Jedním z klíčových faktorů úspěšného podnikání je zajištění bezproblémové koordinace všech jeho částí. Pro plynulý chod a synchronizaci těchto částí by podniky měly disponovat souborem postupů, které zaměstnancům usnadní provádění běžných i specifických úkolů.
Podnik bez odpovídající dokumentace a stanovených procesů má vyšší pravděpodobnost, že narazí na potíže a bude čelit problémům s dodržováním termínů.
Například výrobce automobilů musí provádět pravidelné kontroly, testy a ladění, aby dosáhl maximální efektivity.
A právě zde vstupují do hry standardní operační postupy (SOP).
SOP by neměly být zaměňovány s příručkou pro zaměstnance nebo postupy pracovního toku. SOP představují podrobný návod k provádění úkolů, jejichž cílem je zvýšit efektivitu a eliminovat nejasnosti v organizaci.
I když cíl SOP zůstává stejný, jejich šablony a kroky se liší v závislosti na velikosti organizace a odvětví. Proto jsme sestavili přehled nejlepších šablon SOP pro podniky všech velikostí.
Proč jsou SOP důležité?
SOP jsou základním kamenem efektivního pracovního postupu v každé organizaci. Detailně zpracované SOP slouží jako trvalý průvodce pro zaměstnance a stanovují jasná očekávání.
Pojďme se podívat na hlavní výhody, které SOP přinášejí:
#1. Vylepšený onboarding
Mnoho organizací využívá SOP pro urychlení a zlepšení procesu zaškolování nových zaměstnanců. Nováčci mají od prvního dne k dispozici jasné a podrobné postupy pro plnění svých běžných pracovních úkolů.
To vede ke zvýšení produktivity a usnadňuje vedoucím týmů a manažerům hodnocení výkonu nových zaměstnanců.
#2. Udržuje organizační konzistenci
Jednotný popis pracovních postupů zajišťuje organizační konzistenci a umožňuje všem členům týmu a zaměstnancům držet se stejné linie.
Pokud má každý zaměstnanec jasnou představu o tom, komu má hlásit a jaké kroky má hierarchicky podnikat, snižuje se riziko, že se věci nevyvinou podle plánu.
#3. Pochopení osvědčených postupů
Opakované používání a revize úkolů popsaných v dokumentu SOP umožňuje lépe pochopit osvědčené postupy pro běžné úkoly v daném oddělení.
I když jsou SOP pouze návrhy, mohou se stát cenným průvodcem krok za krokem, který poskytuje hluboký vhled do toho, jak by měl být daný úkol proveden s ohledem na požadavky všech zúčastněných stran.
#4. Úspora nákladů na školení
SOP mohou organizaci ušetřit značné finanční prostředky. Náklady na školení stávajících i nových zaměstnanců lze minimalizovat začleněním šablon SOP do školicích materiálů.
Rovněž významné i drobné změny v organizaci, jako jsou odchody do důchodu, povýšení nebo rezignace, by neměly narušit pracovní postup. SOP definují standardní procesy pro úkoly, které zaměstnanec vykonával po několik let.
#5. Udržuje kvalitu práce
SOP se osvědčily jako klíčový nástroj pro předcházení problémům. Pokud stávající zaměstnanec odejde a nastoupí nový, SOP zajišťují, že každý jednotlivec bude odpovědný za své úkoly a za postup, kterým dosáhne maximální efektivity.
Jak vytvořit standardní operační postupy?
Vytvoření podrobných a jasných SOP může být časově náročné. Při navrhování SOP pro vaši organizaci je třeba vzít v úvahu řadu faktorů.
Zde jsou kroky, které byste měli dodržet při vytváření standardních operačních postupů:
- Identifikujte účel a úkoly: Stanovte si, jaký je cíl SOP a jakých úkolů chcete jejím prostřednictvím dosáhnout. Pokud nejste přímými vlastníky každodenního procesu, zapojte do tvorby SOP i další zainteresované strany a osoby odpovědné za daný proces.
- Poznejte své publikum: Při psaní dokumentace mějte na paměti cílovou skupinu. Pokud vytváříte SOP pro uživatele, kteří potřebují pomoc 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, je zásadní vytvořit dokument, který bude snadno pochopitelný a použitelný.
