Doby, kdy bylo nutné kvůli každé drobnosti osobně navštěvovat klienty, jsou již minulostí.
S ohledem na fakt, že jen ve Spojených státech se každý týden uskuteční více než 55 milionů schůzek, je plánování nevyhnutelnou součástí pracovního procesu. Pro usnadnění plánování je zásadní zvolit správný software, který disponuje odpovídajícími funkcemi.
V tomto srovnání nástrojů Calendly a Acuity si probereme jejich specifické vlastnosti a přednosti. To vám umožní určit nejvhodnější software pro organizaci schůzek, který bude odpovídat vašim individuálním požadavkům.
Calendly – základní přehled
Calendly je automatizační nástroj určený k usnadnění plánování a organizace schůzek. Šetří váš čas eliminací opakovaných e-mailových konverzací, které jsou s plánováním typicky spojeny.
V systému Calendly uživatelé sdílejí svou dostupnost a umožňují ostatním, aby si u nich schůzky sami rezervovali. Díky své flexibilitě je ideální pro jednotlivce, týmy i společnosti, které potřebují efektivně organizovat schůzky.
Co je na tom nejlepší?
Začít s Calendly je skutečně jednoduché a navíc k tomu není nutná žádná kreditní karta. Ať už je vaším cílem navýšit příjmy, zkrátit dobu odezvy na poptávky potenciálních klientů nebo jen zjednodušit plánování, Calendly je tu, aby vám pomohl!
Acuity – základní přehled
Acuity Scheduling představuje komplexní řešení pro správu schůzek, které vám usnadní pracovní život. Je to jako mít k dispozici osobního asistenta, který pracuje 24 hodin denně, 7 dní v týdnu a plánuje za vás veškeré vaše aktivity.
S Acuity jsou telefonáty za účelem domluvy schůzek minulostí. Klienti si mohou prohlédnout vaši aktuální dostupnost a sami si vybrat termín schůzky. Systém navíc umožňuje spravovat více pracovišť i zaměstnanců.
To ale není vše!
Acuity vám pomáhá kontrolovat vaši dostupnost, organizovat informace o klientech a nabízí také integraci online plateb prostřednictvím služeb Stripe, Square nebo PayPal. Dále můžete nabízet dárkové poukazy, balíčky služeb, členství nebo skupinové kurzy.
Acuity také integruje nástroje pro videokonference pro virtuální schůzky a rozesílání automatických připomínek.
Calendly vs. Acuity: Princip fungování
Calendly
Pro ty, kdo to neznají, Calendly je plánovací nástroj, jehož hlavním úkolem je eliminovat zdlouhavé dohadování o nejvhodnějším termínu schůzky. Funguje takto 👇
#1: Nastavení
Začnete vytvořením účtu a personalizací vaší rezervační stránky. Můžete přidat svůj profilový obrázek, upravit jméno ve firemním adresáři a synchronizovat své kalendáře. Tímto způsobem bude mít aplikace přehled o vašem kompletním rozvrhu a na rezervační stránce zobrazí pouze volné termíny.
#2: Přizpůsobení typů událostí
Calendly vám dává možnost personalizovat přednastavené typy událostí a definovat parametry schůzek při rezervaci termínu v kalendáři. Události můžete nastavit jako:
- Název
- Popis
- Časové období
- Délka trvání
- Online nebo offline rozvrh
Můžete také přidat časovou rezervu před nebo po schůzce, abyste se vyhnuli situacím, kdy schůzky navazují bezprostředně po sobě.
#3: Sdílení odkazu Calendly
Jakmile si přizpůsobíte typy událostí a budete mít nastavený ideální rozvrh, je čas pozvat ostatní.
Kliknutím na tlačítko „Odeslat e-mailem“ jednoduše pošlete odkaz na vaši stránku Calendly těm, kdo si s vámi chtějí domluvit schůzku. Odeslaný odkaz obsahuje také potvrzovací pole, kde klienti potvrzují vaše podmínky.
#4: Proces rezervace
Osoba, která klikne na váš odkaz Calendly, uvidí detaily vašich událostí a kalendář. Může si vybrat konkrétní dny pro ověření dostupných termínů schůzek. Časové sloty se automaticky přizpůsobí různým časovým pásmům.
Po potvrzení ideálního termínu pro obě strany se otevře nové okno pro zadání osobních údajů. Jakmile zadají svůj e-mail a jméno, mohou kliknout na „Naplánovat událost“. Po naplánování obdrží účastníci e-mail s potvrzením rezervace.
#5: Integrace s dalšími kalendáři
Calendly je možné integrovat s dalšími kalendáři, jako je Kalendář Google, Outlook, Office 365 a iCloud. Díky tomu vaše ostatní kalendáře odrážejí časy schůzek a váš plán.
