Nemáte dostatek času na to, aby vaši zákazníci čekali? Ulehčete si administrativu spojenou s telefonními hovory pomocí služeb virtuální asistentky.
Služby virtuálních asistentek jsou ideálním řešením, jak snížit personální náklady a zároveň zvýšit efektivitu vaší firmy. Tyto služby vám pomohou uvolnit čas a soustředit se na řešení klíčových firemních úkolů.
Tento článek vám pomůže vybrat ty nejlepší služby virtuálních asistentek, které zajistí, že žádný hovor od zákazníků vám neunikne, i když jste momentálně nedostupní.
Pojďme se podívat na podrobnosti.
Co jsou to služby virtuálních asistentek?
Telefonáty jsou klíčové pro zodpovídání dotazů a posilování procesu generování potenciálních zákazníků pro každou firmu. Přijímání a vyřizování hovorů je nezbytné a nelze se mu vyhnout, a to i když jste plně vytíženi provozem firmy.
Tradičně velké firmy s rozsáhlým rozpočtem zaměstnávají recepční na plný úvazek, kteří se starají o příchozí hovory a zákaznický servis. Nicméně, pro menší firmy s omezeným počtem zaměstnanců je interní recepční nákladnou položkou.
A právě zde se uplatňují služby virtuálních asistentek.
Služby virtuálních asistentek zajišťují živé operátory, kteří vítají volající a zjišťují důvod jejich hovoru. Následně jsou hovory po analýze poskytnutých informací směrovány k příslušným členům týmu, což zkvalitňuje komunikaci se zákazníkem.
Tyto služby obvykle poskytují nepřetržitou podporu živých operátorů pro příchozí hovory a textové zprávy. Díky tomu si můžete být jisti, že žádný zákaznický hovor nezmeškáte.
Proč se rozhodnout pro virtuální asistentku?
Najmutí virtuální asistentky je individuální rozhodnutí. Záleží na tom, zda preferujete interního zaměstnance, nebo zda chcete práci outsourcovat.
Zatímco velké společnosti mohou mít vyhrazený tým recepčních, malé firmy a startupy si to nemohou dovolit. Proto by se měly malé společnosti rozhodnout pro služby virtuální asistentky, aby snížily provozní náklady.
Nyní se podívejme na výhody, které s sebou najmutí virtuální asistentky přináší:
- Profesionální dojem: Profesionální uvítací zpráva zanechá na vaše zákazníky trvalý dojem. Zvyšuje pocit důvěry a ukazuje, že vaše firma je spolehlivá.
- Úspora nákladů: Virtuální asistentky jsou cenově dostupnější a nevyžadují dlouhodobé smlouvy. Můžete si aktivovat a přizpůsobit službu přijímání hovorů, která se postará o dotazy zákazníků.
- Zlepšená komunikace se zákazníky: Profesionální asistentky jsou vyškoleny k efektivnímu vyřizování hovorů a dotazů zákazníků. Mají zkušenosti s řešením různých situací a pomohou vám zvýšit efektivitu vaší firmy.
- Flexibilní přizpůsobení: Služby virtuálních asistentek vám umožňují měnit pravidla pro přesměrování hovorů, uvítací zprávu a další detaily firemní komunikace.
- Nepřetržitá dostupnost: Interní recepční jsou dostupní pouze v pracovní době. Virtuální asistentky však pracují nonstop a poskytují nepřetržitou podporu.
- Integrace: Propojte služby virtuální asistentky s vašimi firemními komunikačními nástroji, jako je Slack, Hubspot, G Suite, Microsoft Teams a mnoho dalších.
Když už znáte výhody virtuálních asistentek, pojďme se podívat na náš seznam.
ReceptionHQ
ReceptionHQ je globální lídr v oblasti poskytování služeb virtuálních asistentek pro malé firmy, které chtějí být efektivnější a zároveň mít k dispozici zaměstnance na plný úvazek. Jejich služby zahrnují nepřetržitou podporu pro příchozí hovory, e-maily a textové zprávy. Dále se starají o odchozí hovory a další úkoly, jako je plánování schůzek a odesílání upomínek.
ReceptionHQ zpracovává velké množství hovorů pro firmy ve Spojených státech během špičky. Nabízejí bilingvní služby bez nutnosti uzavírat dlouhodobé smlouvy, takže můžete vyzkoušet jejich služby v rámci 7denní zkušební verze.
Yodel.io
Yodel.io je firma, která působí v oblasti virtuálních asistentek již více než 15 let, takže mají bohaté zkušenosti. Můžete si vybrat mezi plně automatizovaným IVR operátorem nebo živou asistentkou pracující na dálku, která vyřídí vaše hovory. Mezi významné funkce Yodelu patří inteligentní hlasové IVR systémy, filtrování hovorů a integrace s komunikačními nástroji jako je Hubspot, Zendesk, Intercom a Slack.
Nabízejí bezplatnou zkušební verzi bez závazků. Pokud však chcete využívat jejich služby i po skončení zkušebního období, mají k dispozici různé tarify dle vašich potřeb.
Grasshopper
Pokud hledáte službu virtuální asistentky, která vám umožní používat oddělené telefonní číslo a přijímat hovory odkudkoliv na světě, Grasshopper je skvělá volba. Poskytuje také virtuální telefonní číslo pro přijímání hovorů na vašem počítači nebo mobilním zařízení. Díky tomu zůstane vaše soukromé číslo utajené a vy se můžete nerušeně věnovat firemním záležitostem.
