Stojíte před rozhodnutím, zda zvolit Confluence, nebo Notion? Tento srovnávací průvodce vám poskytne všechny potřebné informace pro správné rozhodnutí!
V dnešním digitálním pracovním prostředí se stále více spoléháme na produktivní software a nástroje (SaaS). Ať už vyvíjíte aplikace, marketingový obsah, spotřební produkty či digitální služby, je klíčové mít možnost plánovat projekty, diskutovat o nápadech a obsahu a bezpečně je ukládat online, aby k nim měli členové týmu snadný přístup.
Výběr toho správného nástroje pro váš projekt může být časově náročný, obnášející hodiny výzkumu a testování různých platforem. Přepínání mezi nástroji pro správu obsahu a práce uprostřed projektu může vést k nedodržení termínů. Proto vám pomůžeme učinit informované rozhodnutí a porovnáme Confluence a Notion, abyste si mohli vybrat ten pravý nástroj pro vaše potřeby.
Co je to Confluence?
Confluence, od společnosti Atlassian, je cloudová aplikace určená pro spolupráci a správu znalostí. Slouží jako centrální úložiště pro veškeré vaše firemní wiki, obsah, brainstormingové aktivity, návrhy produktů a další důležité materiály.
Díky Confluence mohou interní i externí spolupracovníci jednoduše sdílet nápady, vytvářet návrhy produktů nebo osnovy obsahu a získávat zpětnou vazbu od manažerů.
Představte si, že váš administrativní pracovník musí složitě vyhledávat dokumenty a modely z minulého projektu. To by mohlo vést ke ztrátě hodin, ne-li dnů. Confluence eliminuje tyto zdlouhavé procesy díky digitalizaci a usnadňuje tak archivaci a vyhledávání obsahu.
Pomocí prostorů, stromů stránek a jednotlivých stránek můžete online ukládat tisíce dokumentů, plánů, standardních provozních postupů (SOP) a dalších. K těmto materiálům pak získáte přístup jediným kliknutím. Confluence také usnadňuje práci vzdálených a hybridních týmů tím, že umožňuje přístup k obsahu a projektovým zdrojům na základě definovaných rolí.
Využití Confluence ve firmách
Confluence nabízí široké spektrum využití pro online i offline podnikání, zde je několik příkladů:
- Dokumentace: Jedno z nejběžnějších využití Confluence je vytváření dokumentace. Firmy ji používají k vytváření obsahu pro rozhodovací procesy, řízení změn, standardní provozní postupy a plány pro zajištění kontinuity podnikání.
- Strategické plánování: Confluence je také využívána při tvorbě strategií pro důležité události, jako jsou investiční kola, vstupy na burzu, uvedení produktů na trh, marketingové kampaně nebo nábor nových zaměstnanců.
- Publikování obsahu: Online i offline vydavatelé používají Confluence k vytváření a správě strategií obsahu. Její výhodou je snadná aktualizace strategických dokumentů i ad hoc úpravy, které jsou automaticky dostupné všem uživatelům.
- Brainstorming: Kreativní profesionálové využívají Confluence jako nástroj pro spolupráci a brainstorming.
- Návrh produktů: Integrací s nástroji jako inVision, Atlassian Team, Figma a dalšími můžete Confluence využít pro návrh produktů, služeb, mobilních aplikací, webových stránek a softwaru.
- Týmové pracovní prostory: Firmy vytvářejí týmové pracovní prostory, kde mají týmy přístup k důvěrným dokumentům, návrhům, diskusím a zásadám v bezpečném online prostředí.
Jak Confluence funguje?
Confluence nabízí uživatelsky přívětivý řídicí panel s komplexním přehledem úkolů, organizačních aktualizací, aktivit v prostorech a dalších. Atlassian do tohoto nástroje pro správu obsahu a znalostí implementoval následující rozhraní:
Prostory Confluence jsou centrálním místem pro veškeré aktivity související s projekty, týmy, odděleními nebo celou organizací. Malá firma může mít jeden prostor, zatímco nadnárodní korporace jich může mít stovky.
