Automatizace pracovního toku dokumentů je s airSlate snadná

Automatizace pracovního toku s airSlate: Komplexní přehled

Pro podniky, které pracují s velkým množstvím důležitých dokumentů, je software pro automatizaci pracovního toku klíčovým nástrojem. Jedním z nejvýkonnějších řešení v této oblasti je airSlate, platforma nabízející rozsáhlou automatizaci procesů spojených s dokumenty.

Zpracování dokumentů často zahrnuje manuální a opakující se úkoly, které jsou náchylné k chybám. Tyto činnosti by měly být spíše delegovány na automatizované systémy než na lidskou pracovní sílu. S rostoucím důrazem na efektivitu se objevila řada nástrojů pro automatizaci pracovních toků, nicméně výběr by měl být pečlivě zvážen.

Pojďme se podrobněji podívat na software airSlate pro automatizaci pracovního toku a posoudit jeho přínos pro vaše podnikání.

Co je to automatizace pracovního toku?

Automatizace pracovního toku představuje proces návrhu, implementace a automatizace podnikových procesů na základě interně definovaných pravidel. Organizace, které pracují s rozsáhlým objemem smluv, dokumentů a multimediálního obsahu, často využívají automatizaci pracovních toků k efektivnímu směrování úkolů, souborů a dokumentů mezi jednotlivými pracovníky a systémy, dle předem stanovených firemních kritérií.

V dnešní době se stále více využívají online pracovní prostory, kde se členové týmu přihlašují ke svým úkolům. Vedoucí pracovníci mohou kontrolovat dokumenty a posílat je dále ke schválení nebo je vracet autorům k úpravám.

Proč je automatizace pracovních toků pro firmy tak důležitá?

Eliminace lidských chyb

Lidé jsou náchylní k chybám, zejména při provádění opakujících se úkolů. V oblasti výpočetní techniky jsou opakující se úlohy ideální pro automatizaci. Automatizace pracovního postupu zpracování dokumentů je proto klíčová pro minimalizaci chyb.

Přesnost obsahu

Automatizací procesu tvorby a dokončování dokumentů pomocí šablon a strojů dosáhnete vyšší přesnosti a profesionality obsahu.

Konzistence dokumentů

Používáním automatizovaných systémů pro správu smluv lze předejít rozesílání různých cenových nabídek se shodnými službami, ale s rozdílnými cenami.

Firemní branding

Důležitým prvkem firemní identity je jedinečný branding. Automatizovaný software vám umožní zajistit, aby každý firemní dokument byl správně označen a sjednotil tak celkový firemní styl.

Provozní produktivita

Automatizací můžete během několika sekund vytvořit stovky smluv a odeslat je ke schválení a elektronickému podpisu. Pokud tedy zpracováváte velké objemy důležitých obchodních dokumentů, je pro vás automatizace pracovního toku nezbytná.

Efektivita procesů

Automatizovaný systém vám pomůže dosáhnout rovnováhy mezi objemem a kvalitou dokumentů, což výrazně zvýší efektivitu vašich obchodních operací.

Škálovatelnost

Pokud vaše firma zpracovává sezónně zvýšený objem dokumentů, automatizace pracovních postupů vám umožní snadno se přizpůsobit změnám v objemu práce, aniž byste museli najímat dočasnou pracovní sílu.

Co je airSlate?

airSlate je cloudová aplikace, která dokáže pokrýt každý krok procesu pracovního toku dokumentů, od návrhu až po analýzu procesů. Jedná se o nástroj bez nutnosti psaní kódu. Díky tomu není potřeba najímat specialisty na kódování pro správu a řešení případných problémů. Navíc, není potřeba školit zaměstnance v oblasti kódování.

Aplikace nabízí množství integračních robotů a šablon pro bezkódovou automatizaci. Efektivním využitím potenciálu airSlate můžete snížit manuální práci ve vašem oddělení zpracování dokumentů až o polovinu. Ušetřené zaměstnance můžete pak přesunout k prodejním a marketingovým aktivitám, které mají přímý vliv na generování zisku.

Dále je airSlate plně kompatibilní s cloudem, takže není potřeba hostovat data nebo software v rámci firemní infrastruktury. Můžete ho propojit s dalšími cloudovými aplikacemi, jako jsou NetSuite, Microsoft Dynamics 365, Salesforce a Microsoft Power Automate.

airSlate také nabízí rozsáhlou knihovnu s desítkami tisíc šablon pro automatizaci dokumentů pro různé obory. I bez odborníků na automatizaci tak můžete díky těmto šablonám snadno využívat automatizované pracovní postupy.

Hlavní produkty airSlate

airSlate poskytuje všechny nástroje potřebné pro komplexní automatizaci dokumentů. Mezi nejdůležitější produkty patří:

#1. Tvůrce toku

Tato funkce umožňuje vytvářet vizuální reprezentace pracovního toku dokumentů pomocí intuitivního rozhraní s funkcí přetažení. Umožňuje automatizovat podmíněné směrování a přidělování kroků, a tak vytvářet a spouštět efektivní pracovní postupy v řádu minut.

