Srovnání nástrojů Trello a Asana pro řízení projektů
Trello a Asana jsou dvě populární řešení pro správu projektů, ale který z nich je pro vaše potřeby nejlepší? Tento srovnávací přehled vám pomůže se rozhodnout.
S tolika dostupnými nástroji pro řízení projektů na trhu není neobvyklé, že firmy váhají, kterou platformu si vybrat. Ne všechny aplikace disponují potřebnými funkcemi a nemusí být vhodné pro podniky všech velikostí.
Pokud se rozhodujete mezi dvěma konkrétními softwary, nejlepší způsob, jak si jeden z nich vybrat, je provést podrobné srovnání. Proto jsme se rozhodli porovnat Trello s Asanou. Než se pustíme do detailů, pojďme si ujasnit, proč jsou nástroje pro řízení projektů pro firmy důležité.
Význam nástrojů pro řízení projektů pro podniky
Efektivní plánování a organizace
Každý projekt vyžaduje jasný plán a uspořádané rozvržení úkolů. Nástroje pro řízení projektů pomáhají firmám spolupracovat na společném cíli tím, že jim umožňují vytvářet detailní plány projektů.
Správa úkolů
Nástroje pro řízení projektů (PM) umožňují společnostem sledovat a spravovat úkoly v průběhu celého životního cyklu projektu. Přiřazování úkolů, stanovení termínů a sledování závislostí jsou běžné funkce, které pomáhají zajistit, že členové týmu budou zodpovědní za své úkoly.
Přidělování zdrojů
Pro úspěšné dokončení projektu je nutné efektivně alokovat a spravovat zdroje. Tyto nástroje poskytují přehled o dostupnosti zdrojů a pracovní zátěži, čímž předcházejí konfliktům a optimalizují využití zdrojů.
Spolupráce a komunikace
Úspěšný projekt vyžaduje bezproblémovou komunikaci a spolupráci mezi členy týmu. Aplikace pro řízení projektů nabízí integrované nástroje, které uživatelům usnadňují komunikaci a spolupráci na jedné platformě.
Správa rozpočtu
Nástroje PM jsou také schopny sledovat výdaje na projekt a rozdělení rozpočtu. Firmy se tak mohou vyhnout překročení rozpočtu a dokončit projekty v rámci finančních limitů.
Škálovatelnost
Většina nástrojů pro řízení projektů zvládne projekty různých velikostí a složitostí. Firmy s proměnlivými potřebami je mohou využít pro škálování podle svých projektových požadavků.
Řízení rizik
Většina nástrojů PM podporuje hodnocení rizik, protože mohou sledovat, dokumentovat a minimalizovat dopad rizik. Firmy tak ušetří za samostatný nástroj pro tento účel.
Hlášení
Nástroje pro řízení projektů poskytují přehled o průběhu projektu v reálném čase. Organizace tak mohou sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI), milníky a vytvářet reporty o výkonu týmu.
Co je Trello?
Trello je online nástroj pro řízení projektů, který je ideální pro organizaci úkolů, sledování pokroku a spolupráci mezi týmy. Klade důraz na vizuální organizaci projektu a nabízí prvky jako nástěnky, seznamy a karty. Nástěnka obvykle představuje celý projekt, a seznamy znázorňují jeho jednotlivé fáze.
Každá karta je věnována jednomu úkolu nebo položce, kterou lze přesouvat mezi seznamy a tím vizualizovat postup. Uživatelé si mohou přizpůsobit všechny tyto prvky dle svých potřeb a preferencí. Pro usnadnění správy projektů je možné integrovat různé další nástroje.
Co je Asana?
Asana je další software pro správu projektů, který je k dispozici jako cloudová i desktopová aplikace. Může z něj těžit kdokoliv, od freelancerů a středně velkých firem až po velké podniky. Umožňuje uživatelům organizovat, sledovat a řídit projekty.
Software nabízí vizuální rozhraní, kde můžete vytvářet úkoly, přiřazovat je členům týmu, nastavovat termíny a sledovat průběh. V Asaně je k dispozici několik typů pohledů, jako jsou seznamy úkolů, kanbanové nástěnky, kalendáře a časové osy. Pro usnadnění správy projektů lze využít šablony a integrace.
Trello vs. Asana: Srovnání funkcí
Nyní se podíváme, jak si tyto nástroje pro řízení projektů stojí v porovnání klíčových funkcí.
#1. Správa úloh
Trello lze použít ke správě jakéhokoli projektu, pracovního postupu nebo úkolu. Umožňuje přidávat důležité soubory ke každé kartě. Kromě toho můžete vytvářet kontrolní seznamy a automatizovat pracovní postupy pro odstranění opakujících se úkolů.
