Umělá inteligence (AI) má potenciál zefektivnit schůzky, vyřešit základní problémy během schůzek a zvýšit jejich produktivitu.
Setkání, ať už online nebo offline, jsou důležité pro každého profesionála a firmu. To umožňuje týmům diskutovat o zásadních otázkách nebo strategiích během krátké diskuse.
Připravit se na schůzku a dotáhnout ji do úspěšného konce však není tak jednoduché. Vyžaduje to hodně brainstormingu, vytváření agend, dokumentování, úpravy, prezentace, plánování a další.
Pokud to všechno uděláte ručně, může to spotřebovat spoustu času a úsilí a může to zahrnovat určité neefektivnosti a chyby.
To by mohlo ovlivnit jednání a výsledek. Proto potřebujete řešení pro všechny výzvy, kterým čelíte.
Můžete využít potenciál umělé inteligence k podpoře vašich schůzek, řídit je jako profesionál a zajistit jejich úspěch.
V tomto článku budu diskutovat o některých výzvách spojených se schůzkami a o tom, jak je může AI vyřešit.
Začněme!
Table of Contents
Správa času
Někdy se online schůzky mohou protáhnout nad rámec vyhrazeného času. To může být pro účastníky únavné a nepohodlné, protože po schůzce mohou mít jiné závazky.
Podobně, pokud schůzka nezačne ve správný čas, vytváří problémy. To nechává lidi čekat, což v tomto uspěchaném světě nikdo nemá rád. To by také mohlo naznačovat, že hostitel to s oceňováním času jiných lidí nemyslí tak vážně. V důsledku toho mohou někteří z nich relaci opustit, což může ovlivnit vaši agendu.
Proto je nutné čas schůzky správně řídit. To umožní všem účastníkům připojit se ke schůzce, vést skvělou diskusi, dokončit ji ve správný čas a poté se vrátit ke svým závazkům.
Řešení AI: AI vám může pomoci spravovat vaše online schůzky a zajistit, aby byla událost úspěšná. K tomu existují nástroje umělé inteligence ke sledování průběhu vašich online schůzek, abyste mohli zajistit správné načasování od začátku do konce.
Kromě monitorování mohou nástroje AI posílat připomenutí, když je čas skončit. Schůzku tak můžete řádně ukončit, místo abyste ji dělali ve spěchu.
Naplánování schůzky
Ať už se jedná o online nebo offline schůzku, plánování může být opravdu náročné. Vyžaduje, abyste našli vhodné datum a čas, který bude vyhovovat všem účastníkům. A vzhledem k tomu, jak jsou v dnešní době všichni zaneprázdněni, je složité dát všechny dohromady najednou, i když je to online.
Kromě toho existují další výzvy během procesu plánování, jako je odkazování na kalendáře, koordinace s vaším týmem, řešení konfliktů a další.
Řešení AI: S AI je proces plánování schůzky jednodušší. To může nejen zefektivnit proces plánování, ale také jej zefektivnit. Pro zjednodušení tohoto procesu můžete získat spolehlivý plánovací nástroj s umělou inteligencí. Dokáže analyzovat plány každého účastníka a v závislosti na jejich dostupnosti navrhnout preferované časy schůzek.
Kromě toho jsou tyto nástroje umělé inteligence navrženy tak, aby zohlednily další faktory účastníků, jako jsou časová pásma, do kterých patří, doba cestování atd., aby navrhly vhodné časy pro schůzky. Nástroj navíc dokáže vyřešit konflikty související s plánováním a automaticky odesílat pozvánky účastníkům.
Pro plánování můžete použít nástroje jako Reclaim.ai, Clockwise atd.
Nastavení jasné agendy
Někdy nemusí být účastníkům nebo hostiteli program schůzky jasný. To znamená, že nikdo nemá jasnou představu o tom, jaké je téma diskuse, což je v rozporu s celkovým účelem účasti na schůzce.
Také přijít s efektivní agendou není tak snadné. Trvá to hodiny důkladného výzkumu, diskusí, organizace, dokumentace a oprav.
