Ať už máte na starosti firemní finance, je klíčové mít dokonalý přehled o tom, kam vaše peníze směřují. Proto je pořízení skeneru účtenek skvělým krokem, který vám pomůže s organizací a správou výdajů.
Papírové účtenky za nákupy, ať už se jedná o jakékoli zboží, se snadno ztrácejí v hromadě dokumentů. Navíc jsou náchylné k poškození nebo zničení. Skenování účtenek do digitální podoby tento problém elegantně vyřeší. A právě skener účtenek je pro tento úkol ideální.
Některé skenery účtenek navíc nabízejí online služby, které umožňují snadnou organizaci a přístup k vašim účtenkám odkudkoliv. Tento článek vám objasní vše, co potřebujete o skenerech účtenek vědět. Tak pojďme na to.
Co jsou aplikace pro skenování účtenek?
Aplikace pro skenování účtenek vám umožní jednoduše vyfotit vaše fyzické účtenky a proměnit je v digitální kopie, které máte bezpečně uložené v cloudu. Než se podíváme na detaily, pojďme si objasnit, co takový skener vlastně dělá.
Aplikace pro skenování účtenek je mobilní aplikace, která umožňuje vašim zaměstnancům snadno digitalizovat účtenky pomocí jejich chytrých telefonů. Firmy začaly používat skenery účtenek v kombinaci se softwarem OCR (Optical Character Recognition) pro evidenci firemních nákladů, čímž minimalizují potřebu papírové dokumentace.
Potřebuje vaše firma software pro skenování účtenek?
Je důležité si uvědomit, jakou hodnotu pro vaši firmu může mít digitální evidence účtenek. Klíčovým faktorem při rozhodování o pořízení aplikace pro skenování účtenek je, jak často a jak složitý je proces proplácení výdajů ve vaší organizaci.
Analyzujte předchozí údaje o firemních výdajích a zapojení zaměstnanců. Zjistěte, zda by taková aplikace mohla vašim zaměstnancům ulehčit práci. V neposlední řadě je nezbytná komunikace s vaším finančním oddělením, protože se s proplácením a souvisejícími problémy setkávají denně. Aplikace pro skenování účtenek může být prospěšná pro všechny zaměstnance, protože výrazně redukuje množství manuální práce potřebné pro správu dat o proplácení a nákladech.
Výhody používání aplikace pro skenování účtenek
Zastaralý systém proplácení výdajů je časově náročný jak pro zaměstnance, tak pro finanční oddělení. Navíc je náchylný k chybám. Pokud zaměstnanec ztratí účtenky, může se proplácení výdajů stát problémem. Zde vám pomůže aplikace pro skenování účtenek. Umožní vašim zaměstnancům rychle a snadno odeslat účtenky v digitální formě. Díky algoritmům optického rozpoznávání znaků (OCR) v aplikaci se eliminují lidské chyby, které mohou vzniknout při manuálním zadávání dat z účtenek.
Skener účtenek může pomoci i vašemu finančnímu oddělení. S digitálními účtenkami nebudou muset honit zaměstnance kvůli předložení dokladů.
Skenery účtenek se nabízejí v různých variantách, od fyzických (stolní a mobilní skenery) po digitální (např. aplikace a online software). Nicméně, protože se jedná o investici, měli byste se před nákupem seznámit s klíčovými aspekty, které by vám měly pomoci vybrat ten nejlepší.
Zde je seznam klíčových funkcí, které je dobré při výběru skeneru účtenek zvážit. Možná nebudete potřebovat všechny, ale následující rady vám mohou pomoci vybrat si ten nejlepší pro vaše potřeby.
Vlastnosti skeneru účtenek
Každá společnost má odlišné požadavky na sledování firemních výdajů. Při výběru aplikace se ujistěte, že vyhovuje potřebám vaší společnosti. Vzhledem k množství dostupných alternativ na trhu, může být výběr obtížný. Zde je stručný přehled důležitých faktorů, které byste měli při výběru aplikace pro správu účtenek zvážit.
