Jedním z nejdůležitějších aspektů úspěšného podnikání je zajistit, aby všechny jeho části byly vzájemně synchronizované. Aby tyto části zůstaly v pohybu a synchronizovány, měly by podniky mít sadu postupů pro jejich zaměstnance k provádění rutinních úkolů nebo jakýchkoli standardních úkolů.
Podnik bez řádné dokumentace nebo postupu se s větší pravděpodobností rozpadne a bude čelit potížím s termínem!
Například společnost vyrábějící automobily potřebuje provádět různé rutinní kontroly a testy a dolaďovat je, aby dosáhla maximální účinnosti.
A tam vstupují standardní operační postupy (SOP).
Nezaměňujte SOP s příručkou zaměstnance nebo postupy pracovního toku. Namísto toho standardní operační postupy stanoví krok za krokem návod k provádění úkolů, aby se zvýšila efektivita a snížila se organizační nejednoznačnost.
Zatímco cíl SOP zůstává nedotčen, šablony a kroky se liší v závislosti na velikosti organizace a odvětví. Proto jsme vytvořili seznam nejlepších šablon SOP pro podniky všech velikostí.
Table of Contents
Proč jsou SOP důležité?
SOP jsou páteří efektivního pracovního postupu v organizaci. Podrobný SOP funguje jako stálý pokyn pro zaměstnance a stanoví jejich očekávání.
Pojďme se hlouběji ponořit do výhod SOP:
#1. Vylepšený onboarding
Mnoho organizací používá SOP k urychlení a zlepšení procesu onboardingu. Již od prvního dne jsou zaměstnanci zděděni výkonnými a podrobnými postupy pro provádění svých rutinních úkolů.
To vede k lepší produktivitě a pomáhá vedoucím týmů a manažerům hodnotit každého ze svých nových zaměstnanců.
#2. Udržuje organizační konzistenci
Jednotné prohlášení o postupu zajišťuje organizační konzistenci a udržuje všechny členy týmu a zaměstnance na stejné stránce.
Když má každý ze zaměstnanců jasnou představu o tom, komu by se měl hlásit a jaké kroky by měl dále hierarchicky podniknout, je méně šancí, že se věci vyvinou na jih.
#3. Pochopení osvědčených postupů
Opakování a revize úkolů napsaných v dokumentu poskytují lepší pochopení osvědčených postupů rutinních úkolů v oddělení.
I když jsou SOP pouze návrhy, mohou se proměnit v odměňující průvodce krok za krokem poskytující hluboký vhled do toho, jak by měl být proveden úkol, který je přizpůsoben požadavkům zúčastněných stran.
#4. Ušetřete na školení
SOP mohou organizaci ušetřit tisíce, ne-li miliony. Náklady na školení stávajících i nových zaměstnanců lze minimalizovat začleněním šablon SOP do jejich školicích sad.
Také významné nebo malé změny v organizaci, jako jsou odchody do důchodu, povýšení nebo rezignace, by neměly ovlivnit pracovní postup. SOP nastavují standardní proces pro úkoly, které zaměstnanec dělal v posledních několika letech.
#5. Udržuje kvalitu práce
Aby se předešlo počátečním škytavkám, SOP se ukázaly jako zachránce života. Kdykoli stávající zaměstnanec odejde a nastoupí nový zaměstnanec, SOP požadují každého jednotlivce k odpovědnosti za úkoly, které musí udělat, a za to, jakou cestu by se měli vydat, aby dosáhli maximální efektivity.
Jak vytvořit standardní operační postupy?
Vytváření podrobných a jasných SOP může být časově náročné a nejedná se o procházku. Při navrhování SOP pro vaši organizaci je třeba vzít v úvahu řadu faktorů.
Zde jsou kroky potřebné k vytvoření standardního provozního postupu:
- Identifikujte účel a úkoly: Zapište si účel vytvoření SOP a jakých úkolů chcete pomocí tohoto dosáhnout. Pokud nevlastníte každodenní proces, nezapomeňte zapojit zúčastněné strany a role, které za něj odpovídají.
- Poznejte své publikum: Vyberte si publikum, když uděláte krok vpřed při psaní dokumentace. Pokud píšete SOP pro publikum, které potřebuje asistenci 24 hodin denně, 7 dní v týdnu, je nezbytné vytvořit dokumentaci tak, aby ji lidé mohli snadno převzít.