Každý prostor obsahuje více stránek. Předkonfigurovaný prostor pro správu projektů v Confluence například obsahuje stránky pro plán projektu, dokumentaci rozhodnutí a zprávy o stavu.
Na rozdíl od SharePointu, Confluence neumožňuje neomezený přístup k prostorům, stránkám nebo blogům. Externí spolupracovníci mohou být pozváni, ale musí si zaregistrovat bezplatný nebo placený účet Confluence, aby se mohli zapojit do spolupráce.
Výhody používání Confluence
- Confluence umožňuje firmám snadno vytvářet online znalostní báze kompatibilní s chytrými telefony, tablety a počítači.
- Urychluje proces tvorby a publikování obsahu díky prostoru pro spolupráci na úpravách, automatickému schvalování publikace a funkcím pro ochranu důvěrnosti obsahu.
- Využití Confluence pro vytváření a sdílení firemního obsahu poskytuje další vrstvu zabezpečení, která zabraňuje neoprávněnému kopírování obsahu a chrání před útoky ransomwaru.
- Funkce správy verzí umožňuje snadný návrat k předchozí nebo nejnovější verzi obsahu.
- IT společnosti, které již používají různé nástroje SaaS od Atlassian (např. Jira Software, Jira Service Management, Jira Work Management), často preferují Confluence jako nástroj pro spolupráci na obsahu.
Co je to Notion?
Notion je nástroj pro zvýšení produktivity pracovního prostoru, určený pro osobní, profesionální i firemní účely. Kombinuje funkce projektového řízení, psaní poznámek a správu znalostí do jediné cloudové aplikace. Díky tomu se vaši zaměstnanci, dodavatelé i externí pracovníci vyhnou používání mnoha různých aplikací pro různé úkoly.
Notion vám pomůže vytvářet databáze, obsahové stránky a webové stránky pro sdílení profesionální práce. Nabízí stovky různých polí, které vám umožní vytvořit webovou stránku nebo aplikaci s přesně definovanými prvky.
Notion nabízí Ganttovy diagramy, tabulky, galerie, časové osy, možnosti pro přidávání jmen, specifikací produktů, vzorců, telefonů, e-mailů a mnoho dalšího.
Využití Notion ve firmách
Zde jsou hlavní způsoby, jak mohou firmy využít Notion:
- Interaktivní dokumenty: Místo tradičních dokumentů můžete v Notion vytvářet interaktivní dokumenty pomocí databáze Meeting Notes. Můžete přidat vlastnosti dokumentu, jako je autor, účastníci, typ, agenda, akční body, datum poslední úpravy, sekce pro osobní poznámky a další.
- Řízení projektů: Do databáze Notion můžete přidávat různé typy zobrazení a transformovat ji do platformy pro řízení projektů. Zobrazení zahrnují tabulku, časovou osu, galerii, seznam, Kanban, kalendář a další.
- Týmové prostory: Pokud spravujete mnoho projektů, můžete vytvořit různé týmové prostory pro každý z nich a zobrazit je vedle sebe na domovské stránce Notion.
- Notion AI: Nově je k dispozici Notion AI, generativní model umělé inteligence, který dokáže generovat prezentace, obsah, standardní operační postupy, databáze, tabulky a obchodní návrhy.
Jak Notion funguje?
Notion je v jádru robustní relační databázová aplikace. Zatímco tradiční databáze umožňují spouštět dotazy a získávat jednotlivá data, Notion vám umožňuje vytvářet příběhy z databází. Když vytvoříte více stránek v Notion, můžete je propojit a vyprávět tak příběh, který chcete.
