Klíčovým prvkem úspěchu každého projektu je porozumění zainteresovaným stranám, jejich motivacím a vlivu, který mohou mít na vývoj. Proto se v současné době stávají populární mapy zainteresovaných stran.
Někdy se firmy potýkají s nečekanými riziky v souvislosti s projekty a s obtížemi při řízení klíčových aktérů a jejich dopadů. Komunikační překážky také mohou zkomplikovat spolupráci, pokud se s nimi správně nezachází. Proto je vhodné najít způsob, jak tato rizika a dopady měřit pomocí snadno použitelných komunikačních kanálů.
Správná mapa zainteresovaných stran vám umožní efektivně řídit tyto osoby, analyzovat jejich zájmy a vliv a zmenšit izolovanost jednotlivých týmů, což usnadní dosažení úspěšného cíle.
Naštěstí tyto mapy nemusíte vytvářet ručně, protože existuje mnoho softwarových nástrojů, které vám s tím pomohou.
V tomto článku se budeme zabývat mapami zainteresovaných stran, tím, jak vám mohou být prospěšné, a představíme si některé nástroje, které vám pomohou vytvořit skvělé mapy.
Pojďme začít!
Co je to mapa zainteresovaných stran?
Mapa zainteresovaných stran je grafické znázornění vztahu mezi zainteresovanými stranami a projektem nebo organizací.
Tato mapa ukazuje, jak se tento vztah vyvíjí v čase. Umožňuje analyzovat vliv zainteresovaných stran na projekt a organizaci a dopad organizace nebo projektu na tyto osoby. Je to obousměrný vztah.
Mapa zainteresovaných stran je graf sestávající ze dvou os. Osa X reprezentuje míru vlivu zainteresovaných stran, zatímco osa Y ukazuje míru jejich zájmu. Kvadratická poloha zainteresované strany určuje frekvenci, intenzitu a způsob jejich zapojení.
Mapa zobrazuje osoby, které se na projektu podílejí a které jsou jím ovlivněny, a dává vám tak jasný přehled o skupinách, zájmech a motivacích zainteresovaných stran.
Při tvorbě mapy zainteresovaných stran je třeba dodržovat několik zásad:
- Mapa by měla být detailní, aby poskytla úplný přehled všech zainteresovaných stran.
- Měla by být snadno srozumitelná, aby nedošlo ke zbytečné komplikaci.
- Měla by jasně a rychle sdělovat informace, aby umožnila dotčeným osobám rychlé rozhodování.
- Zainteresované strany by měly být rozděleny do skupin podle míry vlivu, charakteru a společných zájmů.
Proč je mapování zainteresovaných stran důležité?
Následující výhody plynou z tvorby map zainteresovaných stran pro vaši organizaci a projekty:
Snadná identifikace klíčových aktérů: Mapy vám pomohou identifikovat klíčové osoby zodpovědné za úspěch projektu.
Umožňují okamžitě zjistit, koho je třeba informovat, sledovat nebo na koho se zaměřit v různých fázích projektu. To zajistí úspěšné dokončení projektu včas a s minimálním zmatkem.
Rychlejší a lepší rozhodování: Mapa zainteresovaných stran poskytuje všechny potřebné informace, což umožňuje rychlejší a kvalitnější rozhodování a využití plného potenciálu zainteresovaných stran.
Pokud se něco pokazí, lze rychle reagovat a chránit tak organizaci před možnými riziky a škodami.
Efektivní navigace v plánu: Mapa pomáhá analyzovat vliv a zájem zainteresovaných stran. Na základě tohoto pohledu lze definovat strategie a efektivněji postupovat podle plánu, zajistit tak včasné a úspěšné dokončení projektu.
Vyšší produktivita: Identifikace a hodnocení zainteresovaných stran projektu umožňuje vytvořit plán produktivního zapojení. Tím se zacílí úsilí, čas a zdroje na správná místa, zajistí se hladký průběh práce a udrží se dobrá pověst firmy.
Lepší komunikace: Kategorizace zainteresovaných stran podle zájmů, úrovně a dalších faktorů umožňuje přiřadit role. Díky tomu budou všichni ve shodě a budou mít jasné rozdělení povinností.
To umožní efektivní komunikaci mezi sebou i s organizací bez zmatků a dezinformací.
Kde se používají mapy zainteresovaných stran?
Mapy zainteresovaných stran se uplatní v mnoha situacích, například:
- Při uvedení nového produktu nebo služby na trh lze mapovat zainteresované strany a vytvářet silné strategie.
- Při vstupu na nový trh nebo do nové geografické lokality je klíčový průzkum trhu, kde mohou mapy zainteresovaných stran pomoci.
- Při implementaci marketingových strategií, jako jsou reklamní kampaně nebo věrnostní programy.
Jak vytvořit mapu zainteresovaných stran?
Moderní technologie usnadnily tvorbu map zainteresovaných stran. Existuje mnoho nástrojů, které vám pomohou snadno vytvářet skvělé mapy.
Ale jak na to?
Před začátkem tvorby mapy je potřeba mít strategii.
