Když zaměstnanec požádá o uvolnění z práce, může to často vyvolat obavy ohledně dopadu na celkový chod firmy. Nicméně, moderní systémy pro správu dovolené odstraňují tyto starosti spojené se složitým sledováním nepřítomnosti.
Tato inovativní řešení jsou navržena tak, aby efektivně řešila absence zaměstnanců a umožnila firmám plně se věnovat klíčovým operacím.
Zaměstnanci mohou snadno zadávat své žádosti o dovolenou prostřednictvím intuitivních online platforem, čímž se eliminuje zdlouhavé papírování a složité manuální procesy. Vzhledem k tomu, že zaměstnanci také evidují odpracovaný čas, je důležité minimalizovat čas strávený vykazováním úkolů, aby mohli být maximálně produktivní.
V tomto článku jsme sestavili seznam nejlepších systémů pro správu dovolené, které vám pomohou zefektivnit proces a mít přehled o absencích zaměstnanců. Nejprve si však podrobněji představíme systémy pro správu dovolené a jejich přínosy.
Výhody systémů pro správu dovolené
Organizace by měly zvolit systémy pro správu dovolené, aby zefektivnily a automatizovaly proces správy žádostí o dovolenou a sledování jejich využití. Zaměstnanci mohou prostřednictvím centralizovaného portálu podávat žádosti o dovolenou a vedení je může posuzovat, schvalovat nebo zamítat.
Zde jsou hlavní důvody pro použití těchto systémů a výhody, které nabízejí:
- Efektivita a automatizace: Systém pro správu dovolené automatizuje proces schvalování, což snižuje administrativní zátěž a šetří čas personálu i zaměstnancům.
- Zlepšení uživatelského zážitku zaměstnanců: Díky přehlednému rozhraní mohou zaměstnanci snadno zadávat žádosti o dovolenou, kontrolovat zbývající dny dovolené a sledovat stav svých žádostí.
- Zvýšená přesnost a odpovědnost: Automatizovaný systém snižuje riziko chyb a eliminuje manuální výpočty, čímž zajišťuje správný výpočet dovolené a její přesné časové rozlišení, což vede ke zlepšení produktivity.
- Integrace se mzdovými a HR systémy: Mnoho systémů pro správu dovolené se hladce propojuje se mzdovou agendou, což umožňuje automatické aktualizace informací o dovolené. Tím se zlepšuje řízení HR úkolů.
- Škálovatelnost a přizpůsobení: Systém pro správu dovolené lze přizpůsobit tak, aby vyhovoval specifickým pravidlům dovolené a procesům schvalování.
Funkce, které je třeba zvážit při výběru systému pro správu dovolené
Níže jsou uvedeny klíčové funkce, které byste měli hledat v systému pro správu dovolené:
- Cloudový dashboard: Umožňuje manažerům přístup k metrikám souvisejícím s dovolenou a jejich kontrolu z cloudové platformy.
- Samoobslužný portál: Zaměstnanci mohou jednoduše požádat o dovolenou a sledovat stav svých žádostí, aniž by museli kontaktovat manažery nebo posílat e-maily.
- Konfigurovatelné workflow schvalování s upozorněními: Umožňuje nastavit typy dovolené a pracovní postupy schvalování na základě hierarchie oddělení.
- Webové sledování docházky: Řešení pro správu dovolené lze propojit s online systémy pro správu docházky. Je také možná integrace s biometrickými zařízeními nebo přístupem na čipovou kartu.
V tomto komplexním průvodci se zaměříme na poskytovatele, kteří se díky svým robustním funkcím propracovali na seznam nejlepších aplikací pro správu dovolené.
Trackabi
Trackabi je uznávané softwarové řešení pro efektivní sledování času, monitorování zaměstnanců, plánování dovolené a vytváření časových výkazů. Jednou z jeho výjimečných funkcí je inovativní přístup ke gamifikaci, kdy jsou uživatelé motivováni k dosažení cílů stanovených manažery, získáváním úspěchů a karmických bodů.
Funkce:
- Do časových výkazů lze zahrnout i absenci zaměstnanců, což usnadňuje správu dat.
