Význam organizačních schémat a nástroje pro jejich tvorbu
Jasné pochopení organizační struktury, ať už na úrovni celého podniku nebo konkrétního týmu, je klíčové pro efektivní komunikaci a správné směrování podřízenosti. K vizualizaci této struktury slouží organizační diagramy, které si můžete snadno vytvořit pomocí dostupných šablon.
Organizační schéma má v každé firmě zásadní význam. Přehledně zobrazuje hierarchické vztahy mezi jednotlivými pracovníky a odděleními. Zajišťuje transparentnost, usnadňuje spolupráci a novým členům týmu umožňuje rychle se zorientovat v tom, kdo komu podléhá.
Vytvoření organizačního diagramu může být náročné a časově náročné. Šablona organizačního diagramu vám však může tento úkol výrazně usnadnit. Pojďme se podívat, co organizační diagram je, k čemu se používá, jaké jsou jeho typy a jaké nástroje vám mohou pomoci jej vytvořit.
Co je to organizační schéma?
Organizační schéma, někdy také nazývané organigram, je vizuální nástroj, který znázorňuje hierarchické vztahy v týmu nebo v celé organizaci. Jednoduše řečeno, ukazuje, jak jsou jednotliví zaměstnanci a oddělení v rámci firmy propojeny.
Nejčastěji se organizační schémata používají k zobrazení struktury firmy, ale mohou se uplatnit i při plánování nebo rozpočtování.
Proč týmy využívají organizační schémata?
Organizační schéma má v podnikání mnoho využití. Zde jsou hlavní důvody, proč byste jej i vy měli ve své firmě používat:
Efektivní řízení růstu
Vedoucí pracovníci potřebují jasný přehled o tom, kde se jednotliví zaměstnanci v rámci firmy nacházejí a jakou roli zastávají. Pouze s takovouto vizualizací mohou identifikovat oblasti, které vyžadují změnu. V situacích, jako je nábor nových zaměstnanců nebo slučování týmů, jsou organizační schémata ideální pro plánování budoucích kroků a úspěšné předvídání různých situací.
Lepší komunikace mezi členy týmu
Organizační schéma pro podnikání srozumitelně vizualizuje pracovní vztahy. Každý zaměstnanec díky němu ví, na koho se může v případě potřeby obrátit. Nemusí tedy hledat řešení problémů na vlastní pěst, ale může se obrátit na správnou osobu.
Navíc, diagram zobrazuje všechny zúčastněné na daném projektu, což snižuje šanci, že se obrátíte o pomoc na někoho, kdo k projektu nepatří. Celkově to zvyšuje efektivitu a šetří čas.
Zobrazení vztahů podřízenosti
Ve velkých společnostech dochází často k interním přesunům zaměstnanců. Pro nováčky je obtížné zapamatovat si týmovou hierarchii. Organizační schéma umožňuje zaměstnancům pochopit, kde se v celkové struktuře firmy nacházejí. Mohou se na něj odkazovat, aby zjistili, komu mají podávat zprávy a s kým komunikovat v rámci své pozice.
Vizualizace celkového obrazu
Lidé často zapomínají, že jejich práce přispívá k něčemu většímu. Organizační schéma vám může pomoci jim to připomenout. Když zaměstnanci vidí své místo v širší hierarchii a jak přispívají k úspěšnému chodu firmy, zvyšuje to jejich morálku a výkonnost.
Typy organizačních struktur
Existuje mnoho variant organizačních diagramů, protože existuje několik typů organizačních struktur, ze kterých schémata vycházejí. Podíváme se na několik nejčastějších organizačních struktur.
Hierarchická organizační struktura
Jedná se o nejběžnější typ struktury. V tomto schématu jsou lidé s nejvyšším postavením umístěni nahoře a nižší pozice jsou pod nimi.
Tato struktura se podobá tvaru pyramidy. Zajišťuje odpovědnost a motivuje zaměstnance k postupu po kariérním žebříčku.
Funkční organizační struktura
Tato struktura je podobná hierarchické struktuře. Zaměstnanci jsou zde seskupeni na základě své odbornosti a pozice v rámci firmy. Tato struktura je vysoce škálovatelná.
Horizontální neboli plochá organizační struktura
Firmy s menším počtem manažerů považují ploché organizační schéma za velmi přínosné. Startupy často využívají tuto horizontální strukturu před vytvořením jednotlivých divizí. Nicméně i některé větší firmy preferují tento typ struktury, aby podpořily interakci mezi všemi zaměstnanci a omezily nadměrný dohled.
Divizní organizační struktura
Tato struktura je ideální pro velké korporace, které mají více divizí. Každá divize má pravomoc nad svými zaměstnanci a skládá se ze samostatných oddělení, jako je personální, marketingové, distribuční nebo IT oddělení.
Korporace s touto strukturou mohou rychleji reagovat na potřeby trhu a zákazníků. Podporuje demokracii, personalizovanou strategii a umožňuje firmám zůstat flexibilní.
Maticová organizační struktura
Tato struktura zobrazuje mezifunkční týmy vytvořené pro konkrétní projekty. Je to kombinace dvou nebo více organizačních struktur. Umožňuje lidem dynamicky porozumět struktuře organizace.