Základním prvkem Notion jsou Stránky. Každá nová stránka je standardně vybavena následujícími možnostmi úprav:
- Název (ikona, obálka a komentář)
- Možnost začít psát s pomocí Notion AI
- Přidání nových bloků obsahu, jako jsou:
- Import
- Šablony
- Tabulka
- Nástěnka
- Časová osa
- Kalendář
- Seznam
- Galerie
Chcete-li vytvořit jedinečný zážitek pro zaměstnance a klienty, můžete začít s prázdnou stránkou a přidat mnoho různých bloků, například:
- Text
- Seznam úkolů
- Seznam s odrážkami
- Přepínací seznam
- Média
- Kód
- Hypertextové odkazy
- Propojené zobrazení databází
- Tlačítka
- Obsah
Nad Stránkami se nacházejí pracovní prostory (pro celou společnost) a týmové prostory (pro konkrétní projekty nebo týmy). Výhodou Notion oproti Confluence je možnost publikovat vaši wiki nebo časopis online, a kdokoli na internetu si může prohlížet publikovaný obsah bez nutnosti registrace do Notion.
Výhody používání Notion
- Kdokoli může začít vytvářet stránky a weby v Notion.
- Stránky Notion lze zobrazit v prohlížeči bez nutnosti instalace nebo přihlášení.
- V Notion můžete využívat výhod relační databáze.
- Notion nabízí širokou škálu typů zobrazení stránek, jako je časová osa, tabulka, seznam, galerie a další.
- Jeho modul pro tvorbu dokumentů umožňuje přidávat více než 100 bloků pro vložení vlastního obsahu.
Přečtěte si také: Šablony řídicího panelu Notion pro bezproblémovou správu úloh
Confluence vs Notion: Srovnání funkcí
| Funkce | Confluence | Notion |
| Uživatelské rozhraní a zkušenosti | Snadná orientace Zobrazení podobné řídicímu panelu na stránce Přehled Snadný přístup k nedávným stránkám, prostorům, šablonám atd. Postranní panel pro všechny týmové prostory a stránky |
Bez řídicího panelu; nutno vytvořit ručně Tlačítko Import pro získání obsahu ze zdrojů třetích stran Uživatelské rozhraní může být zpočátku složité |
| Křivka učení | Prakticky žádná | Rozsáhlá, pokud chcete používat všechny funkce, jinak jednoduchá |
| Mobilní aplikace | Dostupná | Dostupná |
| Desktopová aplikace | Není k dispozici | Dostupná |
| Nahrávání souborů a cloudové úložiště | 2 GB až neomezeně, liší se dle předplatného | 5 MB až neomezeně, dle předplatného |
| Úpravy v reálném čase | Ano | Ano |
| Šablony | Více než 100 pro různé firemní použití | Omezené šablony, nutno spoléhat na šablony třetích stran |
| Automatizace pracovního postupu | Vestavěná do aplikací a integrací | Nutno vyvíjet ručně nebo kupovat šablony s automatizací |
| Digitální tabule | Bezplatná integrace s aplikacemi pro tabule třetích stran | Pouze zobrazení online tabulí, žádná spolupráce v reálném čase |
| Verze a historie stránek | Neomezená pro všechny úrovně | 7 dní zdarma, 30 dní pro Plus, 90 dní pro podnikání. Neomezená pro firmy. |
| Integrace s aplikacemi Atlassian | Kompatibilní se všemi aplikacemi Atlassian | Omezená podpora pro aplikace Atlassian |
| Obnovení práce | Vyhrazená domovská stránka pro obnovení práce | Žádná domovská stránka, nutno hledat rozpracované stránky manuálně |
| Všechny integrace | Více než 100 nejlepších integrací: Gliffy, Markdown, MacroSuite, Scaffolding, LaTeX Math, HTML pro Confluence atd. | Až 60 aplikací. Nejlepší integrace jsou Figma, Slack, GitHub atd. |
| Smlouva o úrovni služeb (SLA) | 99,9% dostupnost SLA pro plány Premium a vyšší | Žádné standardní SLA deklarované Notion, vlastní SLA pro velké podniky |
Reálné aplikace Confluence
Vytváření článků s návody na software
Firmy vyvíjející aplikace, webové stránky nebo fyzické produkty používají Confluence k vytváření návodů. Stránky na Confluence poskytují podrobné pokyny pro používání produktu nebo softwaru. Často zde najdete dva samostatné oddíly: jeden pro instrukce a druhý pro související obsah. Umožňuje také importovat návody z Wordu, Dokumentů Google a dalších.
