8 nejlepších šablon časového rozvrhu pro sledování času stráveného zaměstnanci

Výkazy pracovní doby jsou užitečné pro zpracování mezd, účetnictví, rozpočtování projektů a fakturaci zákazníkům.

Časový rozvrh je klíčovým prvkem, který zajišťuje plynulý chod jakékoliv firmy. Jedná se o dokumenty, které zaznamenávají odpracované hodiny zaměstnanců.

Sledování odpracovaných hodin zaměstnanců, kteří pracují na fakturovatelných hodinách, je komplexní úkol, který vyžaduje vysokou míru přesnosti. Přesto mnoho společností stále využívá zastaralé metody sledování odpracovaných hodin svých zaměstnanců, vzdálených týmů i externistů.

Nelze popřít, že manuální sledování času stráveného plněním úkolů je velmi neefektivní. Níže jsou uvedeny nevýhody používání papírových výkazů docházky:

• Papírové výkazy nemohou zaručit přesnost a kvůli nezaznamenaným minutám můžete přijít o značné příjmy od svých klientů.
• Papírové výkazy neumožňují převést čas strávený na projektech na metriky produktivity zaměstnanců, tudíž nemáte představu o efektivitě vašich zaměstnanců.
• Manipulace s manuálními výkazy je náročná, protože se s časem hromadí. Procházení hromady papírů znamená ztrátu drahocenného času.
• Ruční výkazy zabírají hodně času při kontrole, zda výpočty sedí. Stejně tak generování faktur a mezd trvá dlouho.
• Tradiční metody sledování času jsou náchylné k lidským chybám a v procesu se nevyhnete nepřesnostem. Na druhou stranu automatizovaný systém vedení výkazů pracovní doby zvyšuje produktivitu a eliminuje chyby.

Když už znáte, jak tradiční metoda výkazů pracovní doby poškozuje vaše podnikání, je nejvyšší čas zvolit si šablonu, která dokáže přesně sledovat fakturovatelné hodiny vašich zaměstnanců a ušetří vám čas i peníze.

Podívejme se na důvody, proč byste měli zvolit šablonu výkazu pracovní doby namísto online nástroje pro sledování času.

• Šablonu výkazu pracovní doby si může každý zdarma stáhnout. Je to tedy skvělá volba pro malé firmy a externisty, kteří si nemohou dovolit platit za cloudové nástroje pro sledování času.
• Tyto šablony jsou dostupné v mnoha formátech souborů. Můžete je tedy použít na jakékoliv platformě. Navíc nepotřebujete žádné technické znalosti. Stačí si šablonu stáhnout a ihned ji začít používat.
• Šablony založené na Excelu mají zabudované vzorce, které zrychlují výpočty. Jsou tedy vhodné pro externisty, kteří potřebují sečíst odpracované hodiny a hodinové sazby při generování faktur pro své klienty.
• Externisté nemohou synchronizovat veškerý software pro sledování času, který používají jejich různí klienti najednou, protože to může vést ke zmatkům a negativně ovlivnit jejich pracovní postup. Mohou tedy zvolit jakoukoliv bezplatnou šablonu výkazu pracovní doby, aby mohli sledovat svou odpracovanou dobu.

Celkově je bezplatná šablona výkazu pracovní doby ideální pro vás, pokud jste externista nebo malá firma. Představujeme vám osm nejlepších šablon, které vám pomohou vést záznamy o vaší odpracované době a zajistí transparentnost vaší práce.

Clockify

Clockify je vynikající nástroj pro sledování času, který mohou využívat korporace, externisté a společnosti s hybridním pracovním prostředím, které mají zaměstnance pracující na místě i na dálku.

Nabízí bezplatné šablony výkazu pracovní doby k tisku v různých formátech souborů, jako je Word, Excel, PDF a Dokumenty Google. Bezplatná verze nemá omezení na velikost týmu. Můžete tedy přidat libovolný počet členů týmu a sledovat jejich fakturovatelnou pracovní dobu a produktivitu na různých projektech.

Manažeři si mohou tyto šablony snadno stáhnout a přizpůsobit je podle zásad své společnosti. Clockify poskytuje různé varianty šablon výkazů pracovní doby:

• Měsíční
• Půlměsíční
• Týdenní
• Dvoutýdenní
• Denně - hodinové
• Výkaz pracovní doby pro denní dohled
• Výkaz projektu: vhodný pro sledování nákladů a trvání projektu, které je nutné na konci pro vyúčtování. Šablona projektu dokáže snadno zpracovat několik projektů a zaznamenat čas strávený na úkolu, výdaje, fakturovatelné hodiny a další.