Přizpůsobivost
Pokud potřebujete sledovat výdaje a účtenky pro zaměstnance na cestách nebo dodavatele, může být užitečný přenosný skener účtenek. Může se jednat o přenosný skener. Velikost skeneru je také důležitá. Vyberte si zařízení, které je lehké a dostatečně malé, aby se vešlo do brašny nebo tašky.
Online dostupnost
Skener účtenek, který je dostupný online, je velmi praktický. Umožní vám rychle propojit se s účetním softwarem, čímž se urychlí celý proces. Navíc budete mít přístup ke svým účtenkám kdykoli a odkudkoli.
Úložný prostor a zabezpečení
Ať už zvolíte fyzické úložiště nebo cloudové řešení, měli byste zvážit, jaké jsou limity skeneru účtenek. Jak často budete účtenky skenovat? Denně nebo týdně? Nebo jen výjimečně? To vám pomůže určit, kolik úložného prostoru budete potřebovat pro software skeneru nebo externí disk. Neměli byste také zapomenout na bezpečnost zvoleného úložiště. Budete chtít mít jistotu, že vaše účtenky a dokumenty budou chráněny na více úrovních. Tradiční účtenky a dokumenty se snadno zničí nebo poškodí. Digitální záznamy zase mohou skončit v nesprávných rukou, pokud nebudou přijata adekvátní bezpečnostní opatření.
Rychlost
Skenování účtenek pro výkazy výdajů může být pro firmy velmi nepříjemná činnost. Většina lidí chce mít tuto práci co nejrychleji za sebou. Rychlý skener účtenek vám s tím může pomoci. Některé skenery dokáží naskenovat dokumenty již za 7,5 sekundy. To je velká výhoda, pokud potřebujete naskenovat větší množství účtenek najednou.
Formáty souborů
Formát vašich účtenek se může lišit v závislosti na tom, k čemu je používáte. Daňový poradce může vyžadovat, abyste naskenovali a nahráli všechny účtenky jako PDF, zatímco váš software pro zpracování firemních výdajů může vyžadovat pouze formát JPEG. Je důležité zkontrolovat, jaké formáty souborů váš skener účtenek podporuje, abyste je nemuseli dodatečně manuálně konvertovat.
Exportovatelnost
Nakonec je důležité se ujistit, že skener účtenek vám po naskenování usnadní celou vaši práci. Budete účtenky uchovávat v cloudu? Nebo je chcete odeslat někomu dalšímu? Váš skener by měl umožňovat snadný přenos naskenovaných dokumentů. Pokud znáte základní funkce skeneru účtenek, je čas podívat se na nejlepší aplikace pro skenování účtenek na trhu. Zde je seznam těch nejlepších.
Neat Receipts
Neat Receipts je chytrý organizační nástroj a přenosný skener. Pomocí mobilního skeneru Neat Receipts můžete snadno skenovat účtenky, vizitky a další dokumenty, ať už jste kdekoliv. Software rozpozná, načte a zorganizuje důležitá data.
Funkce
- Přenosný skener NeatReceipts je lehký a dostatečně kompaktní, aby se vešel do brašny, batohu nebo příruční tašky. Navíc nepotřebuje napájení ze sítě. Stačí ho připojit přes USB k počítači a můžete začít skenovat.
- Napájení je zajištěno přes USB z počítače.
- Neat skenuje a extrahuje data ze všech dokumentů, které naskenujete a převádí je do digitální formy.
- S digitálními daty z účtenek můžete rychleji vytvářet daňová přiznání nebo výkazy výdajů, exportovat data do Excelu nebo synchronizovat kontakty s Outlookem nebo adresářem.
- Nabízí 30denní zkušební verzi NeatCloud zdarma, která vám umožní synchronizovat a zálohovat soubory a prohlížet je v jakémkoli prohlížeči nebo mobilním zařízení.
