Metoda OKR (Objectives and Key Results) napomáhá zaměstnancům sjednotit se na dlouhodobých vizích a cílech společnosti.
Stanovení měřitelných met pomáhá týmům i jednotlivcům soustředit svou pozornost na nejdůležitější úkoly.
Klíčovou výhodou precizně definovaných šablon OKR je, že umožňují zaměstnancům dosahovat smysluplného pokroku a udržují jejich motivaci na vysoké úrovni.
V tomto článku se blíže podíváme na některé populární softwarové platformy, které nabízejí šablony OKR pro efektivní sledování cílů.
Co jsou to OKR?
OKR, neboli Cíle a Klíčové Výsledky, představují rámec pro vizuální a kolaborativní prostředí. V tomto prostředí týmy mohou diskutovat, stanovovat priority a společně a transparentně sledovat pokrok svých OKR.
Jinými slovy, jedná se o metodologii, která motivuje organizaci k dosahování jejích cílů. Tento proces zvyšuje produktivitu tím, že udržuje pozornost lidí zaměřenou na stěžejní cíle, aniž by se zanedbávaly úkoly s nižší prioritou.
OKR hrají zásadní roli v růstu podnikání, zlepšují zaměření společnosti a vedou k neustálému zlepšování v požadovaném směru. Než postoupíme dále a pochopíme, proč jsou OKR pro firmy klíčové, pojďme si je blíže představit.
Proč jsou OKR důležité pro podnikání?
Nastavení a dosažení OKR může být přínosné pro jednotlivce, týmy i celé organizace. Následuje několik výhod, které stojí za zvážení:
Stanovování cílů: OKR představují efektivní způsob, jak standardizovat proces stanovování cílů pro celý váš tým nebo společnost.
Zvýšení angažovanosti: Výkon členů týmu lze měřit pomocí funkcí, jako je sledování pokroku, týdenní reporty a hodnocení výkonu. Systém umožňuje odměňovat nejlepší pracovníky a zároveň poskytovat podporu těm, kteří dosahují podprůměrných výsledků.
Sledování výkonu: Pomáhá definovat klíčové informace, které by měl každý člen týmu znát, jako je časový harmonogram a stav projektu. Získejte v reálném čase přehled o postupu vašeho týmu při plnění důležitých iniciativ.
Adaptabilita: OKR podporují agilní metodiky. Učí členy týmu, jak se adaptovat na agilní pracovní postupy a reagovat na rychle se měnící okolnosti, přičemž současně podporují týmovou spolupráci.
Růst: Prostřednictvím jasného stanovování a revize OKR se organizace může poučit z chyb a zdokonalit své dovednosti v oblasti stanovování cílů.
Zavedení OKR navíc přináší větší jasnost a zaměření a motivuje zaměstnance k rychlejšímu dosahování stanovených cílů. Podporuje kulturu odpovědnosti, která pomáhá sladit individuální cíle a záměry se strategickými cíli společnosti.
Jak vytvořit šablonu OKR?
Tvorba OKR od samého počátku zahrnuje sérii kroků ve strukturovaném formátu. Jako formu šablony OKR můžete použít tabulku, dokument v textovém editoru nebo vizuální grafický návrh.
Začněte tím, že do šablony zapíšete prioritní cíle, které jsou v souladu s vizí společnosti. Následně definujte klíčové výsledky, které budou ukazovat, že směřujete k dosažení stanovených cílů. Stanovte si cíle, které jsou měřitelné a kvantifikovatelné pro lepší sledování pokroku.
Nyní je čas sdílet list/dokument OKR s vedoucími a členy vašeho týmu. Prodiskutujte s nimi možné vylepšení a optimalizaci OKR na základě jejich postřehů, návrhů a zpětné vazby.
Pravidelně kontrolujte cíle a sledujte pokrok manažerů a členů týmu. Průběžně aktualizujte OKR, abyste reagovali na měnící se požadavky a zůstali v souladu s cíli vyšší úrovně.
Co jsou šablony OKR?
Šablony OKR jsou předpřipravené návrhy používané organizacemi, které s OKR teprve začínají. Představují opakovaně použitelný návod, který usnadňuje rozhodování o tom, jaké by měly být cíle vašeho týmu a jakých klíčových výsledků chcete dosáhnout.
S pomocí jednoduché šablony OKR můžete snadno plánovat, sledovat a vizualizovat své OKR. Pomáhá vám standardizovat proces stanovování cílů a slouží jako referenční bod pro vaše kolegy. Šablony OKR také zjednodušují proces sledování vašeho pokroku směrem k cílům vaší společnosti na jednom místě.
Používání šablony šetří spoustu času a administrativní práce. Místo toho, abyste každý čtvrtrok začínali od nuly, stačí zkopírovat šablonu a vyplnit předdefinovaná pole. Po vyplnění všech detailů můžete sdílet cíle s klíčovými zúčastněnými stranami ve společnosti a ukázat jim svůj pokrok v reálném čase.
