovou sazbu pro různé projekty a účtovat hodiny klientům jediným kliknutím. Můžete si také zvolit zaokrouhlení času pro snadnější výpočty.

Bonsai se však nejvíce osvědčuje při sledování času pro celý váš tým. V takovém případě obdržíte souhrnný časový rozvrh, který uvádí celkový počet hodin a fakturovatelnou částku.

Další výhodou Bonsai je jeho dostupnost na různých platformách včetně macOS, iOS, Android a jako rozšíření prohlížeče pro Chrome.

Nemá bezplatnou verzi, ale můžete využít plně funkční 14denní zkušební verzi.

Předplatné vám však nenabízí jen sledování času, ale také užitečné integrované nástroje pro fakturaci, účetnictví, správu úkolů, daňové plánování atd.

RescueTime

Oceněný nástroj pro sledování času RescueTime vám doslova umožní „zachránit“ váš cenný čas a přeměnit jej na produktivní hodiny.

RescueTime sleduje čas automaticky bez nutnosti ručního zadávání. Umožňuje vám jedním kliknutím přidat offline aktivity do sledování času, protože ne vše se odehrává online. Takže i když nejste u počítače, máte dokonalý přehled o tom, co se děje.

Funkce FocusTime vám umožňuje blokovat rušivé aplikace a webové stránky během pracovní doby. RescueTime můžete integrovat s užitečnými aplikacemi, jako je Kalendář Google, Slack a dalšími. Funguje bezproblémově na macOS, Windows, Android, iOS a Chrome.

Tento software si můžete vyzkoušet zdarma po dobu 14 dní a zjistit, jak vám může pomoci.

Teamdeck

Sledujte práci svého týmu pomocí časových výkazů a softwaru pro sledování času – Teamdeck. Umožňuje vám sledovat fakturovatelné hodiny napříč odděleními a projekty vaší organizace. Můžete také porovnat plány projektu s časovými rozvrhy, abyste zjistili rozpočet.

Teamdeck vám umožní sledovat výkon vašeho týmu a porovnávat odhadovaný stav se skutečným. Díky dostupným informacím můžete snadno vytvářet sestavy z časových výkazů a vypočítat KPI.

Teamdeck je užitečný také pro sledování zisku a efektivní řízení pracovního vytížení týmu. Jedná se o vynikající nástroj pro kreativní agentury, softwarové domy, produktové týmy, provoz a finance.

Software je zdarma až pro dva členy týmu. Platíte pouze za ty, kteří Teamdeck aktivně používají, a další členy můžete přidávat později, jak se váš tým bude rozrůstat, a to za 3,99 USD/člena/měsíc. Vyzkoušejte si 7denní bezplatnou zkušební verzi a zjistěte, co vám nejlépe vyhovuje a šetří váš čas.

Timecamp

Výkonný a zároveň jednoduchý software pro sledování času – Timecamp je ideální pro různá odvětví, podniky a profesionály.

Zapomeňte na mikromanagement a komunikujte se svými zaměstnanci prostřednictvím Timecamp. Zaměstnanci mohou sami sledovat své aktivity a pracovat efektivněji s vědomím, že nesou odpovědnost za svůj čas.

Dokáže automaticky skenovat názvy domén aplikací a organizovat je do kategorií. Přehledné zprávy vám pomohou měřit ziskovost a sledovat rozpočty. Funkce fakturace vám umožňuje označit sledovaný čas jako nefakturovatelný nebo fakturovatelný a urychlit tak celý proces.

Zbavte se nudné docházky a časových výkazů, protože tento nástroj vám pomůže automatizovat tyto činnosti pouhým kliknutím. Timecamp se integruje s více než 100 aplikacemi, včetně Trello, Asana, Slack, Outlook, Kalendář Google, Xero a dalšími.

Využívejte Timecamp za pouhých 5,25 $/měsíc při ročním účtování.

Time Doctor

Ne, nemluvíme o Pánovi času, doktoru Who!

Time Doctor je software pro sledování času, který vám okamžitě pomůže zvýšit produktivitu a soustředění vašeho týmu. Denní přehledy a časové výkazy zobrazují denní metriky, které vám pomohou pochopit, jak produktivní jste byli po celý den. Sami si můžete stanovit cíle a pokusit se je překonat.

Intuitivní řídicí panel usnadňuje sledování času, kde můžete sledovat úkoly, klienty a faktory, které vám nejvíce kradou čas. Time Doctor je plně přizpůsobitelný, takže si můžete zvolit jen ty funkce, které potřebujete, a ty ostatní vypnout.

Sledujte používání konkrétních aplikací a programů spolu s časem, který zaměstnanci tráví na různých webových stránkách. Okamžitě poznáte, zda někdo netráví příliš mnoho času na YouTube nebo Facebooku. S Time Doctor je také možné pořizovat snímky obrazovek zaměstnanců, abyste měli přehled o jejich činnosti a identifikovali příčiny neefektivity a plýtvání časem.

