Gmail zásadně ovlivnil, jak komunikujeme s přáteli, rodinou, kolegy i nadřízenými. Nicméně mnoho lidí se denně potýká se záplavou emailů, která zahlcuje jejich schránku. Pokud se v tomto poznáváte, pak by pro vás mohla být užitečná možnost automatického třídění zpráv.
Naštěstí Gmail nabízí filtry, díky nimž si můžete vytvořit vlastní pravidla pro zpracování příchozí pošty. Tato pravidla fungují automaticky a pomohou vám zorganizovat vaši doručenou poštu.
V tomto článku si podrobně popíšeme, jak si pravidla v Gmailu nastavit.
Jak si vytvořit pravidla v Gmailu
Pravidla pro váš Gmail účet si vytvoříte pomocí filtrů. Jak již název napovídá, tyto filtry slouží k automatickému zpracování budoucích emailů podle vámi zvolených kritérií. Můžete si například nastavit, aby se emaily automaticky archivovaly, označovaly štítkem, přidávaly hvězdičku nebo se rovnou mazaly. Navíc je tu možnost přeposílání budoucích emailů na konkrétní adresy.
Jak brzy uvidíte, existuje více způsobů, jak si v Gmailu pravidla nastavit.
Jak v Gmailu nastavit pravidlo pro přesouvání emailů do složky
Chcete-li, aby Gmail automaticky přesouval emaily do konkrétních složek, je potřeba provést pár změn v nastavení:
- V pravém horním rohu obrazovky klikněte na ikonu ozubeného kola.
- Vyberte možnost „Zobrazit všechna nastavení“.
- Zvolte záložku „Filtry a blokované adresy“, kde uvidíte stávající filtry pro váš účet.
- Klikněte na tlačítko „Vytvořit nový filtr“.
- V otevřeném okně zadejte emailové adresy, které chcete filtrovat, slova, která se v nich mají nacházet, a další detaily.
- Po dokončení klikněte na „Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním“.
- Z nabídky možností zvolte „Použít štítek x“ a rozhodněte se, jestli chcete vytvořit nový štítek, anebo použít již existující.
- Klikněte na tlačítko „Vytvořit filtr“ a hotovo.
Jak nastavit pravidla v mobilní aplikaci Gmail
Bohužel, pravidla Gmailu v mobilní aplikaci nenastavíte. Uživatelské rozhraní aplikace neumožňuje vytváření filtrů, což znamená, že pro vytvoření pravidel budete muset využít webovou verzi.
Jak vytvářet pravidla přímo z doručené pošty v Gmailu
Pravidla můžete vytvářet i z vaší doručené pošty:
- Klikněte na šipku vpravo od vyhledávacího pole.
- Otevře se malé okno s několika možnostmi. Tyto volby určují, na které e-maily se bude váš filtr vztahovat.
- Klikněte na „Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním“ a rozhodněte se, co se stane s e-maily, které odpovídají vašim vyhledávacím kritériím.
- Můžete si například vybrat, zda chcete zprávy smazat, přeposlat anebo označit hvězdičkou. Jakmile se rozhodnete, klikněte v pravém dolním rohu na „Vytvořit filtr“ a filtr se vytvoří.
Jak nastavit pravidla v Gmailu na iPhonu
Protože vám Google neumožňuje vytvářet pravidla ve verzi aplikace, musíte zvolit jiný přístup k organizaci vaší doručené pošty. Dobrým řešením je přidávání nebo odebírání karet a kategorií doručené pošty. Takto můžete třídit emaily do různých záložek, jako jsou například Promoakce nebo Sociální sítě. Díky tomu neuvidíte všechny emaily najednou, což vám usnadní jejich procházení.
Zde je návod, jak přidávat nebo odebírat záložky a kategorie doručené pošty na iPhonu:
- Otevřete Gmail a v nabídce klikněte na tlačítko Nastavení.
- Vyberte svůj účet a klikněte na „Typ doručené pošty“.
- Vyberte „Výchozí doručená pošta“.
- Klikněte na tlačítko Zpět a potom na „Kategorie doručené pošty“.
- Nyní můžete odebírat stávající kategorie nebo přidávat nové.
Jak nastavit pravidla v Gmailu na iPadu
Nastavování pravidel v Gmailu na iPadu funguje stejně:
- Otevřete nabídku Gmailu a zvolte Nastavení.
- Vyberte svůj účet a stiskněte možnost „Typ doručené pošty“.
- Zvolte „Výchozí doručená pošta“.
- Stiskněte „Zpět“ a potom klikněte na „Kategorie doručené pošty“.
- Začněte přidávat nebo odebírat kategorie doručené pošty.
Jak nastavit pravidla v Gmailu na Androidu
Verze aplikace Gmail pro Android také nepodporuje vytváření pravidel. Nicméně pořád můžete podniknout několik kroků pro vylepšení vaší poštovní schránky. Například přidávání štítků ke zprávám vám umožní je seskupit a najít je všechny na jednom místě.
Zde je návod, jak přidat štítky k e-mailu, který právě čtete:
- Otevřete e-mail a v pravém horním rohu stiskněte tři svislé tečky.
- Zvolte „Změnit štítky“.
- Odstraňte stávající štítky anebo přidejte nové.
- Klikněte na tlačítko „OK“.
Štítky můžete přidat i k více emailům najednou z doručené pošty:
- Vyberte zprávu tak, že se dotknete a podržíte fotku nebo písmeno vlevo od ní.
