Týmová charta představuje efektivní nástroj pro posílení spolupráce a týmové práce v jakémkoliv projektu, podniku či organizaci. Správně sestavený dokument může významně motivovat a sjednotit členy týmu, aby usilovali o společný cíl.
V dnešním rychle se měnícím prostředí je dokumentování rolí a odpovědností projektového týmu a jejich pravidelná kontrola nezbytností. S nástupem digitální éry se společnosti stále častěji obracejí k týmovým chartám a jejich šablonám, aby se přizpůsobily novým potřebám a výzvám.
Chcete-li se o týmových chartách dozvědět více, pokračujte ve čtení. Tento článek vám poskytne podrobný přehled o jejich účelu, výhodách a nabídne praktické návrhy, včetně bezplatných šablon pro reálné situace.
Co je to týmová charta?
Týmová charta je dokument, který vlastníci nebo manažeři projektů používají k definování cílů, aktiv a potenciálních překážek. Někdy také stanovuje hranice a směr, kterým se tým má ubírat. V podstatě je to plán specifický pro daný tým, podobný produktovým nebo projektovým plánům, ale zaměřený výhradně na fungování týmu.
Projektová charta by měla jasně definovat odpovědnosti a role každého člena týmu. Klade důraz na výsledky, kterých mají členové týmu dosáhnout, a na plánování konkrétních výstupů v daném časovém horizontu. Dále zajišťuje plynulou spolupráci týmu i během významných změn v projektu nebo v obchodní strategii.
Před vytvořením týmové charty by měli vyšší management, jejich podřízení, vedoucí projektu a členové projektového týmu dosáhnout shody. Cílem je odstranit nejasnosti ohledně role týmu v rámci celkového projektu nebo obchodního procesu.
Cíle tvorby týmové charty
Týmová charta představuje klíčovou součást plánování projektových zdrojů. Při její tvorbě je důležité mít na paměti následující cíle:
- Nejprve definujte konkrétní výstupy projektu, na kterých bude tým pracovat. Tyto výstupy mohou zahrnovat služby, produkty nebo jiné konkrétní dodávky.
- Dále je nutné stanovit role pro jednotlivé členy týmu na základě konkrétních výstupů. Například při vývoji aplikace přiřaďte role jako front-end vývojář, back-end vývojář, designér, tester a obchodník.
- Třetím krokem je definování odpovědností vyplývajících z jednotlivých rolí. Zahrňte také možnosti úpravy odpovědností, pokud si to projekt vyžádá.
- Je také důležité nastavit správnou komunikační hierarchii v rámci projektu, aby bylo zajištěno efektivní reportování úkolů, chyb a výstupů.
- V neposlední řadě by měla být definována základní pravidla chování, která jsou v souladu s firemními zásadami.
Výhody použití týmové charty
Zde jsou hlavní výhody, které můžete od týmové charty očekávat:
- Týmová charta může pomoci zaměstnancům lépe se adaptovat na nové transformace, protože jim poskytuje jasný návod.
- Pomáhá vedoucím projektů a týmům stanovit odpovědnosti, což zajišťuje, že si zaměstnanci efektivně vybírají své úkoly.
- Detailní popis rolí a odpovědností umožňuje členům týmu šetřit čas, který by jinak ztráceli dohadováním se o tom, co mají dělat.
- Obchodní partneři a vlastníci projektů mají díky chartě jasný přehled o účelu týmu, což umožňuje vyššímu managementu strategicky rozhodovat o případném posílení či redukci týmu.
- Týmové charty také pomáhají projektovým manažerům efektivně řešit konflikty v situacích, kdy na projektu spolupracuje více týmů.
Důležité atributy týmové charty
Atributy týmových chart se mohou mezi jednotlivými projekty lišit. Nicméně, následujících deset prvků se objevuje poměrně často:
- Cíle a poslání týmu
- Kontext projektu
- Informace o rozpočtu, školeních a zdrojích
- Operační struktura týmu
- Role a odpovědnosti členů týmu
- Metriky pro hodnocení výkonu týmu
- Nástin rozsahu projektu a zapojení týmu
- Komunikační pravidla pro organizaci týmových schůzek
- Seznam úkolů a milníků projektu
- Podpisy všech členů týmu
Po zahrnutí výše uvedených atributů se můžete pustit do kreativity a dále vylepšit svou týmovou chartu.
Vytvoření týmové charty: Krok za krokem
S pomocí vhodné šablony je vytvoření týmové charty poměrně jednoduché. Mějte na paměti, že je lepší tvořit dokument společně, než aby na něm pracovala pouze jedna osoba. Zde je návod, jak na to:
#1. Začněte kontextem charty, identifikací očekávání zainteresovaných stran, schopností členů týmu, jejich osobních očekávání a rolí vedoucího týmu.
#2. Zadejte všem členům otázky a nechte je sepsat jejich individuální odpovědi.
