Jak vyvolat odeslaný e-mail v aplikaci Outlook

autor:
Tweet
Share
Share
Pin

Důležité body

  • Chcete-li v Outlooku zrušit odeslání e-mailu, přejděte do složky Odeslaná pošta, otevřete danou zprávu v novém okně, klikněte na kartu Soubor a zvolte možnost Znovu odeslat nebo Odvolat > Odvolat tuto zprávu.
  • Funkce odvolání je účinná pouze za specifických podmínek, mezi které patří, že vy i příjemce používáte účet Microsoft Exchange nebo Microsoft 365 v rámci stejné organizace.
  • Pro prevenci odesílání e-mailů omylem zvažte nastavení pravidla v Outlooku pro odložení odesílání, namísto spoléhání se na odvolání.

V desktopové verzi aplikace Outlook můžete odvolat e-mail, pokud budete jednat rychle. Ukážeme vám, jak na to, popíšeme nezbytné podmínky a nabídneme alternativní přístup.

Jak zrušit odeslání e-mailu v Outlooku

Požádat o stažení e-mailové zprávy v Outlooku je snadné. Úspěšnost tohoto požadavku je ale jiná kapitola, kterou si rozebereme dále. Postup pro odvolání e-mailu:

  • V aplikaci Outlook přejděte v levém navigačním panelu do složky Odeslaná pošta.
  • Vyhledejte e-mail, který chcete odvolat, a dvojitým kliknutím jej otevřete v novém okně.
  • V horní liště klikněte na možnost Soubor.
  • Zvolte Znovu odeslat nebo Odvolat > Odvolat tuto zprávu.
  • V novém okně zaškrtněte možnost Smazat nepřečtené kopie této zprávy, abyste e-mail kompletně odstranili z doručené pošty příjemce. Alternativně můžete vybrat možnost Smazat nepřečtené kopie a nahradit je novou zprávou, pokud chcete odeslat opravenou verzi e-mailu.
    • Volitelně můžete zaškrtnout políčko vedle možnosti Informovat mě o úspěšnosti nebo neúspěšnosti odvolání pro každého příjemce. Poté vám bude zaslán e-mail s výsledkem každého pokusu o stažení.
  • Jakmile budete připraveni, klikněte na OK, čímž odešlete požadavek na odstranění původního e-mailu e-mailovému klientovi příjemce.

    • Jaké jsou požadavky pro odvolání e-mailu v Outlooku?

    E-mail je možné odvolat pouze v případě, že vy i příjemce využíváte účet Microsoft Exchange, a šance na úspěch se zvyšují, pokud jste ve stejné organizaci. Účty MAPI a POP nejsou podporovány. Pro zjištění typu vašeho e-mailového účtu:

  • V horním menu klikněte na Soubor.
  • Zvolte Nastavení účtu > Nastavení účtu.
  • Zůstaňte na kartě E-mail. Ve sloupci Název vyhledejte svůj aktivní e-mailový účet. Sloupec Typ ukazuje, o jaký typ účtu se jedná.

    • S ohledem na toto omezení nebude odvolání fungovat u e-mailů, které jste odeslali mimo vaši organizaci, například na účet Gmail nebo Yahoo. Je to proto, že jakmile e-mail opustí váš interní server, nemáte nad ním žádnou kontrolu. Neexistuje žádné univerzální pravidlo, které by nutilo e-mailové servery řídit se žádostí o odvolání; v praxi se takové žádosti často ani nezpracují.

    I když vy i příjemce používáte stejný server Exchange, úspěšné stažení není zaručené.

    Klíčové je, aby příjemce otevřel žádost o odvolání před otevřením původní zprávy. Pokud si nejdříve přečte původní e-mail (ať už před vaší žádostí o stažení nebo po ní), původní zpráva zůstane v jeho doručené poště. I když obdrží žádost o odvolání, která ho informuje o vašem záměru původní zprávu smazat, je na jeho rozhodnutí, zda ji bude ignorovat nebo ne.