Zde jsou tři jednoduché kroky, jak vytvořit mapu zainteresovaných stran:
#1. Identifikace zainteresovaných stran
Nejprve je třeba identifikovat klíčové zainteresované strany. Za tímto účelem je rozdělte do tří kategorií: vedoucí, přispěvatelé a nepřímé zainteresované strany.
- Vedoucí: Zahrnuje vedoucí pracovníky a osoby s rozhodovací pravomocí, které ovlivňují průběh projektu. Jsou přímo zapojeni do projektu a mají největší vliv na jeho organizační a technický stav.
- Přispěvatelé: Zahrnuje projektové manažery, jejich týmy a klíčová oddělení. Dále sem patří i externí osoby, jako jsou klienti, schvalovatelé a dodavatelé.
- Nepřímé zainteresované strany: Jsou to osoby, které sledují projekt z dálky. Mohou, ale nemusí mít o projekt zájem a mohou se do něj zapojit později.
#2. Analýza zainteresovaných stran
Zhodnoťte míru zapojení každé osoby do projektu. Zjistěte jejich zájmy v projektu, možné dopady a vliv. Zvažte, jak mohou mít prospěch nebo naopak škodu z projektu a jak k němu mohou přispět. Nezapomeňte analyzovat jejich motivace a použít tyto informace pro tvorbu skupin a strategií.
#3. Akční plán
Na základě analýzy zájmu a vlivu zainteresovaných stran vytvořte strategii mapování a komunikační plány.
Jakmile pochopíte koncept a způsob tvorby mapy zainteresovaných stran, použijte nástroj pro mapování k vytvoření mapy, která bude nejlépe reprezentovat vaše zainteresované strany.
Zde je několik z nejlepších nástrojů, které můžete zvážit:
Miro
S Miro’s nástrojem pro tvorbu map zainteresovaných stran zjistíte, kdo ovlivňuje pracovní projekty a získáte jejich podporu. Umožňuje snadnou tvorbu a spolupráci na mapách a centralizuje veškerou komunikaci pro týmovou práci napříč různými funkcemi.
Díky hladkému rozhraní s funkcí drag-and-drop je navrhování hračkou. Umožněte svému týmu brainstormovat na nekonečném plátně s využitím předpřipravených šablon a výkonných widgetů. Miro nabízí celou sadu nástrojů pro příběhy zákazníků, mapy cest, plánování sprintů nebo roadmap, retrospektivy, wireframing a další.
Kromě šablon můžete sami vytvářet inteligentní rámce a šablony. Pracujte dle libosti a objevte svou kreativitu na nekonečném plátně. Využijte rychlé poznámky, tvary, pero pro volné kreslení, inteligentní kreslení, šipky a další.
Díky pracovním prostorům pro synchronní a asynchronní spolupráci se vzdálené a distribuované týmy snadno zapojí do brainstormingu, workshopů, procesů a rozhodování. Sledujte kurzory spolupracovníků a sledujte, jak členové týmu interagují s nástěnkami.
Mapy a dokumenty lze snadno sdílet přímo z řídicího panelu. Získejte recenze, zpětnou vazbu a schválení pomocí chatu, komentářů a vloženého videa. Vytvořte centrum pro snadnou práci napříč funkcemi pomocí různých nástrojů.
Standardizujte procesy a škálujte je v rámci společnosti pro efektivní digitální transformaci bez ohledu na to, kde se členové vašeho týmu nacházejí. Miro dbá na bezpečnost a nabízí SSL šifrování, auditní záznamy, SSO, filtrování domén, pokročilou správu uživatelů a další. Miro je v souladu s PCI, GDPR a SOC-2. Integruje se také s více než 20 službami, jako je Slack, Teams a Dropbox.
Moqups
Moqups je skvělé místo pro vytváření map zainteresovaných stran s fantastickými šablonami, které vám pomohou efektivně stanovit priority, identifikovat a porozumět klíčovým zainteresovaným stranám všech vašich projektů.
Můžete analyzovat mapu, abyste zajistili perfektní začátek vašich projektů a garantovali zapojení klíčových aktérů již od začátku. Použití šablon pomůže vašemu týmu zapojit klíčové osoby od raných fází vývoje a přiblížit se úspěchu projektu.
Poskytuje také pevný základ pro strategii zapojení a komunikace na úrovni týmu. Mapy vytvořené v Moqups vám pomohou stanovit priority zainteresovaných stran a zajistit rozdělení zdrojů podle jejich rolí.
Odhalte a předcházejte rizikům, která mohou představovat opomíjené zainteresované strany. Mapy zainteresovaných stran můžete propojit s dalšími vizuálními prvky, jako jsou wireframe, grafy a makety. Můžete si také vytvořit svůj pracovní postup a odstraňovat překážky v jednoúčelových aplikacích.
Smaply
Software pro mapování zainteresovaných stran Smaply vám pomůže lépe porozumět perspektivám vašich zainteresovaných stran a snadno řídit jejich očekávání. Umožňuje vizualizovat ekosystém vašich produktů a najít propojení.
