Standardně aplikace MS Word používá jako výchozí font písmo Calibri. Dokumenty vytvořené tímto písmem se bez problémů zobrazí na jakékoli platformě, kde je dostupný MS Office. Jestliže nejste příznivci Calibri, můžete zvolit například Arial nebo Times New Roman. Tato písma jsou široce používaná a pro vytváření oficiálních dokumentů jsou považována za „profesionální“. Nicméně, MS Office umožňuje použití jakéhokoli písma nainstalovaného ve vašem systému. Můžete si jej vybrat z rozbalovací nabídky písem v záložce Domů. Problém nastává, pokud použijete neobvyklé písmo a dokument pošlete někomu, kdo toto písmo nemá. Dokument se pak zobrazí s výchozím písmem Calibri. Tento problém lze vyřešit vložením písem přímo do dokumentu MS Word.
Upozorňujeme, že vkládání písem do dokumentu MS Word povede ke zvětšení jeho celkové velikosti. Jedno vložené písmo nepředstavuje zásadní nárůst velikosti, avšak pokud použijete více různých písem a všechna vložíte, může se velikost souboru výrazně zvětšit.
Vložení písem
Pro vložení písem do dokumentu MS Word, otevřete dokument na počítači, kde je požadované písmo nainstalováno. Poté přejděte do nabídky Soubor > Možnosti. V nově otevřeném okně Možnosti zvolte kartu Uložit a posuňte se dolů k sekci „Zachovat věrnost při sdílení tohoto dokumentu“. Zaškrtněte políčko ‚Vložit písma do tohoto souboru‘. Po uložení dokumentu se automaticky vloží všechna použitá písma.
Snížení velikosti souboru
Jak bylo zmíněno, tato akce může zvětšit velikost uloženého souboru. Pro částečné zmírnění tohoto problému doporučujeme povolit další dvě volby pod volbou vložení, konkrétně „Vložit pouze znaky použité v dokumentu“ a „Nevkládat běžná systémová písma“.
Volba „Vložit pouze znaky použité v dokumentu“ zajistí, že se uloží jen ty znaky, které jste skutečně v dokumentu použili. Představte si například, že jste použili speciální písmo pro vkládání rovnic do dokumentu. Toto písmo obsahuje kvalitní matematické symboly, skvěle vypadající číslice a také abecedu. Pokud tuto možnost aktivujete, do souboru se uloží pouze použité matematické symboly a číslice z tohoto speciálního písma, nikoli celé písmo.
Druhá možnost, tedy „Nevkládat běžná systémová písma“, je ve výchozím nastavení aktivovaná. Tato volba zamezí tomu, aby se do souboru vkládala standardní písma, jako jsou Arial nebo Times New Roman.