V důsledku toho se lidé mohou snadno odklonit od diskuse nebo mít jiná očekávání, než jaká se v relaci skutečně odehrává. To může způsobit, že schůzka bude kontraproduktivní a cíl schůzky se bude zdát vzdálený.
Řešení AI: AI vám může pomoci vytvořit agendu schůzek i na základě priorit. Dokáže zautomatizovat proces vytváření agendy a ušetřit spoustu úsilí a času. Může vám pomoci automaticky zkoumat, organizovat, dokumentovat, formátovat a opravovat vaši agendu.
Nástroje umělé inteligence navíc mohou prezentovat agendu způsobem, který je dobře organizovaný a snadno čitelný. To vám ušetří ruční shromažďování a formátování dat.
Zvládání opakujících se úkolů
Vedení schůzky zahrnuje mnoho opakujících se, časově náročných úkolů, jako je plánování, výzkum, ruční zadávání dat, dokumentace, organizace, zasílání pozvánek atd. Pokud tedy investujete většinu svého času do těchto světských úkolů, nebudete mít dostatek času na kreativitu a zlepšování. Tím pádem to ovlivní růst vaší organizace.
Řešení AI: Pokud k automatizaci těchto opakujících se procesů používáte nástroje AI, můžete ušetřit spoustu času. Pomocí asistenta schůzek AI můžete zefektivnit přípravy na schůzky, zasílání pozvánek a následných akcí a další úkoly.
Může vám pomoci s generováním agendy, dokumentováním podrobností o schůzce, plánováním schůzek, zasíláním pozvánek, zasíláním upozornění a upozornění a mnoha dalšími.
Záznam relace
Pokud se na schůzce proberou některé zásadní věci, možná se k tomu budete chtít vrátit a později je implementovat do svých učení nebo projektu. Důvodem je, že na schůzce se může probrat spousta věcí a není možné si vše zapamatovat. Za tímto účelem možná budete chtít zaznamenat probíhající schůzku, abyste se k ní mohli vrátit a odkázat na body, o kterých se v ní diskutuje.
Ne všechny online schůzkové služby však tuto funkci nahrávání schůzek nabízejí. Takže můžete navždy ztratit důležité diskuse nebo body. To může ovlivnit váš projekt nebo vaše chápání předmětu nebo tématu, o kterém se učíte.
Řešení AI: Nástroje AI mohou pomoci zaznamenat celou schůzku, takže nepřijdete o nic, co se na ní probírá. Nahranou relaci si můžete přehrát znovu a porozumět důležitým tématům. To vám pomůže dokončit vaše projekty a úkoly, pokud budou na schůzce vysvětleny postupné postupy.
Některé nástroje AI, které můžete použít k nahrávání schůzek, zahrnují Loom, Fathom, Fireflies atd.
Shrňte setkání
Pokud jste se z nějakého důvodu nemohli zúčastnit schůzky, může vám opravdu pomoci získat souhrn bodů, o kterých se na ní diskutovalo. A i když jste se setkání zúčastnili, shrnutí může být užitečné.
Komplexní, dobře navržené shrnutí schůzky bude obsahovat klíčové akční položky, rozhodnutí, výsledky, postupy atd. Pokud se však pokusíte shrnout schůzku sami, může to zabrat spoustu času a úsilí a může dojít k určitým chybám a nepřesnostem. .
Řešení AI: K shrnutí schůzky můžete využít AI. Nástroj AI vám toho může pomoci dosáhnout, abyste mohli zachytit důležité body, rozhodnutí a další podrobnosti a využít je ve svém učení nebo práci.
Tento nástroj můžete použít k získání komplexního, dobře naformátovaného a zdokumentovaného shrnutí. Bez ohledu na to, zda jste se schůzky zúčastnili nebo ne, můžete porozumět celé podstatě schůzky tím, že si projdete toto shrnutí. To vám poskytne úplnou jasnost v probíraných tématech s přesností.
Díky tomu je pro účastníky také bezproblémový, takže si během sezení nemusí dělat poznámky a ztrácet přitom důležité detaily. Mohou se schůzky zúčastnit s plným soustředěním a splnit cíl připojit se ke schůzce.