Šablony OKR jsou nejen snadno upravitelné, ale lze je také přizpůsobit v případě změny priorit. Ke svým OKR můžete připojit dokumenty, jako jsou tabulky, grafy, prezentace, obrázky a videa.
Podívejme se na některé z nejlepších nástrojů pro šablony OKR, které můžete využít k efektivnímu strategickému plánování vašeho obchodního čtvrtletí s agilní metodologií.
Atlassian
Atlassian je softwarová společnost, která vyvíjí platformu pro řízení procesů vývoje softwaru. Společnosti ji používají pro řízení projektů a spolupráci se svými týmy.
Atlassian je také známý svými nástroji pro vývoj softwaru, jako jsou Jira, Confluence, Bitbucket a Trello.
Můžete začít vytvořením stránky Confluence pro každý cíl. Zde můžete uvést cíl, klíčové výsledky a další podrobnosti týkající se vašich cílů. Dále vložte panely Jira nebo Trello na stránku Confluence, abyste mohli sledovat pokrok.
Komunikujte OKR se svými týmy tím, že jim přiřadíte úkoly a dílčí úkoly, které jsou v souladu s klíčovými výsledky. Využijte stránku Confluence ke sledování pokroku a sdílejte ho se svými kolegy.
Smartsheet
Smartsheet je cloudová platforma pro řízení projektů, která umožňuje organizacím a týmům spolupracovat na projektových aktivitách. Mezi její funkce patří zobrazení řídicího panelu, pracovní postupy, reporty a nástroje pro plánování.
Jako platforma pro plánování a rozvrhování projektů nabízí řadu šablon OKR pro jasnou definici cílů a sledování pokroku. Šablony jsou k dispozici ve formátech Excel, Word, PDF a Google Sheets, což umožňuje snadné přizpůsobení a sdílení s vašimi týmy.
Smartsheet kategorizuje šablony na základě různých fází projektu. Začíná například šablonou dokumentu, do které můžete přidat časový rámec, cíle a související klíčové výsledky. Následuje šablona pro sledování OKR, která umožňuje sledovat pokrok a definovat role pro členy týmu.
Po definování cílů budete muset použít šablony zpráv a revizí k analýze výsledků, průběžného pokroku a dosaženého skóre. Tyto šablony Smartsheet představují vynikající startovní bod, pokud se teprve učíte pracovat s OKR.
Miro
Miro je vizuální nástroj pro spolupráci určený pro vzdálené týmy, které společně pracují na řešení každodenních úkolů. Jedná se o bezplatnou, snadno použitelnou virtuální tabuli, která nabízí spoustu funkcí, včetně poznámek, emotikonů, tvarů a funkce anonymního hlasování, která zaznamenává reakce všech.
Kromě šablon tabule poskytuje Miro také bezplatné šablony OKR pro definování vašich obchodních cílů. Použití těchto šablon zefektivní váš proces stanovování cílů, zlepší viditelnost a podpoří sjednocení v rámci celého týmu i organizace. Tyto šablony jsou přizpůsobitelné a používají se k definování cílů, klíčových výsledků a akčních plánů.
Chcete-li získat přístup k šablonám Miro, přejděte do Galerie šablon Miro a vyberte šablonu OKR z vestavěné knihovny šablon. Po výběru šablony ji můžete začít upravovat přidáním cílů, klíčových výsledků a dalších polí.
Pomocí vizuálních funkcí formátování Miro můžete barevně odlišit různé části šablony OKR, abyste na první pohled viděli, který tým je zodpovědný za daný klíčový výsledek. Celkově je ideální pro vzdálenou týmovou spolupráci.
HubSpot
HubSpot je jednou z nejoblíbenějších platforem pro marketingové aktivity a efektivní komunikaci. Jedná se o CRM platformu, která propojuje vaše e-mailové aktivity a reakce zákazníků. Hubspot je známý svým snadno použitelným systémem pro správu obsahu, prodejním centrem, servisním centrem, vstupními stránkami, šablonami a možnostmi pro generování potenciálních zákazníků.
Stejně jako ostatní marketingové šablony nabízí Hubspot bezplatné šablony OKR, které si můžete stáhnout ve formátu PDF, Excel nebo Google Sheets. S použitím hotové šablony OKR společnosti Hubspot můžete během několika minut přidávat cíle spojené s jejich klíčovými výsledky.
Asana
Asana je software pro řízení projektů, který podniky využívají ke sledování úkolů a projektů v průběhu času. Je to skvělý způsob, jak spravovat vaše OKR a sledovat svůj pokrok směrem k cílům organizace.
