Správa týmu je se softwarem pro týmovou práci snadná

Efektivní řízení týmů pomocí softwarových řešení

Nasazení softwaru pro řízení týmů významně zlepšuje komunikaci a koordinaci pracovních úkolů. Kromě toho se pozitivně odráží na celkové produktivitě a kvalitě odvedené práce.

I základní nástroje, jako jsou aplikace pro sledování času nebo úkolové panely, mohou být velkým přínosem. V některých situacích je však nezbytné komplexní řešení, které vám umožní mít plnou kontrolu nad řízením celého týmu.

Plánování schůzek a vytváření seznamů úkolů jsou pouze dvě z mnoha stránek efektivního řízení týmu. Kombinací různých softwarových funkcí můžete zlepšit spolupráci a centralizovat důležitá data o projektech, klientech, úkolech, aktivitách a zdrojích.

Rozsah softwarových funkcí, které využijete, se odvíjí od velikosti vašeho týmu a charakteru vykonávané práce.

Níže jsou uvedeny klíčové schopnosti, které váš tým může potřebovat k plnému rozvinutí svého potenciálu:

• Plánování práce zahrnující delegování, prioritizaci úkolů a využívání sdíleného kalendáře.
• Komunikace a spolupráce prostřednictvím chatů, sdílení souborů a dalších nástrojů.
• Řízení projektů včetně přidělování úkolů, odpovědností a sledování průběhu společných aktivit.
• Centralizované datové úložiště, které poskytuje přístup k informacím o klientech, kontaktech, týmu, společnosti a dalších relevantních údajích.
• Generování reportů a analýz zahrnující pracovní a projektové zprávy, sledování času a přehledové panely.

Většinou máte na výběr ze dvou možností:

• Snažit se integrovat různé specializované technologie do jednotného systému pro správu týmu.
• Využít komplexní softwarové řešení, které již nabízí všechny potřebné funkce.

Jaká je výzva? Existuje nepřeberné množství jednoúčelových programů a nástrojů, ale komplexních řešení je výrazně méně. Proto vám představujeme přehled jednoho z nejlepších softwarů pro správu týmu na trhu – „Teamwork“.

Představení Teamwork

Teamwork je společnost zabývající se vývojem webového softwaru se sídlem v irském Corku. Tato soukromá společnost působí v Irsku a zaměřuje se na tvorbu softwaru, který usnadňuje správu úkolů a týmovou spolupráci.

Společnost uvádí, že od roku 2016 její software využívá více než 370 000 organizací (včetně Disney, Spotify a HP) a má přes 2,4 milionu uživatelů. Firma byla založena v roce 2007.

S Teamwork můžete odhadnout čas potřebný k dokončení úkolů a následně sledovat reálný čas strávený prací na těchto projektech.

Postupem času se zdokonalíte v odhadování a budete schopni s vysokou přesností určit časovou náročnost konkrétních úkolů.

Teamwork není pouze software pro rozvrhování času. Umožňuje vám komplexní správu projektů a v současnosti probíhá beta testování možností týmové komunikace, jako je Teamwork Chat. Teamwork je komplexní řešení pro řízení času a projektů vašeho týmu.

Teamwork nabízí různé cloudové služby, včetně aplikací jako Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM a Teamwork Chat.

Teamwork byl poprvé zpřístupněn veřejnosti 4. října 2007 a v té době nabízel funkce pro správu času, milníků, sdílení souborů, sledování času a chat.

Platforma Teamwork se dokáže integrovat s marketingovými technologiemi, jako je HubSpot, a s dalšími nástroji pro zvýšení produktivity, jako jsou Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox a QuickBooks.

Funkce Teamwork

Díky mnoha funkcím, které šetří čas a zlepšují spolupráci, je proces řízení projektů s Teamwork efektivnější a praktičtější.

#1. Portfolio

Nástroj pro správu portfolia projektů v Teamwork usnadňuje získání přehledu o mnoha projektech současně. Tato funkce je užitečná pro snadný přístup k důležitým informacím nebo aktualizaci stavu projektu.

#2. Správa zdrojů

Efektivní správa zdrojů týmu je klíčová pro včasné a rozpočtově efektivní dokončení práce pro klienty. Zahrnuje dlouhodobé plánování i přípravu na každodenní úkoly.