#2. Elektronický podpis

Pomocí airSlate můžete snadno nastavit právně závazné elektronické podpisy pro digitální formuláře, průzkumy, dokumenty a další obsah během několika sekund. K dispozici je více než 100 robotů pro přidělování kroků, automatizaci, integraci s CRM a zasílání upozornění.

#3. Robotická automatizace procesů

Robotická automatizace procesů (RPA) v airSlate usnadňuje automatizaci rutinních úkolů bez nutnosti programování. Roboti zvládnou většinu úkolů spojených se zpracováním dokumentů, jako je vytváření, směrování, odesílání ke schválení, shromažďování elektronických podpisů, odesílání oznámení a analýza dat.

#4. Vyjednávání smluv

Tento nástroj umožňuje automaticky generovat smlouvy různých formátů a regulačních požadavků. Dokumenty lze předvyplnit firemními daty z místních serverů, cloudových aplikací, tabulek, CRM a databází SQL.

Proces vyjednávání smluv se zjednoduší díky směrování smluv přes klienty, možnosti provádět změny jedním kliknutím a konečnému podpisu dohody bez zbytečného čekání.

#5. Generování dokumentů

S airSlate můžete téměř okamžitě generovat formuláře, smlouvy, dohody a zprávy. Roboti mohou automaticky doplňovat dokumenty vašimi firemními daty a brandingem.

#6. Online průzkumy

Vytvářejte ankety, dotazníky, kvízy a další online průzkumy. Navíc máte možnost integrovat různé cloudové CRM, ERP a další systémy pro snadné sdílení dat.

#7. Webové formuláře

Získejte okamžitou zpětnou vazbu a data od zaměstnanců nebo klientů pomocí webových formulářů, které jsou responzivní a snadno dostupné na počítačích, tabletech i mobilních zařízeních.

#8. Platby

Integrujte platební platformy do faktur, smluv a účetních postupů a automatizujte tak systém plateb.

#9. Procesní analytika

Získejte klíčové nástroje pro audit pracovních toků, tvorbu obchodních sestav a analýzu procesů s cílem optimalizace produktivity.

#10. Editace PDF

PDF Editor umožňuje provádět základní i pokročilé úpravy PDF dokumentů, včetně úprav obsahu, nahrazování podpisů, zvýrazňování, přidávání poznámek, obrázků a redigování.

#11. Software pro automatizaci pracovních postupů

Instalujte jednotlivé kroky v automatizovaném pracovním toku, usnadněte podmíněné směrování, automatizujte opakující se úlohy a integrujte data s vaším CRM.

#12. Správa smluv

Nástroj pro správu smluv slouží k řízení procesů nákupu a prodeje. Vytvářejte objednávky, nabídky, smlouvy a faktury, přijímejte platby a sledujte stav zpracování smluv.

airSlate jako automatizace pracovního postupu

airSlate je primárně nástroj pro automatizaci pracovního toku dokumentů. S jeho pomocí můžete vytvářet komplexní pracovní toky a automatizovat procesy pomocí robotů. Můžete také přidělovat konkrétní zaměstnance k dohledu nad jednotlivými kroky operací.

airSlate vám umožní:

• Vytvářet použitelné šablony obchodních dokumentů pro budoucí použití.
• Zefektivnit integrace, zasílání upozornění a automatizovat rutinní úkoly.
• Využívat integrovaný nástroj eSignature pro procesy schvalování dokumentů.

A to není vše! Můžete spolupracovat s externími i interními stranami na přípravě dokumentů. Po dokončení přípravy obsahu můžete dokumenty snadno sdílet prostřednictvím QR kódů, SMS a dalších kanálů.

Výhody softwaru airSlate pro automatizaci pracovního postupu:

• Nabízí širokou škálu základních a pokročilých pracovních postupů.
• Umožňuje vytvářet vlastní pracovní postupy pro specifické firemní případy.
• Obsahuje rozsáhlou knihovnu šablon pro nejběžnější pracovní postupy.
• Umožňuje vytvářet podmíněné směrování bez nutnosti programování.
• Ukládá dokument v každém kroku pracovního toku, takže se můžete snadno vrátit k předchozí verzi bez složitých operací.

Vlastnosti softwaru airSlate pro automatizaci pracovních postupů

• Základní pracovní postupy pro malé a střední podniky.
• Pokročilé pracovní postupy pro rostoucí a velké podniky.
• Podmíněné směrování bez nutnosti programování.
• Přizpůsobitelné pracovní postupy.
• Vývoj robotů na míru.
• Kontrola verzí obsahu v každé fázi jeho životního cyklu.
• Role příjemců ve smlouvách, dokumentech a formulářích.
• Integrované pracovní postupy.
• Multi-cloudová automatizace a synchronizace dat.
• Přiřazování úkolů online.
• Elektronický podpis.