#3. Nyní je čas navrhnout prohlášení o poslání charty. Začněte shromažďováním informací o cílech úspěchu, o cílech, kterých je třeba dosáhnout, a o přidané hodnotě, kterou tým přinese.
#4. Dalším krokem je vytvoření milníků, cílů a termínů v souladu s posláním projektu. Zde je také vhodné vysvětlit role, odpovědnosti a případné mentory. Kromě toho můžete specifikovat:
- Kdo se bude komu zodpovídat
- Osobu zodpovědnou za hodnocení individuálního výkonu
- Kdo je zodpovědný za komunikaci s vyšším managementem
#5. Dále je třeba vytvořit detailní rámec pro hodnocení výkonu. Zahrňte metriky, intervaly hodnocení, metodiku hodnocení a systém bodování.
#6. Po dokončení výše uvedeného obsahu přejděte k fyzickému tisku dokumentu. Můžete jej také šířit digitálně. Bez ohledu na zvolený způsob sdílení je důležité získat potvrzení od všech členů týmu.
Níže naleznete několik návrhů nejlepších bezplatných šablon pro vytvoření profesionální týmové charty:
Mural
Mural je populární nástroj pro online tabule, který umožňuje společné vytváření týmových chart. Šablona týmové charty tohoto nástroje vám pomůže efektivně definovat klíčové prvky týmové spolupráce a komunikace. Můžete také specifikovat dovednosti a koncepty, které bude váš tým v budoucnu využívat.
Mural nabízí dvě varianty šablony týmové charty: příklad hotové charty a prázdnou šablonu pro její vytvoření. Po dokončení dokumentu jej můžete exportovat v různých formátech, jako je PDF, PNG a ZIP s HTML a daty.
Miro
Miro je další oblíbená platforma pro online spolupráci, která je vhodná pro vzdálené a hybridní týmy. Poskytuje také několik bezplatných šablon pro týmové charty, které si můžete snadno upravit. Odkaz na online šablonu můžete sdílet s celým týmem pro společné vytvoření charty pro firmu nebo projektový tým.
Miro na svém portálu nabízí také podrobný návod, jak si upravit bezplatné šablony pro různé týmy, jako je prodejní nebo akademický tým. Zdarma se můžete zaregistrovat pomocí svého Google účtu a začít si přizpůsobovat šablonu pro váš projekt. Hotový dokument lze exportovat jako obrázek, PDF nebo šablonu Miro.
Creately
Creately je mezinárodně uznávaný vizuální pracovní prostor pro tvorbu diagramů, infografik a týmových chart. Má rozsáhlou knihovnu šablon pro různé firemní dokumenty, včetně chart pro projektové týmy. Vyberte si šablonu, která vyhovuje potřebám vašeho projektu, a upravte ji.
Creately nabízí omezený počet šablon týmových chart pro uživatele zdarma. Můžete si vybrat formát tři na tři nebo dva na tři na dva. Dostupné šablony jsou vhodné pro jednoduché, cílené týmové charty. Export je možný do formátů PDF, JPEG, CSV, PNG a SVG.
DocFormats
DocFormats je spolehlivý portál pro šablony firemních dokumentů, jako jsou návrhy akcí, hodnocení zaměstnanců nebo marketingové brožury. Najdete zde také několik dokumentů s příklady profesionálních týmových chart. DocFormats nabízí více než 10 šablon týmových chart.
Knihovna zahrnuje projektové, zdravotnické, agilní, sloupcové a vizuální týmové charty. Můžete si stáhnout soubory ve formátu RTF nebo Word a upravit je podle vašich potřeb.
Sample.net
Možná už jste navštívili Sample.net pro kvalitní šablony obchodních, prodejních a marketingových dokumentů. I tentokrát se vám vyplatí sem zavítat, protože zde najdete více než 50 šablon týmových chart připravených k použití.
Nabízí vzory týmových chart pro různé oblasti, včetně skupinových úkolů, týmových hranic, týmové práce, hodnotících kritérií, grafického designu, akčních plánů managementu a mnoha dalších.
Šablony jsou k dispozici v různých formátech. Kliknutím na šablonu zobrazíte náhled a typ souboru ke stažení. Většina souborů je ve formátu PDF, takže k úpravě šablony budete potřebovat nástroj pro úpravu PDF.
Závěrečné myšlenky
Tento článek vám poslouží jako užitečný zdroj informací o týmových chartách a jejich šablonách, ať už je potřebujete pro jakýkoliv projekt nebo podnikání. Můžete se také řídit výše uvedeným podrobným průvodcem pro vytvoření vlastní týmové charty.
Navíc článek představuje 5 oblíbených a osvědčených šablon týmových chart, které můžete zdarma využít pro své projekty a obchodní aktivity.
Vytvořením týmové charty vaše povinnosti nekončí. Je nutné ji sdílet s týmem a vlastníky projektu a zajistit její ochranu před neoprávněným přístupem. Pro efektivní správu obsahu doporučujeme používat software pro správu dokumentů.