Některé z nástrojů, které můžete použít pro shrnutí schůzek, jsou MeetGeek, Otter, Sembly atd.
Analýza dat
Získání přehledu o výkonu vašich schůzek je důležité. Pomůže vám najít základní problémy během schůzky, ať už se to týká agendy, plánování, času, koordinace nebo čehokoli jiného.
Tato data můžete analyzovat a vyřešit tyto problémy a zlepšit své schůzky. Zajistí, že účastníci budou mít hladký průběh jednání bez konfliktů nebo potíží.
Takže, když je schůzka dokončena, musíte použít některé způsoby, jak změřit, jak schůzka probíhala, a její pozitiva a negativa. Pokud však tato data nezměříte, nikdy se o problémech, které mohou ovlivnit vaše další sezení, nedozvíte.
Řešení AI: Analýza založená na AI vám může pomoci shromáždit užitečné analýzy a statistiky, které vám pomohou zlepšit vaše schůzky a zefektivnit je. Mnoho nástrojů na trhu vám může pomoci shromáždit data z virtuálních schůzek, jako je video, zvuk, poznámky, docházka, zapojení, účast, výsledky, řízení času, efektivita, využití agendy a další.
Analytické nástroje poháněné umělou inteligencí navíc mohou tyto informace prezentovat ve snadno srozumitelném strukturovaném formátu. Tímto způsobem je pro vás snazší porozumět datům, když se na ně podíváte. Můžete tak rychle najít problémy, sledovat průběh vašich schůzek v průběhu času a provádět požadovaná vylepšení.
Nástroje umělé inteligence pro získání podrobností vám navíc umožňují získat větší obrázek o vašich virtuálních schůzkách, změřit, jak schůzky probíhají a co fungovalo a co ne. To může vést k lepším schůzkám a efektivitě vašich budoucích schůzek.
Některé nástroje AI pro shromažďování analytiky schůzek jsou Gong, Chorus.ai a další.
Efektivní spolupráce a komunikace
Komunikační mezery mezi účastníky schůzky mohou vést ke snížení koordinace. Ale celková myšlenka vedení schůzky je vést zdravou diskusi, aby se dospělo k závěru a cíli schůzky.
Někdy může být jazyk bariérou mezi účastníky nebo určitým tělesným postižením. Také účastníci schůzky mohou být pro sebe noví, takže zahájení konverzace pro ně může být výzvou. K tomu musí hostitel zajistit vytvoření takového prostředí, aby se každý mohl virtuálně setkat a pohodlně se zapojit do diskuze.
Ale pokud to nebude zachováno, bude to mít dopad na týmovou spolupráci. Podobně, pokud vedete online kurz, budete muset zajistit, aby všichni vaši studenti získali zdravé výukové prostředí a nástroje pro komunikaci s vámi v nouzi.
Řešení AI: Software založený na AI může snížit komunikační mezeru mezi účastníky schůzky. Nabízí funkce jako zpracování přirozeného jazyka, rozpoznávání řeči, překlad jazyka atd.
Aby byla schůzka produktivnější, seznamte účastníky s programem předem tím, že jim zašlete dobře zdokumentovaný program. To jim umožní připravit se na schůzku a zůstat během sezení soustředěné.
Kromě toho můžete používat nástroje AI pro spolupráci během schůzek. Dodává se s funkcemi, jako je sdílení dat, komunikace v reálném čase a úpravy dokumentů, virtuální tabule, správa projektů a další. Díky těmto funkcím můžete svým týmům umožnit efektivní spolupráci.
Pokud tedy někdo z účastníků chce něco přidat, může využít funkci zvedání ruky (tuto funkci podporuje mnoho softwarů). Hostitel může zapnout zvuk účastníků a umožnit jim mluvit. Podobně díky úpravám dokumentů v reálném čase může více uživatelů přistupovat k jednomu dokumentu a upravovat jej pro opravy nebo návrhy.
Některé z nástrojů AI, které můžete použít pro zlepšení komunikace a spolupráce, jsou ClickUp, Spacemaker, Voice App pro překlad atd.