Jak funguje automatizace pracovních postupů airSlate?

airSlate v podstatě kopíruje všechny manuální a opakující se úkoly, které běžně děláte v projektu zpracování dokumentů. Po vytvoření pracovního postupu nebo využití šablony z knihovny nástroj automaticky vygeneruje dokument po obdržení spouštěcího signálu.

Následně se dokument, například obchodní nabídka, automaticky vyplní firemními daty z vašich cloudových aplikací nebo serverů. Koncept je poté odeslán ke schválení manažerovi prodeje, marketingu nebo vyjednávání. Po schválení se nabídka dostane do e-mailové schránky obchodního zástupce nebo přímo do e-mailové schránky zákazníka.

V každém kroku procesu nástroj automaticky uloží verzi nabídky, takže nemusíte začínat od začátku, pokud potřebujete zkontrolovat předchozí stav.

Jak používat airSlate?

• Zaregistrujte si bezplatný účet pomocí Google, Facebook nebo Apple účtu.
• Po zobrazení airSlate Dashboard klikněte na "Create new flow".
• Na obrazovce "Přidat dokumenty a formuláře" vytvořte vlastní tok pomocí "Import dokumentů" nebo "Nahrát dokumenty".
• Pokud chcete vytvořit nový tok z existujícího procesu, vyberte některou z 9 možností v sekci "Vytvořit".
• Po nahrání dokumentu vyberte "Pracovní postupy a roboty" pro automatizaci.
• V sekci "Workflows" vložte spouštěč automatického spuštění z možnosti "Přidat autostart".
• Můžete zvolit spouštěče z SharePoint, aktualizací tabulek Google, plánované spuštění atd.
• Nyní můžete přidat krok pro přiřazení příjemce do pracovního postupu.
• Pokud je třeba dokument schválit od více manažerů, můžete přidat novou větev a poté přidat nové kroky.
• Začněte přidávat roboty pro automatizační úlohy, jako je předvyplňování souborů SharePoint, export do PostgreSQL, ukládání do Dropboxu atd.
• Klikněte na "Pokračovat" a odešlete tok příjemcům, které jste přidali v sekci "Pracovní postup".

Aplikace airSlate Workflow

AirSlate je vhodný pro firmy v následujících odvětvích:

• Vzdělávání: Žádosti o kurzy, žádosti o podporu studentů, žádosti o změnu programu.
• Vláda: Záznam stížností, náprava stížností, dotazy občanů, vydávání osvědčení.
• Pojišťovnictví: Žádosti o pojištění, zpracování nároků, kontrola smluv.
• Zdravotnictví: Registrace pacientů v systému RCM, zpracování lékařských záznamů.

Tento seznam není vyčerpávající. Dalšími odvětvími jsou stavebnictví, lidské zdroje, IT služby, poradenství, bankovnictví, finanční služby, právní služby, cestování a elektronické obchodování.

Ceny airSlate

airSlate nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi. Po tomto období si můžete vybrat mezi základním plánem (36 USD za měsíc) a Business Cloud (50 USD za měsíc), přičemž roční předplatné vám umožní ušetřit. Pro neomezený přístup ke všem funkcím doporučujeme Business Cloud.

Alternativy airSlate

Při výběru softwaru pro automatizaci pracovního toku je vhodné srovnat ho s konkurencí. Zde je několik alternativ k airSlate:

Avokaado

Avokaado je nástroj pro správu životního cyklu smlouvy a nabízí automatizaci pracovního toku dokumentů. Poskytuje sdílený pracovní prostor pro různé dokumenty, usnadňuje spolupráci, schvalování a elektronické podepisování. Nabízí bezplatný plán, který však pro podniky nemusí být efektivní.

Document360

Document360 je platforma pro znalostní bázi, která nabízí i některé funkce automatizace pracovního toku dokumentů. Umožňuje vytvářet robustní interní a externí znalostní báze, které podpoří vaše zástupce zákaznických služeb. I když nabízí bezplatný plán až pro 5 týmů, pro kompletní automatizaci procesů budete potřebovat airSlate.

Závěrečná slova

V tomto článku jste získali základní informace o automatizaci pracovního toku a jejím významu pro vaše podnikání. Podrobně jsme prozkoumali software airSlate pro automatizaci pracovního toku, a to zejména v kontextu obchodních operací založených na obsahu a dokumentech.

Naše recenze naznačuje, že airSlate je komplexní nástroj pro automatizaci pracovního toku dokumentů pro malé, střední i velké podniky. Nabízí potřebné moduly a funkce pro pokrytí náročných potřeb podniků na všech úrovních.

Možná vás budou zajímat i nejlepší platformy pro automatizaci a integraci pracovních postupů pro obchodní nebo osobní použití.