Můžete také poskytnout klientům přístup k sestavám úkolů a snímkům obrazovek, aby mohli sledovat průběh. Kromě správy mezd zaměstnanců a fakturace klientů můžete automaticky vypočítat mzdy na základě hodin nebo výplat. Software je kompatibilní s Windows, Android, Mac, Linux, iPhone a Chrome.

Time Doctor se integruje s GitHub, JIRA, Trello, Slack, Google Apps, Salesforce, Zoho a dalšími. Další zajímavou funkcí je možnost zobrazovat upozornění, pokud zaměstnanci používají příliš mnoho nepracovních aplikací, nebo jsou dlouho neaktivní. Můžete také sledovat docházku a pozdní příchody, a také dobu přestávek.

Time Doctor je k dispozici za pouhých 10 dolarů měsíčně. A pokud ho nebudete považovat za užitečný, můžete ho kdykoli zrušit bez jakýchkoli závazků.

Harvest

Sledování času je jednoduché díky uživatelsky přívětivému rozhraní Harvest. Byl založen v roce 2006 a dnes tomuto softwaru důvěřuje více než 50 tisíc firem po celém světě.

Harvest shromažďuje nezpracovaná data z časových výkazů do přehledů, které zobrazují výkon vašeho týmu. Tyto vizuální zprávy můžete používat k řešení důležitých otázek a udržení projektů na správné cestě.

Převádějte své výdaje a fakturovatelné hodiny do profesionálně vypadajících faktur, odesílejte je klientům a přijímejte platby online bez jakýchkoli potíží. Prognóza je sesterská aplikace Harvestu, která vám umožní naplánovat si čas, který využijete v budoucnu. Tyto informace můžete následně přenést do Harvestu a lépe tak řídit své projekty.

Vyzkoušejte plně funkční 30denní zkušební verzi, abyste si ověřili efektivitu softwaru.

Toggl

Toggl je jedním z nejjednodušších programů pro sledování času, který vám pomůže splnit vaše úkoly včas.

Pro zahájení sledování nového úkolu stačí pouhé jedno kliknutí. Pokud zapomenete spustit sledování, aplikace Toggl Desktop a Toggle Button vám to připomenou. Stejně tak vám pomohou, i když zapomenete sledování zastavit, díky detekci neaktivity.

Toggl umožňuje integraci s více než 100 oblíbenými aplikacemi. Můžete také ručně zadávat čas po skončení týdne nebo dne a převádět události v kalendáři na časové záznamy.

Filtrujte informace o sledování času a extrahujte konkrétní data. Zprávy můžete exportovat do různých formátů, včetně PDF, CSV a Excel. Řídicí panel projektu je přehledný a srozumitelný díky vizuálním datům, což vám umožní odhalit problémy v rané fázi a zabránit jim.

Nastavte fakturovatelné sazby přímo pro všechny své projekty a zajistěte, že obdržíte spravedlivou odměnu. Bez ohledu na to, jaké zařízení používáte, Toggl synchronizuje vaše data v reálném čase. Čas můžete snadno spustit a zastavit v prohlížeči, na telefonu i na notebooku.

TMetric

Osvoboďte se od nudného vykazování času a vyberte si TMetric jako aplikaci pro časové rozvrhy ve vaší organizaci. Společnost má více než 20 let zkušeností s poskytováním vynikajících služeb firmám po celém světě.

TMetric efektivně sleduje vaše úkoly po minutách a zároveň analyzuje produktivitu v delším časovém období. Můžete si stanovit rozpočet úkolů, sledovat výdaje na vývoj a získat jasný přehled o svých příjmech.

Nemusíte se obávat správy zaměstnanců, ať už na pracovišti nebo na dálku. TMetric vám totiž umožňuje sledovat pracovní dny, docházku, pracovní dobu, přesčasy, úroveň aktivity, fakturovatelné hodiny a vytvářet profesionální a přesné faktury.

TMetric můžete integrovat s aplikacemi, které často používáte. V bezplatné verzi TMetric můžete sledovat tým až s 5 členy nebo si zvolit placenou verzi s dalšími funkcemi.

BeeBole

BeeBole nabízí flexibilní a jednoduché sledování času, které je vhodné pro všechny typy podnikání. Můžete sledovat čas měsíčně, týdně nebo denně a spravovat dovolenou a nepřítomnosti.

Záznamy můžete uzamknout a používat aplikaci odkudkoli, protože je dostupná pro více prohlížečů a zařízení. BeeBole je možné integrovat s fakturačním softwarem a ERP pomocí API. Podporuje také integraci s Office 365 a Google Suite pomocí aplikace pro časové rozvrhy Google.

Získejte lepší kontrolu nad pracovními postupy díky schvalování, přístupu manažerů a automatickým připomenutím. Řídicí panel je přizpůsobitelný, můžete generovat zprávy o docházce, fakturovatelných hodinách, rozpočtu, zisku a marži. Zprávy lze exportovat, kontrolovat a tisknout.

Pro zabezpečení dat BeeBole využívá 256bitové šifrování, denní zálohy, hašovaná hesla, auditní záznamy a omezené umístění serverů pro ochranu dat zákazníků.

