Efektivní správa projektů agentury s pomocí specializovaného softwaru
Pokud se vám řízení projektů v agentuře zdá být náročné, máme pro vás řešení. Tento software pro řízení projektů vám může ušetřit spoustu času a starostí.
V dnešní době se digitální marketing stal klíčovým prvkem pro propagaci jakéhokoli produktu či služby. Mnoho firem, které potřebují digitální marketing, nemá interní specializovaný tým, který by se o něj staral.
Proto vzniklo mnoho agentur specializujících se na digitální marketing. Pro tyto agentury je softwarové řešení pro správu projektů naprosto nezbytné.
V tomto článku se podíváme na některé z nejlepších a nejdostupnějších programů pro správu agentur, které může váš marketingový tým využívat.
Běžné problémy, kterým čelí marketingové agentury
#1. Správa klientů
Mnoho marketingových agentur uvádí, že správa klientů v reálném čase je jedním z hlavních problémů. Jak vaše agentura roste, budete spravovat 5 až 10 klientů najednou. I když je to důležité pro příjmy a ziskovost, každodenní dohled nad projekty všech klientů a reportování pokroku může být vyčerpávající.
#2. Projektový management
S rostoucím počtem klientů se zvyšuje i počet aktivních projektů. Tyto projekty už nemůžete efektivně spravovat pomocí tabulek. Lidské chyby, neúmyslné smazání úkolů, zanedbávané úkoly, nedostatek zdrojů – to vše může z řízení agentury udělat noční můru.
#3. Spolupráce
Když založíte digitální marketingovou agenturu a začnete pracovat na projektech, brzy zjistíte, že projektové týmy často pracují odděleně.
Majitelé agentur si často stěžují, že týmy se věnují úkolům, které je baví, a často to jsou ty jednodušší. Komunikace o dokončování úkolů nebo vývoji obsahu bývá náročná.
#4. Řízení marketingových zdrojů
Správa více klientů znamená, že se vám může stát, že budete míchat obsah jednoho klienta s druhým. Navíc, pokud je vše uloženo na počítačích jednotlivých tvůrců obsahu, je obtížné získat přístup k mediálním zdrojům, když je potřebuje tým pro správu sociálních médií nebo PPC.
#5. Včasné dodání výstupů projektu
Členové projektového týmu mohou s dodáním výstupů otálet, pokud nemáte nad projekty dostatečný dohled.
Dalším problémem je, že i když jsou mediální aktiva, obsah, příspěvky na sociálních sítích a PPC reklamy připravené, tým s nimi nemusí dále pracovat.
Stává se i to, že vytvořený obsah se nedostane k klientovi. Zpoždění jsou bohužel při správě digitální marketingové agentury běžná.
Co je software pro řízení projektů agentury?
Nástroje pro řízení projektů agentur jsou specializované aplikace, které pomáhají digitálním marketingovým agenturám.
Software pro řízení projektů agentury obvykle nabízí tyto funkce:
- Řídicí centrum nebo panel pro holistický pohled na všechny projekty na jednom místě.
- Automatické zadávání časového rozvrhu pro projekty s hodinovou sazbou.
- Bezpečné a centralizované úložiště pro veškerý kreativní materiál.
- Digitální tabule pro brainstorming.
- Nástroj pro analýzu dat pro vytváření reportů.
- Přístup k nástrojům na základě rolí pro interní i externí spolupráci.
- Přístup k aplikacím odkudkoliv a z jakéhokoliv zařízení bez ohrožení bezpečnosti.
- Nástroje pro řízení projektů, jako jsou Ganttovy diagramy a správa závislostí.
Pokud přesunete správu projektů vaší agentury do takové aplikace, eliminujete většinu problémů, které se při řízení projektů objevují.
Jak pomáhá software pro řízení projektů agentury?
- Získáte kontrolu nad všemi projekty díky zobrazení panelu s aktuálními projekty.
- Můžete sledovat pracovní vytížení a efektivněji přidělovat úkoly.
- Vytvořte si seznam dovedností, abyste se vyhnuli projektům, pro které nemáte potřebné odborníky.
- Projektové týmy mají snadný přístup k aplikacím, mediálním zdrojům a obsahu.
- Zaznamenáváte aktivity všech zdrojů pro účely auditu a hodnocení výkonu.
- Nikdy nepřijdete o žádné účtovatelné hodiny nebo obsah.
- Poskytnete členům týmu přístupný pracovní prostor pro spolupráci na nápadech, kreativě a obsahu.
