Jak zabránit Cyberloafingu na pracovišti [+5 Tools]

Rozptyluje vás práce? Možná praktikujete kyberšumění

Přistihujete se, jak během pracovní doby prohlížíte sociální sítě nebo odpovídáte na soukromé e-maily? Možná si ani neuvědomujete, že se věnujete takzvanému "kyberšumění" (anglicky "cyberloafing"), což je termín, který se v korporátním světě v posledních letech značně rozšířil.

Kyberšumění, zjednodušeně řečeno, znamená, že zaměstnanec využívá internetové připojení v práci k jiným než pracovním účelům. Patří sem prohlížení sociálních sítí, sledování videí na YouTube, řešení kvízů, online nakupování nebo vyřizování osobních e-mailů.

Ačkoli se mnozí mohou ohrazovat, že se to děje během přestávek nebo když jsou vyčerpáni z nějakého úkolu, zaměstnavatelé to často vnímají jinak. Kyberšumění je často považováno za miliardovou "zábavu" s pro a proti, v závislosti na úhlu pohledu.

Nárůst kyberšumění v posledních letech

Díky internetu se svět stal globální vesnicí. Jen málokterá činnost se dnes obejde bez internetu. Téměř cokoliv online je nyní běžně dostupné. Ať už jde o sociální interakci, hledání informací, rezervaci cestování a mnoho dalšího.

To je jeden z důvodů, proč v posledních letech narostlo kyberšumění. Spolu s tím příchod pandemie a zavedení práce z domova změnily způsob, jakým vnímáme a provádíme svou každodenní práci. Lidé jsou nyní online více než dříve, protože nemají pocit, že je někdo hlídá.

Rozšiřování dovedností, závislost na internetu, potřeba sdílet vše na sociálních sítích a vyhledávání drobností na internetu také přispěly k nárůstu kyberšumění.

Proč se uchylujeme ke kyberšumění?

Důvody kyberšumění jsou subjektivní. Existují však některé běžné příčiny. Pojďme se na ně podívat:

#1. Potřeba odpočinout si

Častým důvodem je potřeba krátkého odpočinku od práce pro osvěžení mysli.

Přečtěte si také: 7 nástrojů pro sledování nálady, které zlepší kvalitu života

#2. Náročné úkoly

Složité úkoly vyžadují hodně duševní energie. Krátké přestávky mohou zvýšit produktivitu zaměstnanců tím, že pomáhají snižovat vyhoření a stres.

#3. Nedostatek výzev

Pokud zaměstnanec dostane úkol, který ho dostatečně neangažuje, může ho odkládat a trávit čas na internetu činnostmi nesouvisejícími s prací.

#4. Nuda

Monotónní a opakující se činnosti mohou vést k nudě, což může vést k hledání rozptýlení na internetu.

#5. Závislost na internetu

Rozsáhlé možnosti internetu mohou vést k závislosti. Sociální sítě mohou vytvářet tlak ze strany kolegů a nutit zaměstnance k "online životu" pro uspokojení a potvrzení od sledujících. Tato praktika může být návyková a ovlivnit pracovní výkon.

#6. Ostrakismus

Ostracismus, neboli vyloučení z kolektivu, může způsobit, že zaměstnanci hledají útočiště na internetu a sociálních sítích, cítí-li se v práci izolovaní.

#7. Zvyšování kvalifikace

Pozitivní je, že se zaměstnanci zapisují do online kurzů nabízených společnostmi jako LinkedIn, Udemy či Coursera.

Negativní dopady kyberšumění na organizaci

Podle výzkumů z University of Nevada korporátní svět každoročně přichází o 85 miliard dolarů kvůli ztracenému času způsobenému kyberšuměním. Je to považováno za jeden z hlavních důvodů poklesu produktivity v práci. Kyberšumění také spotřebovává mnoho času zaměstnance, což vede k tomu, že mu nezbývá dostatek času na dokončení úkolů ve stanoveném termínu. Mezi další nevýhody patří:

• Úniky dat a narušení soukromí
• Vniknutí malwaru a virů do firemních systémů
• Zatížení šířky pásma
• Neefektivita práce
• Odkládání úkolů
• Nereagování v pracovní době
• Používání stránek pro dospělé v práci
• Úniky citlivých informací
• Krádeže identity

Statistiky ukazují, že 36 % mileniálů a generace Z tráví více než 2 hodiny denně na internetu pro osobní potřebu. Pokud máte zaměstnance z této věkové skupiny, je pravděpodobnost kyberšumění vyšší.

Jak poznat, že zaměstnanec kyberšumí?

Neexistuje jednoznačný způsob, jak zjistit, zda vaši zaměstnanci kyberšumí, ale některé z následujících znaků mohou naznačovat problém:

• Nedodržování termínů
• Dlouhá doba odezvy na dotazy zákazníků
• Neustálé kontrolování telefonu během schůzek
• Rozptýlenost v práci

Dalším náznakem může být sdílení příspěvků na sociálních sítích během pracovní doby.

Jak řešit kyberšumění?