- Rozhodněte se o struktuře SOP: Dalším krokem je dát myšlenkám reálnou podobu. Před zahájením psaní SOP se rozhodněte pro strukturu, jazyk a tón, které budou odpovídat vaší značce a odvětví.
- Vyberte si správnou šablonu: I když můžete vždy začít od nuly, existuje mnoho šablon SOP, které jsou navrženy pro různá odvětví nebo specializace. Použití šablon SOP urychluje proces psaní a zajišťuje, že SOP bude splňovat standardizované normy.
- Aktualizujte svůj SOP: Je také důležité pravidelně aktualizovat SOP, protože procesy se časem mění. I když ruční aktualizace může trvat delší dobu, můžete použít automatizovaný software pro správu SOP.
Z výše uvedených kroků se zdá, že vytvoření SOP je snadné. Celý proces se stane ještě jednodušším, pokud máte k dispozici předem připravenou šablonu. Níže uvádíme nejužitečnější šablony SOP (Standard Operating Procedure) pro podniky, které pokrývají různé situace.
Smartsheet
Smartsheet nabízí široký výběr šablon standardních operačních postupů pro různé případy použití, jako jsou operace helpdesku, SOP pro hotely a pohostinství, SOP pro sklady a dokonce i SOP pro sanitární úklidové služby.
Každá z těchto šablon SOP je navržena v souladu s průmyslovými standardy a procesy, které většina týmů používá pro maximalizaci efektivity.
Velmi oceňujeme šablonu standardních operačních postupů IT od Smartsheet. Tato šablona definuje každý krok a udržuje přehled o celém vývoji IT. Je klíčová pro pochopení souladu s pravidly a předpisy.
Šablona operací IT od Smartsheet
Tato šablona je dostupná ve formátu Word a nastavuje připomenutí pro provádění rutinních úkolů, včetně odstraňování problémů s dokumentací, bezpečnostních incidentů, postupů nastavení, vytváření diagramů procesů a plánované údržby.
ClickUp
Šablony SOP od ClickUp jsou snadno čitelné, poutavé a obsahují všechny detaily, které by standardní SOP měl mít. Šablony ClickUp jsou uživatelsky přívětivé a umožňují rychlou implementaci do vašeho standardního postupu.
Nabízí více než 15 případů použití, včetně prodeje, podpory, HR, financí, IT, designu a dalších.
Nejvíce nás zaujala šablona HR SOP. Tato šablona nahrazuje tradiční Excel a ruční aktualizace a vytváří kontrolní seznam pro všechny úkoly. Je základním kamenem pro automatizaci opakujících se úkolů.
Šablona HR SOP od ClickUp
Tato šablona pokrývá všechny povinnosti HR oddělení, od nástupu, náboru a ukončení pracovního poměru až po další běžné úkoly.
Guru
Srozumitelné a zároveň podrobné SOP pro týmy, které zefektivňují jejich interní procesy a identifikují problém, který řeší. Každá šablona SOP od Guru je snadno přizpůsobitelná a srozumitelná, i pro začátečníky.
Šablona začíná popisem účelu úlohy a kontextem vytvoření standardního postupu. Druhá část obsahuje sekci „Jak postupovat“, která představuje detailní návod krok za krokem.
Guru nabízí různé šablony SOP, včetně dokumentace produktů, pokynů pro značku, řízení změn, zaškolování zaměstnanců a další. Seznam všech šablon si můžete prohlédnout zde.
Šablony standardních operačních postupů Guru
Scribehow
Další v seznamu je srozumitelná standardní šablona od Scribehow. Jejich standardní operační postupy zaručují konzistenci a kvalitu operací a zajišťují, že váš tým bude splňovat regulační a právní požadavky.
Pokud chcete vytvořit snadno srozumitelnou šablonu, šablona SOP společnosti Scribehow je skvělá volba pro začátek.
Šablona Scribehow SOP
Šablona začíná názvem, za kterým následuje verze a datum platnosti. Obsah umožňuje velmi snadnou navigaci na jakoukoliv sekci.
Dále uživatelé najdou podrobnosti o úkolech, včetně účelu, rozsahu dokumentu a odpovědností. Následuje postup „Jak na to“, rozdělený do jednoduchých kroků.
A to nejlepší? Scribehow obsahuje také podrobnosti o každé revizi, včetně data schválení a historie verzí.