Acuity
Acuity vám pomůže plánovat schůzky a mít veškerou agendu pod kontrolou, a to jak na vaší straně, tak i na straně klienta. Funguje to takto 👇
#1: Nastavení
Chcete-li začít plánovat schůzky pomocí Acuity, je potřeba si založit účet. Účet můžete vytvořit pomocí své stávající e-mailové adresy, nebo můžete využít stávající účet Google, Apple nebo Facebook.
Po vytvoření účtu vyplňte své osobní údaje podle potřeby.
#2: Zobrazení kalendáře a nastavení dostupnosti
Po přechodu na řídicí panel přejděte na zobrazení kalendáře. Zde máte možnost:
- Prohlížet nebo upravovat nadcházející schůzky
- Naplánovat schůzku pro klienta
- Zablokovat čas, kdy nejste k dispozici
Pomocí filtru můžete přepínat mezi zobrazením dne, týdne nebo měsíce. Chcete-li nastavit svou dostupnost, začněte definováním běžné týdenní pracovní doby. Chcete-li zrušit pravidelnou pracovní dobu v určité dny, můžete tyto časy přepsat a rozvrh kdykoli upravit.
#3: Přidání typů schůzek
Po nastavení dostupnosti můžete přidat různé typy schůzek. To vám umožňuje přizpůsobit schůzky v závislosti na poskytované službě.
Chcete-li přidat různé typy služeb, klikněte na možnost „Nový typ služby“ v menu „Typy schůzek“.
Zde můžete vyplnit detaily, jako je název, délka trvání, cena a další podrobnosti pro nový typ služby. Tyto typy služeb můžete také kdykoli upravovat nebo duplikovat ze stejného menu.
#4: Integrace s dalšími nástroji a kalendáři
Kromě propojení účtů Acuity s vašimi webovými stránkami nebo e-mailovými kampaněmi, je možné systém integrovat i s dalšími nástroji.
Pro synchronizaci Acuity s vašimi stávajícími kalendáři jej můžete propojit s iCloudem, Outlookem a Kalendářem Google.
Dále je možná integrace s nástroji pro videokonference, jako je Zoom, Google Meet, Join.me a GoToMeeting.
A v neposlední řadě můžete pro platby využít také integraci se službami Stripe, Square a PayPal.
Calendly vs. Acuity: Výhody
Calendly
- Plánování: Zjednodušuje plánování schůzek, protože vám umožňuje bezproblémově vyčleňovat dostupné časové sloty a rozdělovat úkoly podle vašeho rozvrhu.
- Snadné přizpůsobení a intuitivní rozhraní: Umožňuje snadno plánovat události dle vašeho kalendáře. Poskytuje možnost jednoduchého nastavení rozvrhů pro jakýkoli čas i typ události.
- Vylepšená komunikace: Zlepšuje komunikaci mezi týmy a klienty. Automaticky upravuje a upozorňuje na čas schůzek s ohledem na časová pásma. Navíc skvěle funguje pro plánování ukázek, webinářů a dalších akcí, když dokáže automaticky identifikovat lokality účastníků.
- Integrace s klíčovými platformami: Nabízí skvělé možnosti integrace s klíčovými a známými platformami, jako je PayPal, Zoom, WordPress a další.
- Minimalizuje počet e-mailů: Snižuje počet zpráv ve vaší doručené poště tím, že eliminuje zbytečné e-mailové konverzace týkající se událostí.
Acuity
- Podpora flexibilního kalendáře: Podporuje kalendáře jako je Kalendář Google, iCalendar, Outlook a Office 365. Díky tomu je všestranným nástrojem pro firmy všech velikostí.
- Intuitivní a přizpůsobitelné rozhraní: Jedná se o intuitivní nástroj, který automaticky aktualizuje váš kalendář, odesílá odkazy na plánování i formuláře a hladce se integruje s vašimi dalšími účty. Platforma vám také umožňuje přizpůsobit stránku plánování tak, aby odpovídala identitě vaší značky.
- Správa časových pásem: Umožňuje vám nastavit schůzky pro různá časová pásma. To vám pomůže spravovat ideální rozvrh, který vyhovuje oběma stranám.
Calendly vs. Acuity: Uživatelské rozhraní a zkušenost
Acuity Scheduling nabízí čisté, snadno použitelné a přizpůsobitelné rozhraní. Umožňuje vám personalizovat stránky pro plánování pomocí barev, loga a dalších firemních prvků. Díky tomu je prostředí pro klienty zcela v souladu s vaší značkou.
Naproti tomu Calendly se zaměřuje především na jednoduchou funkčnost. Jeho rozhraní je přímočaré a přehledné. Drží se základů, aby maximalizovalo snadnou orientaci.