Šablonu výkazu pracovní doby Clockify si můžete zdarma stáhnout z jejich webových stránek v libovolném formátu dle vašeho výběru.

pondělí

pondělí je cloudový pracovní OS, který nabízí šablonu pracovního plánu pro přidělování úkolů v týdenních směnách. Tato šablona týdenního plánování práce zjednodušuje pracovní plán vašich spoluhráčů a poskytuje vám jasný přehled o projektu.

Vytvoření týdenního pracovního plánu pomocí šablony výkazu pracovní doby monday je skvělý způsob, jak zajistit hladké plánování práce ve vaší organizaci. Navíc je tato cloudová šablona týdenního plánování škálovatelná podle velikosti a oddělení vaší společnosti. Je také dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobila standardům, pracovním postupům, projektům a úkolům vaší společnosti. Týdenní plán můžete vytvořit ve třech jednoduchých krocích:

Vyberte si vhodnou šablonu týdenního plánování práce ze spousty intuitivních šablon vytvořených tak, aby vyhovovaly potřebám vaší organizace. Poté přizpůsobte tyto šablony podle zásad společnosti přidáním užitečných úkolů a seřaďte je podle požadavků projektu. Nakonec stačí tyto úkoly rozdělit mezi členy týmu. Nyní můžete sledovat stav úkolů a projektů v každé fázi.

Šablona týdenního plánu práce na směny v monday umožňuje provádět následující úkoly.

Import a export excelových listů: Snadno exportujte pracovní plán do formátu Excel pro další použití. Stejně tak můžete importovat své excelové listy plánování práce do řídicího panelu a vylepšit tak jejich funkčnost.

Správa oprávnění: Členům týmu můžete udělit oprávnění „pouze pro čtení“, aby mohli zobrazovat úkoly, které jim byly přiděleny. Nemusíte se bát, že by členové týmu mohli rozvrh měnit.

Provádění vyhledávání: Funkce vyhledávání a pokročilé filtry vám umožňují rychle zobrazit podrobnosti o zaměstnancích pracujících v konkrétní směně. Stačí zadat jména zaměstnanců nebo podrobnosti o směně, abyste získali potřebné údaje.

Šablona výkazu pracovní doby monday je zdarma pro tým do dvou členů. Pokud má váš tým více než dva členy, můžete si zvolit jeden ze čtyř prémiových plánů, jmenovitě Basic, Standard, Pro a Enterprise, od 24 dolarů měsíčně. Plán Enterprise je přizpůsobitelný podle vašich požadavků.

Výkaz pracovní doby Office 365

Výkaz pracovní doby Office 365 je jednoduchý a produktivní nástroj kompatibilní se SharePoint 2013, SharePoint 2016 a SharePoint Online v rámci Office 365. Tento excelový výkaz pracovní doby poskytuje manažerům jednoduchý způsob, jak sledovat čas strávený členy týmu plněním různých úkolů a projektů v SharePointu.

Výkaz pracovní doby Office 365 je ideální šablona pro sledování času pro malé firmy, smluvní zaměstnance nebo externisty. Umožňuje jim sledovat a spravovat běžnou i přesčasovou pracovní dobu přidělenou aktuálnímu projektu. Vedoucí pak může tyto výkazy zkontrolovat a každý týden je schválit. Tuto efektivní šablonu výkazu pracovní doby lze také použít ke sledování a porovnávání efektivity a produktivity jednotlivých členů týmu pracujících na projektu.

Tato šablona výkazu pracovní doby založená na Excelu je vysoce přizpůsobitelná a snadno zaznamenává čas příchodu, odchodu a přestávky na oběd zaměstnanců každý den v týdnu. Stejně tak mohou manažeři automaticky spočítat celkové fakturovatelné hodiny oddělením běžné a přesčasové práce zaměstnanců.

Výkaz pracovní doby Office 365 lze snadno upravit a je dostupný na různých platformách a zařízeních. Tyto šablony můžete exportovat ve formátu Excel, CSV a PSD. Tyto formáty se později hodí pro kontrolu, analýzu a generování faktur.

