Trápí vás problémy s kompatibilitou, různými zařízeními, bezpečností, vysokými náklady a plýtváním papírem při tisku ve vaší firmě? Ulehčete si starosti a vyzkoušejte software pro správu tisku, který vám pomůže ušetřit peníze a zvýšit spokojenost vašich zaměstnanců či uživatelů.
Řešení pro správu tisku nabývají na popularitě, protože společnosti i tiskové provozy se snaží snížit provozní náklady a zvýšit ziskovost. Slouží také jako ochrana citlivých firemních dokumentů před neoprávněným přístupem. Nicméně, výběr nejvhodnějšího softwaru pro správu tisku může být náročný, protože vyžaduje důkladný průzkum trhu.
Čtěte dále a získejte podrobnější informace o správě tisku a špičkových aplikacích, které můžete využít, aniž byste museli trávit čas zdlouhavým průzkumem trhu.
Co je to správa tisku?
Správa tisku zahrnuje různé postupy, jako je monitorování tiskových zařízení, sledování tiskových úloh, zabezpečení citlivých dat, optimalizace nákladů na tisk a analýza tiskového výstupu. Moderní softwaroví vývojáři integrují všechny tyto funkce do jednoho celistvého řešení pro správu tisku.
Startupy i malé a střední podniky využívají alespoň základní nástroje pro správu tisku. Velké korporace naopak implementují komplexní řešení pro správu tisku, ať už on-premise nebo v cloudu, aby efektivně řídily své globální tiskové aktivity.
Výhody správy tisku
Níže naleznete důvody a přínosy, které vám poskytne implementace standardního řešení pro správu tisku:
#1. Snížení výdajů za tisk
Firmy každoročně platí nemalé částky za tisk, a to jak za samotná zařízení, tak za doplňování toneru a papír. Studie ukazují, že organizace může významně ušetřit, pokud zavedením systému pro správu tisku omezí zbytečný tisk ze strany zaměstnanců.
#2. Ochrana důvěrných dokumentů
Není vhodné, aby zaměstnanci tiskli citlivé firemní dokumenty, kdykoli se jim zachce. Měli byste mít přehled o tisku tajných souborů, abyste mohli po dokončení práce zajistit jejich bezpečnou likvidaci. Software pro správu tisku vám umožní dosáhnout vysoké úrovně zabezpečení dat.
#3. Zefektivnění tiskových procesů
Manažeři a vedoucí pracovníci často pozorují, že zaměstnanci ztrácejí čas čekáním ve frontě na vytištěné dokumenty. Díky racionalizaci tiskových operací můžete těmto neproduktivním praktikám předejít. Vaši zaměstnanci vám za to budou vděčni.
#4. Umožnění vzdáleného tisku
Zaměstnanci, kteří pracují z domova, mohou odesílat tiskové úlohy prostřednictvím cloudových řešení pro správu tisku a vyzvedávat si vytištěné kopie na pracovišti. Tato řešení navíc chrání firemní data šifrováním přenášených datových paketů.
#5. Minimalizace plýtvání papírem
Výroba papíru je spojena s kácením stromů, což má negativní dopad na životní prostředí. Implementací robustního systému pro správu tisku můžete účinně regulovat plýtvání papírem a přispět k ochraně přírody.
Nyní se podívejme na nejlepší software pro správu tisku, který můžete pro vaši firmu využít.
PaperCut
Když se mluví o efektivních nástrojích pro správu tisku pro malé i velké podniky, PaperCut nepochybně patří k předním hráčům. Tento nástroj a jeho cloudové služby pomáhají firmám všech velikostí minimalizovat plýtvání. Majitelé firem se navíc mohou přestat obávat o bezpečnost dat při tisku důvěrných dokumentů.
S PaperCut je tisk mnohem příjemnější. Vaši zaměstnanci při práci používají různá zařízení, jako jsou chytré telefony, tablety, Chromebooky, notebooky a podobně. Pro administrátory IT systémů může být náročné zajistit, aby byly všechny ovladače na svých místech, a tisk tak probíhal bez problémů, když je používáno tolik různých zařízení.
