Uspořádejte své online schůzky lépe s Otter

Máte dojem, že běžné způsoby organizování online setkání už nemají ten správný šmrnc?

Zdá se, že mnoho aplikací pro online schůzky nenabízí dostatek funkcí, které by zajistily bezproblémový průběh, zejména pokud používáte standardní aplikace pro videohovory.

V současnosti se online schůzky často omezují na prosté videohovory a základní interakce, což není ten nejefektivnější způsob, jak tyto setkání vést.

Mělo by existovat něco navíc, co by udrželo účastníky aktivní, soustředěné na podstatné a umožnilo se kdykoli vrátit k přepisům schůzek, abyste z nich vytěžili maximum.

Tento nový pohled se mi naskytl, když jsem objevil aplikaci Vydra, řešení, které mění přístup k online schůzkám. Celý proces je díky ní komfortní a bezproblémový. Nemusíte se příliš snažit a přesto dosáhnete více díky výkonným funkcím.

Pokud vás to zaujalo, pojďme se o tom dozvědět víc v tomto článku.

Problémy, s nimiž se potýkáme na online setkáních

Většina nástrojů, které využíváme k vedení online schůzek, má značná omezení ohledně toho, co s nimi můžeme dělat.

Tato omezení stojí za bližší prozkoumání, abychom zjistili, které oblasti je třeba zlepšit, ať už jde o samotné nástroje, nebo o způsob, jakým je používáme. Je důležité si uvědomit, že ne každý software má stejná omezení, proto se mohou lišit napříč jednotlivými platformami.

Níže uvádíme některé z běžných problémů, s nimiž se můžete setkat při organizování online schůzek:

Časové limity pro každé setkání

Často se stane, že jste uprostřed důležitého jednání a zjistíte, že vám dochází čas, zejména pokud používáte bezplatnou verzi daného řešení. Může to přerušit vaši práci, což by nemělo být akceptovatelné, ať už pro obchodní nebo studijní účely.

Nízká angažovanost účastníků

Stalo se vám někdy, že jste zahájili schůzku a zjistili, že většina účastníků se aktivně nezapojuje a nepřináší žádnou přidanou hodnotu? Nemusí to být nutně jejich chyba. Problém může být v samotném způsobu, jakým je schůzka vedena.

Také software, který používáte, nemusí disponovat vhodnými nástroji pro spolupráci, které by všechny zapojily.

Nemožnost přepsání schůzky

Na každé schůzce se objeví témata, ke kterým se stojí za to vrátit, abyste plně pochopili jejich hodnotu. Přepis schůzek vám v tom může pomoci. Pokud ale váš software tuto funkci nemá, je to další komplikace.

Nemůžete sdílet soubory mezi schůzkami

Během schůzky je běžné sdílet soubory, pokud je potřeba poskytnout reference nebo něco podrobněji vysvětlit. Dobrou zprávou je, že mnoho online platforem pro schůzky to umožňuje, ale existuje i možnost, že ten, který používáte vy, tuto funkci neposkytuje.

Nyní se podívejme na to, jak můžeme tyto potíže překonat.

Jak Vydra tyto problémy řeší

Vydra nabízí celou řadu řešení pro jednoduché i složité problémy, s nimiž se setkáváme během online schůzek. S odkazem na výše zmíněné problémy například tento nástroj poskytuje následující řešení:

Zvládne více za kratší dobu

Používání Vydry nebude problém, i když váš software umožňuje pouze 40 minut živých schůzek denně. Je to proto, že Vydra disponuje mnoha nástroji pro produktivitu, díky nimž se i 40 minut zdá jako dlouhá doba. Můžete dosáhnout více, i když strávíte méně času.

Zvýšená angažovanost všech účastníků

Můžete využít jejich funkce pro zapojení, abyste vy i všichni účastníci schůzky byli neustále aktivní. Například Vydra automaticky nahrává schůzku a vytváří poznámky pro všechny.

Umožňuje také přidávat poznámky, komentáře, zvýraznění a provádět různé další akce v panelu Závěry.

Přepisuje schůzky v reálném čase

Zapomeňte na najímání externího přepisovatele. S Vydrou toto řešení v reálném čase přepíše vše, co se během schůzky řekne. Podívejte se, jak je to jednoduché:

Už vám neuniknou žádná důležitá témata. Nyní se můžete kdykoli podívat na jejich přepis.