Nyní, když máte základní představu o softwaru pro řízení projektů agentur, se podíváme na některé aplikace, které úspěšné agentury po celém světě používají.
monday.com
Pokud pracujete v kreativní agentuře, monday.com vám umožní spravovat vše od projektů, marketingových kampaní, prodejních kanálů až po kalendáře událostí. Agentury mohou sledovat projekty klientů, spravovat historii, plánovat interní úkoly a spolupracovat na projektech. Platforma také umožňuje spravovat faktury a platby.
V monday.com mohou společnosti snadno přidělovat úkoly kolegům a sledovat jejich postup. Po přidělení nového úkolu je osoba upozorněna, což zvyšuje odpovědnost. Projekty a úkoly lze zobrazit v časové ose a kalendáři.
Monday.com vám pomůže dodržovat termíny. Zobrazuje stav projektu a datum dokončení na první pohled. Týmy tak hned ví, které projekty jsou v pořádku a které se opozdily. K dispozici je sdílená nástěnka a různé šablony.
Tato platforma má také funkci sledování času, která sleduje čas strávený na každém úkolu a projektu. Navíc, pokud klienti platí za hodinu, můžete pomocí tohoto nástroje zaznamenat celkový čas, který jste investovali do projektu, pro účely fakturace.
Wrike
Wrike je efektivní software pro řízení projektů agentur, který vám umožní zvládnout více projektů za kratší dobu. Nabízí 360° pohled na každý úkol a projekt pro maximální zisk.
Tato platforma je jednotný pracovní prostor, kde jsou uloženy všechny vaše zdroje pro zvýšení efektivity a zefektivnění týmové komunikace. Díky bezproblémové spolupráci kolegů dochází k eliminaci překážek a zvýšení produktivity.
Wrike vám pomáhá poskytovat viditelnost a transparentnost, takže můžete získat loajalitu všech zúčastněných stran. Mezi další funkce patří:
- Vizuální značkovací nástroj v reálném čase
- Pohled na pracovní zátěž
- Sdílené týmové kalendáře
- Ganttův diagram na jedno kliknutí
- Měřič času
- Přizpůsobení pracovního postupu
Pokud používáte tento software, nemusíte přepínat mezi různými aplikacemi. Podporuje integraci se Salesforce, Tableau, Google Drive, SharePoint, OneDrive, Jira, MS Excel, Slack, Dropbox a HubSpot.
AgencyAnalytics
AgencyAnalytics je spolehlivý nástroj pro marketingové agentury. Umožňuje vám růst díky automatizovaným klientským výkazům a přizpůsobitelným řídicím panelům. Agentury s tímto nástrojem získají:
- Přizpůsobitelné šablony marketingových reportů
- Tvůrce reportů s funkcí drag-and-drop
- Personalizovaný řídicí panel s metrikami, cíli a widgety
- Funkci pro sledování pokroku
- Nástroje SEO pro audity stránek, hodnocení klíčových slov a sledování zpětných odkazů
Můžete se připojit k více než 70 marketingovým kanálům z AgencyAnalytics, včetně Ahrefs, Amazon Ads, BrightLocal, Campaign Monitor, Drip, Facebook Ads, Google Ads, Google Analytics, HubSpot, Instagram, LinkedIn, Mailchimp, Moz, Semrush, Shopify, Stripe, YouTube, Vimeo a WooCommerce.
Productive
Productive je univerzální řešení pro agentury, které chtějí mít pod kontrolou své operace. Tuto škálovatelnou platformu lze použít pro konsolidaci dat, plánování zdrojů, rozpočtování a další.
Marketingové agentury ji mohou používat pro ukládání finančních dat, správu potenciálních zákazníků, vytváření rozpočtů a týmovou komunikaci. Pokud chcete dodávat projekty rychleji, použijte tuto platformu, aby se všichni soustředili na své priority.
Productive také sleduje fakturovatelný čas a automaticky generuje faktury. Platforma může také sledovat váš rozpočet a ziskovou marži v reálném čase.
Whatagraph
Každá marketingová agentura potřebuje vytvářet reporty pro své týmy a klienty. Whatagraph usnadňuje tuto práci automatizací procesů vytváření a odesílání reportů. Platforma je uživatelsky přívětivá a škálovatelná. Dokáže čerpat data z více než 40 zdrojů a prezentovat je transparentně.
Agentury mohou použít předpřipravené šablony nebo vytvořit report od začátku. Widgety s funkcí drag-and-drop uživatelům umožňují flexibilitu. V Whatagraphu můžete také kombinovat data pomocí vlastních vzorců.