    Nicméně odvolání proběhne automaticky na pozadí, aniž by příjemce musel číst žádost o odvolání, pokud má v nastavení Outlooku aktivní volbu Automaticky zpracovávat žádosti o schůzky a odpovědi na žádosti o schůzky a hlasování. Toto nastavení naleznete v menu Soubor > Možnosti > Pošta > Sledování. Avšak opět platí, že se tak stane pouze v případě, že příjemce váš původní e-mail neotevřel. Pokud tak učinil, zpráva zůstane v doručené poště bez ohledu na nastavení.

    Pokud má příjemce pravidlo, které přesune váš původní e-mail z doručené pošty do jiné složky, žádost o odvolání se nezdaří. Dále, pokud je e-mail odeslán do veřejné schránky a žádost o odvolání si přečte jiná osoba, než zamýšlený individuální příjemce, odvolání také nebude fungovat.

    A nakonec, žádosti o odvolání nemohou být zpracovány, pokud si příjemce prohlíží své e-maily mimo počítačovou aplikaci Outlook, například přes webovou verzi Outlooku nebo ze svého mobilního zařízení.

    Shrneme-li, pro úspěšné odvolání e-mailu musí být splněny následující podmínky:

    • Vy i příjemce musíte být na stejném serveru Exchange.
    • Příjemce musí otevřít žádost o odvolání před tím, než si přečte původní e-mail.
    • Příjemce nesmí mít nastavená žádná pravidla, která upravují nebo přesouvají váš původní e-mail.
    • Příjemce musí otevřít žádost o odvolání v desktopové aplikaci Outlook.

    Jak vidíte, existuje mnoho specifických požadavků, které musí být splněny, aby bylo odvolání e-mailu úspěšné. Pro maximální šanci na úspěch o stažení žádejte rychle, ale ani tak se na tento proces nemůžete spolehnout. Berte to spíše jako poslední možnost.

    Jak odložit odeslání e-mailu v Outlooku namísto odvolání

    Pokud často potřebujete zrušit odeslání e-mailu, může být rozumnější přijmout preventivní opatření a v Outlooku nastavit pravidlo pro odložení odesílání zpráv.

    Technicky tak sice e-mail neodvoláte, ale získáte krátké období, ve kterém můžete odchozí e-mail zrušit. Pro nastavení takového pravidla:

  • V horním menu klikněte na Soubor.
  • Vyberte Spravovat pravidla a upozornění.
  • Na kartě Pravidla e-mailu klikněte na Nové pravidlo.
  • Vyberte Použít pravidlo na zprávy, které odesílám, a poté klikněte na Další.
  • Vyberte a upravte si libovolné podmínky. Například, zda se má pravidlo ignorovat při odesílání zprávy konkrétní osobě. Po dokončení klikněte na Další.
  • Vyberte a upravte si libovolné akce. Je třeba zaškrtnout možnost Odložit doručení o několik minut.
  • V dolním panelu klikněte na číslo a nastavte, o kolik minut chcete odeslání odložit (od 1 do 120), a poté klikněte na OK.
  • Kliknutím na Další postupujte podle pokynů průvodce – nastavte případné výjimky a pojmenujte pravidlo.
  • Nakonec si pravidlo zkontrolujte. Ujistěte se, že je zaškrtnuté políčko Zapnout toto pravidlo. Až budete hotovi, klikněte na Dokončit.

    • Po aktivaci pravidla zůstanou odchozí zprávy ve složce K odeslání, dokud neuplyne nastavená doba odkladu, během níž je můžete v případě potřeby ručně odstranit.

    Jak jste viděli, odvolání odeslaného e-mailu v Outlooku je jednoduché. Avšak to, zda je odvolání úspěšné, je zcela jiná věc, protože to závisí na mnoha faktorech. Ve světě, kde mají lidé přístup ke svým e-mailům odkudkoli a kdykoli, byste se na odvolání neměli spoléhat.

    Místo toho, pokud často odesíláte něco špatně, zvažte použití alternativní metody, jak odložit odeslání e-mailu. To zajistí, že se e-mail neodešle okamžitě a vy se tak vyhnete trapné situaci způsobené chybou.