Jedním z nejčastějších dotazů uživatelů platformy Teams je, jak správně nastavit automatickou odpověď, když se chystají na dovolenou či delší absenci. Během volna či dovolené obvykle dochází k vypnutí notifikací chatovacích aplikací. Nicméně, lidé, kteří nemají informace o vaší nepřítomnosti, vám i tak mohou psát, i když jste offline. Microsoft Teams na rozdíl od jiných aplikací nabízí funkci „Mimo kancelář“ (OOO), která je v takových situacích velmi praktická. Funkce „Mimo kancelář“ v Teams umožňuje nastavit automatickou zprávu s plánovaným datem zobrazení pro všechny, kdo se vás pokusí kontaktovat během vaší nepřítomnosti. Pokud si nejste jisti, jak funkci „Mimo kancelář“ aktivovat, nebo jakou zprávu pro vaši nepřítomnost formulovat, prostudujte si následující návod.
Možnosti využití nastavení „Mimo kancelář“ v Teams
Existuje mnoho důvodů, proč uživatelé využívají funkci „Mimo kancelář“. Zde je několik příkladů:
- Účast na konferencích, obchodních schůzkách nebo workshopech.
- Čerpání mateřské či nemocenské dovolené.
- Využití osobního volna.
- Dovolená.
Níže je uveden seznam metod pro nastavení funkce „Mimo kancelář“ v Teams. Postupujte pečlivě podle uvedených instrukcí.
Metoda 1: Nastavení přes stavovou zprávu
Zprávu „Mimo kancelář“ můžete nastavit přímo z vašeho profilového obrázku. Jedná se o základní a jednoduchý postup:
1. Klikněte na tlačítko Windows, zadejte „Microsoft Teams“ a klikněte na „Otevřít“.
2. Klikněte na svůj profilový obrázek.
3. Zvolte možnost „Nastavit stavovou zprávu“.
4. Vyberte možnost „Naplánovat mimo kancelář“.
5. Aktivujte „Zapnout automatické odpovědi“.
6. Napište text vaší zprávy do pole pod „Zpráva Mimo kancelář“.
7. Zaškrtněte „Odeslat odpovědi mimo moji organizaci“ a poté vyberte „Všichni externí odesílatelé“.
8. Označte „Odesílat odpovědi pouze během časového období“ a nastavte požadované datum a čas.
9. Klikněte na tlačítko „Uložit“.
Metoda 2: Prostřednictvím nastavení Microsoft Teams
Zprávy „Mimo kancelář“ lze nastavit i v sekci Nastavení. Zde je návod, jak funkci „Mimo kancelář“ v nastavení Teams aktivovat:
1. Otevřete aplikaci Teams a klikněte na ikonu se třemi tečkami.
2. Vyberte možnost „Nastavení“.
3. Sjeďte dolů a najděte položku „Mimo kancelář“ a klikněte na tlačítko „Plán“.
4. Postupujte podle kroků 5-8 z metody 1.
Metoda 3: Prostřednictvím aplikace Microsoft Outlook
Pokud pro Microsoft Teams a Outlook používáte stejný účet, nastavení zprávy „Mimo kancelář“ v Outlooku se automaticky synchronizuje s Microsoft Teams. Pro nastavení zprávy „Mimo kancelář“ v Teams prostřednictvím Outlooku postupujte podle níže uvedených kroků.
Poznámka: Synchronizace zprávy může chvíli trvat. Není okamžitá. Navíc lze v Outlooku nastavit zprávu „Mimo kancelář“ pouze v případě, že používáte email Outlook nebo email Microsoft účtu.
1. Přejděte na web Outlook v prohlížeči.
2. Klikněte na ikonu „Nastavení“.
3. V nastavení vyberte možnost „Pošta“.
4. Zvolte „Automatické odpovědi“.
5. Aktivujte automatické odpovědi.
6. Zaškrtněte „Odesílat odpovědi pouze během časového období“ a nastavte časové rozmezí.
7. Zaškrtněte vybrané možnosti:
- Blokovat můj kalendář pro toto období
- Automaticky odmítat nové pozvánky na události, které se v tomto období uskuteční
- Odmítnout a zrušit mé schůzky během tohoto období
8. Napište text zprávy a klikněte na „Uložit“.
Toto jsou tedy způsoby, jak nastavit funkci „Mimo kancelář“ v Teams.
Jak vypnout funkci Mimo kancelář
Níže jsou uvedeny dvě metody pro vypnutí funkce „Mimo kancelář“ v Teams.
Metoda 1: V aplikaci Microsoft Teams
Funkci „Mimo kancelář“ můžete deaktivovat dříve, než je nastaveno automatické datum ukončení, a tím ukončit zobrazování zprávy. Po nastaveném datu Teams automaticky zruší zobrazování zprávy.
1. Spusťte Microsoft Teams z vyhledávání Windows.
2. Klikněte na ikonu se třemi tečkami.
3. Vyberte možnost „Nastavení“.
4. Najděte položku „Mimo kancelář“ a klikněte na tlačítko „Zobrazit“.
5. Deaktivujte volbu „Zapnout automatické odpovědi“.
6. Klikněte na „Uložit“.
Metoda 2: V aplikaci Microsoft Outlook
Jak již bylo zmíněno, pokud jste funkci „Mimo kancelář“ nastavili v Outlooku, automaticky se synchronizuje s Teams. Pro vypnutí je tedy nutné deaktivovat funkci „Mimo kancelář“ přímo v Outlooku.
1. Otevřete webovou verzi aplikace Outlook.
2. Klikněte na ikonu „Nastavení“.
3. V nastavení vyberte „Pošta“.
4. Vyberte možnost „Automatické odpovědi“.
5. Deaktivujte „Automatické odpovědi zapnout“.
6. Klikněte na „Uložit“.
Jak napsat automatickou zprávu o nepřítomnosti
Při psaní automatické zprávy mějte na paměti následující:
- Aktualizujte zprávu – Nekonzistentní informace ve zprávě nepůsobí dobře. Zprávu pravidelně aktualizujte.
- Uveďte alternativní kontaktní údaje – Pro naléhavé případy zadejte kontakty na vaše kolegy.
- Zadejte datum vašeho návratu.
- Dodržujte firemní pravidla a zohledněte firemní kulturu – Vyhněte se formulacím, které mohou působit nevhodně.
- Zakončete zprávu poděkováním.
Často kladené otázky
Q1: Jak nastavit funkci „Mimo kancelář“ z mobilního telefonu?
A: V aplikaci Android Teams není k dispozici možnost „Mimo kancelář“, nicméně můžete nastavit stavovou zprávu, která bude zobrazována lidem, kteří vám pošlou zprávu nebo se o vás zmíní.
Q2: Je zpráva „Mimo kancelář“ omezena počtem slov?
A: Ano, maximální počet slov je 280.
***
Výše uvedené metody by vám měly pomoci nastavit funkci „Mimo kancelář“ v Teams bez problémů. Doufáme, že byl pro vás tento návod užitečný. Dejte nám vědět, která metoda se vám osvědčila nejlépe. V případě jakýchkoli dotazů či připomínek neváhejte zanechat komentář.