Nevyžádaná pošta, známá též jako spam, představuje kategorii emailů, které Outlook automaticky přesouvá do speciální složky. Tento proces je řízen filtrem nevyžádané pošty, který si můžete přizpůsobit dle vašich preferencí. Umožňuje blokovat konkrétní odesílatele či celé domény, naopak zařadit vybrané adresy na seznam povolených, nebo využít automatické filtrování pro efektivní likvidaci spamu. Pojďme se podívat, jak na to.
Konfigurace nastavení nevyžádané pošty
Pro přístup k nastavení nevyžádané pošty, klikněte v horní liště na „Domů“ a následně na „Nevyžádaná pošta“.
První čtveřice možností bude aktivní pouze tehdy, když máte vybranou konkrétní zprávu ve složce nebo máte otevřený email. V takovém případě se tyto možnosti objeví i v menu „Zpráva“ po kliknutí na „Nevyžádaná“.
Všechny zmíněné volby naleznete také v kontextovém menu, které se zobrazí po kliknutí pravým tlačítkem myši na danou zprávu.
V následujícím textu se zaměříme na detailní popis prvních čtyř voleb z tohoto menu. Nyní je pro nás klíčová položka „Možnosti nevyžádané pošty“, kterou najdete v dolní části nabídky.
Kliknutím na tuto možnost se vám otevře okno s pokročilými nastaveními nevyžádané pošty.
Základní parametry v záložce Možnosti
Záložka „Možnosti“ v okně nastavení nevyžádané pošty je centrálním místem pro konfiguraci chování aplikace Outlook při zpracování podezřelých emailů. Zprávy, které jsou identifikovány jako nevyžádaná pošta, jsou automaticky přesouvány do složky „Nevyžádaná pošta“. Zde si můžete zvolit, jak citlivý má být Outlook při označování emailů jako spam. Standardně je filtr nastaven na „Bez automatického filtrování“, což znamená, že do složky s nevyžádanou poštou putují pouze zprávy od odesílatelů, které jste explicitně přidali na seznam blokovaných.
Pro zachycení většího množství spamu, doporučujeme přepnout filtr na „Nízká“, což je pro většinu uživatelů dostatečné. Pokud chcete, aby Outlook byl ještě důslednější, můžete zvolit nastavení „Vysoká“. Je však nutné počítat s tím, že se do složky nevyžádané pošty mohou dostat i legitimní zprávy, proto je třeba tuto složku pravidelně kontrolovat. Pokud se stane, že do nevyžádané pošty omylem spadne legitimní email, můžete tento filtr „poučit“ tím, že zprávu označíte jako „Není nevyžádaná pošta“ (Domů > Nevyžádaná pošta > Není nevyžádaná).
Následně se zobrazí potvrzovací okno s informací, že zpráva bude přesunuta zpět do doručené pošty, a nabídne vám možnost přidat daného odesílatele do seznamu bezpečných odesílatelů.
Vraťme se zpět k možnostem nevyžádané pošty. Poslední úroveň nastavení filtru je „Pouze bezpečné seznamy“. S tímto nastavením bude každá zpráva od odesílatele, který není na vašem seznamu bezpečných odesílatelů, považována za nevyžádanou. Toto nastavení je velmi restriktivní a vyžaduje častou kontrolu složky nevyžádané pošty. Nicméně po nějakém čase se filtr naučí vaše preference a zvláště, pokud dostáváte málo emailů od neznámých adresátů, může být toto nastavení velmi efektivní.
Pod volbami úrovně filtru se nachází dvě doplňková nastavení.
První z nich, „Trvale smazat podezřelou nevyžádanou poštu namísto přesunutí do složky Nevyžádaná pošta“, je nejužitečnější, pokud máte nastaveno „Žádné automatické filtrování“. V takovém případě filtr přesune pouze emaily od odesílatelů na vašem seznamu blokovaných přímo do složky s nevyžádanou poštou a, protože jsou odesílatelé blokováni, je jejich trvalé smazání bezpečné. Nicméně u všech ostatních úrovní filtrování – především „Vysoké“ nebo „Pouze bezpeční odesílatelé“ – existuje riziko, že Outlook omylem označí i legitimní zprávy za spam. Pokud jsou takové zprávy trvale smazány, bez přesunu do složky nevyžádané pošty, přijdete o ně a ani nebudete vědět, že přišly. Z tohoto důvodu nedoporučujeme tuto volbu aktivovat, pokud si nejste zcela jisti jejím důsledkem.
Druhá možnost „Upozornit mě na podezřelá doménová jména v e-mailových adresách (doporučeno)“ je nástroj Outlooku na ochranu proti phishingu. Je dostupný (a standardně aktivován) při zapnutí jakékoli úrovně filtrování nevyžádané pošty (tedy když přepnete z „Žádné automatické filtrování“ na „Nízké“, „Vysoké“ nebo „Pouze bezpeční odesílatelé“). Jakmile je tato možnost aktivní, Outlook začne filtrovat potencionálně nebezpečné phishingové emaily. Dovolíme si citovat popis od společnosti Microsoft, který objasňuje, jak tento nástroj funguje.