- Časové rozvrhy lze upravovat podobně jako v Excelu s různými možnostmi přizpůsobení.
- Za účelem zvýšení motivace a angažovanosti zaměstnanců jsou poskytovány úspěchy a karmické body.
- Časové výkazy lze generovat z časových záznamů na základě uživatelských nastavení.
- Přehledový panel zobrazuje dny nepřítomnosti zaměstnanců a upozornění na chybějící časy.
Trackabi nabízí vyhrazený desktopový časovač pro platformy Windows, Linux a MacOS. Tento časovač automaticky zaznamenává čas strávený prací, čímž odpadá potřeba manuálního zadávání.
Termíny dovolené
Intuitivní design aplikace Leave Dates zajišťuje, že každý může snadno procházet a používat její funkce. Je to ideální volba pro efektivní správu volna díky přizpůsobitelným možnostem a bezproblémové integraci s kalendáři.
Funkce:
- Poskytuje dynamickou vizuální reprezentaci stavů dovolených a plánů.
- Umožňuje zaměstnancům rychle zobrazit zbývající počet dní dovolené a zkontrolovat dostupné termíny.
- Zjednodušuje proces podávání žádostí o dovolenou a jejich schvalování uživatelsky přívětivým způsobem.
- Přizpůsobí se různým zásadám dovolené a umožňuje úpravy tak, aby vyhovovaly specifickým potřebám každé společnosti.
- Generuje pravidelné reporty pro sledování aktivit souvisejících s dovolenou a analýzu trendů.
Leave Dates se hladce integruje se známými nástroji jako Excel, Kalendář Google a Outlook. Navíc podporuje integraci se Slackem, čímž zlepšuje kompatibilitu se stávajícími pracovními postupy. Uživatelé mohou propojit Leave Dates s placeným účtem Zapier pro ještě více možností integrace.
Leave Board
Leave Board je uživatelsky přívětivý cloudový systém pro správu dovolené, který je plně automatizovaný a umožňuje uživatelům snadno přistupovat k přidělené dovolené a vizualizovat ji. Zaměstnanci si mohou pohodlně rezervovat požadované volno prostřednictvím jednoduchého a intuitivního rozhraní.
Funkce:
- Zaměstnanci mohou podávat žádosti o dovolenou prostřednictvím pohodlných online formulářů.
- Poskytuje HR panely, které personalistům umožňují efektivně prohlížet a spravovat informace související s dovolenou.
- Nabízí flexibilitu při přidělování dovolených a umožňuje organizacím přizpůsobit pravidla dovolené na základě jejich specifických požadavků.
- Systém automaticky detekuje překrývající se požadavky na dovolenou a generuje upozornění, čímž předchází konfliktům v plánování.
- Sleduje a zaznamenává podrobnosti o dovolené, včetně typu dovolené, délky trvání a zbývajících dnů.
Leave Board také udržuje komplexní databázi zaměstnanců a centralizované úložiště pro všechny záznamy o nepřítomnosti. Tato databáze je spolehlivým systémem pro uchovávání záznamů, který generuje cenné pohledy na HR data.
All Hours
All Hours je navržena tak, aby zjednodušila proces schvalování a sledování žádostí o dovolenou a nepřítomnosti. Její kompatibilita s různými zařízeními nabízí pohodlné řešení pro organizace všech velikostí. Zavedením tohoto systému můžete výrazně snížit čas a náklady.
Funkce:
- Správci dostávají e-mailová upozornění na nové požadavky.
- Zaměstnanci dostávají oznámení o schválení nebo zamítnutí svých požadavků.
- HR řešení automaticky začleňuje a počítá všechny absence do mzdových výkazů.
- Výkazy nepřítomnosti lze exportovat do formátu CSV nebo Excel.
- Zobrazení Kalendář poskytuje správě přehled o všech absencích.
All Hours umožňuje přizpůsobení typů nepřítomnosti podle požadavků vaší organizace. Můžete tak snadno sledovat a spravovat práci na dálku a zajistit přesné a komplexní sledování nepřítomnosti.
Freshteam
Freshteam, vyvinutý společností Freshworks, poskytuje bezproblémové procesy onboardingu a offboardingu, robustní informační systém o zaměstnancích, efektivní možnosti sledování a přehledné HR reporty, to vše integrované s flexibilním systémem pro správu dovolené.