Sdílejte soubory s účastníky během živého setkání

Šetřete energii a raději sdílejte soubory namísto složitého vysvětlování. Už nemusíte popisovat reference nebo dělat zadní vrátka, abyste účastníkům ukázali určité dokumenty. S Vydrou můžete do řešení přetáhnout soubory pouhým jedním kliknutím.

Kromě toho se pojďme podívat na nabídku a funkce Vydry.

Funkce Vydry

Kromě toho, že se jedná o AI řešení pro přepis, které nabízí inteligentní a všestranné textové přepisy vašich schůzek, dokáže Vydra mnohem více.

Pokud jste obchodní profesionál, který má mnoho schůzek, nebo student, který se účastní kurzů a prezentací, je toto řešení ideální pro vás. Každý den vám ušetří obrovské množství času a energie.

Zde jsou některé z hlavních funkcí Vydry:

Integrace kalendáře

Ovládací panel Vydry usnadňuje procházení všech funkcí. Začíná to integrací kalendáře. Hned po registraci a přihlášení se vám nabídne propojení vašeho účtu s Kalendářem Google.

V současnosti podporuje Kalendář Google, Kalendář Microsoft a Kalendář iOS.

Vytvoření skupiny/týmu

Vydra vám umožňuje pozvat své kontakty nebo je synchronizovat přímo z Googlu nebo Microsoftu, aby se k vám připojily na této platformě. Jakmile jsou uvnitř, můžete je kontaktovat prostřednictvím ovládacího panelu a vytvořit skupinu se všemi členy nebo jim poslat zprávu jednotlivě.

Skupiny jsou skvělou funkcí pro spolupráci. Umožňují vám sdílet, upravovat a kontrolovat poznámky a přepisy. Jsou také užitečné pro schůzky před hlavním setkáním, abyste mohli probrat konkrétní body, pokud je to potřeba.

Živý přepis

Po stisknutí modrého tlačítka záznamu se dostanete na stránku živého přepisu, kde nástroj automaticky pomocí AI převádí mluvené slovo na text v reálném čase. Tlačítko záznamu můžete nechat zapnuté a přejít na další stránky ovládacího panelu, aniž byste proces přerušili.

Jakmile skončíte, můžete se vrátit na stránku a nahrávání kdykoli zastavit. Kromě virtuálních schůzek můžete nahrávat i osobní setkání, když necháte možnost nahrávání aktivní. Nástroj přepíše to, co je řečeno.

Vydru můžete integrovat s aplikacemi pro videohovory, jako je Zoom a Google Meet.

Nahrané soubory

Toto řešení vám umožňuje nahrávat soubory ze svého zařízení a nechat je přepsat. Můžete nahrát téměř jakýkoli zvukový nebo video soubor a výsledek přepisu získáte během několika minut.

To je užitečné, když už máte schůzku nebo prezentaci v audio/video formátu a chcete získat textovou verzi.

Cenové plány Vydry

Vydra vám umožňuje začít zdarma s jejich základním plánem, ale samozřejmě má omezení ohledně toho, co s ním můžete dělat. Můžete se podívat na několik placených plánů a odemknout další funkce.

Základní plán

Základní plán Vydry můžete používat zcela zdarma, což je perfektní, pokud teprve začínáte a chcete si o nástroji udělat představu. Zde je to, co získáte v tomto bezplatném plánu:

Plán Pro

Profesionální plán je o krok napřed oproti základnímu plánu a otevírá další funkce, které můžete využívat za 8,33 $ měsíčně. Získáte například všechny funkce ze základního plánu + navíc:

Importujte dříve nahrané soubory
Přidejte a používejte vlastní slovní zásobu
Provádějte pokročilé vyhledávání a export
Získejte omezenou zkušební verzi Vydry Assistant pro Zoom, Google Meet a Microsoft Teams

Podnikatelský plán

Podnikatelský plán nejvíce vyhovuje malým týmům a organizacím, které se chtějí spojit jako tým a pracovat co nejefektivněji. V tomto plánu získáte vše, co nabízí plán Pro, + tyto funkce:

Plná verze Vydry Assistant pro Zoom, Google Meet a Microsoft Teams
Různé nástroje a funkce pro týmovou spolupráci
Prioritní podpora na vyžádání
Přehled osnovy (aktuálně ve verzi BETA)

Podnikový plán

Posledním plánem je podnikový plán, který se nejlépe hodí pro velké organizace, které vyžadují mnohem větší kontrolu nad tím, co mohou dělat, a vyšší úroveň zabezpečení. Cena tohoto plánu je dostupná pouze na vyžádání. Můžete je přímo kontaktovat a oni vám pomohou s výběrem vhodného plánu.

