Software pro automatizaci činností minimalizuje manuální práci a zvyšuje efektivitu ve firmách, které využívají moderní technologie v digitální či fyzické podobě.
Automatizace představuje snadné řešení pro majitele firem a manažery, kteří chtějí snížit provozní náklady bez negativního dopadu na produktivitu a výkonnost.
Od výroby elektroniky, spotřebního zboží a automobilů až po tvorbu softwaru, všechna průmyslová odvětví těží z automatizace úkolů a procesů.
Ať už s automatizací teprve začínáte, nebo ji již používáte, ale hledáte cesty, jak vaše stávající automatizační postupy zlepšit, jste na správném místě!
V tomto článku se podíváme na některé špičkové nástroje pro automatizaci úkolů, které využívají malé a střední firmy, startupy i velké korporace. Dále se dozvíte více o postupu a výhodách automatizace. Pojďme na to!
Co je automatizace úkolů? 👩💻
Automatizace úkolů znamená využití softwaru nebo programovacích algoritmů k provádění opakujících se a předvídatelných manuálních úkonů pomocí počítačů, chytrých telefonů, tabletů nebo jednodeskových počítačů (SBC), jako je Raspberry Pi.
Zvyšuje se tak konzistence a přesnost pracovních postupů. Kromě toho automatizace úkolů přináší mimořádnou efektivitu i do velmi komplexních úloh. Hlavně snižuje objem manuální práce potřebné k dosažení určitého výsledku a zároveň zefektivňuje celé podnikání nebo komerční projekt.
Automatizace úkolů sice zcela nevylučuje lidskou práci, ale snižuje potřebu manuálního zásahu vašich zaměstnanců, takže mohou svůj čas věnovat činnostem, jako je růst prodeje, zlepšování marketingových strategií a generování vyšších příjmů.
Jak automatizovat obchodní úkol 🏦
Automatizace obchodních úkolů je založena na podmíněnostech, což je koncept počítačového programování, který řeší problémy typu IF Then Else (neboli Pokud toto, pak tamto).
Nemusíte se však pouštět do programování, protože existují nástroje pro automatizaci úkolů, které pracují na principu přetahování. Můžete vytvářet velmi komplexní automatizační scénáře bez nutnosti napsat jediný řádek kódu.
Zde jsou kroky, které je nutné dodržet u většiny nástrojů, které jsou uvedeny v tomto článku nebo jinde na internetu:
#1. Vytvořte pracovní postup pro opakující se úkoly
Nejprve musíte identifikovat, zda se daný obchodní proces opakuje. Podívejte se na následující pracovní postup pro řízení projektů v Asaně. Je to skvělý příklad automatizačního scénáře:
- Vedoucí projektu přidá úkol v Asaně.
- Také přidá zodpovědnou osobu v Asaně.
- Aplikace Kalendář Google automaticky zobrazí tento úkol jako naplánovanou událost.
Při vytváření takových pracovních postupů můžete naplno využít svou představivost a kreativitu.
#2. Vyberte spouštěcí aplikaci a přidejte spouštěcí události
Většina softwaru pro automatizaci úkolů vyžaduje, abyste vybrali aplikaci a spouštěcí událost, která automatizovaný pracovní postup aktivuje. V uvedeném příkladu:
- Spouštěcí událost: Přidání nového úkolu a přiřazení člena týmu
#3. Vyberte akční aplikaci a akční události
Nyní stačí vybrat Kalendář Google jako akční aplikaci a přidat událost kalendáře jako akční událost.
#4. Publikujte automatizaci
Automatizační nástroj během celého procesu provádí různá testování a ověřování účtů. Jakmile se přesvědčíte, že automatizace funguje správně, publikujte ji.
Od této chvíle aplikace pro automatizaci úkolů automaticky rezervuje v kalendáři čas členům týmu, kterým přiřadíte nový úkol. Už nemusíte nikoho uhánět ani posílat upomínkové e-maily!
Výhody automatizace úkolů 👍
Přínosy automatizace úkolů pro vaši firmu se mohou lišit podle odvětví. Následují však běžné výhody, které se objevují v každém odvětví:
- Urychlení opakujících se úkolů. Pokud dokážete přesně předvídat kroky úkolu, software tyto kroky dokáže reprodukovat a vy se můžete věnovat jiné práci, zatímco program provádí úkoly jeden po druhém.
- Ušetříte své zaměstnance vyhoření a únavy díky použití algoritmického kódu k provádění opakujících se úkolů.
- Lidé mají tendenci dělat drobné chyby, například překlepy, když opakovaně pracují na stejných krocích úkolu. Takové chyby však mohou mít pro vaše klienty fatální důsledky. K provádění opakujících se úkolů můžete použít software pro automatizaci úkolů a ochránit tak svou společnost před ztrátou reputace.
- Tyto nástroje uvolní vaše zaměstnance od manuální práce, takže je můžete přesunout do jiných oddělení, která generují příjmy, jako je prodej, marketing, upselling a zákaznický servis.
