Ať už se jedná o malé firmy, střední podniky nebo korporace, téměř každý subjekt ve svém každodenním provozu využívá tabulkové procesory pro zefektivnění pracovních toků. Dnes už tabulky nejsou pouze soubory v Excelu uložené ve vašem počítači. Staly se nástrojem pro spolupráci v týmu, který má za cíl zvýšit produktivitu a efektivitu.
Efektivní pracovní prostory na dálku jsou v současnosti nezbytností a klíčem k úspěchu je online zpracování všech procesů, včetně vytváření a úprav tabulek. Zaměstnanci potřebují mít přístup ke svým dokumentům kdykoli, odkudkoli a na libovolném zařízení. To je možné pouze tehdy, pokud jsou tabulkové procesory dostupné online, což umožňuje všem, kdo mají k souboru přístup, provádět úpravy i na cestách.
Tabulky původně sloužily pro firemní finance, ale dnes nabízejí mnohem více než jen sledování rozpočtu a výdajů. Hrají klíčovou roli v každém oddělení a mohou automatizovat úkoly, šetřit čas, zlepšovat pracovní postupy a zvyšovat celkovou efektivitu.
Pokud využíváte cloudové nebo online řešení typu Excel, můžete jej využít jako centrální úložiště, kde váš tým může spolupracovat na projektech a sledovat jejich průběh. Pomocí podmíněného formátování a ověřovacích seznamů dat můžete snadno zjistit, kdo na kterém úkolu pracuje a v jaké fázi se projekt nachází.
Následuje přehled několika vynikajících alternativ k Excelu, které mohou vaší firmě pomoci optimalizovat týmovou práci a spolupráci.
Smartsheet
Smartsheet představuje online alternativu k Excelu, která umožňuje efektivně vizualizovat data. Jeho uživatelské rozhraní je intuitivní a srozumitelné, a tak umožňuje vašemu vzdálenému týmu vytvářet reporty a spravovat projekty na jednom místě. Nabízí také funkci formulářů, kterou můžete sdílet s klienty, kolegy a dalšími spolupracovníky. Data se automaticky ukládají do tabulkového listu v předem definovaném formátu.
Smartsheet je vysoce škálovatelná cloudová platforma, která nevyžaduje kódování.
Tato platforma kombinuje spolupráci, pracovní postupy a správu obsahu v rámci jedné flexibilní a bezpečné platformy. Více než 90 % společností z žebříčku Fortune 100 využívá Smartsheet a 80 % z nich ho používá k dosahování souladu s firemními cíli. Poskytněte svým zaměstnancům možnost automatizovat pracovní procesy a navrhovat řešení, která budou vyhovovat jejich specifickým potřebám, přičemž budete dodržovat IT požadavky na bezpečnost a dohled.
Zoho Sheet
Zoho Sheet je inteligentní tabulkový software, který nabízí přes 350 vestavěných funkcí a umožňuje vytváření vlastních funkcí s minimálním nebo žádným programováním. Můžete vytvářet, upravovat a sdílet tabulky se svým týmem.
Sledujte svůj postup pomocí kontrolních seznamů, ověřujte zadávání dat a automatizujte své každodenní úkoly. Publikujte vybrané oblasti tabulky online, nebo dokonce celý soubor, a vkládejte své soubory do příspěvků na blogu. Tabulky si můžete také stáhnout v různých formátech, jako je .pdf nebo .html.
Tabulky Google
Tabulky Google mají rozhraní velmi podobné Excelu, což z nich dělá ideální alternativu. Nabízejí bezplatnou verzi pro osobní použití a placenou variantu pro firmy. V rámci Google Workspace můžete Tabulky Google integrovat s dalšími aplikacemi, jako jsou Google Analytics, Google Forms a mnoho dalších rozšíření třetích stran.
Import a export dat z Tabulek Google je snadný a uživatelé mají přístup ke svým datům odkudkoli.