Vytvoření šablony OKR v Asaně se týká definování cílů. S pomocí Asana Goals můžete vytvářet projekty, nastavovat milníky a propojovat je s prioritami vaší organizace. Můžete začít vytvořením firemních cílů a následně přejít k vytváření týmových cílů.
Jakmile máte stanovené cíle, můžete je sdílet s klíčovými zúčastněnými stranami a manažery. Vedoucí týmů mohou dále upravovat priority pomocí filtrů, přiřazování období a sledování stavu. Jednotliví členové týmu si mohou své cíle zkontrolovat přechodem na záložku „Moje cíle“ v nástroji Asana.
Mooncamp
Mooncamp je platforma OKR vytvořená pro agilní a cíleně řízené týmy. Můžete automatizovat pracovní postupy v rámci operačního systému s jediným pracovním prostorem, implementovat agilní cíle, týdenní reporty a další.
Pokud jste dosud žádný systém OKR nepoužívali, můžete začít s bezplatnou šablonou OKR Excel od společnosti Mooncamp. Je intuitivní, snadno se vyplňuje a lze ji upravit tak, aby vyhovovala vašim potřebám. Lze ji využít v jakékoliv společnosti a týmu bez ohledu na jeho velikost nebo odvětví.
Začněte stažením jejich šablony OKR Excel a otevřete ji v aplikaci Microsoft Excel, nebo použijte verzi Google Sheets. Sdílejte přístup k listu se svými kolegy a klikněte na záložku „Začínáme“, která vás provede šablonou pro sledování OKR společnosti Mooncamp.
Na druhé záložce uvidíte řídicí panel OKR, který stahuje informace z různých týmových listů. Na záložce „Check-in“ můžete také sledovat týdenní reporty. Nakonec můžete cíle a klíčové výsledky uspořádat do příslušných záložek pro své týmy.
Mural
Mural je platforma pro vizuální spolupráci při plánování produktů a strategií. Můžete ji použít k implementaci metodologií, jako je designové myšlení a agilita, do vizuálně poutavého formátu.
S pomocí šablony OKR společnosti Mural můžete definovat své cíle a klíčové výsledky pro dvě plánovací schůzky. Chcete-li získat přístup k šabloně OKR Mural, musíte si vytvořit účet a přihlásit se do aplikace Mural. Dále vyhledejte „Knihovnu šablon“, abyste získali přístup k šablonám.
Po výběru šablony OKR ji upravte tak, aby odpovídala vašim konkrétním cílům a záměrům. Můžete přidat textová pole, rychlé poznámky a další prvky. Spolupracujte se svými kolegy tím, že je pozvete ke spolupráci na úpravě šablony a diskuzi o OKR.
S tím, jak váš tým postupuje směrem k dosahování cílů, můžete používat vizuální prvky Mural, jako jsou štítky, k označení dokončených úkolů. Průběžně kontrolujte výsledky vašeho týmu, provádějte nezbytné úpravy a opakujte klíčové výsledky.
Figma
Figma je populární platforma typu „vše v jednom“ pro návrh, prototypování, vývoj a tvorbu vývojových diagramů pro strategické plánování. Má intuitivní a snadno použitelné rozhraní, které vám pomůže vytvářet prototypy pro jakýkoliv projekt a sdílet je se svým týmem bez jakéhokoliv kódování.
S platformou FigJam společnosti Figma mohou týmy vytvářet lepší produkty tím, že se přizpůsobují rozhodnutím, definují nápady a posouvají svou práci vpřed. Platforma nabízí funkce pro efektivnější strategické plánování, od přidávání nápadů pro brainstorming až po vytváření agilních pracovních postupů.
Získáte spoustu hotových šablon pro tvorbu pracovních postupů, aniž byste museli začínat od nuly. Šablona OKR společnosti FigJam vám pomůže stanovit cíle a klíčové výsledky pro váš produktový tým.
Chcete-li začít, prohlédněte si dostupné šablony OKR společnosti Figma a vyberte si tu, která odpovídá vašim potřebám. Duplikujte šablonu a přizpůsobte ji přidáním vlastních cílů a klíčových výsledků. Vyzvěte členy týmu, aby se zapojili do diskuze o OKR a sledovali jejich pokrok pomocí zaškrtávacích políček a ukazatelů postupu.
Efektivnější strategie na dosah ruky
OKR se využívají ve všech průmyslových odvětvích a odděleních, jako je IT, vývoj produktů, marketing, finance a HR, pro efektivní spolupráci na projektech a dosahování cílů. Je však důležité poznamenat, že OKR se liší od KPI.
Hotové šablony OKR vám umožní rychleji nastavit cíle vaší společnosti bez nutnosti sofistikovaných softwarových požadavků. Systém OKR podporuje sdílené porozumění cílům a stimuluje otevřenou komunikaci, která vede ke zlepšení týmové spolupráce.