Virtuální tabule je skvělým prostředkem pro týmovou práci. Pokud ale spolupracujete na dálku a nemáte možnost se sejít fyzicky u jedné tabule, potřebujete digitální řešení. Jedním z nich je Microsoft Whiteboard.
Aplikace Whiteboard je dostupná pro každého, kdo má bezplatný účet Microsoft nebo jakékoli placené předplatné Microsoft 365/Office 365 (M365/O365). Nicméně, funkce pro spolupráci v současné době funguje pouze s uživateli v rámci stejné organizace.
To znamená, že pokud máte osobní předplatné M365/O365, nemůžete zatím sdílet tabuli s externími uživateli. Microsoft ale avizoval, že se to v budoucnu změní.
Sdílení tabule je snadné a proces je totožný bez ohledu na to, zda používáte aplikaci Whiteboard, nebo webové rozhraní.
Pro tento návod použijeme aplikaci pro Windows 10, jelikož nabízí více funkcí a je naší preferovanou volbou.
Jak sdílet tabuli s konkrétní osobou
Pokud chcete sdílet tabuli s jednou osobou, otevřete ji v aplikaci Whiteboard a klikněte na modré tlačítko „Pozvat někoho“.
V panelu „Pozvat“, který se objeví, napište jméno osoby, se kterou chcete tabuli sdílet, nebo vyberte její jméno z nabídky „Navržené kontakty“.
Po výběru uživatele mu budou ve výchozím stavu přidělena práva pro úpravy tabule. To znamená, že může měnit obsah, sdílet tabuli s dalšími lidmi nebo ji přejmenovat. Pokud si nepřejete, aby měla daná osoba tato práva, klikněte na ikonu pera vedle položky „Může upravovat“ a změňte oprávnění na „Pouze pro čtení“.
Následně klikněte na tlačítko „Pozvat“.
Osoba, se kterou jste tabuli sdíleli, obdrží e-mail s odkazem na tabuli. Po kliknutí na odkaz bude přesměrována na tabuli. Tabule se také zobrazí na úvodní obrazovce aplikace Whiteboard, takže k ní bude mít přístup i bez vracení se k e-mailu.
Chcete-li sdílení tabule ukončit, přejděte na domovskou obrazovku aplikace Whiteboard. Klikněte na tři tečky (…) vedle tabule, kterou chcete přestat sdílet, a poté klikněte na „Pozvat účastníky“.
Klikněte na tři tečky (. . .) vedle jména osoby, se kterou chcete sdílení ukončit, a poté klikněte na „Odebrat účastníka“.
Tabule bude odstraněna z aplikace Whiteboard dané osoby a původní odkaz přestane fungovat.
Jak sdílet tabuli s více lidmi
Pokud potřebujete sdílet tabuli s více uživateli, otevřete ji v aplikaci Whiteboard a poté klikněte na modré tlačítko „Pozvat někoho“.
V zobrazeném panelu „Pozvat“ klikněte na tři tečky (…) a poté zvolte „Vytvořit odkaz pro sdílení“.
Přepněte možnost „Web Sharing Link Off“ do aktivní polohy.
Nyní se vygeneruje unikátní odkaz pro sdílení.
I přesto, že text uvádí, že odkaz je možné sdílet mezi osobními účty, dokumentace od Microsoftu uvádí, že sdílení funguje pouze s lidmi v rámci vaší organizace. Při testování se nám nepodařilo nasdílet tabuli z jednoho osobního účtu na jiný osobní účet.
Tato situace se v budoucnu pravděpodobně změní, nicméně v současnosti můžete sdílet tabuli pouze s uživateli z vaší společnosti.
Kliknutím na tlačítko „Kopírovat odkaz“ se odkaz zkopíruje do schránky.
Tento odkaz nyní můžete poslat komukoliv ve vaší organizaci. Po kliknutí na odkaz se tabule otevře a zároveň se zobrazí na úvodní obrazovce aplikace Whiteboard, takže uživatelé k ní budou mít snadný přístup i bez nutnosti hledat odkaz.
Chcete-li zabránit lidem v přístupu k tabuli, vypněte možnost „Web Sharing Link On“ a odkaz smažte. Každému, kdo na něj poté klikne, se zobrazí chybová zpráva o tom, že nemá k tabuli přístup.