Navíc, pokud si předplatíte NeatCloud, získáte NeatCare, která vám poskytne asistenci a pojištění pro případ náhodného poškození vašeho NeatDesk.
Dext
Dext připraví a shromáždí vaše dokumenty s 99% přesností a okamžitě je zpracuje do vašeho účetního systému. Můžete se tak věnovat aktivitám, které vytvářejí hodnotu.
Funkce
- Dext Prepare je velmi jednoduché řešení pro organizaci a digitalizaci všech vašich dokumentů.
- Odešlete účtenku, fakturu nebo bankovní výpis a Dext shromáždí potřebné informace a doručí je do vašeho účetního systému. Získáte přesná data, která potřebujete, aniž byste je museli ručně zadávat.
Dext Prepare zachycuje a zpracovává data s vysokou přesností před odesláním do vašeho účetního systému. Uvolní se tak čas vašeho týmu a vy získáte jistotu, že máte k dispozici ty nejlepší nástroje.
ShoeBoxed
Pokud hledáte spolehlivé úložiště pro digitální daňové doklady, ShoeBoxed je ideální aplikace pro skenování účtenek. Usnadní vám práci s účtenkami.
Funkce
- Zjednodušte si každodenní účetní úkoly.
- Prozkoumejte funkce a nástroje, které byly vytvořeny pro malé firmy, účetní a finanční manažery.
- Vaše účtenky se promění v extrahovaná, ověřená, kategorizovaná, organizovaná, prohledávatelná a upravitelná data, ke kterým máte přístup kdykoli a odkudkoli.
Navíc můžete vytvářet komplexní zprávy o výdajích, které zahrnují obrázky vašich účtenek a exportovat, sdílet nebo tisknout data pro snadnou přípravu daní nebo proplácení výdajů.
Easy Expense
Easy Expense extrahuje důležité informace jako je prodejce, divize, daně, částka a způsob platby pomocí pokročilého zpracování obrazu a umělé inteligence.
Tento skener účtenek navíc automaticky sleduje výdaje na kreditních kartách a bankovních účtech. Easy Expense se integruje s vašimi bankovními účty a prohledává až 18 měsíců transakcí a hledá náklady a daňové odpisy.
Funkce
- Funguje offline, takže je ideální pro použití na cestách.
- Nejrychlejší způsob, jak zachytit, oříznout a sledovat účtenky
- Díky automatické synchronizaci do cloudu už nikdy neztratíte účtenku.
- Inteligentní automatická kategorizace pro maximální snížení daňového základu.
- Hromadná kontrola transakcí
S Easy Expense můžete synchronizovat data mezi uživateli v reálném čase díky nastavení uživatelských oprávnění. Snadno omezíte, kdo může vidět konkrétní informace.
Expense Management
Aplikace pro sledování nákladů, jako je Expense Management, vám pomůže se správou vašeho účetního systému, od neomezeného skenování účtenek a sledování ujetých kilometrů, až po proplácení výdajů do druhého dne.
Funkce
- Sledování a organizace účtenek během cestování nebo práce na dálku může být obtížné a někdy to může vést ke ztrátě účtenek.
- Můžete skenovat účtenky bez omezení, zaznamenávat ujeté kilometry, odesílat je e-mailem ke schválení a dělat spoustu dalších věcí.
Díky funkci SmartScan jsou vaše účtenky okamžitě naskenovány a načteny, což šetří váš čas a energii.
Smart Receipts
Smart Receipts promění váš telefon ve skener účtenek a generátor zpráv o výdajích. Shromažďuje informace z účtenek a umožňuje vám vytvářet zprávy ve formátu PDF a CSV, které můžete odesílat na svůj e-mail.
Funkce
- Pomocí plně konfigurovatelných reportů ve formátu PDF, CSV a ZIP můžete vytvářet profesionální reporty pro sledování vašeho rozpočtu i pro požadavky vaší práce.