Brainstorming
Mnoho kreativních agentur a obchodních týmů používá Confluence pro generování nápadů a ověřování konceptů v rámci spolupráce. Díky integraci s Mural můžete vložit tabuli přímo na stránku Confluence. Spolupracovníci a vývojáři tak mají přímý přístup k původním nápadům a souvislostem pro vývoj úspěšných návrhů nebo produktů.
Řízení znalostní báze HR
Pokud chcete vytvořit cenově dostupný portál pro řízení lidských zdrojů, můžete použít tuto šablonu od Confluence zdarma. Vytvoření HR portálu s různými zobrazeními pro personalisty a zaměstnance vás může stát tisíce dolarů.
Confluence vám toto nabízí bezplatně. Šablona obsahuje rozsáhlé možnosti pro správu lidských zdrojů, jako jsou dovolené/volna, zdraví a wellness, zásady pro doporučování zaměstnanců, program 401K a další.
Reálné aplikace Notion
Schůzky
Mnoho podniků využívá Notion pro plánování, pořádání a řízení schůzek. Na stránku schůzky můžete přidat užitečná tlačítka pro rychlé zobrazení informací o organizátorech schůzky, účastnících, typech schůzek a událostech v kalendáři.
Tyto stránky také zahrnují další databázové prvky, jako je začátek schůzek, synchronizace návrhu, plánování sprintu, návrh standup a další. Použití tabulkového zobrazení schůzek umožňuje snadnou transformaci poznámek na segmentovaná data pro ideation, standup, školení a další.
Dokumenty
Vytvoření webu Docs je efektivním způsobem využití Notion. Firmy shromažďují všechny své důvěrné i veřejné dokumenty na jednom místě v Notion. Pro začátek můžete použít šablonu dokumentů Notion.
Obsahuje standardní dokumenty jako nedávno upravené, technické specifikace, dokument s požadavky na produkt (PRD) a brainstorming. Pro lepší orientaci můžete dokumenty filtrovat podle kategorie pomocí tabulky.
Confluence vs. Notion: Verdikt
Pokud hledáte nástroj s automatizací, vytvářením sestav, analýzami, intuitivní spoluprací v reálném čase a cenovou dostupností, pak byste měli zvolit Confluence před Notion.
Notion není vhodný, pokud:
- Potřebujete rozsáhlou automatizaci pracovních postupů.
- Vaše firma používá různé aplikace Atlassian.
- Potřebujete pokročilé funkce wiki, znalostní báze a úpravy dokumentů.
- Vyžadujete robustní kontrolu verzí.
- Potřebujete komplexní přístup na jednu stránku Confluence na základě rolí pro různé strany, jako jsou klienti, dodavatelé a interní zaměstnanci.
- Vyžadujete vestavěné a pokročilé vytváření sestav a analýzy.
Z hlediska ceny je Confluence také výhodnější volbou. Jeho bezplatný plán je vhodný pro malé firmy do 10 zaměstnanců. Nabízí neomezené množství stránek, prostorů a integrací aplikací, a také 2 GB prostoru pro nahrávání souborů. Bezplatný plán Notion je oproti tomu velmi omezený a vhodný spíše pro jednotlivce.
Pokud upgradujete své předplatné Confluence, prémiový plán by vás stál pouze 110 dolarů pro 10 uživatelů měsíčně oproti 180 dolarům za podnikatelský plán Notion. Confluence Premium nabízí neomezené úložiště, analýzy, uživatelská oprávnění, IP whitelist a další.
Další článek: Confluence vs. Jira: Znát jejich podobnosti a rozdíly