U Acuity je tomu naopak. Výměnou za jednoduchost nabízí personalizaci a vizuální přizpůsobení.
Pokud jde o uživatelské rozhraní a celkový dojem z používání, doporučujeme vám spíše Calendly, protože plánování schůzek je s ním skutečně snadné. Nicméně pokud je pro vás branding klíčový, Acuity by měla být vaší první volbou.
Calendly vs. Acuity: Skupinová setkání
Acuity nabízí funkce, jako jsou stránky pro skupinové rezervace. Tyto stránky umožňují týmům nebo klientům rezervovat více časových slotů v rámci jedné dohody.
Má také automatickou identifikaci časových pásem, která vašemu týmu i klientům usnadňuje orientaci v čase. A konečně Acuity nabízí i funkce, které vám pomohou omezit počet rezervací, aby se nestalo, že je systém přetížený.
Calendly nabízí řadu typů událostí a unikátní dotazníky, které maximálně využívají všechny dostupné kapacity. Navíc můžete posílat rychlé zprávy s předstihem, díky čemuž je správa všech účastníků mnohem snazší.
Skupinová setkání a události jsou klíčovou funkcí obou nástrojů a oba v tomto ohledu fungují dobře. Můžete si tedy vybrat libovolný z nich, a nebudete litovat.
Calendly vs. Acuity: Reporty a analýzy
Reporty Acuity poskytují přehled o příjmech, typech schůzek a počtu osob, které se na schůzku nedostavily. Tato data vám pomohou zlepšit výkon a identifikovat klíčové body, které brzdí obchodní aktivity.
Calendly se zaměřuje na metriky, jako jsou:
- Datum
- Objem
- Počet využitých schůzek
- Komentáře hostů
Tyto analýzy vám pomohou vyhodnotit efektivitu vašeho plánovacího procesu. Data můžete také exportovat a analyzovat je ručně, nebo využít výstup v jiných potřebných programech.
Reporty a analýzy jsou funkce, kde Calendly jednoznačně překonává Acuity.
Calendly vs. Acuity: Přizpůsobení
Možnost přizpůsobení je jednou z klíčových funkcí, kterou Calendly i Acuity Scheduling nabízí. Umožňuje vám přidávat firemní barvy, loga a fotografie na stránky pro plánování. Všechny tyto prvky vytvářejí pro klienty personalizovaný a profesionální dojem.
Funkce přizpůsobení napomáhají rozpoznání a loajalitě k vaší značce, což vede ke zlepšení obchodních výsledků. Nicméně, obě platformy nabízejí i funkční možnosti přizpůsobení.
Můžete například změnit svůj pracovní postup pro plánování. Zde můžete přidávat nová pole, stránky, adresy URL a další individuální nastavení. Můžete toho docílit úpravou preferovaného nastavení programu.
Tato míra přizpůsobení vám umožňuje individualizovat proces plánování a vyhovět potřebám vašich klientů.
Pokud jde o vítěze v této kategorii, je to velmi vyrovnané, ale Acuity si odnáší výhru. Má výborné možnosti personalizace a nabízí mnohem lepší reprezentaci vaší značky.
Calendly vs. Acuity: Integrace
Calendly se pyšní působivým seznamem s více než 100 integracemi pro téměř všechny potřeby. Od videokonferencí až po integraci plateb, Calendly pokrývá více než 11 kategorií.
Když to srovnáme s více než 30 integracemi Acuity, vidíme jasného vítěze. Acuity dokáže pokrýt pouze základní integrace, které budete potřebovat, bez toho, aby jste museli zabíhat do větších detailů.
Nyní se může stát, že nebudete potřebovat všech 100+ integrací, které nabízí Calendly. V takovém případě Acuity postačí pro každého, kdo si vystačí se základy. Nicméně Calendly je schopen obsloužit rozmanitou skupinu uživatelů a proto je vítězem.
Nejlepší software pro plánování schůzek na trhu
Ve všech kategoriích a funkcích, které jsme si probrali, se Calendly ukazuje jako mírný vítěz pro nejlepší software pro plánování schůzek, ale Acuity se drží těsně za ním.
Nicméně, rozhodující je pro mě cena. Calendly začíná s bezplatným tarifem, který nabízí základní funkce, a končí na 16$ měsíčně. Zatímco Acuity začíná na této ceně, 16$ / měsíc, a je tak o něco dražší.
Nicméně oba softwary mají své silné i slabé stránky. Pokud chcete rozsáhlejší možnosti hlubšího přizpůsobení, Acuity poráží Calendly na plné čáře. Nicméně můžete se spolehnout, že Calendly uspokojí veškeré vaše potřeby v oblasti plánování schůzek i analýz.
Dále máte také možnost prozkoumat další špičkový software pro plánování schůzek.