Funkce:
- Vestavěný kalendář svátků pro 18 zemí.
- Možnost vytvářet vlastní kalendáře svátků podle vašeho regionu.
- Flexibilní přizpůsobení pracovního týdne tak, aby byl v souladu s postupy vaší společnosti.
- Bezproblémová integrace se Slackem, která umožňuje zaměstnancům žádat o dovolenou a spravovat ji přímo v aplikaci.
- Přiřazování konkrétních kalendářů svátků a pracovních týdnů k příslušným pravidlům.
- Dostupnost mobilní aplikace pro platformy Android i iOS.
Systém pro správu dovolené ve Freshteamu umožňuje snadné přizpůsobení typů volna tak, aby odpovídaly specifickým regionálním nebo firemním pravidlům. HR administrátoři i zaměstnanci mohou pohodlně spravovat žádosti o dovolenou a jejich schvalování prostřednictvím webové platformy nebo mobilní aplikace.
GreytHR
S GreytHR mohou podniky bez námahy zaznamenávat a udržovat přesné záznamy o směnách a docházce zaměstnanců. Nabízí pohodlný přístup prostřednictvím online zaměstnaneckého samoobslužného portálu nebo mobilní aplikace. Software také poskytuje intuitivní rozhraní pro kontrolu záznamů o docházce, konfiguraci nastavení pravidel pro dovolenou a bezproblémovou integraci se softwarem pro zpracování mezd.
Funkce:
- Přizpůsobitelná pravidla pro dovolenou s více než 50 parametry, která vyhovují individuálním potřebám zaměstnanců.
- Přizpůsobená schémata a pravidla pro dovolenou pro různé skupiny zaměstnanců v rámci organizace.
- Podpora neomezeného počtu typů dovolené a transakcí, které splňují různé požadavky zaměstnanců.
- Komplexní a podrobné záznamy a reporty v souladu s vládními nařízeními.
- Vytváření přizpůsobených plánů dovolené, které zohledňují různorodé potřeby pracovní síly.
Využitím GreytHR mohou organizace zefektivnit výpočty mezd a zajistit hladké a efektivní zpracování mezd.
Sage
Sage je systém pro spolupráci založený na kalendáři, který umožňuje bezproblémový přehled o dostupnosti kolegů pro všechny uživatele. Zjednodušuje proces odesílání a přijímání žádostí a zároveň poskytuje robustní možnosti reportingu.
Každý zaměstnanec má přístup ke svému účtu, kde může sledovat zbývající dny volna a stav svých žádostí.
Funkce:
- Data sdíleného kalendáře jsou přístupná více uživatelům na jakémkoli zařízení.
- Zaměstnanci mohou přistupovat ke svým účtům, aby mohli požádat o volno a získat přístup k důležitým firemním informacím.
- Manažeři mohou schvalovat volno z e-mailu, mobilní aplikace Sage HR nebo Slacku.
- Automatizované reporty jsou odesílány přímo účetnímu.
- Rychlé a snadné vytváření přesných zpráv o volném čase.
Sage je dostupný prostřednictvím webových i mobilních aplikací. Důležité je, že se hladce integruje se Slackem a umožňuje uživatelům přijímat žádosti o volno od zaměstnanců přímo na platformě Slack.
Workday
Software pro správu nepřítomnosti Workday poskytuje bezproblémový systém pro správu volna a žádostí o dovolenou a také pro sledování zůstatků a časového rozlišení. Toto komplexní řešení se hladce integruje s funkcemi času, HR a mezd a zefektivňuje tak celý proces.
Funkce:
- Poskytuje komplexní přehled o využití různých plánů nepřítomnosti zaměstnancem.
- Manažeři mohou optimalizovat správu dovolené pomocí Workday Scheduling a Labor Optimization.
- K dispozici jsou nástroje na podporu rozvoje zaměstnanců, odměňování pracovníků a zapojení do plánování kariéry.
- Sledování času je zjednodušeno možností načítání a odcházení.
- Pro sledování výkonnosti zaměstnanců jsou k dispozici výkazy a analýzy.
