Procesní těžba vysvětlena za 5 minut nebo méně

Process mining (procesní těžba) funguje jako detailní skenování vašich firemních procesů pomocí magnetické rezonance, odhaluje příležitosti ke zlepšení a poskytuje komplexní pohled na klíčové operace vašeho podniku.

Vzhledem k rozsáhlosti a složitosti podnikových procesů, hledání potenciálu pro optimalizaci vyžaduje rozbor každého kroku v každém procesu a jeho důkladnou analýzu.

Manuální provádění takové analýzy by bylo jako pokoušet se uvařit oceán. Potřebujete efektivní nástroj, který tento proces zrychlí a umožní vám získat cenné poznatky rychleji.

Právě zde nastupuje procesní těžba.

Procesní těžba vám pomáhá identifikovat kritická místa a získat přehled o procesech, což vede ke zlepšení celkového fungování vašeho podnikání.

Proto je důležité, aby majitelé firem i analytici měli povědomí o procesní těžbě a jejích technikách.

V tomto článku se podíváme na to, co přesně procesní těžba je, jaký má význam, jak funguje, kde se dá využít a mnoho dalšího.

Začněme!

Co je to procesní těžba?

Procesní těžba je analytická metoda používaná k detailnímu prozkoumání provozních procesů, která vychází z dat o událostech uložených v databázích, softwaru pro správu a informačních systémech vaší organizace.

Cílem procesní těžby je zjistit, jak efektivně vaše obchodní procesy fungují, identifikovat problémy a objevit oblasti pro zlepšení. Je užitečná pro každou firmu a dá se aplikovat na různé pracovní postupy.

Hlavním cílem procesní těžby je analýza a optimalizace podnikových procesů. Mezi další důvody, proč využít procesní těžbu ve vaší firmě, patří:

• Ověření souladu s předpisy
• Podpora automatizace procesů
• Harmonizace procesů

Ale co přesně jsou obchodní procesy?

Procesy jsou komplexní struktury, které se skládají z odchylek, interakcí a opakování mezi procesními jednotkami. Pomocí procesní těžby můžete jednoduše objevovat a sledovat stav reálných procesů, namísto toho, abyste se soustředili pouze na ty ideální. Toho lze dosáhnout:

• Využitím záznamů o událostech a dat v reálném čase k odhalení slabých míst.
• Eliminací zbytečných kroků v rámci vašich pracovních postupů.
• Prezentací přehledů v reálném čase.

Díky tomu se firmy mohou zaměřit na zlepšování svých obchodních procesů. Proto se tato metoda nazývá také „business process mining“ a pomáhá vám lépe porozumět tradičním firemním datům v reálném čase.

Procesní těžba vychází z oblasti data miningu, která se nyní nazývá data science. Princip je stejný – technika procesní těžby funguje podobně jako dolování dat, ale liší se v použití.

Data mining využívá různé metodiky a algoritmy k prozkoumání dat. Zatímco procesní těžba analyzuje datové protokoly událostí a procesy v reálném čase, aby „vytěžila“ procesy.

Procesní těžba se zaměřuje na několik hledisek:

• Řízení toku: Tato perspektiva se zabývá pořadím činností. Cílem je najít optimální cestu pro provádění činnosti.
• Organizační hledisko: Tato perspektiva se zaměřuje na zdroje, jako jsou oddělení a role. Primárním cílem je navrhnout lepší strukturu pro vaše organizační jednotky.
• Časové hledisko: Tato perspektiva se týká frekvence a načasování událostí.
• Případové hledisko: Tato perspektiva zohledňuje různé charakteristiky zapojené v různých procesech nebo případech.

Jak funguje procesní těžba?

Procesní těžba nejprve zjišťuje skutečné procesy z protokolů událostí. Extrakcí a kombinováním těchto protokolů ukazuje, jak procesy ve skutečnosti probíhají v podniku.

Pojďme se podívat na pracovní postup procesní těžby pomocí těchto kroků:

Analýza a manipulace s daty

Firmy všech velikostí obvykle ukládají složitá a rozsáhlá data v zabezpečené oblasti, například v databázi v cloudu. Existují nástroje pro procesní těžbu, které mohou pomoci vaší organizaci převést tato data na protokoly událostí.

