Software pro správu pohledávek pomáhá udržovat přehled o veškerých neuhrazených platbách. Eliminuje také zbytečnou práci s papírováním a umožňuje vám zaměřit se na klíčové firemní aktivity.
Stává se vám často, že propásnete termín platby? Pravděpodobně ano, a ne jednou.
U malých a středních podniků je běžné, že dojde k opomenutí základních platebních termínů, nebo že platba od zákazníka přijde až v den splatnosti, či dokonce po něm. Takové situace mohou vést k finančním ztrátám a dokonce i k placení pokut za pozdní úhradu.
Tato problematika je v účetnictví označována jako AR (Accounts Receivable), což jednoduše řečeno představuje částku peněz, kterou zákazník dluží společnosti za poskytnuté zboží nebo služby. Tyto peníze za již poskytnuté služby zatím nebyly uhrazeny, ale očekává se jejich platba v blízké budoucnosti.
Proč investovat do softwaru pro správu pohledávek?
Pohledávka znamená platbu, která dosud nebyla přijata. K této situaci dochází, když firma poskytne zákazníkům úvěrový limit. Například, pokud zákazník objedná 1000 mýdel za cenu 100 korun za kus, celková částka činí 100 000 korun. Pokud tato částka nebude uhrazena do stanoveného data (které se může pohybovat od několika dnů až po měsíce), zákazník je povinen uhradit i poplatek z prodlení.
Pro minimalizaci těchto komplikací se důrazně doporučuje implementace softwaru pro správu pohledávek.
AR software uchovává digitální záznamy, takže nikdy nezmeškáte žádnou platbu. Odpadá tak nutnost manuálního vedení záznamů, jelikož systém automatizuje veškeré potřebné procesy. Ruční správa plateb je časově náročná a náchylná k chybám. Jakmile se papírové záznamy ztratí, veškerá data a informace zmizí.
Účetní pohledávky také významně přispívají k efektivnímu řízení cash flow. Software vás automaticky upozorní na dlužné platby. Je to cenný nástroj, který pomáhá chránit cash flow společnosti a zlepšuje její finanční stabilitu.
Klíčové vlastnosti softwaru pro správu pohledávek
Mezi hlavní funkce tohoto softwaru patří:
- Stanovení priorit: Pomáhá efektivně prioritizovat nejdůležitější platby a připomíná vám je, kromě toho, že udržuje přehled o dlužných částkách.
- Automatizace: Software automaticky generuje upomínky na platby, což zákazníkům usnadňuje proces úhrady. Navíc minimalizuje prostor pro lidské chyby.
- Zvyšuje provozní efektivitu: Vystavování faktur může být pro menší firmy s omezeným počtem zaměstnanců náročné. Díky softwaru se nečeká na ruční schvalování, faktury generuje systém a odesílá zákazníkům.
- Zlepšuje spokojenost zaměstnanců: S růstem firmy se zvyšuje pracovní zátěž. Pro vedení je klíčové, aby byli zaměstnanci spokojení. Automatizace minimalizuje počet potřebných zaměstnanců a zajišťuje tak lepší pracovní podmínky a spokojenost.
- Digitální platby: S AR softwarem odpadá nutnost správy šeků a vydávání papírových účtenek. Zákazníci mohou platit digitálně prostřednictvím systému, což vám ušetří spoustu administrativní práce.
- Maximalizuje včasné platby: Díky automatizaci a digitálním platbám je pravděpodobnost, že obdržíte platbu včas nebo před termínem splatnosti, až 80%. Zpoždění mohou nastat pouze v případě technických problémů na vaší nebo zákazníkově straně.
Nyní se podívejme na některé z nejlepších softwarů pro správu pohledávek, které vám pomohou s efektivním řízením vašich plateb.
Bill.com
Bill.com si klade za cíl nabídnout svým uživatelům efektivní nástroje pro správu jejich podnikání. Usnadňuje řízení peněžních toků a šetří váš čas a úsilí.
S tímto softwarem můžete rychle platit tuzemské i mezinárodní faktury. Všechny důležité firemní dokumenty, jako jsou faktury a smlouvy, lze digitálně ukládat v systému s vysokou mírou zabezpečení. Dokumenty jsou uloženy v cloudu a přístup k nim mají pouze autorizovaní uživatelé. Software také provádí včasné audity, aby odhalil podezřelé aktivity.
S Bill.com můžete vytvářet profesionální, přizpůsobené faktury a snadno sledovat neuhrazené platby. Můžete také sledovat stav plateb a faktur, abyste měli rychlý přehled o pohledávkách. Máte plnou kontrolu nad synchronizací softwaru. Je integrován s dalšími špičkovými finančními nástroji, což snižuje nutnost manuální práce.
