Jemné upomínkové e-maily jsou nevyhnutelnou součástí komunikace, se kterou se setkáváme všichni, ať už občas nebo pravidelně.
S rozmachem e-mailového marketingu, kdy každá značka zasílá svým zákazníkům velké množství zpráv, se stávají nepřečtené e-maily běžným jevem v každé doručené poště.
Studie společnosti Mailbird ukázala, že 35 % obsahu typické doručené pošty tvoří nepřečtené zprávy. Jinými slovy, více než jeden ze tří e-mailů není včas otevřen. V takových situacích máte dvě možnosti: buď nechat důležitou zprávu zapadnout v zahlcené schránce, nebo odeslat jemnou připomínku.
Co je to jemný upomínkový e-mail?
Jak již název napovídá, jemný upomínkový e-mail představuje zdvořilý způsob, jak adresáta znovu upozornit na původní záměr vaší komunikace.
Důvod pro odeslání připomínky je obvykle ten, že jste nedostali odpověď nebo adresát zapomněl váš e-mail otevřít. Cílem není působit naléhavě, ale zároveň zajistit, aby vám neuniklo to, čeho jste chtěli prvním e-mailem dosáhnout.
Přestože to zní jednoduše, je třeba věnovat pozornost několika detailům, například jaký by měl být předmět e-mailu, jak dlouhé by mělo být tělo zprávy a podobně.
Pojďme se na to podívat na konkrétních příkladech.
Psaní nadřízenému
Tato situace nastává poměrně často, protože manažeři a šéfové bývají velmi zaneprázdnění.
Může se jednat o jakoukoli záležitost, od konkrétního projektu, který jste spolu probírali, přes žádost o proplacení výdajů až po mzdovou agendu.
Ukázkové předměty:
| 1. | Potřebuji Váš názor k {úkolu} |
| 2. | Čekám na Vaši odpověď ohledně {úkolu} |
| 3. | Jemná připomínka k {úkolu} |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Ethane,
Navazuji na svůj předchozí e-mail ohledně {úkolu}. Potřebuji Váš pokyn, abychom mohli pokračovat. Dejte mi prosím vědět, pokud budete cokoliv potřebovat.
S pozdravem,
Beatrice
Existuje mnoho variant předmětu i textu e-mailu. Klíčem je ale stručnost a výstižnost. Pokud máte více věcí, na které je třeba upozornit, raději je vypište do seznamu místo dlouhého odstavce. Adresát tak snadno pochopí, co se od něj očekává.
Upomínka o platbě po splatnosti
Včasné placení je pro každou firmu zásadní. Bohužel, v praxi mnoho firem s placením otálí.
Jelikož se jedná o citlivé téma pro obě strany, je důležitý „odvážný“, ale přitom „jemný“ přístup. Druhá strana musí pochopit vážnost situace, ale zároveň by se neměly zhoršit obchodní vztahy.
Ukázkové předměty:
| 1. | Faktura {číslo} po splatnosti |
| 2. | Naléhavé: Platba za fakturu {číslo} po splatnosti |
| 3. | Akce vyžadována: Faktura {číslo} stále neuhrazena |
Text v těle e-mailu:
| 1. | Faktura {číslo} po splatnosti |
| 2. | Naléhavé: Platba za fakturu {číslo} po splatnosti |
| 3. | Akce vyžadována: Faktura {číslo} stále neuhrazena |
Kdy je ale nejvhodnější poslat upomínku k platbě?
Zde hraje roli mnoho faktorů, například délka trvání obchodního vztahu, zda se jedná o obvyklou praxi u daného klienta a hlavně, zda chcete v obchodní spolupráci pokračovat, pokud se jedná o opakovaného „hříšníka“. Na základě těchto faktorů můžete upravit tón a načasování vaší zprávy.
Ve většině případů je ideální poslat upomínku k platbě následující pracovní den po datu splatnosti. Čekání déle než týden obvykle nedoporučuji.
Žádost o zpětnou vazbu
Učení je celoživotní proces, obzvláště důležitý je pro začátečníky. Vzpomínám si, jak jsem v roce 2020 žádal o zpětnou vazbu na své psaní na subredditu pro nezávislé spisovatele. Tomuto cizinci jsem dodnes vděčný, protože mi to hodně pomohlo.