- Smart Receipts vám umožňuje vybírat z více než 20 různých výchozích typů dat (jako jsou data, ceny, daně, kategorie účtenek, poznámky, možnosti platby atd.).
Tato funkce vám pomůže při vytváření perfektního dokumentu, ušetří vám mnoho času a umožní vám soustředit se na důležitější věci.
Foreceipts
Foreceipts je ideální řešení pro správu účtenek, které po celém světě používá více než 500 000 majitelů firem, živnostníků, agentur a freelancerů.
Funkce
- Vyfoťte své papírové účtenky nebo si pošlete své digitální účtenky. Aplikace Foreceipts okamžitě naskenuje data z vašich účtenek a vloží je do vaší knihy. Můžete také přidat účtenku naskenováním faktur.
- Sdílejte své zprávy o výdajích v Excelu nebo PDF se svým účetním, nebo je použijte k podání daňového přiznání. Každý z obrázků vašich účtenek je uložen, takže jste chráněni v případě daňové kontroly.
Aplikace obsahuje kategorie firemních výdajů pro Spojené státy a Kanadu, takže vaše zpráva o výdajích na konci roku splňuje požadavky daňového přiznání. Kategorie si můžete podle potřeby také měnit.
Veryfi
Představujeme vám nejrychlejší a nejbezpečnější aplikaci pro OCR (Optical Character Recognition) zachytávání a extrakci dat z účtenek, faktur a platebních dokladů na světě. Zbavte se ručního zadávání dat a účetnictví a ušetřete tak každý týden hodiny práce. Veryfi načte dodavatele, platby, součty, daně a dokonce i řádkové položky během několika sekund.
Funkce
- Veryfi OCR API extrahuje, kategorizuje a vylepšuje všechny informace z nákupních záznamů, faktur a platebních dokladů až na úroveň jednotlivých položek (data nákupu na úrovni SKU) ve velkém, čímž odpadá nutnost manuální práce.
- Veryfi OCR API vám poskytuje jednu z nejpropracovanějších a nejvýkonnějších API platforem pro extrakci dat pomocí OCR (Optical Character Recognition) a ICR (Intelligent Character Recognition), které jsou v současnosti k dispozici.
Díky těmto funkcím můžete předběhnout konkurenci a poskytnout svým uživatelům nejlepší možné služby.
Jak si vybrat nejvhodnější aplikaci pro evidenci účtenek?
Mít přehled v účtenkách je jedním z nejjednodušších způsobů, jak se vyhnout stresu během daňového období. Nástroje, které jsme zmínili, vám umožní mít vše po ruce, aniž byste museli skladovat hromady papírových účtenek.
Při výběru aplikace pro evidenci účtenek zvažte vaše individuální potřeby jako živnostníka nebo majitele firmy. Zamyslete se nad následujícími otázkami:
- Kolik lidí máte pod sebou?
- Kolik zákazníků obsluhujete?
- Kolik firemních nákupů měsíčně provádíte?
- Jak často a kam cestujete za prací?
V závislosti na vašich okolnostech možná budete potřebovat více nástrojů, abyste si upravili systém sledování účtenek na míru.
Závěr
Je nutné mít přehled o svých firemních výdajích, abyste neztratili možnost získat je zpět. Pokud to neuděláte, peníze se vám vrátí až v dalším platebním cyklu.
Existuje spousta druhů softwaru, které lze použít jako skenery účtenek. Všechny usnadňují proces správy výdajů tím, že nabízí lepší funkce a služby. Takže, pojďme si to shrnout. Všechny aplikace pro skenování účtenek, které jsme zmínili výše, stojí za vyzkoušení. Pokud jste to ještě neudělali, určitě si jednu pořiďte!
Můžete se také podívat na nejlepší software pro sledování a správu výdajů pro malé a střední firmy.