- Rozhodněte se o struktuře SOP: Dalším krokem je uvést myšlenky do reality. Než však tyto SOP napíšete, vyberte si strukturu, jazyk a tonalitu vašeho SOP, které odpovídají vaší značce a odvětví.
- Vyberte si správnou šablonu: I když můžete vždy začít od nuly, existuje spousta šablon SOP, které jsou vytvořeny pro každé odvětví nebo mikro-výklenek. Šablony SOP urychlují proces zápisu a zajišťují, že bude splňovat standardizované normy.
- Aktualizujte svůj SOP: Je také důležité aktualizovat SOP, protože proces se čas od času mění. I když ruční aktualizace může nějakou dobu trvat, můžete k uložení a aktualizaci svých SOP použít automatizovaný nebo SOP software.
Zapsání SOP se může zdát lákavé z výše uvedených kroků. Stává se to ještě více vzrušující, když pro to máte předem připravenou šablonu. Níže jsme sdíleli nejpoužitelnější šablony SOP (Standard Operating Procedure) pro podniky, které podporují různé případy použití.
Smartsheet
Smartsheet nabízí širokou škálu šablon standardních operačních postupů, včetně různých případů použití, jako jsou operace helpdesku, standardní operační postupy pro hotely a hosty, standardní operační postupy skladů a dokonce i sanitární úklidové služby.
Každý z těchto SOP je navržen v souladu s průmyslovými standardy a procesem, který by většina týmů použila k maximalizaci efektivity.
Velmi se mi líbí šablona standardních operačních postupů IT od Smartsheet. Následující šablona stanoví každý krok a udržuje vývojový diagram provozu IT. Je nezbytným předpokladem pro pochopení souladu s pravidly a předpisy.
Šablona operací IT Smartsheet
Tato šablona je k dispozici ve formátu Word a nastavuje připomenutí k provádění rutinních úloh, které také zahrnují odstraňování problémů s dokumenty, události zabezpečení a postupy nastavení, stejně jako vytváření diagramů postupů a plánovanou údržbu.
ClickUp
Šablony SOP podle ClickUp jsou snadno čitelné a poutavé a zahrnují každý detail, který by váš standardní SOP měl mít. ClickUp šablony jsou uživatelsky přívětivé a dostatečně rychlé, aby je bylo možné implementovat do vašeho standardního postupu.
Existuje více než 15 případů použití, které podporuje, včetně prodeje, podpory, HR, financí, IT, navrhování a podobně.
Moje oblíbená je šablona HR SOP. Namísto použití tradičního Excelu nebo ruční aktualizace vytváří tato podmanivá šablona SOP kontrolní seznam pro všechny úkoly. Pokládá základ pro automatizaci opakujících se úkolů.
Šablona HR SOP od ClickUp
Tato šablona uvádí všechny povinnosti HR oddělení, od nástupu přes nábor a offboarding až po další rutinní úkoly.
Guru
Stravitelný, ale podrobný SOP pro týmy, který zefektivní jejich interní proces a identifikuje problém, který řeší. Ve skutečnosti jsem našel každý z nich Šablony SOP od Guru rychle adaptabilní a skimable, na což jsou zvyklí i nováčci.
Šablona začíná účelem úlohy a kontextem vytváření standardního postupu. Druhá část oddílu obsahuje „Jak zpracovat“, což vypadá jako podrobný průvodce krok za krokem.
Guru obsahuje různé šablony SOP, včetně produktové dokumentace, pokynů pro značku, řízení změn, nástupu zaměstnanců atd. Můžete se podívat na seznam šablon tady.
Šablony standardních operačních postupů Guru
Scribehow
Další na seznamu je stravitelná standardní šablona od Scribehow. Jejich standardní operační postupy zaručují konzistentnost a kvalitu operací, aby bylo zajištěno, že váš tým bude splňovat regulační a právní požadavky.
Chcete-li vytvořit šablonu, kterou lze snadno sbírat, je šablona SOP společnosti Scribehow tou správnou volbou pro začátek.
Scribehow SOP šablona
Šablona začíná názvem, za nímž následuje verze a datum platnosti. Obsah umožňuje opravdu snadno přejít na kteroukoli ze sekcí.
Při dalším posouvání mohou uživatelé získat podrobnosti o úkolech, včetně účelu, rozsahu dokumentu a odpovědností. Dále šablona obsahuje postup Jak na to, který je rozdělen do jednoduchých dílčích kroků.