Díky působivým grafům a tabulkám vaše data vyniknou. Vestavěné vzorce, kontingenční tabulky a možnosti podmíněného formátování vám pomohou ušetřit čas a zjednodušit rutinní úkoly spojené s tabulkami. Můžete také kontrolovat historii úprav a prohlížet si starší verze tabulky, seřazené podle data a času, kdy byla provedena změna.
Panel Prozkoumat vám poskytne přehled o vašich datech, včetně informativních shrnutí a předem připravených grafů, ze kterých si můžete vybrat.
Airtable
Airtable nabízí mnohem více než jen klasické tabulky.
Můžete ho použít jako kalendář, nástroj pro sledování projektů, formulář, prodejní CRM nebo plánovač produktů, a vizualizovat data různými způsoby a vytvářet aplikace. Je vysoce přizpůsobitelný a lze jej integrovat s mnoha aplikacemi třetích stran. Navíc se pyšní snadno použitelným rozhraním.
Můžete vytvářet vazby mezi datovými sadami v rámci každé „základny“ nebo tabulky, vytvářet kontingenční tabulky a grafy a využívat vzorce spolu s mnoha funkcemi pro řízení projektů a spolupráci.
K dispozici jsou bezplatné i placené verze, které vám pomohou pracovat chytřeji a zvýšit produktivitu. Více než 200 000 organizací využilo Airtable k vytvoření aplikací, které modernizují jejich pracovní postupy a přinášejí lepší obchodní výsledky.
Microsoft 365
Kdo by neznal Microsoft Excel?
Věděli jste, že Microsoft nabízí Excel také jako online verzi v rámci Microsoft 365? Excel můžete používat jako desktopovou aplikaci, nebo prostřednictvím webového prohlížeče.
Excel nabízí maximální počet 17 179 869 184 buněk, a proto si poradí s velkými objemy dat lépe než jakýkoli jiný program. Funkce jako INDEX-MATCH vám mohou pomoci vyhledávat data v rozsáhlých datových souborech. Výkonné filtry v horní části každého sloupce vám pomohou zobrazit data přesně tak, jak potřebujete.
Jeho rozhraní obsahuje panel nástrojů pro rychlý přístup, kam si můžete připnout základní funkce, které potřebujete často používat. Díky možnosti spouštět nativní aplikace se výpočty provádějí na vašem osobním počítači, nikoli na serveru, což vede k vyššímu výkonu ve srovnání s čistě webovými aplikacemi, jako jsou Tabulky Google.
Nicméně, na rozdíl od Tabulek Google, funkce pro spolupráci v Microsoft Excel jsou dostupné pouze uživatelům s předplatným Office365. To vám umožní pracovat s ostatními uživateli Excelu v reálném čase a využívat správu verzí a vracení změn dle potřeby.
Ethercalc
Potřebujete něco opravdu jednoduchého?
EtherCalc by mohl být pro vás to pravé. Stejně jako Tabulky Google je EtherCalc bezplatný online software. K jeho používání však nepotřebujete uživatelský účet.
Webová stránka vygeneruje pro každý list unikátní URL adresu, kterou můžete zkopírovat a sdílet s ostatními.
Uživatelské rozhraní je poněkud zastaralé a nemá příliš mnoho možností. Nicméně, díky jeho jednoduchosti a rychlým možnostem sdílení patří mezi oblíbené bezplatné online tabulkové procesory.
Závěr
Při výběru online tabulkového softwaru pro vaši firmu je třeba zvážit několik aspektů. Bezplatný software je dostačující pro základní použití, pokud však hledáte pokročilejší funkce, pak se investice do prémiového řešení může vyplatit.
Cloudový software vám obvykle umožňuje spolupracovat v reálném čase pomocí komentářů a historie verzí, čímž zajišťuje, že se žádné informace neztratí ani nepřepíší.
Podívejte se také na nejlepší online databáze pro firmy.
Prozkoumejte některé nástroje, které vylepší vaše prostředí Tabulek Google.