QuickBooks
QuickBooks pomáhá firmám udržovat si pořádek díky cloudovému účetnictví dostupnému z počítače i mobilních zařízení. Ti, kdo mají přístup, mohou software ovládat vzdáleně kdykoliv. Je snadno použitelný a rychle se naučíte jeho ovládání. Navíc se dobře integruje s dalším softwarem, což usnadňuje sdílení dat mezi zaměstnanci.
Vytváření vlastních faktur, účtenek a odhadů je velmi snadné. Můžete je pak odeslat okamžitě nebo naplánovat jejich odeslání. Software má také funkci integrace s bankami, takže všechny vaše peněžní toky se automaticky aktualizují v reálném čase.
Software vám umožní sledovat pokrok vaší firmy pomocí generování pravidelných účetních zpráv. Můžete také sledovat dlužné částky podle odpracovaných hodin zákazníků a tyto údaje přidávat do faktur. K dispozici je také zákaznická podpora, která vám pomůže s případnými dotazy.
Melio
Melio je jednoduchý online software pro správu pohledávek. Účetní i klienti ho mohou snadno používat. Je to jedna z nejlepších B2B platebních platforem, která pomáhá malým firmám držet krok s konkurencí.
Díky snadné synchronizaci s dalšími aplikacemi můžete pokračovat ve svém podnikání bez zbytečného přerušování pracovních postupů. S Melio můžete realizovat více plateb odkudkoliv, kdykoliv, včetně mezinárodních transakcí.
Melio poskytne vaší firmě i zákazníkům přehled o vašich pohledávkách.
Můžete si nastavit počet klientů, se kterými může každý tým pracovat. Melio prokazatelně šetří čas a zdroje jak na straně klientů, tak i zaměstnanců. V případě, že váš firemní bankovní účet není dostupný, máte možnost platit i prostřednictvím vaší kreditní karty.
Sage Intacct
Sage Intacct patří mezi špičkové softwary v oblasti účetních řešení, a to především pro živnostníky a malé firmy. Automaticky ukládá veškeré vaše účtenky a pohledávky. Je uživatelsky přívětivý i pro osoby bez hlubších účetních znalostí.
Sage vám pomáhá efektivně spravovat daně díky detailním informacím o vašich finančních tocích. Soubory se do systému automaticky nahrávají pomocí funkce „táhni a pusť“. Rychlost a efektivitu nahrávání dat lze navýšit pomocí pokročilých funkcí Sage.
Jakmile jsou transakce provedeny, není již vyžadována jejich kontrola. Systém to udělá za vás. Správa účtů v globálním měřítku je s Sage Intacct dostupná pouhým kliknutím. Software navíc nabízí i další klíčové funkce pro správu vašeho podnikání a dbá na dodržování přísných bezpečnostních pravidel.
Plooto
Plooto usiluje o dosažení finanční stability ve vašem podnikání. I když je určen pro všechny typy firem, nejvíce ho ocení malé a střední podniky. Plooto je robustní platforma pro správu firemních financí a procesů.
Plooto je považován za jeden z nejlepších účetních softwarů díky jednoduché integraci s vašimi bankovními účty. Integrace vám pomůže efektivně optimalizovat váš pracovní postup.
Mezi další funkce, které vám šetří čas, patří personalizované schvalování pracovních postupů a smlouvy PAD (Pre-Authorized Debit), které umožňují dlužníkovi strhnout dlužnou částku v den splatnosti.
Software se také zaměřuje na závazky z účtu, tedy částky, které společnost dluží svým věřitelům. Konsolidace všech vašich platebních možností do jednoho systému je s Plooto velmi snadná.
Softledger
Softledger je cloudový účetní software, který vám pomůže spravovat více operací a sledovat jejich průběh. Můžete sledovat jak prodej, tak i jeho náklady. Software pomáhá vašemu podnikání díky zobrazování statistik v reálném čase a eliminaci manuálních procesů.
Je snadno použitelný, váš tým jej může efektivně spravovat a zvyšovat tak svou produktivitu. V okamžiku splatnosti systém automaticky odešle faktury zákazníkům e-mailem.
Software vám umožňuje činit včasná rozhodnutí, která jsou nejlepší pro rozvoj vašeho podnikání, díky tomu, že vám poskytuje všechny potřebné informace v reálném čase. Také se rychle integruje s dalšími platformami.