- Většina odvětví spotřebního zboží, elektroniky a automobilového průmyslu využívá kombinaci algoritmů a robotických ramen k automatizaci celé výrobní linky. Především to snižuje výrobní náklady.
- Automatizace úkolů zajišťuje, že váš digitální obchodní proces bude v souladu s firemními zásadami, například automatizace toku dokumentů pro vytváření a schvalování obchodních dokumentů.
- Získáte větší kontrolu nad obchodními operacemi a výrobními linkami. V případě nouze můžete snadno aktivovat řešení pro obnovu po havárii, jako je přesun cloudové aplikace k jinému poskytovateli cloudu nebo nepostiženou výrobní linku.
- A v neposlední řadě je nejžádanější výhodou lepší návratnost investic do manuálních obchodních procesů, jako je digitální marketing, e-mailový marketing, online registrace zákazníků, digitální ověření KYC a další.
Nyní znáte definici softwaru pro automatizaci úkolů, jeho kroky a výhody. Je čas prozkoumat některé oblíbené nástroje pro snadnou a cenově dostupnou automatizaci úkolů pro jakékoli obchodní nebo osobní použití:
Pipefy
Pipefy je platforma pro automatizaci úkolů a pracovních postupů. Umožňuje vytvářet a upravovat libovolné pracovní postupy s možností neomezeného a snadného škálování. Intuitivní vizuální rozhraní zajišťuje bezproblémovou automatizaci.
Díky tomu se zvyšuje efektivita týmu a můžete naplno využít potenciál svých aplikací. Pomáhá také řídit rychlé změny pracovního postupu v důsledku zpětné vazby od zákazníků nebo nových interních požadavků.
Nyní se nemusíte tolik spoléhat na e-mailovou komunikaci a tabulky, protože tento automatizační software vám umožní vyhnout se chybám tím, že eliminuje duplicitní zadávání dat.
Pipefy vám umožňuje vytvořit pracovní postup od začátku pomocí vizuálního editoru nebo si vybrat některou z předpřipravených šablon, které si upravíte podle svých potřeb. Přizpůsobitelné panely a sestavy tohoto nástroje jsou navíc užitečné pro sledování klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), stavu a identifikaci nových příležitostí.
Tato aplikace umožňuje sloučit, třídit a směrovat příchozí požadavky, příjmy a tikety bez ohledu na jejich zdroj. Podporuje spolupráci tím, že všechny členy týmu umisťuje na stejnou stránku a definuje uživatelská oprávnění pro viditelnost a spolupráci.
Zoho Flow
Už vás nebaví spravovat mnoho aplikací pro vaše týmy jednotlivě? Zoho Flow vám umožňuje automatizovat obchodní pracovní postupy a úkoly propojením aplikací, které používáte. Díky funkci inteligentní integrace tohoto softwaru se zbavíte všech informačních sil.
Aplikace propojuje všechny vaše aplikace, takže veškeré e-maily, záznamy a sestavy probíhají v nepřerušovaném toku. Toky můžete navrhovat přizpůsobením předem vytvořených kolekcí toků pro maximální produktivitu a rutinní úkoly.
Navíc nemusíte vynakládat úsilí na složité integrační kódování, protože jeho dynamický tvůrce vám umožňuje nastavit spouštěč a akce prostřednictvím bezproblémové integrace. Týmy mohou dokonce vytvářet pracovní postupy, které propojují různá oddělení pro lepší orchestraci obchodních procesů.
Kromě toho mohou organizace pomocí tohoto nástroje vytvářet vlastní integrace mezi různými obchodními funkcemi. Mezi nejlépe podporované aplikace patří Zoho CRM, Trello, Asana, Slack, Kalendář Google, Zoho Desk, Calendly, Azure DevOps, Confluence, Dropbox a Salesforce.
Wrike
Pokud je váš tým unavený z provádění zdlouhavých procesů, které snižují produktivitu, je čas zvolit Wrike. Jeho výkonný a efektivní automatizační engine dokáže automatizovat každodenní pracovní postupy, takže se můžete věnovat činnostem, které jsou pro vaše podnikání nejdůležitější.
Společnosti mohou vytvářet pravidla pro opakující se úkoly pomocí spouštěčů a akcí pro rychlejší a chytřejší pracovní postupy. Nástroj vás navíc upozorní a automaticky provede aktualizace pro rychlejší škálování, zefektivnění procesů a snížení chyb.
Když použijete Wrike, automaticky přesune úkol do další fáze pracovního postupu v závislosti na prioritě, stavu a riziku. Protože všichni členové týmu mají kompletní přehled o pracovních postupech, bude zajištěna transparentnost.
Aplikace má také funkce, jako jsou @zmínky, upozornění a připomínky pro lepší spolupráci.
ClickUp
S funkcí ClickUp Automations můžete snadno automatizovat své rutinní úkoly a pomoci svému týmu soustředit se na důležitější práci.