O phishingových emailech se hovoří dlouho, ukázali jsme si, jak softwarové nástroje pomáhají blokovat pokusy o phishing, a informovali jsme vás o nových postupech, které usnadní oddělení legitimní korespondence od podvodných emailů. Není nám jasné, proč tak užitečný nástroj a) není standardně zapnutý a b) proč není ze strany společnosti Microsoft lépe propagován.
Pokud používáte Outlook v pracovním prostředí, je možné, že vaši správci používají ochranu proti phishingu, o které nevíte. Pokud ale používáte Outlook pro osobní účet, důrazně doporučujeme tuto možnost aktivovat. Nastavením filtru na „Nízká“ a aktivováním volby „Upozornit mě na podezřelá doménová jména v e-mailových adresách (doporučeno)“ zvýšíte svou bezpečnost.
Správa důvěryhodných odesílatelů
Další záložka, „Bezpeční odesílatelé“, slouží k definování seznamu odesílatelů a domén, které Outlook nikdy nebude považovat za nevyžádanou poštu.
Pokud jste u zprávy ve složce „Nevyžádaná pošta“ použili volbu Domů > Nevyžádaná pošta > Není nevyžádaná a potvrdili přidání odesílatele do seznamu bezpečných odesílatelů, jeho adresa se zde objeví. Odesílatele můžete označit jako „bezpečného“ i volbou Domů > Nevyžádaná pošta > Nikdy neblokovat odesílatele (nebo Nikdy neblokovat doménu odesílatele, pokud chcete, aby všechny emaily z této domény obcházely filtr nevyžádané pošty).
Pro manuální přidání adresy nebo domény do seznamu bezpečných odesílatelů klikněte na tlačítko „Přidat“.
Otevře se dialogové okno, do kterého můžete zadat adresu nebo doménu, kterou chcete přidat.
Tento způsob je vhodný pro přidání jedné nebo dvou adres, ale je poměrně zdlouhavý, pokud potřebujete přidat větší množství položek. Aby to bylo rychlejší, máte k dispozici možnost importovat seznam odesílatelů a domén, a také exportovat váš stávající seznam.
Import seznamu je skvělá volba, pokud máte seznam ve správném formátu. Naštěstí Outlook očekává pouze textový soubor s odesílateli a doménami oddělenými zalomením řádku. Takový soubor si můžete snadno vytvořit. Tyto informace můžete exportovat z jiného emailového klienta, nebo je sepsat ručně, což je rychlejší než klikání na „Přidat“, zadávání detailů, klikání na „OK“ a tento proces opakovat pro každého odesílatele. Protože vytváření seznamu bezpečných odesílatelů může trvat dlouho, doporučujeme vám ho občas exportovat, pro případ, že byste potřebovali přeinstalovat Outlook, nebo ho nainstalovat na jiný počítač. Ušetří vám to čas a zachová vaše nastavení filtru pro případ, že byste v budoucnu přešli na novější verzi Outlooku.
Import a export vám také pomohou při hromadných úpravách a odstraňování položek. Stačí exportovat seznam, provést změny (nebo položky smazat) v textovém editoru a importovat upravený seznam. Import nezruší stávající položky, pouze přidá nové. (např. pokud změníte položku z ebay.co.uk na ebay.com, tak do seznamu přidá ebay.com, místo toho aby nahradil ebay.co.uk). Proto je před importem upraveného seznamu nutné seznam vyprázdnit. Pro tento účel označte horní položku, podržte klávesu SHIFT a označte poslední položku. Tím označíte všechny položky seznamu. Poté klikněte na „Odebrat“ a vymažete všechny bezpečné odesílatele.
Poslední dvě volby na této záložce vám umožní automaticky přidávat odesílatele na seznam na základě některých předpokladů.
Zapnutí volby „Důvěřovat také e-mailům z mých kontaktů“ zajistí, že emaily od odesílatelů, které máte uložené v kontaktech Outlook, budou propuštěny bez filtrování do nevyžádané pošty. Tím se efektivně změní váš seznam kontaktů na druhý seznam bezpečných odesílatelů, bez nutnosti ručního zadávání každé adresy.
Aktivací volby „Automaticky přidávat lidi, kterým posílám e-maily, do seznamu bezpečných odesílatelů“ zajistíte, že každý, komu pošlete email, bude považován za bezpečného odesílatele, na základě předpokladu, že je běžné obdržet odpověď na odeslaný email. Nicméně toto nemusí být vždy pravda, protože můžete někomu odpovídat i s tím, abyste mu sdělili, ať vám přestane posílat emaily (např. email s odhlášením odběru). Proto doporučujeme používat tuto volbu s opatrností.