Softledger je jedním z nejpopulárnějších software v oblasti kryptoměn. Umožňuje evidovat všechny výdaje provedené pomocí kryptoměn. Software lze plně přizpůsobit vašim specifickým požadavkům prostřednictvím API.
Invoiced
Invoiced má uživatelské rozhraní, které se velmi snadno používá. Software již zpracoval pohledávky v hodnotě přes 40 miliard dolarů. Jedná se o cloudový software, takže se nemusíte starat o správu serverů.
Přizpůsobení každé platby podle zákazníka lze plynule provést poskytnutím různých možností. Díky tomu vypadáte před svými klienty profesionálně, když máte k dispozici všechny potřebné informace.
Uživatelé jej mohou používat podle svých individuálních potřeb. Snadno získáte zaplaceno za zboží a služby, které poskytuje vaše firma. Invoiced má tisíce klientů ve více než 90 zemích. Software nabízí specifické platební plány pro podporu růstu vašeho podnikání a jeho příjmů.
Centime
Centime pomáhá holisticky rozvíjet vaše podnikání ve všech oblastech. Mít kontrolu nad financemi společnosti je naprosto klíčové při velkých rozhodnutích. S Centime můžete efektivně činit důležitá finanční rozhodnutí.
S Centime můžete rychle vizualizovat, zda vaše pohledávky ovlivňují váš peněžní tok. Software vám také umožní předvídat, zda vám zákazník zaplatí včas, což vám pomáhá plánovat firemní výdaje. V případě, že klient provede platbu pozdě, uvidíte vliv této situace na vaše podnikání.
Pomocí strojového učení můžete přizpůsobit zasílání faktur a upomínek konkrétním klientům podle vašich vztahů s nimi. Všechny své zákazníky můžete spravovat v jednom rozhraní. Je snadno použitelný, rychle se naučíte jeho ovládání a prokazatelně ušetřil firmám více než 400 hodin díky eliminaci manuálního účetnictví.
Chaser
Chaser vám zajistí, že dostanete zaplaceno rychleji než v den splatnosti. Stačí jen synchronizovat vaše stávající finanční platformy s Chaserem. Synchronizace automaticky přenese všechny faktury a zákaznické informace do systému.
Jednou z vynikajících funkcí softwaru Chaser je, že nabízí platební možnost přímo ve faktuře. Zákazníci tak nemusejí používat žádné další platformy k provedení úhrady.
Navíc nemusíte psát upomínkové e-maily ručně. Můžete posílat personalizované e-maily, které budou působit, jako by byly psány ručně. Sledování klíčových finančních aktivit a včasné upozornění a oznámení zvyšují efektivitu celého týmu.
Díky své funkci důsledné kontroly úvěrů vám software také pomáhá při správě vašich pohledávek. Integrace s dalšími platformami ještě více zjednodušuje práci.
BlueSnap
BlueSnap je komplexní platební aplikace. Umožňuje přijímat platby globálně nejlepším možným způsobem. Má pokročilý fakturační systém, který automaticky vytváří faktury pro zákazníky po celém světě. Díky integraci s mnoha platformami, jako jsou Visa a Mastercard, můžete očekávat bezproblémové platby.
Díky globálnímu dosahu BlueSnap můžete rozšířit své podnikání na další kontinenty a prodávat své produkty po celém světě. Software také nabízí personalizovanou strategii prevence podvodů. Můžete si nastavit vlastní metody, jak chcete podvodným platbám zabránit.
Zákazníci mohou efektivně zpracovávat platby prostřednictvím odkazu uvedeného na faktuře. Odpadá tak nutnost přecházet na jiné platební platformy, nebo ještě hůře, navštěvovat banku a provádět platby v hotovosti nebo šekem.
Software podporuje peněžní toky z více kanálů, jako je prodej, předplatné a marketing. BlueSnap také poskytuje platební řešení s vlastním brandingem pro firmy, které usilují o flexibilitu v této oblasti.
Závěr
I když je 55 % faktur stále přijímáno ručně a firmy se stále spoléhají na manuální zpracování dokumentů, platby v hotovosti a šeky za poskytnuté služby a zboží, software pro správu pohledávek může významně zkrátit čas a úsilí, které firmy investují do těchto úkonů. Implementací AR softwaru se společnosti zbaví zbytečné manuální práce.
Digitální záznamy všech plateb vám ušetří čas během daňového období a ušetřený čas můžete využít pro další rozvoj podnikání. Synchronizujte své účetní platformy s AR softwarem a zbavte se všech zbytečných papírových dokumentů. Tento software představuje budoucnost pro všechny společnosti, které usilují o expanzi a růst.