Co ale dělat, když na svou žádost o zpětnou vazbu nedostanete odpověď? Může to být váš učitel, senior kolega nebo někdo, koho ve svém oboru obdivujete.
Ukázkové předměty:
| 1. | Čekám na Vaši cennou zpětnou vazbu k {tématu} |
| 2. | Připomínka k žádosti o zpětnou vazbu |
| 3. | Připomenutí: Potřebujeme odborné postřehy |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Michaeli,
Doufám, že se Vám daří dobře.
Navazuji na svůj dřívější e-mail, ve kterém jsem Vás žádal o zpětnou vazbu k {tématu}. Jsem si jistý, že Vaše odborné znalosti v tomto {oboru} pro mě budou velkým přínosem.
Těším se na Vaši neocenitelnou odpověď.
S pozdravem,
Nathan
Kromě toho může být odborníkem i známý profesionál, který dostává podobné žádosti každý den. V takovém případě, a zvláště pokud se nejedná o osobní vztah, můžete přidat větu jako: „Jsem připraven kompenzovat Váš čas“, aby se jim to vyplatilo.
Vím, že to může být nepříjemné, ale setkal jsem se s „celebritním spisovatelem“, který byl skeptický ohledně poskytování „bezplatné zpětné vazby“.
Nakonec jsem se obrátil na jiné spisovatele (na Redditu), kteří mi poskytli více informací, než jsem kdy mohl žádat nebo jim poděkovat.
U vás to může být stejné. Je to v pořádku, protože tito odborníci jsou velmi zaneprázdněni. Nabídka platby jim může upoutat pozornost, zvláště pokud nechcete hledat jiné odborníky.
Připomenutí platby nájmu
Toto je oblíbené téma pro pronajímatele. Vždy můžete znít výhružně, ale to může způsobit právní problémy a nedoporučuje se to.
Místo toho by měl být přístup profesionálně asertivní.
Ukázkové předměty:
| 1. | Naléhavá akce: Nájemné po splatnosti |
| 2. | Upomínka na nezaplacené nájemné |
| 3. | Akce vyžadována: Nezaplacené nájemné za {měsíc} |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Georgi,
Doufám, že se Vám daří dobře.
Všiml jsem si, že nájemné za {adresa nemovitosti} za {měsíc} ještě není zaplaceno. Chápu, že věci mohou být někdy složité.
Rád bych nicméně znal očekávané datum platby. Ocenil bych platbu včas, jak je uvedeno v naší nájemní smlouvě.
Děkuji za Vaši pozornost a těším se na brzkou odpověď.
S pozdravem,
Hannah
Připomenutí události
Organizátoři událostí jsou pod velkým tlakem, aby jejich akce byly úspěšné. Počet účastníků je pro každou akci klíčový. Proto je důležité, aby organizátoři potvrzovali účast v dostatečném předstihu, aby mohli uvolnit místa ostatním.
Tato připomenutí by měla být působivá a přátelská, s jasnou výzvou k odpovědi nebo zrušení registrace.
Ukázkové předměty:
| 1. | Vyžaduje se potvrzení účasti na události {událost} |
| 2. | Připomenutí: Nenechte si ujít {událost} |
| 3. | Čekáme na Vaši odpověď ohledně {události} |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Florence,
Jsme velmi rádi, že se zúčastníte naší nadcházející {události} dne {datum události}. Svou účast můžete potvrdit odpovědí na tento e-mail.
Upozorňujeme, že pokud do {čas, datum} neobdržíme Vaši odpověď, nabídneme Vaše místo někomu jinému.
Doufáme, že to chápete a těšíme se na setkání s Vámi.
S pozdravem,
Olivere
I když jsem tón nastavil trochu vážnější, můžete jej zmírnit podle konkrétní situace.
Připomenutí schůzky
Absence na schůzkách je pro mnoho firem, zejména těch, které pracují na dálku, „vážným“ problémem. Nebudu se pouštět do debat o tom, zda jsou schůzky produktivní, faktem ale je, že alespoň pár schůzek je pro zdravou spolupráci potřeba.