Šablona výkazu pracovní doby Office 365 ukládá data do zabezpečených instancí SharePointu. Zajišťuje, že k citlivým firemním datům mají přístup pouze oprávnění uživatelé. Díky integraci Power BI lze výkaz pracovní doby Office 365 integrovat i do databázového systému vašeho zaměstnance a poskytnout vedení užitečné informace o výkonu zaměstnance.

Výkaz pracovní doby Office 365 založený na SharePointu poskytuje zaměstnancům společnosti následující výhody:

• Možnost zaznamenat denní fakturovatelnou pracovní dobu ve formě konceptů
• Předkládání návrhů výkazů pracovní doby manažerům nebo administrátorům každý týden
• Úprava navrhovaných výkazů pracovní doby před jejich nahráním
• Označení dokončených úkolů jako fakturovatelných a nefakturovatelných
• Snadné vykazování fakturovatelných a nefakturovatelných úkolů

Výkazy pracovní doby Office 365 pomáhají managementu následujícími způsoby:

• Kontrola, schvalování, zamítání a komentování výkazů pracovní doby předložených zaměstnanci
• Přiřazení více zaměstnanců jednomu vedoucímu v šabloně
• Jednoduché přidávání zaměstnanců a jejich manažerů do šablony výkazu pracovní doby
• Přizpůsobení výkazu pracovní doby podle potřeb vaší společnosti

Standardní verze výkazu pracovní doby Office 365 je zdarma a můžete si ji stáhnout z webu Microsoft Templates.

ActiTIME

ActiTIME je excelová šablona pro sledování času, která pomáhá firmám přijmout centralizovaný přístup k řízení času a projektů. Umožňuje podnikům zjednodušit a zpřesnit proces sledování času tím, že nabízí způsoby, jak kontrolovat výkon zaměstnanců, všechny aktivní projekty a získávat další související informace.

Šablona výkazu pracovní doby vám pomůže zlepšit pracovní postup přidělováním úkolů projektu členům týmu. Šablonu ActiTIME lze snadno integrovat s více než 200 aplikacemi, jako jsou Trello, Asana, JIRA, GitHub a další.

ActiTIME nabízí svým uživatelům následující klíčové výhody:

• Jedna platforma pro správu členů týmu, projektů, klientů a fakturovatelných hodin
• Poskytování statistik, které vám pomohou generovat faktury a účty klasifikací fakturovatelných a nefakturovatelných úkolů, hodinových sazeb a dalších
• Pomoc při kontrole výkonu vzdálených a místních členů týmu pomocí výkazu pracovní doby
• Dostatečná flexibilita pro přizpůsobení se standardům vaší společnosti

Existují různé varianty šablon výkazu pracovní doby ActiTime a můžete si vybrat libovolnou, která vyhovuje zásadám vaší společnosti. Navíc jsou tyto šablony dostupné v mnoha formátech souborů a zdarma.

• Denně
• Týdně
• Dvoutýdenní
• Měsíční

Všechny výše uvedené šablony si můžete zdarma stáhnout z webových stránek ActiTime ve třech formátech souborů – Excel, Tabulky Google a PDF.

Toogl Track

Toggl Track je oblíbená šablona výkazu pracovní doby, která podnikům nabízí rychlý a spolehlivý způsob, jak sledovat čas, který pracovníci stráví dokončením úkolu. Tento výkaz pracovní doby pomáhá firmám přijmout lepší způsob řízení času a přesněji zaznamenávat odpracované hodiny zaměstnanců. Pokud máte zaměstnance, kteří pracují na dálku, Toogl Track vám umožňuje sledovat jejich práci.

Šablona výkazu pracovní doby Toogl Track je dostupná ve všech oblíbených formátech souborů, jako jsou Dokumenty Google, Tabulky Google, Tabulky Excel, Dokumenty Word a PDF. Navíc je dostatečně flexibilní, aby se přizpůsobila jakémukoliv podnikatelskému odvětví. Proto je oblíbená u všech; administrátorů, zaměstnanců, externistů i personalistů.

Toogl Track nabízí čtyři varianty šablon výkazu pracovní doby:

• Denně
• Týdně
• Dvoutýdenní
• Měsíční

Díky tomu není nutné je ručně upravovat tak, aby odpovídaly plánu vaší společnosti.

Šablona výkazu pracovní doby Toogl Track nabízí následující funkce:

Bezproblémové sledování času: Tato šablona se snadno používá a nevyžaduje rozsáhlou konfiguraci. Klikněte na nový řádek a vytvořte nový záznam! Můžete také přepínat mezi manuálním a kalendářním režimem.