Platforma podporuje sdílení reportů pomocí odkazů a plánování automatického odesílání. Poskytuje vám také přehled o výkonu podle týmů, účtů nebo regionů.
Hive
Hive nabízí všechny nástroje, které marketingová agentura potřebuje pro efektivní řízení projektů. Umožňuje plánovat a organizovat složité projekty a úkoly. Je vhodný i pro nastavení základních linií projektu a přidělování úkolů různým členům týmu.
Můžete označovat a kategorizovat aktivity, abyste získali přehled o tom, co se děje v reálném čase. Platforma umožňuje i záznam času a fakturovatelných hodin. V Hive také můžete centralizovat schvalování, zpětnou vazbu a požadavky klientů.
Gainapp
Gainapp je vhodný pro digitální marketingové agentury, které se zaměřují na sociální média. V kampaních na sociálních sítích musí agentura spolupracovat s klientem a týmem tvůrců obsahu v reálném čase.
Návrhy a texty se musejí posouvat od tvůrce obsahu ke klientovi a zpět, aby se získala zpětná vazba. Vše můžete v Gainapp udělat bez námahy.
Gainapp pro vaši agenturu na sociálních sítích vytváří následující jednoduchý pracovní postup:
- Vytvářejte, importujte a nahrávejte obsah a texty
- Ukládejte veškerý obsah do zabezpečeného úložiště
- Sdílejte složku s klientem pro zpětnou vazbu
- Manažeři klientů i agentur mohou obsah automaticky schvalovat
- Publikujte obsah na sociálních sítích
Před placenou verzí můžete vyzkoušet bezplatnou zkušební verzi, abyste si platformu otestovali.
Teamwork
V Teamworku můžete rozdělit složité projekty na menší úkoly a dílčí úkoly. Ty můžete seřadit do časové osy podle plánované doby dokončení, termínů a závislostí.
To neplatí jen pro jeden projekt. Můžete to udělat pro libovolný počet projektů, ať už opakujících se, s hodinovou sazbou nebo jednorázových.
Klíčové funkce tohoto softwaru pro řízení projektů agentury jsou:
- Správa neomezeného počtu jednoduchých i složitých projektů
- Sledování všech fakturovatelných hodin
- Přístup pro klienty k nástěnce aplikace
- Škálovatelnost podle potřeb projektů
V době psaní tohoto článku používá Teamwork více než 6 000 globálních agentur pro efektivní a cenově dostupné řízení projektů.
Accelo
Accelo je předním vývojářem softwaru pro automatizaci podnikání. Proto rozumí problémům, které trápí digitální marketingové agentury.
Díky svým zkušenostem vytvořili nástroj pro řízení agentury Accelo, který vám přináší:
- Sjednocení zaměstnanců, fakturace a klientů v jedné aplikaci
- Přesné zaznamenávání všech fakturovatelných hodin
- Synchronizaci plánů všech zaměstnanců
- Jednoduchou komunikaci s klienty
- Udržování projektů v rámci rozpočtu
- Řízení jednorázových i opakujících se projektů
- Zajištění ziskovosti agentury od prvního dne díky snížení plýtvání hodinami
Improvado
Improvado používá techniku ETL (Extrahovat, Transformovat a Načíst) pro integraci dat. Pomocí ETL nástroj agreguje marketingová data z různých projektů, týmů a aplikací, abyste měli přehled o stavu agentury.
Tento nástroj vám umožňuje propojit zdroje dat třetích stran z různých platforem, jako jsou Google Ads, Instagram, Twitter, Shopify, Bing Ads, LinkedIn, YouTube a Facebook Ads.
Jakmile shromáždíte projektová data, můžete vytvářet vizualizace dat na platformách jako Google Data Studio, Tableau, Power BI a Looker přímo z webové aplikace Improvado.
Můžete ukládat data digitální marketingové agentury na databázové platformy, jako jsou PostgreSQL, Google Big Query, ClickHouse, MariaDB a Snowflake.
Závěrečná slova
Podle nedávného průzkumu Expert Market Research (EMR) dosáhl digitální marketing v roce 2020 obratu 305 miliard dolarů.
Zpráva také uvádí, že odvětví by mělo mezi lety 2021 a 2026 dosahovat roční míry růstu 17,6 % a do konce roku 2026 dosáhnout obratu 807 miliard dolarů.
Digitální marketingové agentury jsou důležitou součástí trhu. Aby však mohly efektivně fungovat, musejí přijmout specializovaný software pro řízení projektů.
Doporučujeme vám také, abyste se podívali na další nástroje digitálního marketingu, které vám mohou pomoci zvýšit příjmy a zapojení.