Týmová organizační struktura
Společnosti s tímto typem struktury organizují své zaměstnance do oddělení. Namísto tradiční hierarchie se zaměřují na autonomii zaměstnanců, týmovou spolupráci a řešení konfliktů. Tento systém je vhodný pro agilní firmy a scrum projekty.
Síťová organizační struktura
V současné době mnoho firem distribuuje své zdroje do různých lokací. Společnosti, jejichž organizační rámec je založen spíše na komunikaci a propojení než na hierarchii, by měly mít síťovou organizační strukturu. Tato struktura znázorňuje komplexní propojení interních a externích zdrojů.
Bez ohledu na to, jaký typ organizační struktury máte, následující nástroje vám pomohou ji snadno vizualizovat.
SmartDraw
SmartDraw nabízí různé šablony organizačních diagramů pro různá odvětví, včetně korporací, herních firem, výzkumných a finančních oddělení, státní správy, HR, neziskových organizací, nemocnic a schémat založených na fotografiích.
Pokud nechcete trávit vytvářením grafu příliš času, můžete použít šablonu, přidat jména a vytvořit si tak vlastní organizační diagram. Nabízí také možnosti úprav, jako je změna tvarů, přidávání obrázků, vytváření podgrafů, úprava směru grafu a stylu větví.
Canva
Canva je další platforma s rozsáhlou knihovnou šablon organizačních diagramů. Nabízí profesionálně navržené šablony, které vám urychlí práci. Díky snadnému systému „drag and drop“ si každý může vytvořit vlastní organizační diagram. Canva také umožňuje přidávat obrázky do grafů a přizpůsobovat barvy podle značky firmy.
Kromě tvorby grafů nabízí i funkce jako sdílení, stahování a publikování grafů ve vysokém rozlišení. Grafy můžete také vkládat do zpráv a prezentací.
Lucidchart
Lucidchart je cloudová, intuitivní a responzivní platforma, která vám umožňuje snadno vytvářet organizační schémata. Můžete si vytvořit schéma od začátku, nebo si upravit některou ze šablon a vytvořit si tak vlastní personalizované organizační schéma.
Editor organizačních schémat vám umožňuje vytvořit schéma v několika krocích pomocí funkce importu dat. Stačí nahrát data zaměstnanců do šablony Lucidchart a online nástroj automaticky vytvoří váš organizační diagram.
Kromě tvorby organizačních schémat, můžete nástroj propojit s dalšími firemními aplikacemi a nástroji pro řízení lidských zdrojů, jako je BambooHR, Slack, Confluence, Google Slides a další.
Venngage
Ať už pracujete pro velkou společnost nebo malý a střední podnik (SMB), na Venngage najdete tu správnou šablonu organizačního diagramu pro vaši firmu. Můžete si vybrat šablonu, která vyhovuje vašim požadavkům, a upravit ji pomocí editoru Venngage.
Můžete přidávat text, ikony, grafy, mapy, pozadí a obrázky. Přidáním odkazů na YouTube, dotazníků, formulářů a HTML kódu můžete vytvořit interaktivní graf. Do sady pro vaši značku můžete také přidat často používané prvky.
Visme
Pokud hledáte nástroj, který dokáže během několika minut převést strukturu vaší firmy na poutavé vizuální prvky, je Visme pro vás to pravé. Nabízí velké množství přitažlivých šablon organizačních diagramů.
Můžete také použít různé šablony, aby graf odpovídal vaší firemní identitě. Visme nabízí šablony pro školy, redakce, webdesignové agentury, projektové týmy a další. Můžete si vybrat šablonu, která nejlépe odpovídá vašim požadavkům, a upravit ji pomocí jednoduchého formátování.
Adobe Express
Adobe Express vám nabízí bezplatnou online platformu pro tvorbu organizačních schémat pro podnikání. Platforma klade důraz na jasný design. Nabízí několik krásných a moderních šablon organizačních diagramů, které si můžete snadno přizpůsobit.
Uživatelé si mohou vybrat libovolnou šablonu a přidávat obrázky, ikony, grafiku a rámečky. Můžete buď nahrát vlastní prostředky, nebo využít knihovnu Adobe Express. Graf si můžete stáhnout, nebo se k němu kdykoliv vrátit a aktualizovat ho.
Visual Paradigm Online
Visual Paradigm Online je webová platforma, kde si můžete zdarma nakreslit vlastní organizační schéma. Můžete si vybrat ze stovek šablon a upravovat je pomocí jednoduchého systému drag and drop.
Skvělé je, že si každý může užívat neomezený počet tvarů a diagramů a neomezený čas přístupu. Lidé, kteří vytvářejí grafy pro osobní a nekomerční účely, si ponechávají autorská práva. Grafy lze stáhnout ve formátu PNG, JPG, GIF, SVG a PDF.
Závěr
Organizační schéma vám umožní mít přehled o všech zaměstnancích. Existují různé typy organizačních diagramů, které lze použít pro různé potřeby vašeho týmu.
Nyní, když znáte dostupné šablony organizačních diagramů, můžete je využít k lepšímu řízení svého týmu a efektivnímu vizualizování firemní struktury.
Lidé, kteří se podílejí na řízení projektů, by také měli znát klíčové milníky, aby mohli sledovat průběh projektu.