To umožňuje vaší organizaci analyzovat každý provozní proces. Nástroje přiřazují každému datovému bodu ID případu, aktivitu a časové razítko. Procesní těžba využívá tyto prvky a analyzuje různé aspekty pracovního postupu, aby určila, které úkoly vyžadují zlepšení, které jsou efektivní a které mají být upřednostněny.

Hodnocení každého procesu

Pomocí protokolů událostí analyzují nástroje pro procesní těžbu a vytvářejí grafy každého kroku extrahovaného z pracovního postupu. V dalším kroku tyto nástroje porovnávají ideální grafy s těmi, které byly vytvořeny. Tak zjistíte, jak má systém fungovat.

Porovnáním obou grafů můžete jasně vidět neefektivity a efektivity v rámci provozních procesů.

Například aktuální pracovní postup pro sledování zásob zahrnuje mnoho kroků, které pomáhají zajistit odeslání, přepravu a doručení produktů zákazníkům. Pomocí grafů znázorňujících každý krok můžete odhalit nedostatky a pracovat na jejich zlepšení.

Upřednostňování oprav

Jakmile máte graf hotový, analyzujte aktuální pracovní postup a porovnejte jej s ideálním. Dalším krokem je identifikace kroků ke zlepšení. Dále je nutné stanovit priority oprav na základě jejich naléhavosti a závažnosti.

Nástroje pro procesní těžbu umožňují kontrolovat přesný čas potřebný k dokončení každého kroku. To vám pomůže rychle určit, které problémy vyžadují okamžitou akci.

Například, upřednostněte opravu neefektivních míst v pracovním postupu nebo se zaměřte na odstranění úzkých míst, abyste snížili časové a finanční náklady pro vaši firmu.

Sledování pracovních postupů

V posledním kroku technika procesní těžby nepřetržitě monitoruje operační systémy a vytváří protokoly událostí pro shromažďování dat o relevantních metrikách a datech.

To poskytuje jasný obraz o aktuálních datech v reálném čase, která ukazují, zda je pracovní postup strukturovaný a zda přináší efektivní výsledky. Pomocí této techniky můžete sledovat zlepšení, kterých jste dosáhli, a snížení předchozích plýtvání a neefektivit.

Procesní těžební schopnosti

Možnosti procesní těžby zahrnují:

#1. Proces Discovery

Identifikace procesů: Uživatelé obvykle nemají úplný přehled o tom, jak obchodní procesy fungují a postupují. Process mining pomáhá vizualizovat procesy tak, jak skutečně probíhají, a umožňuje uživatelům porozumět situaci pomocí dat v reálném čase a protokolů událostí.

Například personální oddělení může odhalit složitost náborového procesu, pochopit jeho tempo a snížit riziko ztráty potenciálních kandidátů.

Identifikace odchylek procesů: Podniky pracující na různých pracovních postupech potřebují porozumět svým procesním odchylkám. Process discovery pomáhá společnostem odhalit odchylky mezi skutečnými procesy a ideálními. Pomocí nástrojů pro procesní těžbu mohou uživatelé identifikovat skryté odchylky procesu spolu s jejich frekvencí.

Správné porozumění procesům pomáhá například podniku zjednodušit automatizační projekty. Mnoho vedoucích pracovníků věří, že chaos v počáteční fázi projektu RPA může vést k neúspěchu.

#2. Analýza shody

• Analýza neshodných případů: Podniky vždy upřednostňují standardizované procesy. Je však obtížné dosáhnout vysoké úrovně shody. Procesní těžba pomáhá odhalit různé variace procesu a úrovně odchylek.

• Identifikace hlavních příčin: Procesní těžba detekuje procesy, které se odchylují od požadovaných. Společnosti například identifikují běžné chyby hledáním jejich příčin. Tyto chyby mohou klasifikovat, prozkoumat a efektivně řešit.

#3. Validace procesu

Process mining využívá data v reálném čase, aby poskytla přehled o koncových uživatelích. To umožňuje společnostem ověřit svá zjištění a potvrdit aktuální tok. Kromě toho se tato metoda používá pro procesy shody a auditu.