Činění informovaných rozhodnutí
Učinit dobré rozhodnutí je pro týmy často obtížné i po hodinách diskusí. A pokud nemůžete dospět k určitému rozhodnutí nebo se rozhodnout ve spěchu, aniž byste vše změřili, celý účel schůzky se zdá být bezvýznamný.
Jedno špatné rozhodnutí může ovlivnit celou vaši organizaci a její aspekty. Proto je nutné činit informovaná a správná rozhodnutí ve správný čas.
Řešení AI: AI může pomoci zefektivnit proces rozhodování. Pomocí nástrojů AI můžete získávat data v reálném čase, provádět přesné analýzy a využívat prediktivní modelování k přijímání informovanějších rozhodnutí založených na datech.
Kromě toho může umělá inteligence pomoci zlepšit schůzky tím, že:
- Povolení jazykového překladu v reálném čase
- Zapisování poznámek ze schůzek
- Automatické přepisování schůzek
- Integrace více nástrojů, takže uživatelé mohou přistupovat k různým nástrojům z jednoho rozhraní
- Zabezpečení schůzek pomocí pokročilého šifrování, MFA a dalších metod
- Pomáhá vám udržovat soulad s nařízeními, jako je GDPR, HIPAA atd.
Nástroje AI, které můžete použít pro rozhodování, zahrnují Rationale, Scaler atd.
Asistenti setkání AI
Nyní si stručně promluvme o některých nástrojích AI, které vám mohou pomoci zefektivnit vaše schůzky a zefektivnit je.
#1. MeetGeek
Používejte MeetGeek, all-in-one asistenta pro schůzky AI, který funguje na všech platformách, včetně Zoom, Teams a Google Meet. Zvýší hodnotu vašich schůzek, hovorů se zákazníky a pohovorů o náboru.
Nástroj AI dokáže automaticky nahrávat videa ze schůzek a sumarizovat schůzky, přepisovat je a sdílet o nich poznatky. MeetGeek dokáže automatizovat vše, od psaní poznámek a přepisování až po koordinaci rozhodnutí.
Tento nástroj bezpečně organizuje všechny podrobnosti o schůzce na prohledávatelném místě a umožňuje vám obohatit vaše knihovny přidáním zvukových souborů a přepisů. Integruje se s 2000+ aplikacemi přes Zapier spolu s mnoha dalšími nástroji.
#2. Vydra
Udělejte ze svých schůzek vysokou produktivitu a vytěžte z nich maximum s Otter. Nabízí klíčové věci, poznámky a živé přepisy. Pomůže vám také naplánovat a naplánovat schůzky propojením Vydry s Microsoftem nebo Kalendářem Google.
Otter funguje s platformami, jako jsou Teams, Zoom a Google Meet. Můžete pořizovat nahrávky v reálném čase, abyste se k nim mohli později odvolat, a označit své spoluhráče různými akcemi, abyste měli představu o schůzce. Otter může také vytvářet automatizovaná shrnutí s hypertextovými odkazy a e-mailem je účastníkům.
#3. Laxis
Laxis může posílit týmy tím, že zjednoduší schůzky a zachytí klíčové poznatky z interakcí se zákazníky. Více než 20 000 profesionálů důvěřuje tomuto asistentovi schůzek AI, který vám pomůže soustředit se na schůzky, označit položky, abyste je mohli později sledovat, a zachytit komentáře.
Nástroj také zachycuje výsledky schůzek a pomáhá vám činit jasná rozhodnutí. Nabízí personalizované šablony pro zaměření na konverzace. Nabízí také přepisy v reálném čase, značkování, prvotřídní úpravy, funkce převodu zvuku na text a integraci s oblíbenými nástroji.
Závěr
S umělou inteligencí můžete zajistit, aby vaše schůzky byly produktivní a úspěšné, protože vám může pomoci zefektivnit téměř každý aspekt vašich schůzek. Od plánování, vytváření agendy a dokumentace až po plánování schůzky, zvání členů a vedení schůzky vám může AI pomoci celou cestu.
Můžete také prozkoumat některé nejlepší šablony agendy pro produktivnější schůzky.