Služba nabízí 7denní zkušební verzi zdarma bez nutnosti uzavírat smlouvu, takže pokud s ní nebudete spokojeni, nemáte žádné závazky.
MyReceptionist
MyReceptionist nabízí virtuální asistentky a recepční služby, které zajišťují nepřetržitou dostupnost firmy za nižší cenu než najmutí recepční na plný úvazek. Získáte všechny výhody osobní asistentky, která vám pomůže spravovat příchozí hovory, plánovat schůzky a rezervovat cesty, aniž byste museli řešit nábor interního zaměstnance.
MyReceptionist nabízí různé balíčky dle toho, kolik času potřebujete týdně nebo měsíčně s vyřizováním hovorů ve vaší firmě.
Ruby
Ruby Receptionists vám poskytuje profesionální telefonickou podporu pro vaši firmu s využitím umělé inteligence (AI) ke zpracování příchozích hovorů pro firmy po celém světě. Mohou odpovídat na dotazy o vaší společnosti v reálném čase, oslovovat zákazníky jménem vaší firmy a plánovat vaše schůzky.
S Ruby získáte speciální mobilní aplikaci pro sledování aktivit spojených s vyřizováním hovorů a textových zpráv od zákazníků. Své denní plány můžete snadno synchronizovat díky integraci s kalendářem.
Conversational
Conversational je služba virtuální asistentky pro firmy, které potřebují komplexní servis, nebo pro ty, které mají více poboček a potřebují někoho, kdo bude řídit příchozí hovory z celého světa.
S Conversational získáte tři klíčové funkce: správu recepce, směrování hovorů a správu hlasové pošty (například nastavení automatického přepojování), dále online plánovač schůzek a platformu e-mailového marketingu.
Služby Conversational můžete také používat s vašimi stávajícími telefonními systémy, jako je Microsoft Lync nebo Cisco Jabber.
AnswerForce
AnswerForce je plnohodnotná služba virtuální asistentky, která vám umožňuje řídit příchozí hovory díky nepřetržité recepční podpoře. Nabízí mnoho funkcí, včetně přizpůsobitelného dashboardu, kde můžete sledovat příchozí hovory a spravovat je z jednoho místa.
Můžete také propojit AnswerForce s IVR systémem, jako je IVRX nebo Intercom, pokud chcete mít ještě větší kontrolu nad tím, jak jsou volající vítáni, když volají do vaší firmy.
AnswerConnect
AnswerConnect je telefonní společnost, která poskytuje služby virtuálních asistentek od roku 2001. Je členem organizací Better Business Bureau a National Association of Professional Women.
Můžete si vybrat mezi dvěma typy virtuálních asistentek: Live Chat a Instant Messaging (IM). Služba AnswerConnect poskytuje uživatelům flexibilitu výběru toho, který typ podpory nejlépe vyhovuje jejich potřebám.
Ať už jste zaměstnavatel, majitel firmy nebo jednotlivec, který potřebuje pomoc s přijímáním hovorů, AnswerConnect se dokáže přizpůsobit vašim požadavkům.
Helpware
Helpware je služba virtuální asistentky pro malé a střední podniky. Nabízí širokou škálu služeb, včetně plánování schůzek, přesměrování hovorů, hlasové schránky a e-mailové podpory.
Helpware je webová služba virtuální asistentky, která vám umožňuje spravovat příchozí hovory odkudkoli a kdykoli. Můžete si nastavit automatické odpovědi dle potřeb volajícího (například pro domluvení schůzky) nebo přidat funkce jako je automatické přepojování, které si během schůzek s potenciálními klienty automaticky zaznamenává poznámky.
Abby
Abby je služba virtuální asistentky od společnosti Zendesk, kterou lze využít pro správu příchozích hovorů, e-mailů a chatů. Můžete si nastavit automatické odpovědi na dotazy zákazníků ohledně objednávek nebo dodacích lhůt.
S Abby dostanete upozornění pokaždé, když se nový zákazník přihlásí k odběru vašeho newsletteru, a můžete odesílat poděkování zákazníkům, kteří se s vámi podělí o zpětnou vazbu.
MoneyPenny
Moneypenny je poskytovatel záznamových služeb s nepřetržitou dostupností, který působí ve Velké Británii a USA od roku 2000. Můžete si vybrat z jejich týmu specializované pracovníky, které Moneypenny zaškolí, aby mohli odpovídat na firemní hovory a poskytovat podporu prostřednictvím live chatu, přenosu, CRM a kalendářové integrace.
Na jejich portálu si můžete aktualizovat svou dostupnost pro přijímání plánovaných hovorů a také si prohlížet historii hovorů a zpráv.
Závěrečné shrnutí
Mějte na paměti, že se bavíme o budování vztahů s vašimi klienty.
Je důležité nastavit správný tón na začátku každého hovoru. Jinak by se zákazníci mohli cítit, jako by mluvili s automatizovaným systémem, který si ani nepamatuje jejich jméno.
Výběr kterékoli společnosti z našeho seznamu virtuálních asistentek vám zajistí profesionálnější dojem a efektivnější vyřizování zákaznických dotazů.
Doufáme, že vám tento článek pomohl lépe porozumět tomu, jak vám služby virtuálních asistentek mohou pomoci zaměřit se na rozvoj vašeho podnikání bez nutnosti starat se o administrativu v zákulisí.
Nezapomeňte si také prohlédnout náš seznam nejlepších řešení IT helpdesku, která vám pomohou minimalizovat dopad problémů na vaše firemní operace.