Microsoft Teams představuje skvělý nástroj pro online setkávání, avšak pro mnohé uživatele se setkání omezuje pouze na videohovor. Teprve při nutnosti uskutečňovat videohovory a narazit na různá omezení spojená s jednoduchými nástroji pro videohovory, začínají si uvědomovat potřebu sofistikovanějšího řešení, jakým Microsoft Teams bezesporu je.
Pět klíčových vlastností Microsoft Teams
Pokud jste o platformě Microsoft Teams již mnoho slyšeli, ale váháte, které funkce ji posouvají na vyšší úroveň oproti jiným aplikacím pro online komunikaci, podívejte se na následující seznam a sami si udělejte obrázek.
1. Plánování schůzek a rozesílání pozvánek
Ad-hoc setkání se dají snadno uspořádat v každé online platformě, avšak plánování je o stupeň sofistikovanější. Při plánování online setkání, čas a datum nejsou jediné informace, které je potřeba sdílet. Je nutné poskytnout i odkaz na schůzku, na který mohou uživatelé snadno kliknout.
Teoreticky by bylo možné sdílet odkaz až těsně před začátkem schůzky, avšak je to zdlouhavé a okrádalo by to o drahocenný čas. S Microsoft Teams je možné vytvořit pozvánku a rozeslat ji všem zúčastněným. Tato pozvánka se dá kdykoliv aktualizovat a bude obsahovat odkaz pro snadné připojení. Pro účastníky stačí kliknout na tlačítko „Připojit se“.
2. Možnost vytváření breakout rooms
Funkce breakout rooms, neboli oddělených místností, je v Microsoft Teams relativně novinkou. Dílčí místnosti se vytvářejí z probíhající schůzky a účastníci v nich jsou podmnožinou celkového počtu účastníků hlavní schůzky.
Oddělené místnosti umožňují všem účastníkům zůstat v hlavním meetingu, ale také se rozdělit do menších dílčích schůzek pod ním. Mezi místnostmi a hlavní schůzkou se účastníci mohou volně přesouvat dle potřeby.
Představte si to jako velkou konferenci, kde se účastníci rozdělí do menších skupin, aby diskutovali o specifických tématech, a občas se vracejí, aby se připojili k ostatním. Breakout rooms jsou virtuální obdobou této situace.
3. Režim prezentace: sdílení obrazovky a kontrola oprávnění
Většina aplikací pro videohovory umožňuje sdílení obrazovky, včetně těch, které fungují na mobilních platformách, nicméně sdílení obrazovky často na schůzce nestačí.
Microsoft Teams nabízí propracovaný režim prezentace, který uživatelům umožňuje sdílet prezentaci v PowerPointu, prohlížet si poznámky ke snímkům a řídit, které snímky mohou ostatní účastníci vidět a jakým tempem se posouvají.
Režim sdílení obrazovky dává uživatelům možnost požádat o vzdálenou kontrolu nad obrazovkou sdílejícího nebo nad sdílenou aplikací. Kromě možnosti kontroly žádostí může přednášející také dobrovolně předat kontrolu jinému uživateli prostřednictvím funkce „Udělení přístupu“.
4. Pozadí a rozostření pozadí
Pokud nemáte doma vyhrazenou kancelář, nebo chcete při videohovoru skrýt ostatní osoby v pozadí, rozmazání či přidání vlastního virtuálního pozadí to dokáže spolehlivě zařídit.
Microsoft Teams tuto funkci nabízí nativně a ve velmi vysoké kvalitě. Dokáže velmi přesně detekovat osobu, izolovat ji od pozadí a rozmazat ho nebo jej zcela nahradit. Tato funkce je dostupná pouze v desktopových aplikacích, nikoliv ve webové verzi Microsoft Teams.
5. Nahrávání a transkripce schůzek
Setkání v reálném světě, tedy s fyzickou přítomností všech účastníků v jedné místnosti, se řídí programem a následují zápisy ze schůzek. Není žádný důvod přestat využívat tyto nástroje i při online setkáních, pokud to pomůže.
Microsoft Teams umožňuje nejen nahrávat schůzky, ale také generovat jejich přepis. Je pravda, že tato funkce je dostupná pouze s firemní licencí, avšak transkripce je poměrně přesná a není nutné ji ručně vytvářet.
Závěr
Toto je stručný výčet funkcí Microsoft Teams speciálně pro online setkávání. Samotné schůzky jsou jen jednou z mnoha oblastí, kde se platforma využívá, nabízí také plánování směn, komplexní řešení pro volání a excelentní nástroje pro spolupráci. Je možné, že se najdou aplikace pro setkávání, které nabízejí podobné nebo srovnatelné funkce jako Microsoft Teams, avšak tyto alternativy se obvykle zaměřují výhradně na schůzky a mimo online konferencí nemají moc co nabídnout.