PaperCut tento problém efektivně řeší díky svým službám snadného tisku, jako je odesílání tiskových úloh do jedné fronty a možnost vyzvednutí kopie z libovolné tiskárny, sdílené dotykové rozhraní MFD pro různé modely tiskáren a další.
S pomocí jeho služeb můžete také implementovat vysoce zabezpečený firemní tisk. PaperCut využívá trojúrovňovou ochranu tisku:
- Umožňuje vám zajistit bezpečnost tiskové infrastruktury kontrolou toho, kdo, co a kdy může tisknout.
- Během procesu tisku můžete využít dvoufaktorové ověřování a zabezpečený tisk pomocí karet.
- Po vytištění a doručení kopie můžete využít opatření, jako je přidávání vodoznaků, auditní záznamy, digitální podpisy a archivaci tisku, a tak ochránit citlivá data.
S PaperCut také získáte několik bezplatných nástrojů, jako je alternativa k Google Cloud Print – PaperCut Mobility Print, QRdoc pro označování obchodních dokumentů a PaperCut Views pro analýzu tisku.
Print Conductor
S aplikací Print Conductor můžete tisknout více než 90 různých typů dokumentů, aniž byste museli daný soubor otevírat. Nabízí rychlý a spolehlivý tiskový engine spolu s jednoduchým a intuitivním rozhraním pro hromadný tisk. Dále umožňuje třídit tiskové dokumenty, zobrazit náhledy, spravovat dávkové tiskové úlohy a rychle upravovat nastavení tisku, vše z jedné aplikace.
Tento nástroj podporuje všechny moderní typy tiskáren v lokálních sítích, rozsáhlých sítích i v cloudu. Kromě fyzických tiskáren jej můžete použít ke správě tiskových úloh na virtuálních tiskárnách, jako jsou tiskárny PDF a OneNote.
Stejně jako jeho konkurenti, i Print Conductor nabízí modul pro analýzu tisku, který vám pomůže odhadnout spotřebu papíru a inkoustu před spuštěním velkých dávkových tiskových úloh. Odhady jsou dostupné ve formě podrobných zpráv.
Print Manager Plus 9.0
Print Manager Plus 9.0 přináší nový rozměr správy tisku tím, že firmám poskytuje bezkonkurenční kontrolu, přehled a vhled do jejich tiskových procesů. Vývojáři tohoto nástroje jej zdokonalovali v průběhu desetiletí, a to na základě jeho nasazení v mnoha společnostech.
Jedná se o špičkový software pro správu tisku, který ztělesňuje to nejlepší v podpoře a technologiích pro koncové uživatele. Nasazením tohoto nástroje ve vaší organizaci můžete snížit náklady na tisk, minimalizovat plýtvání papírem a získat lepší přehled o tiskových datech v rámci všech oddělení.
Mezi pozoruhodné funkce tohoto softwaru pro správu tisku patří:
- Správci IT mohou v reálném čase auditovat tiskové úlohy zaměstnanců, pracovních stanic, tiskáren, sítí a nákladů.
- Uvolňovací stanice s ID kartami nebo platebním systémem zjednodušují procesy tisku v rámci pracoviště.
- Díky nastavení kvót a rozpočtů ušetříte peníze omezením tisku pro jednotlivé uživatele, pracovní stanice nebo tiskárny.
Print Manager Plus 9.0 také dodržuje zásady ochrany životního prostředí, a pomáhá tak snižovat ekologickou stopu vaší společnosti minimalizováním plýtvání inkoustem, energií i papírem.
uniFLOW
Dalším nástrojem pro získání kontroly nad vaší tiskovou infrastrukturou je uniFLOW. Velké organizace a tiskové provozy, které pracují s různými pokročilými tiskovými zařízeními značek jako Canon, Xerox, Epson, Brother, Konica Minolta a další, používají tento nástroj ke zpracování úloh tisku, skenování a správy dokumentů.
Nabízí jak on-premise, tak i cloudové aplikace pro správu tisku. Cloudové i lokální nástroje fungují jako integrovaný portál pro snadnou a bezpečnou správu zařízení, skenování a tisku.