Teamwork vám pomůže řídit práci vašeho týmu v reálném čase. Získáte přehled o kapacitách každého člena týmu, což usnadní přerozdělování práce a odstraňování překážek.

#3. Automatizace

Využitím automatizace pro zefektivnění řízení projektů získáte čas na strategičtější a kreativnější činnosti.

#4. Mobilní aplikace

S aplikacemi Teamwork pro iOS a Android můžete pokračovat v práci i mimo kancelář.

Tyto mobilní aplikace jsou vybaveny všemi funkcemi potřebnými pro kvalitní práci, takže můžete snadno spravovat širší obraz bez ohledu na to, kde se nacházíte.

#5. Sledování času

Pro efektivní řízení práce, fakturovatelných hodin a projektů je zásadní mít přehled o tom, jak a kde trávíte čas.

Teamwork vám v tom pomůže. Software pro řízení projektů s integrovaným online sledováním času vám umožní udržet si koncentraci, zajistit včasné dokončení úkolů a získat hlubší vhled do vaší práce.

#6. Ganttův diagram

S Teamwork můžete vytvořit online Ganttův diagram, který vám pomůže zajistit dodržování harmonogramu projektů. Zjistěte, jak využití plánovače Ganttova diagramu vám pomůže lépe řídit časové rámce a dosahovat kvalitnější práce.

#7. Spolupráce

Nemusíte se spoléhat pouze na tužku a papír. Software, který používáte pro řízení projektů, by měl být schopen provést za vás velkou část práce.

Teamwork se postará o detaily tím, že vám poskytne všechny potřebné nástroje pro centralizaci práce, efektivní komunikaci s týmem a usnadnění spolupráce. Díky tomu se váš tým může soustředit na to, co umí nejlépe, a vy získáte více času na důležité aktivity.

#8. Týmy

Zefektivněte proces plánování a nastavení projektu delegováním úkolů na různé týmy a podtýmy. Ušetříte tak čas na administrativu a získáte přehled o odpovědnosti a pracovním zatížení každého týmu.

#9. Kanban tabule

V Teamwork můžete používat Kanban tabule pro vizualizaci pracovního postupu, rychlý přehled o stavu aktivit a automatizaci procesů.

Získáte také kompletní přehled o logistice projektu a můžete sledovat průběh úkolů v reálném čase.

#10. Neomezený počet klientů zdarma

Vaši zákazníci budou mít prospěch z lepší spolupráce, větší transparentnosti a celkově lepšího zážitku, když jim poskytnete plné možnosti Teamwork bez dalších nákladů.

Klientští uživatelé vám umožní zapojit zákazníky do projektů bez dodatečných nákladů, což z Teamwork dělá ideální řešení pro reklamní agentury a další profesionální poskytovatele služeb.

Funkce jsou rozděleny do pěti hlavních fází jakéhokoliv projektu a následně do podkategorií.

Podívejme se na tyto funkce detailněji:

#1. Plánování

• Kalendář
• Vlastník projektu
• Milníky
• Šablony seznamů úkolů
• Úkoly a podúkoly

#2. Spolupráce

• Zápisníky
• Soubory a verze
• Sledování
• Zprávy
• Soukromí
• Oprávnění

#3. Realizace

• Rozpočtové výdaje
• Rozpočty úkolů
• Rozpočet projektu
• Fakturace
• Registr rizik
• Záznam času

#4. Správa

• Ziskovost projektu
• Filtry
• Přehledový panel
• Aktualizace projektu
• Historie úkolů

#5. Integrace

• Teamwork Spaces
• Teamwork Desk
• Teamwork CRM
• Teamwork Chat

Jak jsou funkce Teamwork užitečné pro řízení týmu?

Jak již bylo zmíněno, Teamwork nabízí řadu funkcí, které jsou velmi užitečné pro správu týmu. Například vytváření seznamů úkolů vám umožňuje efektivně prioritizovat práci vašeho týmu.

Každý úkol můžete rozdělit na menší podúkoly pro detailnější náhled. Sledování průběhu úkolů v reálném čase vám poskytuje aktuální informace o stavu práce.

Teamwork vás upozorní na případné problémy, dokončení úkolů, zablokování atd. Proto se vám tato funkce může ukázat jako velmi užitečná v roli manažera.

