Použijte šablony Smartsheet ke správě vaší firmy etechblog.cz

Objevte výběr špičkových šablon Smartsheet, které vám usnadní správu projektů a firemních procesů v nejrůznějších odvětvích.

Smartsheet se řadí mezi přední platformy pro řízení projektů, úkolů a spolupráci v organizacích všech velikostí. Podle aktuální analýzy společnosti Datanyze zaujímá Smartsheet 5,28 % trhu v oblasti nástrojů pro projektové řízení a týmovou spolupráci.

Je tedy jasné, že značné množství firem využívá Smartsheet pro organizaci úkolů a projektů. Pokud i vy patříte mezi uživatele tohoto nástroje a hledáte způsob, jak zefektivnit správu svého podnikání, šablony Smartsheet vám mohou být velkým pomocníkem.

Čtěte dále a prozkoumejte profesionálně navržené a inspirativní šablony Smartsheet, které vám pomohou rychle nastartovat řízení vašich projektů či úkolů.

Co jsou šablony Smartsheet?

Šablony představují předpřipravené tabulky v prostředí Smartsheet, které jsou určeny pro specifické projekty či úkoly a lze je flexibilně adaptovat pro podobné scénáře. Knihovna obsahu Smartsheet je bohatá na různorodé šablony, takže nalezení té správné pro vaše podnikání či odvětví by nemělo být problémem.

Šablony obsahují všechna potřebná pole, která se obvykle vyskytují v projektových tabulkách. Například šablona pro plánování událostí a rozpočtu obsahuje tyto prvky:

• Sloupce pro Název úkolu, Zodpovědná osoba, Stav, Rizika, Termín dokončení, Množství, Rozpočet, Poznámky a další.
• Seznam úkolů a podúkolů
• Různé typy zobrazení, jako je Ganttův diagram, kanban zobrazení, kalendář a další.

Po otevření šablony stačí upravit názvy úkolů a podúkolů a můžete se pustit do správy vašeho projektu, například plánování události.

Všechny šablony Smartsheet jsou dostupné bezplatně v rámci placeného předplatného. Navíc vývojový tým Smartsheet pravidelně přidává nové a inovativní šablony.

Proč jsou šablony Smartsheet užitečné?

Hlavní výhodou šablon pro správu projektů nebo úkolů ve Smartsheet je možnost okamžitého zahájení projektu. Existuje ale několik dalších důvodů, proč je používat:

• Zajišťují konzistentní strukturu vašich projektových i obchodních tabulek. Bez ohledu na změny klientů zůstávají vaše reporty a analýzy dat vždy v jednotném formátu.
• Šablony jsou vytvářeny interními odborníky ze Smartsheet, což zaručuje používání standardní terminologie a formátů projektových výkazů.
• Vytvoření tabulky od nuly je časově náročné. Šablony vám umožní soustředit se na samotné plánování a týmové schůzky, zatímco Smartsheet se postará o technické provedení.
• Majitelé menších podniků i začínající projektoví manažeři mohou s pomocí šablon Smartsheet spravovat projekty bez nutnosti drahé externí podpory.

Jak se dostat k šablonám Smartsheet

Předpokládáme, že máte o šablony velký zájem. Nalezení té pravé však může být obtížné. Nebojte se, postupujte podle následujících instrukcí:

Registrace do Smartsheet

Pokud ještě nemáte účet, zaregistrujte se podle níže uvedeného postupu. Smartsheet nabízí 30denní zkušební verzi zdarma.

• Klikněte na tlačítko "Vyzkoušet Smartsheet zdarma".
• Vedle textu "Nemáte účet?" klikněte na "Vytvořit".

• Zadejte svůj email nebo se zaregistrujte pomocí účtu Google/Microsoft.

Přihlášení do Smartsheet

Pokud již účet máte, postupujte následovně:

• Navštivte přihlašovací portál webové aplikace Smartsheet.
• Zadejte svůj email a heslo.
• Klikněte na tlačítko "Přihlásit se".

• Pokud jste se registrovali pomocí účtu Google, Apple nebo Microsoft, zvolte příslušnou možnost pro rychlejší přihlášení.

Získání šablon Smartsheet

• Po přihlášení do Smartsheet se ocitnete na kartě "Domů".
• Chcete-li prozkoumat šablony, navštivte "Centrum řešení" nebo klikněte na tlačítko "Vytvořit" na kartě "Domů".

• Na kartě "Domů" klikněte v pravém horním rohu na možnost "Vytvořit".
• Zobrazí se rozevírací nabídka s možnostmi jako "List", "Formulář", "Zpráva", "Procházet šablony" atd.
• Klikněte na "Procházet šablony".
• Dostanete se do "Centra řešení", kde se vám zobrazí obrazovka s možností "Procházet všechna řešení".

• Podle svého výběru klikněte na "Zobrazit více šablon" nebo "Zobrazit více sad šablon". Sady šablon obsahují více pracovních nástrojů, jako jsou řídicí panely, reporty a formuláře.
• Nyní se vám zobrazí kompletní seznam šablon Smartsheet.
• Seznam můžete zúžit použitím filtrů, jako jsou "Klienti a zákazníci", "Finance a účetnictví", "Lidské zdroje", "IT" atd., v levém navigačním panelu v sekci "Centrum řešení".