Pomocí této platformy lze vytvářet úkoly více než 100 způsoby. Kromě vytváření přizpůsobené automatizace vám umožňuje automatizovat úkoly související s příjemci, stavy, prioritami, daty, vytvořením a přesunem.
A co víc, umožňuje vám přidělovat úkoly, měnit stav, přidávat komentáře a provádět řadu dalších činností. Uživatelé si mohou vybrat akci, která se provede během spouštění automatizace a tak ušetřit svůj drahocenný čas.
ClickUp Automations podporuje několik externích aplikací, včetně Slack, Google Sheets, Calendly, Dropbox, GitHub, Typeform a Airtable, pro vytvoření jednotného, sdíleného pracovního postupu. Především zajišťuje bezpečnost uživatelských dat pomocí zabezpečené platformy a nabízí vysokou úroveň provozuschopnosti.
Automatizace Jira
Hledáte řešení pro automatizaci úkolů, které vám pomůže soustředit se na důležité úkoly? Zvolte Jira Automation pro automatizaci jakéhokoli úkolu nebo pracovního postupu vašeho podnikání pomocí několika kliknutí.
S touto platformou jsou možnosti neomezené – můžete ji použít pro automatizaci přidělování úkolů nebo pro synchronizaci úkolů napříč odděleními.
Také nepotřebuje, abyste psali kódy. Vyberte si některou z více než 100 šablon (DevOps, Slack, Business, Global atd.) a začněte vytvářet pravidla automatizace během několika minut. K zahájení procesu můžete také použít průvodce a videa.
Společnosti mohou tento software používat i s dalšími oblíbenými obchodními nástroji, jako jsou MS Teams, Slack, GitHub, Bitbucket atd.
Zapier
S 5 000 aplikacemi a neomezenou automatizací je Zapier ideálním řešením pro automatizaci úkolů pro renomované značky jako Salesforce, Microsoft, Google, Typeform, Vocal, Airtable a další. Jedná se o software pro automatizaci úkolů bez kódu s následujícími pozoruhodnými funkcemi:
- Vícestupňová automatizace, která může zahrnovat až 100 aplikací
- Jednoduchá logika if/then pro podmíněné programování ve vizuálním pracovním prostoru
- Automatizace scénářů pomocí přetahování
- Více filtrů pro vytváření složitých automatizačních scénářů
- Formátování dat v automatizačním vzorci pomocí funkce Formátovač
V době psaní tohoto článku je platforma pro integraci aplikací vhodná pro obchodní role, jako je prodej, informační technologie (IT), majitelé malých podniků a online marketéři.
Když mluvíme o obchodních pracovních postupech, můžete použít integrace aplikací Zapier nebo Zaps pro komunikaci se zákazníky, správu dat, správu potenciálních zákazníků a obchodní procesy.
Tallyfy
Tallyfy je velmi vhodný pro podniky s větším objemem dokumentů, souborů a dat než ostatní. Vývojář automatizační platformy se zaměřil na automatizaci úkolů pro online formuláře, obchodní pracovní postupy, procesy, úkoly, schvalování dokumentů a další.
Má integrace a webhooky pro různé obchodní a profesionální aplikace, jako je e-mail Google (Gmail), Slack, Microsoft Outlook, Microsoft Teams, Power BI, Tableau a další.
Software pro automatizaci úkolů také podporuje automatizační nástroje třetích stran, jako je Zapier Connector a Power Automate. Pokud tedy nenajdete integraci pro svou firemní aplikaci v Tallyfy, můžete ji integrovat pomocí Power Automate nebo Zapier a poté ji používat v Tallyfly.
Nintex
Pokud hledáte kompletní automatizační platformu, Nintex je pro firmy ideální volbou. Tento nástroj umožňuje uživatelům automatizovat manuální a každodenní úkoly a řídit podnikové pracovní postupy prostřednictvím robotické automatizace procesů.
Jediné, co musíte udělat, je identifikovat procesy, které vyžadují automatizaci, a začít je automatizovat pomocí několika kliknutí – a to zcela bez kódu. Už nemusíte používat papírové formuláře, protože firmy mohou shromažďovat informace digitálně z formulářů a chytrých telefonů.
Nintex navíc umožňuje elektronický podpis dokumentů a automatické generování dokumentů, kdykoli je to potřeba. Můžete se také stát součástí globální partnerské sítě pro rychlou a úspěšnou automatizaci.
Závěrečná slova
Automatizace úkolů je klíčem k podnikové produktivitě, efektivitě a ziskovosti. Pomůže vám vyhnout se chybám a rychleji dokončit fyzické i digitální úkoly. Úspěch v automatizaci však závisí na softwaru, který používáte k vytváření automatizovaných procesů nebo scénářů úkolů.
Vyzkoušejte výše uvedený software pro automatizaci úkolů a vyberte si ten, který vyhovuje vašemu oboru podnikání a potřebám stylu automatizace.
Můžete se také podívat na nástroje pro automatizaci účetnictví.