Nástroj také nabízí rozsáhlé možnosti přizpůsobení pro maximalizaci produktivity členů týmu. Můžete přidávat členy do příslušných karet a projektů, zadávat termíny úkolů, vytvářet kontrolní seznamy a po dokončení úkolu označit kartu jako hotovou.
Asana nabízí podobné funkce pro efektivní řízení projektů. Její projektový přehled umožňuje jasně vizualizovat termíny a spravovat milníky. Funkce Portfolia umožňuje rychle identifikovat priority a zajistit přesné přidělování zdrojů.
Asana také umožňuje přizpůsobení řídicího panelu projektu pro zvýraznění nejdůležitějších informací. Funkce Cíle zobrazuje klíčové obchodní cíle, což pomáhá s prioritizací úkolů a poskytuje měřitelné výsledky.
#2. Týmová spolupráce a komunikace
Trello nabízí flexibilní funkce pro podporu bezproblémové spolupráce a komunikace. Uživatelé mohou ke kartám připojovat soubory, poznámky a komentáře, aby všichni spolupracovníci měli veškeré informace.
Podporuje také okamžité nahrávání souborů z různých aplikací pro sdílení souborů a markdown syntaxi pro formátování poznámek a komentářů. Ostatní členy můžete také označovat na kartách, které jsou pro ně relevantní.
S Asanou vaše organizace nemusí používat další nástroj pro komunikaci. Můžete ji využít pro sdílení aktualizací projektu, cílů projektu, oznámení a agend schůzek.
Můžete také přidávat komentáře k úkolům a zmiňovat spolupracovníky, aby mohli klást otázky nebo poskytovat zpětnou vazbu. Dále umožňuje lajkování komentářů a vytváření oznámení pro celý tým.
#3. Uživatelské rozhraní
Trello nabízí minimalistické rozhraní. Po spuštění softwaru uvidíte výchozí zobrazení nástěnky, které obsahuje karty ve třech seznamech. Můžete přidávat další seznamy a karty nebo vytvářet nové nástěnky pro jiné projekty.
Na levém panelu najdete nastavení nástěnek, členů a pracovního prostoru. Ve stejném panelu si také můžete zobrazit různé pohledy pracovního prostoru. Horní nabídka umožňuje uživatelům přístup ke všem pracovním prostorům, nedávným aktivitám, oblíbeným nástěnkám a šablonám.
Asana má vizuální a intuitivní rozhraní, které je ale složitější než Trello. Nabízí mnohem více možností. Kromě karty Domů, levý panel obsahuje přímé odkazy pro přístup k mým úkolům, doručené poště, portfoliím, přehledům a cílům.
Dále je zde možnost přidávat odkazy do sekce Uložená vyhledávání. Noví uživatelé ale potřebují čas na plné pochopení pracovního procesu Asany.
#4. Snadnost použití
Bez ohledu na platformu, Trello se snadno používá. Díky jednoduchému grafickému rozhraní může kdokoliv okamžitě začít software úspěšně používat bez zdlouhavého zkoušení. Ať už jde o vytváření úkolů nebo přidávání spolupracovníků, jeho jednoduché uživatelské rozhraní usnadní práci.
Asana nabízí uživatelům více pohledů na správu úloh v různých fázích. Pro manažery pracující na různých projektech s odlišnými potřebami je to užitečné. Asana je oblíbená především mezi zkušenými uživateli.
Noví uživatelé mohou mít obtíže s využitím všech funkcí Asany bez předchozího školení. Naučení se plně využívat tento nástroj pro řízení projektů může být časově náročné.
#5. Automatizace úloh
Trello nabízí vestavěný automatizační nástroj s názvem Butler Automation. Tento automatizační systém bez nutnosti programování je k dispozici pro každou nástěnku Trello. Pro vytvoření pravidla, které obsahuje spouštěč a akci, stačí čtyři kroky.
K dispozici jsou také tlačítka karet a nástěnek pro automatické spouštění na vyžádání kliknutím na tlačítko. Můžete také nastavit plánovač příkazů na základě kalendáře a termínů. Dále je možné automatizovat nejen e-maily, ale i integrace.
Asana nabízí automatizaci úloh, která vám pomůže snížit manuální práci a zefektivnit proces, aniž byste vynechali jakékoli kroky. Pomocí funkce Pravidla můžete automatizovat rutinní úlohy a vytvářet vlastní pravidla podle svých potřeb.
Asana má vlastní Tvůrce pravidel s více než 70 pravidly a funkcemi automatického řazení podle data splatnosti. Má také přednastavenou galerii pravidel pro okamžitý začátek s oblíbenými procesy.
#6. Dostupnost šablon
Trello nabízí řadu šablon pro různé účely, jako je projektové řízení, obchod, inženýrství, marketing, produktivita, výroba, provoz, HR a prodej.