Nejlepší šablony Smartsheet pro různá odvětví

Digitální marketing

Šablona integrovaného plánu digitálního marketingu je vhodná pro marketingové týmy, které řeší rozmanité požadavky na podporu a kreativitu od různých týmů v rámci organizace. S touto šablonou můžete okamžitě zahájit integrovanou marketingovou kampaň.

Tabulka obsahuje pokročilé vzorce, automatizaci pracovních postupů a možnosti formátování textu. Navíc nabízí detailní plánování, podrobnosti marketingových strategií a manažerské shrnutí.

Snadno přepnete z mřížkového zobrazení do Ganttova diagramu, protože šablona obsahuje sloupce pro dokončení a trvání. Pomocí sloupce "Vlajka" můžete označit klíčové fáze projektu a sloupec "Rozpočet/Výdaje" vám pomůže sledovat náklady na marketing.

Maloobchod

Maloobchodní sektor se potýká s optimalizací skladových zásob. Smartsheet nabízí automatizovanou tabulku pro řízení zásob, která zefektivní tyto maloobchodní procesy:

• Optimalizace produktivity v oddělení zásob
• Koordinace prodejů, objednávek a zásob
• Určení ideálního data naskladnění
• Snížení nákladů na nadměrné zásoby
• Okamžitý přístup k informacím o dodavatelích

Šablona pro řízení zásob má vstupní pole na pravé straně a fixní údaje na levé straně. Mezi výchozí sloupce patří "Oddělení", "Stav objednávky", "Název položky" a "Hodnota zásob".

Pro automatizaci správy zásob můžete použít šablonu s podporou čárových kódů. Ta obsahuje speciální sloupec pro zadávání čárových kódů produktů, díky čemuž můžete sledovat množství zboží ve skladu a synchronizovat data s ERP systémem.

Stavebnictví a inženýrství

Stavební firmy mohou významně těžit z následujících šablon Smartsheet:

• Šablona pro sledování stavební dokumentace
• Šablona pro plánování vybavení
• Šablona pro stavební rozpočet
• Šablona stavebního plánu s Ganttovým diagramem

Například šablona pro plánování stavby je vhodná pro plánování, sledování a vizualizaci stavebních projektů. Šablonu lze duplikovat a přejmenovat pro použití u více projektů.

Šablona je navržena pro mobilní i webové použití, což umožňuje inženýrům a vedoucím pracovníkům aktualizovat sloupce s úkoly. K dispozici jsou výchozí sloupce, jako je "Datum zahájení", "Datum dokončení", "Zodpovědná osoba", "Stav", "% hotovo", "Trvání" a "Poznámky".

Sloupec "Název úkolu" obsahuje většinu stavebních úkolů a podúkolů, například "Instalatérství", "Izolace" nebo "Skříně". Po rozbalení najdete podúkoly jako "Zemní práce", "Hrubé tahy", "Okapové svody", "Foukání" a specifické úkoly pro koupelny, kuchyně či suterény.

Zábava a pohostinství

V sektoru pohostinství a zábavy je klíčové sledovat výdaje, odpovědnosti za úkoly, účast hostů, prodej vstupenek, propojení prodeje vstupenek s příjmy, spotřebu jídel a nápojů v reálném čase a další.

Pro pokrytí těchto potřeb se vám budou hodit následující tabulky Smartsheet:

• Šablona pro plánování událostí a rozpočtu
• Šablona pro fundraisingovou galavečeři
• Šablona pro hotely a průkazy zaměstnanců na událostech
• Šablona pro plán úkolů události

Například formát "Event Staff Hotel & Passes" je ideální pro správu ubytování pro zaměstnance nebo klienty účastnící se zábavní akce.

Projektová tabulka obsahuje sloupce pro typ průkazu, cenu vstupenky, odhad ceny hotelu, název hotelu, datum příjezdu a odjezdu, údaje o kreditní kartě a cenovou sazbu.

Finance a finanční služby

V projektech finančních služeb budete potřebovat precizní sběr dat a jednoduché možnosti auditu. Následující šablony Smartsheet by měly pokrýt většinu vašich potřeb v tomto sektoru:

• Šablona kontrolního seznamu pro projekt IPO
• Šablona plánu splácení úvěru
• Šablona pro finanční uzavírku měsíce

Řekněme, že plánujete vstup na burzu prostřednictvím IPO. To je pro firmu, která chce získat peníze z akciového trhu prodejem akcií, obrovský projekt. S pomocí tabulky Smartsheet můžete detailně naplánovat všechny kroky IPO.

Sloupec "Přípravné práce" definuje všechny úkoly, které je třeba zvládnout, například:

• Účetní uzávěrka
• Příprava na Due Diligence
• Příprava na prezentaci pro dvě skupiny
• EIP a ESPP
• Příprava dokumentace S-1
• Kontrolní období SEC
• Dokončení a veřejné odeslání S-1

Mezi další klíčové sloupce patří "Datum zahájení", "Termín dokončení", "T-mínus týdny", "Závislosti", "Trvání" a "Zodpovědná osoba".