Například daňová poradenská firma může pokrýt své transakce a procesy pro audit, což pomáhá zkrátit dobu zpracování o 50 %.

#4. Zlepšení procesů

• Sledování výkonu: Nástroje pro procesní těžbu nabízejí uživatelsky přívětivé rozhraní, které dokáže sledovat klíčové ukazatele výkonnosti (KPI) a pomáhá identifikovat procesy s nejlepším nebo nejhorším výkonem.
• Identifikace úzkých míst procesu: Některé procesy mají optimální výkon a podniky tak snadno identifikují problematická místa pomocí procesní těžby. Odstranění těchto úzkých míst zvýší výkon vašeho podnikání.
• Navrhování zlepšení: Procesní těžba nabízí konkrétní doporučení, která pomohou zvýšit výkon vašeho podniku. Některé z návrhů mohou být:

Význam procesní těžby

Obchodní procesy jsou komplexní a mají mnoho výjimek. Pokud se podíváte na reálný proces ve srovnání s ideálním, který procesní těžba odhaluje, zjistíte, že je složitý a vzájemně provázaný.

Majitelé firem proto potřebují porozumět svým procesům a snažit se identifikovat a předcházet úzkým místům. Procesní těžba nabízí řadu výhod, jako například:

Snížené náklady

Process mining umožňuje uživatelům detekovat oblasti, které vyžadují jakékoli změny, jako je například automatizace. Jinými slovy, technika procesní těžby vám může poskytnout jasný obrázek o tom, který proces potřebuje automatizaci a proč. Automatizace procesů pomáhá zvýšit efektivitu, což vede ke snížení nákladů a úspoře času.

Rozhodnutí založená na datech

Pro správná rozhodnutí potřebujete kvalitní data, která jsou relevantní, přesná, úplná, dostupná a přístupná. Kromě toho potřebujete analytické dovednosti a komplexní vizualizaci dat.

Většina organizací bohužel nemá správná data, která potřebují k rozhodování. Zde dolování procesů pomáhá poskytovat protokoly událostí nebo nezpracovaná data pro extrakci sekvence procesu a odstranění mezer v datech. Můžete tak získat přesné a objektivní poznatky o komplexních procesech a činit informovaná rozhodnutí.

Získejte transparentnost

Jako majitel firmy můžete rozumět naléhavosti a hodnotě digitální transformace. Jsou ale všichni vaši klíčoví lidé na stejné vlně jako vy?

Process mining je účinná metoda, která pomáhá udržovat transparentnost mezi všemi v týmu. Tato technika využívá data a pomáhá vedoucím pracovníkům vizualizovat současné procesy a systémy na základě času, peněz, reputace a kvality pracovního života. Navíc ukazuje hodnotu, kterou může digitální transformace přinést.

Komplexní porozumění

Chcete-li rozumně investovat do technologie, musíte se zaměřit na pochopení svých potřeb a také na současnou situaci na trhu. Procesní těžba vám v tom pomůže. Získáte ucelený přehled o mnoha věcech, včetně:

• Zda se vaše investice vyplatí z hlediska zlepšení.
• Určení míst, kde existují nejzásadnější problémy.
• Pochopení rozdílů v procesech v celé organizaci.

Kromě toho vám procesní těžba umožňuje realizovat výhody bez jakékoli lidské chyby.

Dodržování předpisů

Zatímco audit celých obchodních aktivit je časově náročný proces, rychlejší analýza pomocí nástrojů pro dolování procesů tento problém snižuje.

Kromě toho tyto nástroje detekují nevyhovující procesy a zajistí, že budete o těchto problémech vědět, abyste je mohli včas vyřešit. Podnik může také zkrátit čas potřebný k provedení analýzy zákazníků využitím technik procesního dolování.

Lepší zákaznická zkušenost

Odhalením oblastí zlepšení, optimalizací různých procesů a identifikací úzkých míst se celková doba procesu zkracuje. To umožňuje rychlejší dodání produktů nebo služeb zákazníkům a zlepšuje jejich zkušenost. V důsledku toho se zvyšuje důvěra zákazníků, což pomáhá zvýšit vaše příjmy.