Přesné reportování: Toogl Track vám také umožňuje sledovat výkon zaměstnanců. Navíc můžete tyto výkazy exportovat do formátu CSV a PDF pro pozdější použití.

Bezproblémová integrace: Výkaz pracovní doby Toggl Track lze snadno synchronizovat s více než 100 aplikacemi. Veškeré informace jsou tak dostupné na jednom místě v přehledné podobě.

Automatizované sledování: Šablona výkazu pracovní doby založená na cloudu vám umožňuje sledovat vaše aplikace pro přesné vykazování času.

Všechny šablony výkazu pracovní doby Toggl Track jsou zdarma dostupné na jejich webových stránkách.

ClockIt

ClockIt je online software pro sledování času a polohy, který nabízí šablony výkazů pracovní doby pro sledování a zaznamenávání příchodů a odchodů vašich zaměstnanců. Je vhodný pro malé a střední podniky, jedná se o jednoduchý způsob, jak sledovat docházku interních zaměstnanců nebo zaměstnanců pracujících na dálku.

Tyto šablony výkazů pracovní doby mohou pomoci vedení automatizovat pracovní postupy, zaznamenávat docházku a generovat reporty pro další analýzu.

ClockIt nabízí několik variant šablon výkazu pracovní doby a můžete si ji stáhnout jako soubor Excel, PDF nebo jako Tabulky Google.

• Měsíční
• Týdenní
• Dvoutýdenní
• Výkaz pracovní doby pro denní dohled
• Výkaz projektu

Šablona výkazu pracovní doby ClockIt je k dispozici zdarma a můžete si ji stáhnout jako tabulku Excel, soubor PDF nebo Tabulky Google.

Dovico

Dovico je nástroj pro sledování času, který nabízí bezplatné šablony výkazů pracovní doby jako pracovní listy aplikace Excel, dokumenty Word a Tabulky Google. Tyto šablony pomáhají malým firmám sledovat docházku zaměstnanců, přesčasy a čas strávený dokončením každého úkolu a projektu.

Dovico nabízí následující šablony pro sledování a monitorování času:

• Šablona seznamu úkolů pro správu času
• Šablona týdenního výkazu pracovní doby
• Šablona denního výkazu pracovní doby
• Šablona týdenního výkazu pracovní doby projektu s úkoly (vhodné pro zaměstnance pracující na více projektech)
• Šablona týdenního výkazu pracovní doby zaměstnanců

Šablony mohou sledovat fakturovatelné hodiny zaměstnanců, přesčasy, nemocenskou a dovolenou. Zaměstnanci si mohou spočítat součet a podepsat výkaz pracovní doby před jeho předložením svým manažerům.

Všechny výše uvedené verze šablon výkazu pracovní doby společnosti Dovico lze zdarma stáhnout v libovolném formátu dle vašeho výběru.

Hubstaff

Hubstaff je přímočarý software pro sledování času, který nabízí jednoduché šablony výkazů pracovní doby, které usnadňují sledování odpracovaných hodin, aniž byste nad tím trávili příliš mnoho času. Tyto šablony výkazů pracovní doby si můžete stáhnout jako soubor PDF, tabulku Excel, dokument Word a další formáty souborů Google. Musíte zadat své údaje a průběžně přidávat odpracovanou dobu.

K dispozici jsou následující šablony výkazu pracovní doby:

• Týdenní
• Měsíční
• Dvoutýdenní
• Denně, každou hodinu
• Výkaz projektu

Šablony výkazu pracovní doby Hubstaff si můžete zdarma stáhnout z webových stránek a můžete je okamžitě začít používat.

Shrnutí

Chcete-li zajistit přesné sledování odpracovaných hodin členů vašeho týmu, musíte použít jednu z výše uvedených šablon výkazu pracovní doby, která nejlépe vyhovuje pracovní kultuře a standardům vaší společnosti. Šablony přesně sledují výkon zaměstnanců, čímž se eliminuje nutnost manuálně spravovat odpracované hodiny a snižuje se riziko lidských chyb.

Mohly by vás také zajímat nejlepší nástroje pro sledování docházky zaměstnanců a nejlepší nástroje pro sledování času pro týmy nebo software pro správu zaměstnanců v plném rozsahu.