Spolupráce na dokumentech, tabulkách a prezentacích Google představuje jednu z největších výhod této platformy. Nicméně, jakmile je práce na dokumentu dokončena, může být nutné omezit přístup k úpravám ostatním uživatelům, než jej definitivně uzavřete.
Dokončení dokumentu signalizuje, že byly provedeny všechny požadované změny a nic dalšího již není potřeba přidávat. Při práci s kolegy tak často vyvstává potřeba zabránit jim v dalších úpravách finálního dokumentu. Naštěstí je snadné kdykoli upravit sdílení dokumentu – ať už částečně nebo úplně.
Otevřete svůj internetový prohlížeč a přejděte na Disk Google. Najděte soubor, který chcete uzamknout, klikněte na něj pravým tlačítkem myši a z kontextové nabídky vyberte „Sdílet“, čímž otevřete nastavení sdílení pro daný dokument.
Pokud si nejste jisti, zda je soubor sdílený, vyhledejte ikonu dvou siluet lidských postav.
Jestliže je sdílení pomocí odkazu aktivní a chcete jej ponechat, ale s možností pouze zobrazovat, klikněte na rozbalovací nabídku a vyberte možnost „Kdokoli s odkazem může zobrazit“.
Pokud sdílení pomocí odkazu chcete zcela zrušit, klikněte na rozbalovací nabídku a poté vyberte „VYPNUTO – přístup mají pouze konkrétní lidé“.
Následně klikněte na tlačítko „Upřesnit“.
V sekci „Kdo má přístup“ klikněte na rozbalovací nabídku vedle jména spolupracovníka a vyberte možnost „Může prohlížet“, pokud chcete změnit jeho oprávnění na pouhé zobrazení.
Jako vlastník souboru máte možnost dále omezit přístup pomocí dvou nastavení v dolní části okna. První možnost znemožní ostatním editorům – pokud ještě existují – měnit přístupová práva nebo přidávat další osoby.
Druhá možnost zabrání uživatelům s právy prohlížení nebo komentování ve stahování, tisku a kopírování souboru, čímž se dokument stane výhradně pro čtení.
Klikněte na tlačítko „Uložit změny“.
Po dokončení klikněte na tlačítko „Hotovo“, čímž uzavřete nastavení sdílení.
A konečně, pro všechny, kteří s dokumentem dále pracují, je vhodné uvést do názvu slovo „FINAL“. Tím dáte najevo, že dokument již nevyžaduje žádné další úpravy.
Klikněte pravým tlačítkem myši na soubor a zvolte možnost „Přejmenovat“.
Na začátek nebo konec názvu souboru přidejte „[FINAL]“ a stiskněte tlačítko „OK“.
A to je vše. Úspěšně jste dokončili svůj dokument Google a omezili jste přístup k jeho úpravám nebo prohlížení.