Důležité je zaměřit se na kořen problému a neřešit ho jen povrchově. Měli byste zjistit, proč se zaměstnanci uchylují ke kyberšumění.

Cílem je ukázat, že jste "profesionální zaměstnavatel" a ne, že jste proti zaměstnancům. To vám pomůže vyřešit problém přátelsky a pokojně. Zde jsou 3 způsoby, jak se s kyberšuměním vypořádat:

#1. Stanovte pravidla

Pomocí průzkumu zjistěte hlavní důvody kyberšumění. Na základě toho navrhněte pravidla pro osobní použití internetu na pracovišti. Informujte zaměstnance, kdy, kde a jaké aktivity jsou povoleny. Vysvětlete jim důvody tohoto kroku.

#2. Stanovte sankce

Je důležité stanovit jasná pravidla a sdělit očekávání. Definujte, které sociální sítě jsou zakázané a proč je důležité dodržovat pravidla. Upozorněte zaměstnance na důsledky porušení těchto pravidel.

#3. Monitorovací software

Existuje mnoho softwarů pro sledování aktivit zaměstnanců. Tyto nástroje vám pomohou přidělovat úkoly a zvyšovat produktivitu, zvláště při práci z domova. Získáte detailní zprávy o každém zaměstnanci a identifikujete případné problémy. Mnohá řešení nabízejí i další funkce.

Teď, když víme, co je kyberšumění a jak ho řídit, podívejme se na některé z nástrojů, které vám pomohou předcházet tomuto problému.

HubStaff

HubStaff je nástroj pro sledování času, kterému důvěřuje přes 500 tisíc společností. Nabízí mnoho funkcí pro monitorování a řízení týmů. Mezi ně patří:

• Snímky obrazovky aktivit zaměstnanců v reálném čase
• Sledování navštívených URL adres
• Měření produktivity
• GPS sledování
• Řízení úkolů
• Sledování projektů
• Aplikace pro sledování času
• Integrace s více než 30 dalšími aplikacemi

Navíc HubStaff umožňuje sledovat mzdy, plánování směn, fakturaci a produktivitu. Vše můžete spravovat z jednoho panelu.

DeskTime

DeskTime je nástroj pro sledování času určený pro zaměstnance i freelancery. Tvrdí, že dokáže zvýšit produktivitu o 30 %.

DeskTime nabízí:

• Sledování názvu dokumentu
• Pomodoro časovač
• Kalkulace nákladů
• Plánování směn
• Možnost soukromého režimu
• Offline sledování času

Stejně jako ostatní nástroje nabízí DeskTime snímky obrazovky a sledování URL. Před zakoupením placené verze si můžete sjednat demo a vyzkoušet bezplatnou zkušební verzi.

Time Doctor

Time Doctor je nástroj pro motivaci zaměstnanců. Poskytuje informace o produktivitě a pomáhá manažerům zjistit, kde je potřeba pomoc.

Time Doctor nabízí:

• Více než 60 integrací aplikací
• Shodu s GDPR a HIPAA
• 24/7 vícejazyčnou zákaznickou podporu
• 99% dostupnost SLA
• Uživatelské role a nastavení oprávnění

Tento nástroj je vhodný pro vzdálené, hybridní i outsourcingové pracovní prostředí.

RescueTime

RescueTime byl oceněn jako "PC Mag Editor's Choice" s 5hvězdičkovým hodnocením. Tento nástroj pomáhá zaměstnancům vyhnout se prokrastinaci:

• Vytváří personalizované cíle
• Poskytuje inteligentní koučink
• Blokuje weby, které narušují soustředění
• Poskytuje přehled o tom, které aplikace odvádějí od práce
• Umožňuje automatické blokování rozptýlení

Díky denním zprávám si zaměstnanci mohou lépe organizovat svůj čas. S 2 miliony uživatelů a 14 lety na trhu stojí RescueTime za vyzkoušení.

Toggl

Toggl je jedním z nejpoužívanějších nástrojů pro zvýšení výkonnosti zaměstnanců. Používají ho firmy jako Amazon, Ogilvy, Uber a LinkedIn. Pomáhá zlepšit odpovědnost, sledovat odpracované hodiny a dodržovat termíny bez vyhoření.

Toggl je velmi intuitivní a snadno se používá. Nedávné aktualizace zahrnují i vytváření efektivních pracovních plánů a zjednodušení procesu náboru.

Závěrem

I když je důležité bojovat proti kyberšumění, nezapomeňte, že mezi zdravým odpočinkem a prokrastinací je tenká hranice. Nástroje pro monitorování času mohou být vnímány negativně. Proto je důležité informovat zaměstnance o jejich použití a o tom, které aktivity budou sledovány.

Zaměstnavatel by měl dbát na to, aby byli zaměstnanci v práci spokojení a uvědomovali si, k čemu se zavázali. Výše uvedené nástroje jsou užitečné pro prevenci kyberšumění a zvýšení produktivity.

Podívejte se také na tyto platformy pro dárky zaměstnancům.