- Vyberte i další požadované emaily.
- Klepněte na tři svislé tečky v pravé horní části obrazovky a zvolte „Změnit štítky“.
- Odstraňte staré štítky nebo přidejte nové.
- Klikněte na „OK“ a máte hotovo.
Jak vytvořit pravidla v Gmail účtu
Vytváření pravidel v Gmail účtu lze provést i na počítači. Opět budete muset vytvořit filtr:
- Přihlaste se do svého účtu.
- Klikněte na symbol ozubeného kola v pravém horním rohu obrazovky a zvolte „Zobrazit všechna nastavení“.
- Stiskněte možnost „Filtry a blokované adresy“.
- Stiskněte tlačítko „Vytvořit nový filtr“ a zadejte všechny informace, které chcete použít jako pravidla pro vaše emaily.
- Po dokončení vyberte „Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním“.
Jak automaticky blokovat spam v Gmailu
Odstraňování spamových zpráv je další skvělý způsob, jak si optimalizovat poštovní schránku. Pokud chcete blokovat odesílatele, jejich budoucí emaily budou chodit přímo do složky Spam:
- Otevřete Gmail na počítači a přejděte ke zprávě, které se chcete zbavit.
- Stiskněte tři svislé tečky v pravém horním rohu.
- Klikněte na „Blokovat (odesílatele)“.
- Pokud jste někoho omylem zablokovali, odblokujte ho podle stejných kroků.
Další často kladené otázky
Pokud jsme v předchozích částech ponechali některé otázky nezodpovězené, níže naleznete potřebné informace týkající se Gmailu.
Lze v Gmailu vytvářet kategorie?
Naštěstí Gmail umožňuje svým uživatelům vytvářet kategorie. Postup je poměrně jednoduchý:
• Otevřete si Gmail na PC.
• Přejděte do Nastavení a stiskněte „Zobrazit všechna nastavení“.
• Klikněte na sekci Doručená pošta.
• V části „Typ doručené pošty“ vyberte „Výchozí“.
• Přejděte do „Kategorie“ a zaškrtněte záložky, které se mají zobrazovat. Pamatujte, že Google vám nedovolí vytvářet nové záložky. Jediné, co můžete dělat, je skrývat nebo zobrazovat ty stávající.
• Klikněte na „Uložit změny“ ve spodní části okna.
Jak vytvořím filtry v Gmailu?
Chcete-li vytvořit filtr ve svém účtu Gmail, postupujte takto:
• Po otevření Gmailu stiskněte ve vyhledávacím poli šipku dolů.
• Zadejte svoje preference pro vyhledávání. Pro ověření, že se kritéria používají, zkontrolujte, jestli se zobrazují správné emaily stisknutím tlačítka „Hledat“.
• Zvolte tlačítko „Vytvořit filtr“.
• Rozhodněte se, co bude filtr dělat.
• Klikněte na „Vytvořit filtr“.
Jak automaticky přesunout emaily do složky v Gmailu?
Takto můžete přesunout své emaily do štítku (složky) v Gmailu:
• Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravé horní části obrazovky a vyberte „Zobrazit všechna nastavení“.
• Přejděte na „Filtry a blokované adresy“ a podívejte se na filtry, které jsou již pro váš email nastaveny.
• Zvolte tlačítko „Vytvořit nový filtr“.
• Zadejte informace pro kritéria filtru, včetně odesílatele, klíčových slov a dalších detailů.
• Po dokončení vyberte tlačítko „Vytvořit filtr s tímto vyhledáváním“.
• V dalším okně zvolte „Použít štítek x“ a použijte existující štítek nebo pro email vytvořte nový.
• Stiskněte „Vytvořit filtr“.
Jak vytvořím pravidlo pro email?
Pravidla vám pomohou spravovat příchozí poštu a snadněji procházet vaši schránku. Pro nastavení pravidel budete muset vytvořit filtr:
• Přejděte na počítači do Gmailu a ve vyhledávacím poli stiskněte šipku dolů.
• Zadejte kritéria vyhledávání a klikněte na „Vytvořit filtr“.
• Rozhodněte, co bude filtr dělat a stiskněte „Vytvořit filtr“.
Jak mohu vytvořit složku v Gmailu?
Některé jiné poštovní programy používají pro ukládání emailů složky. Gmail ale používá štítky, které mohou být v některých případech užitečnější. Můžete totiž k emailům přidávat více štítků a později je najít kliknutím na štítek v levém panelu.
Vytváření štítků v Gmailu funguje takto:
• Otevřete si Gmail na PC.
• Zvolte nastavení v pravém horním rohu a poté „Zobrazit všechna nastavení“.
• Stiskněte záložku „Štítky“.
• Přejděte do sekce „Štítky“ a klikněte na „Vytvořit nový štítek“.
• Zadejte název štítku a stiskněte „Vytvořit“.
Vytvořte si svá vlastní pravidla
Pravidla Gmailu umožňují efektivnější správu příchozích emailů. Automatizují celý proces třídění vaší pošty, takže je snadné najít vaše zprávy a číst je. Bez pravidel se vaše schránka může stát nepřehledným místem, zvlášť pokud denně dostáváte velké množství emailů. Nastavte si filtry a vytvořte si čistou a optimalizovanou doručenou poštu.
Jaké filtry používáte pro nastavení pravidel Gmailu? Přišlo vám jejich nastavení snadné? Pomáhají vám spravovat vaši doručenou poštu? Dejte nám vědět v sekci komentářů níže.