A i když máme v počítačích a chytrých telefonech spoustu upomínek, mnoho z nás na ně „úplně zapomene“.
Zde je tedy šablona připomínky schůzky, která zajistí plnou účast.
Ukázkové předměty:
| 1. | Poznámka: Nadcházející schůzka dne/v {čas/datum/místo} |
| 2. | Důležité: Připomenutí schůzky |
| 3. | Vyžaduje se pozornost: Nadcházející schůzka |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Thomasi,
Rychlá připomínka nadcházející schůzky dne {čas/datum} v {místo}. Projděte si prosím agendu a poznamenejte si konkrétní body, které chcete prodiskutovat. Vaši přítomnost a aktivní účast velmi oceníme.
S pozdravem,
Julie
Připomenutí žádosti o zaměstnání
Žádosti o zaměstnání patří k těm, na které se nejméně odpovídá. Důvodem může být obrovské množství žádostí a skutečnost, že většina zaměstnavatelů si nedává práci s odesláním slušného odmítacího e-mailu.
V každém případě může být taková situace pro žadatele matoucí. Odeslání jedné nebo dvou upomínek proto neuškodí.
Ukázkové předměty:
| 1. | Re: Žádost o {pracovní pozici} – Další kroky? |
| 2. | Pokročili jste v procesu pro pozici {pracovní pozice}? |
| 3. | Zvládl jsem roli {pracovní pozice}? |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Stephane,
Rychle se informuji o stavu mé žádosti o {pracovní pozici}. Jsou nějaké novinky? Nebo ode mě něco potřebujete?
S pozdravem,
Kateřina
Připomenutí termínu
Všichni se setkáváme s termíny ve všech oblastech podnikání, přičemž jemné upomínky zde mají klíčovou roli.
Ukázkové předměty:
| 1. | Upozornění: Termín pro {projekt} se blíží za {X dní} |
| 2. | Naléhavé připomenutí: Blíží se termín pro {projekt} |
| 3. | {projekt}: Zbývá {X} dní do termínu |
Text v těle e-mailu:
Dobrý den, Lucy,
Rychlá připomínka: {datum dokončení} se blíží termín pro odevzdání {projektu}. Ujistěte se, že je vše v pořádku, a neváhejte mě kontaktovat, pokud budete potřebovat pomoc.
S pozdravem,
Megan
Využití nástrojů AI k psaní e-mailů
Výhodou e-mailů je, že nejsou označovány kvůli obsahu AI, jako je tomu u publikací. E-maily jsou zprávy a jediné, na čem záleží, je, jak dobře dokážete sdělit svůj záměr.
V tomto ohledu vám mohou pomoci nástroje AI jako ChatGPT, Bard nebo Bing.
Zatímco ChatGPT je freemium, Bing a Bard jsou 100% zdarma.
Tyto nástroje jsou konverzačními motory AI. Můžete s nimi mluvit jako s asistentem a doladit výstup.
Stejně jako u všech nástrojů AI může být výstup někdy nepřesný. Závěrem lze říci, že tyto nástroje mohou jistě pomoci, ale nemohou zcela nahradit lidský zásah.
Buďte při těchto připomínkách jemní!
Upomínky jsou užitečné a plní svůj účel. Často dostávám e-maily ohledně potenciální spolupráce s etechblog.cz. Jako spisovatel, který nemá žádné slovo v řízení, je obvykle předávám dál.
Občas ale na pár zapomenu. V takových situacích fungují jemné připomínky nejlépe (někdy i několik 🙂).
Takže neváhejte posílat tyto upomínky svým potenciálním zákazníkům, protože opravdu fungují.
Toto byl náš průvodce jemnými připomínkami s několika šablonami, které vám pomohou začít. A pokud se někdy dostanete do úzkých, nástroje, o kterých jsme mluvili, vám mohou usnadnit práci s e-maily.
PS: Zajímá vás téma AI, ChatGPT? Zde je repozitář ChatGPT od etechblog.cz, který vám pomůže realizovat jeho skutečný potenciál.