Případy použití procesní těžby

#1. Finanční služby

Vytvoření kvalitního plánu růstu a optimalizace finančních služeb vyžaduje odborné znalosti v oboru.

S pomocí procesní těžby mohou manažeři finančních služeb a lidé s rozhodovací pravomocí rychle sledovat provádění procesů v reálném čase. Je také snadné získat objektivní pohled na probíhající procesy procházením různých jednotek nebo případů a sledováním trendů na vysoké úrovni.

Process mining vám pomůže vidět variace, neshody a chyby na základě jejich dopadu na vaše obchodní výsledky.

#2. Provozní dokonalost

Provozní manažeři a vedoucí pracovníci neustále čelí novým výzvám a hledají jejich řešení. Při pokusu o migraci na novou technologii se snaží snižovat složitost, využívat automatizaci a hledat oblasti, kde ušetřit peníze.

Process mining vám pomůže najít neefektivitu ve vašich obchodních procesech a maximalizovat kapacitu systémů a zaměstnanců. Může také sledovat celé vaše obchodní prostředí a upozornit, kdy je nejvhodnější čas reagovat na chyby, neshody a neefektivity.

Zachování transparentnosti vám navíc umožňuje informovat všechny členy týmu o přijatých rozhodnutích, což zlepšuje spolupráci a provozní efektivitu. Můžete také procházet svými obchodními procesy a zajistit tak, že nebudete plýtvat zdroji.

#3. Migrace SAP

Moderní podniky mají problém úspěšně dosáhnout transformace end-to-end bez integrace systému ERP. Během migrace se podniky potýkají s problémy, jako například:

• Špatný přehled o procesech
• Nedostatečná harmonizace mezi jednotkami
• Výkonnostní mezery
• Neefektivní změny
• Komunikační problémy
• Neznámé variace v procesu

Díky procesní těžbě mohou společnosti vidět své procesy během migrace SAP. Nástroje pro procesní těžbu pomáhají odborníkům SAP tím, že nabízejí transparentnost stávajících procesů tak, jak probíhají.

#4. Inteligentní automatizace

Chcete-li maximalizovat hodnotu svých investic do automatizace, můžete využít procesní těžbu. Pomocí správných nástrojů pro procesní těžbu budete schopni dosáhnout svého skutečného provozního potenciálu a budete si vědomi výjimek, abyste je mohli zefektivnit.

Procesní těžba pomáhá zodpovědět následující otázky:

• Jaká bude očekávaná návratnost investic do automatizace?
• Jaké jsou běžné výjimky v procesu?
• Který proces je pro automatizaci nejvhodnější?
• Jak se investice liší v různých zemích?

Kromě procesní těžby můžete použít další techniky inteligentní automatizace, jako je AI a RPA, a získat tak odpovědi na tyto otázky.

#5. Řízení objednávek

Správa objednávek pokrývá celý proces, od vyřizování zákaznických objednávek až po správu účtů. Tento obchodní proces zahrnuje mnoho variací. Pomocí procesní těžby si můžete vizualizovat kompletní proces řízení zakázek. Vizualizuje základní příčiny a ukazuje, jak snížit zpoždění, přepracování a změnit pořadí.

Kromě toho vám dolování procesů umožňuje identifikovat problémy s automatizací a zablokování dodávek pomocí grafů a analýz. Je také užitečné při nepřetržitém sledování výkonu celého procesu.

Závěr

Podnik může mít spoustu procesů a operací, které probíhají a které mohou zahrnovat komplikace, chyby a neefektivitu. Pokud tedy chcete tyto procesy zefektivnit a efektivně řídit, potřebujete moderní techniky, jako je procesní těžba.

Process mining může pomoci zlepšit efektivitu vašich obchodních procesů. Pomůže vám odhalit selhání a chyby ve vašich operacích a najít jejich příčiny, abyste je mohli okamžitě řešit. V současnosti mnoho organizací využívá procesní těžbu ke zlepšení svých procesů, úspoře času a dosažení vyšších zisků.

Můžete také prozkoumat další techniky dolování dat a jejich využití.