Aplikace BeeBole Timesheet je schválena organizací DCAA a splňuje požadavky GDPR. Je k dispozici v několika jazycích, včetně angličtiny, francouzštiny, španělštiny, němčiny, italštiny, nizozemštiny, polštiny a portugalštiny. Zaručuje 99,9% dostupnost a je možné ji vyzkoušet zdarma po dobu 30 dní.

Workpuls

Vyberte si Workpuls a sledujte efektivitu svého týmu.

Snadno spravujte své projekty a získejte přístup ke všem datům projektů pomocí přehledné tabule Kanban. Získáte přehled o tom, které webové stránky a aplikace zaměstnanci často používají během práce na projektech. Workpuls vám také poskytne snímky obrazovek, abyste měli přehled o jejich práci.

Sledujte své zaměstnance v reálném čase, automaticky sledujte docházku a analyzujte produktivitu pomocí přehledných zpráv. Nástroj umožňuje přístup k datům až 2 roky zpět. Zprávy můžete dostávat e-mailem měsíčně, týdně nebo denně.

Workpuls umožňuje ruční zadávání času, označování produktivity pro webové stránky a aplikace a přesnou správu účtů pro zajištění ziskovosti. Zlepšete spolupráci s klienty tím, že jim umožníte sledovat pokrok v jejich projektech.

Svá data můžete ukládat buď v cloudu, nebo on-premise. Společnost využívá robustní infrastrukturu Google Cloud k ukládání vašich dat pro větší bezpečnost.

Hubstaff

Zaměřte se na produktivitu se sledováním času zaměstnanců pomocí Hubstaff.

Nabízí intuitivní řídicí panel, který můžete použít ke sledování pracovní doby zaměstnanců, správě času a zobrazení podrobných časových výkazů. Pomocí GPS a geofence trackerů si můžete prohlédnout, co vaši zaměstnanci dělají. Mobilní aplikace pro Android a iOS můžete nastavit tak, aby se spouštěly nebo zastavovaly automaticky.

Svému týmu můžete také posílat připomínky, pokud vstoupí na neproduktivní webové stránky. Hubstaff nabízí volitelné snímky obrazovky, takže se můžete rozhodnout, zda chcete sledovat monitory zaměstnanců. Můžete také zaznamenávat polohu a pracovní dobu každého člena týmu, abyste se ujistili, že je vše v pořádku.

Sledujte mzdy a hodiny, abyste mohli zaplatit svým zaměstnancům, a nastavte maximální hodiny nebo rozpočet, abyste dostávali upozornění, pokud dosáhnete limitu.

Clockify

Aplikace pro časové rozvrhy a minimalistický sledovač času – Clockify je efektivní nástroj, který vám pomůže být produktivní po celý den.

Jedná se o bezplatný software, který můžete používat navždy pro neomezený počet uživatelů, sledování a projektů. Můžete jej bez problémů používat na počítači i v mobilu. Spusťte a zastavte časovač, kdykoli potřebujete, nebo zadejte hodiny ručně.

Během minuty si můžete prohlédnout týdenní časové rozvrhy, celkový čas/aktivitu za den, načíst aktivity a přidat poznámky pro další informace. Díky řídicímu panelu uvidíte aktivity, kterým členové vašeho týmu věnují nejvíce času. Vizuální grafy vám ukáží, kolik peněz a času bylo věnováno práci, a jaký je její současný stav.

Filtrujte zprávy podle uživatele, aktivity a dne, exportujte zprávy do Excelu, CSV nebo PDF a sdílejte je se svými klienty pomocí odkazu. Pozvěte svůj tým, aby zaznamenával docházku, přidělte další oprávnění a nastavte sazby za uživatele.

Timely

Automatizujte sledování času a psaní poznámek pomocí Timely a zvyšte tak přesnost svých záznamů.

Zaznamenávejte svou práci spolu s časem stráveným na různých aplikacích. Následně AI navrhne časové rozvrhy s vysokou přesností. Díky synchronizovanému plánování a řídicímu panelu v reálném čase máte přehled o práci všech členů týmu.

Získáte rychlý přehled o zaznamenaných hodinách, chybějících hodinách, týdenních aktivitách a kapacitě. Snadno spravujte projekty pomocí vizualizací a plánování zdrojů projektu.

Můžete také sledovat rozpočty a vytvářet zprávy o tom, jak lidé tráví čas na jednotlivých projektech. Timely nepoužívá snímky obrazovek třetích stran ani invazivní snímky, aby byla vaše data v bezpečí. Podporuje širokou škálu integrací a umožňuje sledování polohy.

TrackingTime

TrackingTime je jednoduchá aplikace pro časové rozvrhy, která vám pomůže zaznamenávat celkovou pracovní dobu a zobrazovat stav projektů v reálném čase, abyste mohli měřit produktivitu.

Nabízí vynikající flexibilitu při rozpočtování projektů, mzdách, fakturaci klientů, analýze práce a dalších činnostech. TrackingTime je bezproblémově kompatibilní s mnoha aplikacemi, jako jsou Todo