Pokud chcete využít šablony pro správu projektů, můžete si vybrat z oblíbených šablon jako Project Management, Simple Project Board, Government Project Management, Agile Board Template, Program Management Template, Work Request and příjem process a Client Workflow Management.
Asana nabízí šablony pro agilitu, plánování napříč týmy, plánování projektů, strategické plánování, vývoj softwaru, řízení zdrojů, CRM, zapojení zaměstnanců a mnoho dalších. Pro každou vybranou šablonu jsou integrovány užitečné funkce a doporučený seznam aplikací pro dosažení nejlepších výsledků.
Šablony jako plány profesionálního rozvoje, plánování týmových cílů, plán programu, týdenní plánování událostí, správa projektů metodou vodopád, šablony časové osy projektu, zpráva o stavu, zpětná vazba a schvalování kreativních prostředků, spolupráce s agenturami, šablony strategického plánování a šablony plánu stavebního projektu jsou užitečné pro úkoly související s řízením projektů.
#7. Integrace s obchodními aplikacemi
Trello podporuje integraci s řadou obchodních aplikací, včetně automatizace, správy souborů, analýzy, komunikace, produktového designu, sociálních médií a marketingu, prodeje a podpory, vývojových nástrojů a HR.
Firmy tak mohou integrovat s Trello nejoblíbenější obchodní aplikace, jako jsou Jotform, Toggl, Zapier, Mailbutler, Pipedrive, Telegram, IBM Connect, Gmail, Kalendář Google, Microsoft Teams, Confluence Cloud, Miro, GitHub, Scrum, Dropbox, Mailchimp, Evernote, Twitter, Salesforce, Zendesk, Zoho Desk, Helpscout a Freshdesk.
Asana také nabízí integrační funkce. S tímto softwarem lze synchronizovat nástroje z kategorií jako komunikace, správa souborů, HR, finance, IT, marketing, operace, konektory, prodej, produktivita, reporting, design, správa produktů a zabezpečení.
Microsoft Teams, Adobe Acrobat Cloud, Azure, Tableau, Jira Cloud, Microsoft 365, Slack, Gmail, Kalendář Google, Zapier, Power BI, Outlook, Disk Google, Vimeo, IBM App Connect, Canva, Figma, Invision, YouTube, Zoho Connect, Box, GitLab, Notion a Trello jsou některé z významných aplikací, které mohou podniky integrovat s Asanou.
#8. Ceny a plány předplatného
Trello nabízí čtyři cenové modely. První je zdarma, vhodný pro jednotlivce nebo malé týmy, s omezením 10 nástěnek na pracovní prostor a 250 spuštění příkazů za měsíc. Standardní plán pro malé týmy, které potřebují více spolupráce, stojí 5 USD/uživatel/měsíc.
Týmy s potřebou sledovat a vizualizovat více projektů mohou zvolit prémiový plán za 10 USD/uživatel/měsíc, který nabízí různé pohledy na pracovní prostor a úkoly. Enterprise plán Trello začíná na 17,50 USD/uživatel/měsíc při nákupu pro 50 uživatelů. Tento plán poskytuje firmám lepší zabezpečení a kontrolu.
Asana nabízí čtyři plány předplatného. Bezplatný základní plán je ideální pro jednotlivce nebo týmy, které teprve začínají s řízením projektů. Prémiový plán za 10,00 USD/uživatel/měsíc obsahuje funkce jako tvůrce pracovních postupů, pokročilé vyhledávání, administrátorskou konzoli, formuláře, milníky a neomezené reporty o projektech.
Obchodní plán stojí 24,99 USD/uživatel/měsíc a nabízí funkce jako tvůrce vlastních pravidel, portfolia, cíle, větvení a přizpůsobení formulářů, schvalování a sledování času. Pro funkce na podnikové úrovni je určen plán Asana Enterprise.
Trello vs. Asana: Verdikt
Trello i Asana mají rozsáhlou uživatelskou základnu, což naznačuje efektivitu obou platforem. Před rozhodnutím je však potřeba pečlivě zvážit všechny funkce.
Jak je z výše uvedeného patrné, Trello je snadno ovladatelný pro uživatele všech úrovní zkušeností. Pokud tedy nemáte čas na školení a učení se novému nástroji, je Trello lepší volbou než Asana.
Pokud vezmeme v úvahu ceny a modely předplatného, Trello je cenově dostupnější než Asana. Bezplatný plán Asany navíc přichází s mnoha omezeními. Uživatelé s omezeným rozpočtem by proto měli zvážit Trello.
Společnosti pracující na složitých projektech s mnoha dodavateli a spolupracovníky pravděpodobně ocení Asanu. Pokud máte možnost využít její plán pro podniky, může se stát robustnějším nástrojem PM než Trello.
Další srovnání si můžete přečíst v článcích Trello vs. Jira a Jira vs. Asana.