Dropbox je výtečná platforma pro synchronizaci dat, ale mimořádně vyniká i ve sdílení souborů. Nabízí také několik praktických funkcí pro týmovou spolupráci, které umožňují ostatním přidávat poznámky k vašim materiálům. Celý proces je velmi plynulý; nahrajete dokument, poskytnete odkaz a očekáváte zpětnou vazbu. Skutečný problém se objeví, když nahrajete nesprávný soubor nebo je potřeba ho aktualizovat. Samozřejmě nechcete zrušit existující odkaz ani přijít o cenné komentáře, které jste už dostali. V podstatě tedy potřebujete aktualizovat soubor v Dropboxu bez přerušení sdíleného odkazu. Nejenže je to možné, je to dokonce velmi jednoduché.
Chcete-li aktualizovat soubor na Dropboxu, aniž byste zrušili odkaz, musíte existující soubor nahradit. Dropbox funguje podobně jako souborový systém ve vašem operačním systému. Neumožní vám uložit soubor se stejným jménem a příponou do stejné lokality. Nicméně, na rozdíl od vašeho operačního systému, vás neupozorní, když nahráváte soubor, který má stejný název jako existující. Jednoduše jej přepíše.
Otevřete si Dropbox v internetovém prohlížeči a přejděte do složky se souborem, který chcete aktualizovat. Důkladně zkontrolujte jméno a příponu souboru. Představme si například, že soubor ve vašem Dropboxu se jmenuje „Můj_super_důležitý_dokument.psd“. Na tento soubor jste již sdíleli odkaz s mnoha lidmi. Někteří z nich k tomuto souboru přidali své komentáře.
Vy chcete tento soubor nahradit jeho aktualizovanou verzí, ale nechcete posílat nový odkaz. Na vašem počítači přejděte do složky s novým souborem, který chcete nahrát. Přejmenujte ho tak, aby měl naprosto identické jméno jako soubor, který jste původně sdíleli. Pokud se tedy váš nový soubor jmenuje „Oprava_chyby.psd“, přejmenujte jej na „Můj_super_důležitý_dokument.psd“.
Nyní otevřete Dropbox a nahrajte upravený soubor do stejné lokality, kde byl původní. Jakmile je nový soubor nahrán, automaticky nahradí ten starý. Ve složce už bude jen jediný soubor s tímto názvem.
Odkaz na sdílení původního souboru bude nyní odkazovat na tento nový, aktualizovaný soubor. Všechny původní komentáře u souboru zůstanou zachovány. Pokud jste v souboru provedli zásadní změny, komentáře k předchozí verzi už nemusejí být relevantní. Pokud nahrazujete soubor novým, měli byste o tom všechny informovat, nebo odstranit nerelevantní komentáře.
V ideálním případě by tento postup měl fungovat z libovolného zařízení, ať už používáte chytrý telefon nebo stolní počítač. Nicméně doporučujeme nahrazovat soubory spíše z počítače, protože je tam snazší přejmenovat soubory a nemáte omezení, která jsou spojená s mobilními platformami.
Dropbox nabízí celou řadu užitečných funkcí pro sdílení a tam, kde má nedostatky, to bohatě vyrovnají aplikace třetích stran. Například Finesse je malá aplikace, která vám umožňuje naplánovat automatické smazání souboru z Dropboxu.