S Workday mohou zaměstnanci pohodlně žádat o volno a přistupovat ke svým zůstatkům PTO prostřednictvím různých kanálů, jako je interakce s Workday Assistant nebo odesílání zpráv přes Slack.
Time Off Cloud
Time Off Cloud je špičkové řešení pro správu dovolených, které nabízí automatizovaný systém PTO, sledování dovolené a řízení volna. Software eliminuje potřebu zastaralých papírových formulářů, manuálních tabulek a zdlouhavých výpočtů a celý proces zjednodušuje na několik kliknutí.
Funkce:
- Pracovní postupy schvalování dovolené jsou automatizované pro efektivní zpracování.
- Časové rozlišení a zůstatky se počítají automaticky.
- Dynamické kalendáře zobrazují nepřítomnosti zaměstnanců a jejich odpovídající data.
- Možnost měnit typy dovolené tak, aby odpovídaly požadavkům vaší společnosti.
- Automatické reporty poskytují výsledky v reálném čase a centrální úložiště pro všechna data.
Time Off Cloud, kterému důvěřují organizace po celém světě, je využíván společnostmi všech velikostí ve více než 100 zemích. Tento systém pro správu týmu ukládá data na jednom místě, což usnadňuje správu dovolených a umožňuje získávat výsledky v reálném čase.
Flamingo
Flamingo přináší revoluci do systému pro správu dovolené vaší organizace tím, že poskytuje bezproblémové uživatelské prostředí. Jeho přívětivá webová aplikace a intuitivní integrace se Slackem usnadňují správu placeného volna vašeho týmu.
Funkce:
- Webová aplikace nabízí komplexní kalendář, který se automaticky aktualizuje a zobrazuje minulé, nadcházející a nevyřízené odchody vašeho týmu.
- Poskytuje centralizované úložiště všech záznamů o dovolené vašich zaměstnanců.
- Integruje systém s externími kalendářovými aplikacemi, jako je Kalendář Google, Outlook nebo iCal.
- Získejte přístup k analýzám v reálném čase, četnosti absencí a potenciálním konfliktům v plánování.
- Přizpůsobte nastavení týmu a přístupová oprávnění.
S Flamingem probíhá žádost o dovolenou a proces schvalování přímo ve Slacku, takže členové týmu a manažeři nemusí opouštět svůj pracovní prostor. Mohou snadno odesílat nebo kontrolovat žádosti o dovolenou bez jakéhokoli přerušení.
Office Timer
Office Timer nabízí zdarma komplexní systém pro správu dovolené a plánovač dovolené. Umožňuje efektivně zpracovávat různé typy dovolené, implementovat různá pravidla pro dovolenou a udržovat kalendář svátků pro různé příležitosti.
Funkce:
- Spravujte různé typy dovolené a implementujte přizpůsobená pravidla pro dovolenou.
- Snadno nastavte přesun a časové rozlišení dovolené.
- Poskytuje možnost ovládat sendvičové volno.
- Integruje mzdový software třetích stran s vašimi reporty nebo daty o dovolené/volnu.
- Export ve formátech jako Excel a PDF.
Organizace mohou efektivně implementovat strategie správy, které je vedou správným směrem, pomocí sady OfficeTimer Office Suite, která zahrnuje funkce jako správa časových výkazů a projektů, správa docházky, správa výdajů a fakturační software.
Shrnutí
Systémy pro správu dovolené nabízejí významné výhody jak pro zaměstnavatele, tak pro zaměstnance. Z pohledu zaměstnavatele tyto systémy zjednodušují správu žádostí o volno při současném zachování soukromí dat.
Systém pro správu dovolené umožňuje zaměstnavatelům efektivně schvalovat nebo zamítat požadavky na základě potřeb společnosti, místo aby se při vytváření rozvrhů zabývali složitými manuálními výpočty přesčasových pravidel a požadavků na obsazení.
Nyní, když máte proces dovolené ve vaší společnosti synchronizovaný, je čas pracovat na zvýšení produktivity. Podívejte se na tento článek pro nejlepší software pro monitorování zaměstnanců pro vyšší produktivitu práce!