Mezi pozoruhodné vlastnosti uniFLOW patří funkce zabezpečeného tisku a univerzální ovladač. Technologie Secure Printing umožňuje přiřadit každému zaměstnanci individuální účet. Zaměstnanci musí uvolnit tiskovou úlohu pomocí vlastní ID karty nebo PIN kódu. Uživatel musí být fyzicky přítomen u tiskárny, aby si mohl vyzvednout vytištěnou kopii.
Univerzální ovladač zajišťuje, že aplikace podporuje různá zařízení a tiskové stroje. Uživatelé mohou odesílat tiskové úlohy na libovolnou síťovou tiskárnu z jakéhokoli počítačového zařízení, jako je mobilní telefon nebo notebook.
UniPrint InfinityCloud
UniPrint InfinityCloud je další oblíbený nástroj pro správu virtuálních desktopových prostředí (VDI) a podnikových tiskových úloh s škálovatelným řešením. Protože se jedná o řešení nezávislé na dodavateli, aplikace dokáže bezproblémově komunikovat se všemi moderními tiskárnami a výpočetními zařízeními pro účely tisku.
Řešení UniPrint je ideální pro firmy všech velikostí, od začínajících podniků až po nadnárodní konglomeráty. Nabízí specializované on-site i cloudové služby pro různá odvětví, jako je bankovnictví a finance, pojišťovnictví, poskytovatelé spravovaných služeb (MSP), poskytovatelé cloudových služeb, veřejná správa, neziskové organizace (NGO) a zdravotnictví.
Mezi jeho hlavní funkce pro správu tisku patří standardní prvky, jako je flexibilní model spotřeby a licencování nástrojů, tisk bez serveru, analýza tisku, sledování tiskových úloh, tisk odkudkoli a bezdotykový tisk.
PrinterAdmin
Pokud potřebujete praktické řešení pro správu tisku pro vzdělávací instituci nebo firmu, můžete vyzkoušet i PrinterAdmin. Jeho nástroj vám umožní sledovat vše, co se týká tisku, včetně uživatelů, tiskových zařízení, pracovních stanic i nákladů.
Nabízí také standardní nástroj pro tvorbu tiskových přehledů neboli analytický modul, který vás informuje o objemu tisku, spotřebě inkoustu a celkových nákladech vaší společnosti na tisk.
Nástroj PrinterAdmin nabízí i pokročilé funkce, například:
- Správce tiskových úloh pro nastavení tisku, vytvoření uživatelského účtu, aktivaci ovladače a další.
- Stanice pro uvolnění dokumentů, které minimalizují plýtvání a zvyšují zabezpečení tím, že tisknou dokumenty až po přítomnosti uživatele.
- Nástroj Print Watermarking pro zachycení podrobností o tisku.
Všechny aplikace se dodávají s 30denní bezplatnou zkušební verzí. Využijte zkušební nabídku a zjistěte, zda je tento nástroj vhodný pro vaše podnikání, tím, že jej chvíli budete používat.
Print Tracker Pro
Print Tracker Pro nabízí instalaci jediným kliknutím, díky které můžete se správou tisku začít během několika minut. Vzhledem k tomu, že se tento nástroj snadno nastavuje a ovládá, vaši zaměstnanci i zákazníci se dočkají prvotřídních služeb.
Jedná se o inteligentní řešení pro správu tisku, které přesně komunikuje se všemi moderními tiskárnami a výpočetními zařízeními, čímž minimalizuje prostoje spojené s instalací ovladačů nebo nepodporovanými zařízeními.
Jeho robustní systém sledování poskytuje podrobné informace o tisku, jako jsou stav toneru, počítadla, počty stran, instalace tiskáren a servisní upozornění. Nástroj si navíc můžete nakonfigurovat tak, aby vám zasílal upomínky na doplnění inkoustu nebo zahrnul odečty tiskárny do faktur.
Závěrečná slova
Výše najdete seznam vybraného a osvědčeného softwaru pro správu tisku připraveného k nasazení ve firmách. Kteroukoli z těchto aplikací můžete použít pro domácí kancelář, pracoviště, obchod, vydavatelství nebo kopírovací centrum.
Když už jste tady, můžete se také podívat na nejlepší nástroje pro konverzi webových stránek do formátu PDF a ušetřit peníze tím, že se vyhnete tisku všude, kde je to možné.