Funkce zahrnují vše z podnikatelského plánu + tyto další:

Jednotné přihlášení (SSO)
Různé možnosti platby
Nasazení v rámci celé organizace

Další informace o jednotlivých plánech naleznete na stránce s cenami. Nyní se podíváme, jak začít s Vydrou.

Jak nastavit Vydru?

Jak už bylo zmíněno dříve, začít s Vydrou je zdarma a velmi snadné. Je k dispozici pro web, jako rozšíření pro Chrome, iOS a Android. Vzhledem k tomu, že registrace do webového nástroje nebo stahování mobilních aplikací jsou velmi jednoduché a intuitivní, ukážeme si jako příklad nastavení rozšíření pro Google Chrome.

Krok 1: V nabídce domovské stránky klikněte na "Stáhnout" a poté na "Rozšíření pro Chrome".

Krok 2: Jakmile se otevře internetový obchod Chrome, klikněte na "Přidat do Chromu".

Krok 3: Zobrazí se vyskakovací okno, které potvrzuje oprávnění rozšíření. Pokračujte kliknutím na "Přidat rozšíření".

Krok 4: Po instalaci si připněte rozšíření nahoru.

Krok 5: Klepněte na rozšíření a uvidíte tlačítko, které říká "Otevřít Google Meet", klikněte na něj.

POZNÁMKA: Bezplatná verze vám umožňuje připojit se ke Google Meet pouze pomocí rozšíření pro Chrome. Pokud chcete zdarma přepisovat schůzky Zoom, museli byste nahrát zvuk schůzky do Vydry a nechat ji přepsat. Pro automatický přepis můžete zvážit přechod na placený tarif.

Krok 6: Když otevřete Google Meet, zobrazí se vyskakovací okno, které vás požádá o registraci nebo přihlášení do Vydry. Takže pokračujte a udělejte to, pokud jste tak ještě neučinili.

Krok 7: Nyní se objeví další vyskakovací okno, které vám umožní zahájit nahrávání. Klepnutím na ikonu profilu zobrazíte další nastavení.

Tyto jednoduché kroky vám umožní začít s přepisováním schůzek na Google Meet s Vydrou zdarma.

Alternativy k Vydře

Pokud máte pocit, že Vydra není pro vás tou správnou volbou, můžete si vybrat jednu z těchto skvělých alternativ.

Světlušky

Fireflies, které využívají značky jako Uber a Nike, jsou skvělým AI asistentem pro vaše schůzky. Automaticky zaznamenává a přepisuje vaše schůzky a vy můžete plynule vyhledávat v hlasových konverzacích.

Nabízí mnoho možností spolupráce, které vám pomohou spojit váš tým, abyste dosáhli nejlepšího možného výsledku každé schůzky.

Kromě toho můžete integrovat různé aplikace, používat jejich API ke zpracování zvuku a volání a dělat mnohem víc. Integrace zahrnují Slack, Zapier, Salesforce a Hubspot a mnoho dalších.

Začít s tímto řešením je zdarma. Ještě předtím se můžete připojit k jejich webináři, abyste se dozvěděli více o potenciálu tohoto nástroje.

Verbit

Verbit nabízí sadu nástrojů, které úzce souvisejí s přepisem. Například kromě přepisu nabízí živé titulky, zvukové popisky, překlady a titulky.

Kromě toho má:

Zákaznickou podporu 24/7
35 000 lidských přepisovatelů
Spoustu bezproblémových integrací
Soulad s právními předpisy

To je pouze špička ledovce. Můžete očekávat, že po registraci objevíte mnohem více.

Tactiq

Jak nástroj inzeruje, už nikdy vám neunikne ani slovo. Tactiq přepisuje vaše schůzky Google Meet a Zoom. Je k dispozici v několika jazycích a je oblíbený u předních organizací, včetně Shopify, Netflix a Twitter.

Disponuje velkým množstvím funkcí, a přesto si zachovává uživatelsky přívětivé prostředí. I přes všechny skvělé funkce, které s ním můžete dělat, se budete v rozhraní orientovat poměrně rychle.

Závěr

Jak se technologie vyvíjejí, je jen rozumné zkusit je využívat a držet krok s těmito úžasnými inovacemi. Online přepis schůzek je jedním z těchto skvělých produktů technologie.

Doufám, že Vydra vám pomůže zvýšit produktivitu, spolupráci a pohodlí při schůzkách. Můžete se také podívat na další skvělý online software pro správu vašich schůzek.