Správa bezpečných příjemců
Další záložka, „Bezpeční příjemci“, je poněkud matoucí. Nemáte žádnou kontrolu nad tím, jak příjemce bude zacházet s vaší poštou, takže tato volba by neměla být o tom. Nezabrání vám odesílat emaily na žádnou adresu v tomto seznamu. K čemu tedy slouží? Bezpeční příjemci jsou ve skutečnosti emailové konference, ke kterým patříte. Typicky adresou „Komu“ pro emailovou konferenci je název seznamu (např. [email protected]) a přidání do seznamu bezpečných příjemců zajistí, že emaily z těchto adres nebudou považovány za nevyžádané.
Jinak jsou možnosti stejné jako u „Bezpečných odesílatelů“. Skupinu nebo seznam adresátů můžete označit jako „bezpečný“ volbou Domů > Nevyžádaná pošta > Nikdy neblokovat tuto skupinu nebo seznam adresátů, pokud chcete, aby emaily z tohoto seznamu obcházely filtr nevyžádané pošty.
Blokování odesílatelů
V záložce „Blokovaní odesílatelé“ můžete přidat jednotlivé adresy nebo celé domény, které považujete za spam. Cokoliv zde přidáte půjde přímo do složky s nevyžádanou poštou.
Možnosti jsou totožné jako u „Bezpečných odesílatelů“, s možností přidávat, upravovat, odstraňovat, importovat a exportovat seznamy adres a domén. Pokud máte vybranou zprávu, můžete také přidat odesílatele nebo jeho doménu do seznamu blokovaných odesílatelů volbou Domů > Nevyžádaná pošta > Blokovat odesílatele.
Všechny emaily, které skončí ve složce „Nevyžádaná pošta“, ať už z důvodu blokování odesílatele, nebo na základě posouzení Outlooku, budou mít deaktivovány odkazy a obsah zprávy bude zobrazen v prostém textu. Outlook vás o této skutečnosti bude informovat zprávou v každém emailu otevřeném ze složky „Nevyžádaná pošta“.
Poznámka: Pokud přidáte odesílatele do seznamu „Bezpeční odesílatelé“ i do „Blokovaní odesílatelé“, bude mít seznam „Bezpečných odesílatelů“ prioritu a emaily od takového odesílatele budou doručovány do vaší doručené pošty.
Blokování domén nejvyšší úrovně a kódování
Poslední záložka, „Mezinárodní“, vám umožňuje blokovat domény a emaily na úrovni země, nebo na základě specifického kódování.
Kliknutím na „Seznam blokovaných domén nejvyšší úrovně“ otevřete stejnojmenné okno. Zde můžete vybrat země, jejichž domény chcete blokovat.
Pokud chcete například blokovat emaily z Andorry, zaškrtněte políčko „AD (Andorra)“ a klikněte na „OK“. Outlook bude poté považovat poštu z domény s koncovkou „.ad“ za nevyžádanou.
Tato možnost je užitečná, pokud dostáváte mnoho spamu z domény konkrétní země, jako například .cc (Kokosové ostrovy), která v době psaní tohoto článku má nejvíce ISP, které umožňují spamování. Pokud neočekáváte legitimní email z domény dané země, můžete ji přidat do seznamu blokovaných. Pamatujte, že toto nezastaví všechny emaily z dané země – pouze emaily z domény, která končí příponou .cc. Tedy, pokud vás obtěžuje spam z Ruska, blokování domény .ru blokuje pouze emaily s touto doménovou koncovkou. Ruský spamer, který používá doménu .com, nebude blokován.
Pokud chcete blokovat určitou geografickou oblast, můžete zablokovat celé kódování kliknutím na „Seznam blokovaných kódování“. Zde vyberte kódování emailů, které chcete blokovat.
Kódování je samo o sobě obsáhlé téma, kterým se zde nebudeme detailně zabývat (více si můžete přečíst na Wikipedii zde). Obecně řečeno, kódování určuje, jak je znak digitálně reprezentován. Různá kódování reprezentují znaky různým způsobem a váš emailový klient (a váš prohlížeč) umí mezi některými znakovými sadami překládat. Tento proces se nazývá překódování. Pokud pravidelně dostáváte spam v určitém kódování, můžete toto kódování zablokovat. Pokud si nejste jisti, co jsou kódování, nebo jak poznat kódování přijatých emailů, nedoporučujeme zde cokoliv měnit, protože byste mohli zabránit doručování legitimních emailů.
Nastavení nevyžádané pošty jsou užitečným nástrojem pro udržení čistoty a pořádku ve vaší doručené poště. Pokud budete aktivně blokovat odesílatele, od kterých dostáváte emaily, které považujete za spam, časem budete mít v doručené poště mnohem méně nevyžádané pošty a o něco méně stresu ve svém životě.