Výroba

Výrobní provozy potřebují efektivně sledovat různé suroviny, vybavení, receptury produktů, pokyny pro vývoj a další. Všechny tyto informace lze spravovat pomocí šablon projektového řízení v Smartsheet. Například:

• Šablona hlášení incidentů s formulářem
• Šablona pro schválení nového produktu s formulářem
• Šablona plánu vývoje nového produktu
• Šablona plánu údržby strojů

Šablona plánu údržby strojů představuje jednoduchý kontrolní seznam, který lze tisknout nebo sledovat v digitální formě. Obsahuje klíčové sloupce, jako je stav stroje, název stroje, umístění, datum poslední údržby, datum nadcházející údržby, frekvence údržby, jméno technika a poznámky.

Lidské zdroje

Smartsheet nabízí několik užitečných šablon pro personální agentury i oddělení lidských zdrojů. Mezi oblíbené příklady patří:

• Adresář informací o zaměstnancích
• Kontrolní seznam pro kontrolu zaměstnanců
• Formulář žádosti o zaměstnání
• Sledování uchazečů o zaměstnání
• Sledování životopisů s formulářem
• Dokumentace ukončení pracovního poměru zaměstnance
• Harmonogram pohovorů s Ganttovým diagramem
• Kontrolní seznam pro nové zaměstnance
• Docházková karta s automatickým schvalováním

Představte si, že potřebujete najmout 10 zaměstnanců pro marketingový tým. V takovém případě vám pomůže šablona "Harmonogram pohovorů s Ganttovým diagramem".

Tato tabulka obsahuje všechny fáze, které se v procesu náboru vyskytují, od přípravy, přes pohovory, až po výběr a nástup.

Tabulka automaticky zobrazuje Ganttův diagram v pravém navigačním panelu a kalendářní zobrazení v horní části. Manažeři tak mají okamžitý přehled o průběhu celého projektu.

Neziskové organizace

Pro neziskové organizace a nevládní organizace (NGO) jsou vhodné následující šablony Smartsheet:

• Marketingový plán neziskové akce
• Formulář pro přihlášení do týmu
• Správa dárců
• Seznam dobrovolníků

Účetní procesy neziskových organizací jsou klíčové pro zachování daňových výhod. Proto je nutné sledovat údaje o dárcích, jako jsou darované částky, jméno, adresa, daňové identifikační číslo.

Pro správu dárců můžete využít šablonu ze Smartsheet, která obsahuje standardní datová pole jako rok daru, jméno dárce, email, telefon, adresa, oblast, název fondu. Vzhledem k tomu, že Smartsheet je založen na tabulkových procesorech, lze data snadno importovat do různých účetních programů.

Účetnictví

Smartsheet nabízí rozsáhlou sadu šablon pro účetní firmy a oddělení. Mezi nejzajímavější formáty patří:

• Přehled o peněžních tocích
• Rozvaha
• Výkaz zisku a ztráty
• Uzávěrka měsíce
• Příprava roční daně

Malé, střední a začínající podniky mohou s těmito šablonami snadno ušetřit tisíce korun. Udržováním přehledu v tabulkách Smartsheet docílíte dodržování účetních standardů bez nutnosti externí asistence.

Alternativy k šablonám Smartsheet

Prozkoumali jste rozsáhlou knihovnu šablon od Smartsheet. Nyní se podívejte na následující platformy pro řízení projektů, které také nabízejí šablony:

Šablony monday.com

monday.com má propracovanou knihovnu šablon pro různé firemní situace. Po vstupu do knihovny šablon uvidíte doporučené kategorie jako Marketing, Projektové řízení, Design, Prodej a CRM, Lidské zdroje a Vývoj softwaru. Další šablony získáte výběrem kategorií z levého navigačního panelu.

Šablony ClickUp

Knihovna šablon ClickUp nabízí oblíbené šablony přímo na domovské stránce, zahrnující obory jako design, kreativita, inženýrství, finance, produkt či účetnictví. K dispozici jsou dvě úrovně filtrů v levém panelu: úrovně a případy použití, pomocí nichž lze vyhledat vhodnou šablonu.

Závěr

Šablony jsou skvělým nástrojem pro rychlé spuštění nových projektů bez zbytečných komplikací a lidských chyb. Proto většina platforem pro řízení projektů nabízí hotové šablony. Smartsheet není výjimkou a nabízí bezplatné šablony pro osobní i komerční využití.

Tento článek představil některé z nejlepších šablon Smartsheet pro řízení projektů a podnikání. Nyní si vyberte tu šablonu, která nejvíce odpovídá vašim potřebám a začněte ji používat. Můžete ji použít v původní podobě nebo si ji přizpůsobit vašim specifickým požadavkům.

Mohly by vás také zajímat nejlepší šablony faktur pro Word a Notion.