Process.st
Process.st je platforma využívající umělou inteligenci, která nabízí software pro SOP a rozsáhlou knihovnu šablon. Platforma nabízí dva typy šablon: první pro vytváření vlastních postupů od začátku a druhá pro vytváření manuálních postupů.
Jejich standardní struktura šablon je ve srovnání se Scribe podrobnější a popisnější. Většina těchto šablon je navržena s ohledem na systém řízení kvality podle normy ISO.
Process.st nabízí více než 50 bezplatných šablon ke stažení, které si můžete přidat do svého účtu nebo si je stáhnout zdarma ve formátu PDF. Šablony si můžete prohlížet podle kategorií, jako je obsahový marketing, registrace zaměstnanců a klientů, obchod, stavebnictví, zabezpečení, IT, provoz a další.
TemplateLAB
TemplateLAB nabízí širokou škálu šablon SOP ve formátu Word ke stažení. Mají šablony SOP pro obchodní procesy, právní management, HR a nemovitosti i pro umělecké a mediální společnosti.
Výhodou je, že tyto šablony SOP lze snadno upravovat a nezanechávají žádný úkol bez povšimnutí. Na TemplateLAB se nám líbil zejména jeho jednoduchý design, který přesto dokáže pokrýt všechny detaily, které chcete do SOP zahrnout.
Například tento SOP pro výzkumné pracoviště pokrývá zkratky a definice příslušných procesů. Dále obsahuje kontrolní seznam běžných úkolů, zásady, vzorky, vybavení, činidla a roztoky, kontrolu kvality a nakládání s odpady.
Šablona SOP od Templatelabu
Jotform
Jotform je online nástroj pro tvorbu formulářů, který pokrývá různé případy použití pro obchodní plány a SOP. Jotform nabízí vše přímo na své stránce SOP, což znamená, že nemusíte stahovat a upravovat SOP ve formátu Word nebo PDF.
Po otevření jejich stránky se šablony SOP zobrazí ve formě dotazníku, který můžete vyplnit a odeslat ke schválení zainteresovaným stranám.
Po schválení lze SOP stáhnout ve formátu PDF.
Šablona Jotform SOP
Na Jotformu se nám líbí zejména možnost přizpůsobení, kdy můžete přidávat nebo odebírat prvky ze šablon SOP. Můžete také přidávat nebo odebírat stránky a doplnit další podrobnosti do SOP.
Notion
Notion má detailní šablonu SOP, která je určena pro malé podniky. Nenabízí však žádné předem připravené šablony pro specifická odvětví. K dispozici je pouze jedna standardní šablona, kterou můžete upravit pro váš tým.
I když jim chybí kategorizace a široký výběr šablon, můžete je použít pro tvorbu srozumitelných a snadno čitelných SOP.
V horní části šablony se nachází název postupu a datum vytvoření spolu s oddělením, které jej vytvořilo. Dále můžete manuálně přidat kontext nebo vložit odkaz ve formátu PDF, Disku Google nebo Map a zahrnout odkazy na veškerou relevantní dokumentaci.
Můžete také přidat terminologii specifickou pro dané odvětví a stanovit postup v jednotlivých krocích. A to nejlepší? Kroky můžete názorně zobrazit vložením videa z Loom nebo Miro.
V každém kroku můžete také označit nebo přidat jména osob odpovědných za dané úkoly.
Kipwise
Kipwise Šablony SOP jsou určeny pro marketingové a prodejní týmy, provoz, zákaznickou podporu a HR týmy. Tato standardní šablona má podobnou strukturu jako většina ostatních šablon.
Po registraci můžete šablonu upravit přímo na platformě. Autor může úkol přidávat nebo odebírat. Můžete také zahrnout relevantní a související odkazy, jako jsou odkazy na schůzky, zdroje a průvodce, pro zjednodušení pracovního postupu.
Závěrečné myšlenky
Šablony SOP vám mohou ušetřit čas a starosti. Flexibilní šablony SOP vyžadují pouze drobné úpravy a přizpůsobení pro vytvoření dokumentace, která bude srozumitelná a užitečná pro vaše zaměstnance.
Prohlédněte si tyto bezplatné šablony a vyberte tu, která nejlépe posílí váš tým.
Nezapomeňte se také podívat na šablony správy projektů Notion, které mohou změnit způsob, jakým pracujete.