Zaostává váš tým nebo drží krok s harmonogramem? Odpověď na tuto otázku získáte pomocí funkce milníků v Teamwork, která vám umožní sledovat řídicí panely porovnávající vaše termíny splatnosti s aktuálními výsledky.

Díky milníkům bude váš tým schopen splnit všechny úkoly. Tato funkce vám také umožňuje vytvářet jasné cíle, přiřazovat úkoly a sledovat pokrok.

Není efektivní ztrácet čas hledáním kritických souborů projektu, které byly špatně umístěny. S Teamwork můžete uložit všechny důležité soubory na jednom místě a snadno nahrávat nové verze v případě potřeby.

Funkce „Sledování“ v Teamwork umožňuje vašim zákazníkům sledovat vývoj projektu v reálném čase. Tato funkce je užitečná pro klienty, kteří mají zájem o sledování průběhu projektu.

Ceny Teamwork

Cenové plány tohoto softwaru pro správu týmů jsou rozděleny do čtyř kategorií: Zdarma navždy, Doručit, Růst a Škálovat. Tato struktura je navržena tak, aby vyhovovala různým společnostem na základě jejich potřeb a kapacit.

Teamwork nabízí dvě možnosti platby: měsíční a roční. Roční plán je cenově výhodnější než měsíční.

	Měsíční plán/Uživatel	Roční plán/Uživatel
Zdarma navždy	$0	$0
Doručit	$13,99	$119,8
Růst	$24,99	$215,8
Škálovat	Kontakt Teamwork	Kontakt Teamwork

Alternativy k Teamwork

Wrike

Wrike je robustní nástroj pro komunikaci a řízení projektů, který je navržen speciálně pro týmy. Tato online platforma je určena pro správu úkolů a projektů.

Společnost Wrike, kterou nyní vlastní Citrix, se nadále rozvíjí a zavádí nové funkce.

Aplikace Wrike nyní zahrnuje funkce umělé inteligence, jako je predikce potenciálních zpoždění a identifikace rizikových faktorů.

Wrike se snadněji instaluje a používá než mnoho podobných aplikací, ale jeho cena se pohybuje ve vyšším cenovém segmentu.

SmartSuite

SmartSuite je platforma pro kolaborativní řízení práce, která umožňuje týmům plánovat, měřit a řídit jakýkoliv pracovní postup, ať už se jedná o projekty, procesy nebo každodenní aktivity. Cena za uživatele začíná na 10 USD měsíčně a platforma je dostupná v 15 jazycích.

Na jedné platformě máte přístup ke všem nástrojům potřebným pro vývoj jednotného systému řízení projektů.

Můžete sledovat stav libovolného projektu pomocí správy úkolů, milníků, vlastníků a zdrojů. Flexibilní reporty a zobrazení časové osy vám umožní vidět, jak vše do sebe zapadá.

Zhodnocení Teamwork

Teamwork je uživatelsky přívětivý software s řadou funkcí včetně fakturace, což ho činí vhodným pro týmy zpracovávající fakturovatelnou klientskou práci. I přes postupný nárůst ceny zůstává Teamwork dobrou investicí.

Teamwork nabízí mobilní aplikace pro zařízení se systémem iOS a Android, které umožňují sledování projektů a úkolů bez ohledu na to, kde se právě nacházíte.

Mobilní aplikace vám poskytují přehled o aktuálním stavu práce a souvisejících termínech. I když nemají všechny funkce dostupné v online verzi, jsou užitečné pro aktualizaci stavu nebo přidávání času stráveného na úkolu. Mobilní aplikace však nemůže v plné míře nahradit online verzi.

Závěr

S Teamwork můžete vytvářet reporty, vizualizovat svou práci pomocí Kanban, přidělovat úkoly, vytvářet seznamy, spravovat čas, komunikovat s ostatními uživateli a mnohem více. To vše prostřednictvím uživatelsky přívětivého a intuitivního rozhraní.

Teamwork vám může pomoci dosáhnout cílů, o které usilujete vy i váš tým, bez ohledu na vaše zkušenosti s řízením projektů. Nejlepší na tom je, že můžete začít používat Teamwork, aniž byste museli cokoliv platit.