Nejlepší část? Scribehow také obsahuje podrobnosti o každé revizi spolu s datem schválení a historií verzí.
Proces.st
Proces.st je platforma s umělou inteligencí, která nabízí software SOP a také rozsáhlou knihovnu šablon. Platforma vám nabízí dva typy šablon; první k vytvoření vašich postupů od začátku a druhý k vytvoření manuálních postupů.
Jejich standardní struktura šablon je ve srovnání se Scribe podrobnější a popisnější. Většina těchto šablon je navržena s ohledem na systém řízení kvality podle normy ISO.
Process.st nabízí 50+ bezplatných a stahovatelných šablon, které lze přidat k účtu nebo stáhnout zdarma ve formátu PDF. Šablony můžete procházet podle kategorií, jako je obsahový marketing, registrace zaměstnanců a klientů, obchod, stavebnictví, zabezpečení, IT, provoz a další.
TemplateLAB
TemplateLAB má širokou škálu šablon SOP ve formátu Word ke stažení. Mají šablony SOP pro obchodní procesy, právní management, HR a nemovitosti, stejně jako pro umělecké a mediální společnosti.
Nejlepší na tom je, že tyto šablony SOP lze snadno upravovat a nenechávají žádný úkol bez dozoru. Co se mi na TemplateLAB líbilo nejvíce, je jeho jednoduchý design, přesto dokáže pokrýt každý detail, který chcete zahrnout do svého SOP.
Například tento SOP pro výzkumnou lokalitu pokrývá zkratky a definice příslušných procesů. Při posouvání dolů obsahuje kontrolní seznam rutinních úkolů zásady, vzorky, vybavení, činidla a roztoky, kontrolu kvality a nakládání s odpady.
Šablona SOP od Templatelabu
Jotform
Jotform je online tvůrce formulářů, který pokrývá různé případy použití pro obchodní plány a SOP. Jotform nabízí vše přímo z jejich stránky SOP; tj. nemusíte stahovat a upravovat SOP ve formátu Word nebo PDF.
Když přejdete na jejich stránky, šablony SOP se zobrazí ve formě dotazníku, který můžete vyplnit a odeslat jej ke kontrole zainteresovaným stranám.
Po schválení lze SOP stáhnout ve formátu PDF.
Šablona Jotform SOP
Co se mi na Jotformu líbilo, jsou jeho přizpůsobitelné prvky, které můžete přidat nebo odebrat ze šablon SOP. Můžete také přidat nebo odebrat stránky a přidat další podrobnosti do SOP.
Představa
Představa má podrobnou šablonu SOP, která je určena pro malé podniky. Neexistují však žádné předem připravené šablony pro konkrétní odvětví. Existuje pouze jedna standardní šablona, kterou můžete použít a provádět úpravy pro svůj tým.
Přestože postrádají kategorizaci a širokou škálu šablon, můžete je použít k vytvoření stravitelných a rychle čitelných SOP.
První záhyb šablony obsahuje název postupu a datum vytvoření spolu s oddělením, které jej vytvořilo. Dále přidejte kontext ručně nebo vložte odkaz ve formě PDF, Disku Google nebo Map a zahrňte odkazy na všechny relevantní dokumenty.
Můžete také přidat terminologii specifickou pro dané odvětví a stanovit postup v krocích. Nejlepší část? Kroky můžete nakreslit vložením videa z Loom nebo Miro.
V každém kroku můžete také označit nebo přidat jména osob odpovědných za úkoly.
Kipwise
Kipwise Šablony SOP jsou určeny pro marketingový a prodejní tým, provoz, zákaznickou podporu a pro HR týmy. Tato standardní šablona má stejnou strukturu jako většina šablon.
Při registraci můžete upravit šablonu přímo z platformy. Autor může podle toho úkol přidat nebo odebrat. Můžete také zahrnout relevantní a související odkazy, jako jsou odkazy na schůzky, zdroje a průvodce, abyste zjednodušili pracovní postup.
Závěrečné myšlenky
Šablony SOP mohou eliminovat hodiny škrábání hlavy. Flexibilní šablony SOP vyžadují trochu úprav a přizpůsobení k vytvoření dokumentace, díky níž jsou rutinní úkoly vzrušující a rychle zapamatovatelné.
Procházejte tyto bezplatné šablony a uveďte tu nejlepší do akce, abyste posílili svůj tým.
Dále si prohlédněte šablony správy projektů Notion, které změní váš pracovní postup.