Vytvořte mapy v Smaply a zjistěte, které zainteresované strany ovlivňují vaši práci a jaké jsou mezi nimi vztahy. Podívejte se, jak jsou propojeni vaši důležití akcionáři, analyzujte jejich vliv na váš produkt/službu a využijte poznatky ke zlepšení nabídek.
Zainteresované strany lze rozdělit do kategorií jako důležité, klíčové a zajímavé a také na mezinárodní, národní a místní. Dále použijte filtry pro zobrazení konkrétních vztahů, abyste pochopili role zainteresovaných stran. Tyto poznatky vám pomohou sladit komunikaci se zájmy vašich zainteresovaných stran.
Mapy ve vysokém rozlišení od Smaply jsou ideální pro workshopy. Rozhodněte, na koho se zaměřit, a vytvořte různé typy map pro různé produkty. Připojte zainteresované strany k mapě cesty a uvidíte, jak mohou ovlivnit uživatelské cesty.
Můžete přidat účastníky, propojit je pomocí funkce drag-and-drop a přesunout je na mapě. Vytiskněte si mapu a využijte ji na příštím workshopu.
Lucidchart
Vyzkoušejte Lucidchart – skvělý nástroj pro navrhování – k vytvoření mapy zainteresovaných stran. Nabízí mnoho šablon pro identifikaci zainteresovaných stran a jejich vzájemných vztahů. Můžete také zjistit jejich zájem o konkrétní projekt.
Zjistěte míru zapojení vyžadovanou u každé zainteresované strany v projektu. Prohlédněte si šablony map, abyste viděli komplexní mapu, kterou lze upravit pro váš konkrétní případ. Lucidchart uchovává vaše data v bezpečí a soukromí. Používá 256bitové šifrované připojení prostřednictvím TLS 1.2 spolu se šifrováním AES-256 při ukládání dat.
Služby správy klíčů Amazon poskytují kryptografické klíče, které zabezpečují Lucidchart. Nemusíte se obávat o shodu s předpisy, protože Lucidchart splňuje GDPR, CCPA, PCI a SOC 2 a má certifikaci Swiss-US a EU-US Privacy Shield. Lucidchart lze integrovat s Google, Atlassian, Microsoft, Salesforce, Slack, AWS, Azure, GCP, GitHub, Zapier, BabooHR, Quip a dalšími službami.
Mural
Vyzkoušejte stovky předpřipravených šablon pro mapování zainteresovaných stran v aplikaci Mural a začněte analyzovat klíčové osoby vašeho projektu. Pomáhá týmům a zainteresovaným stranám na straně klienta minimalizovat nejasnosti ohledně odpovědností, když přecházejí od neznámých ke klíčovým spolupracovníkům.
Mural usnadňuje vizuální spolupráci v dynamickém sdíleném prostředí. Díky téměř nulové křivce učení můžete nástroj snadno začít používat. Jeho uživatelské rozhraní je intuitivní a přímočaré s výkonnými funkcemi, které snadno využije každý, kdo má jakékoli dovednosti.
Pomocí poznámek a textu můžete snadno přidávat myšlenky, zpětnou vazbu a nápady. Můžete také vytvářet diagramy pomocí široké škály konektorů a tvarů pro usnadnění složitých pracovních postupů. K dispozici je také rozsáhlá galerie ikon pro tvorbu vizuálního příběhu.
Mural nabízí rámce pro uspořádání nápadů a obsahu tak, abyste mohli uvolnit vhled. Přetahujte vizuální prvky, jako jsou obrázky a GIFy, a vylepšete interaktivitu spolupráce. Můžete také psát a kreslit od ruky a maximalizovat svou kreativitu.
Naplánujte aktivity a zůstaňte soustředění pomocí časovače a zajistěte, aby všichni sledovali stejné prvky. Proveďte účastníky pokyny a skryjte nebo zobrazte další kroky. Můžete použít super zámek, abyste zajistili, že položky zůstanou na svém místě, nebo je přesuňte pomocí facilitátorů.
Oslavujte s konfetami, zaměřte se na pozitivní okamžiky a použijte soukromý režim, abyste zabránili skupinovému myšlení pomocí skrytých individuálních příspěvků. Mural nabízí několik způsobů, jak komunikovat s týmem a sdílet diagramy pomocí hypertextových odkazů. Podporuje také komentáře a textový chat pro spolupráci na diagramech.
Vytvářejte výkonné pracovní postupy integrací Mural s více službami, jako je Slack, MS Word, Dropbox, MS Excel, GitHub, Jira a další. Mural dodržuje nejlepší bezpečnostní postupy a globální standardy.
Závěr
Pokud plánujete uvést na trh nový produkt/službu nebo se chystáte na vstup na nový trh, porozumění vašim zainteresovaným stranám a jejich řízení vám pomůže úspěšně dosáhnout stanovených cílů.
Vytvářejte mapy pomocí nástrojů pro mapování zainteresovaných stran, abyste efektivně reprezentovali všechny své zainteresované strany a využili svůj potenciál.