Zefektivněte svůj proces zadávání zakázek pro malé a střední podniky pomocí těchto špičkových softwarových aplikací pro zadávání zakázek.
Řízení procesu nákupu je komplexní, protože zahrnuje nákupy, zásoby, objednávky, faktury, dodavatele, platby a další. Ale zároveň je to životně důležité pro úspěch společnosti. To je důvod, proč podniky potřebují automatizovat a řídit tento proces pomocí aplikací.
Pokud budete s nasazením softwaru pro nákup ve vaší společnosti čekat do poslední chvíle, bude to mít následky ručního zpracování. Proto je moudré začít s implementací těchto nástrojů, jakmile si všimnete tření neefektivních manuálních procesů.
Pojďme se ponořit hluboko do základů softwaru pro zadávání zakázek a dozvědět se o nejlepších nástrojích v této oblasti.
Table of Contents
Co je software pro zadávání zakázek?
Nákup znamená nalezení a pořízení zboží a služeb, které podnik potřebuje. Software pro zadávání zakázek tedy označuje obchodní řešení, které automatizuje různé fáze procesu zadávání zakázek.
Ať už se jedná o analýzu výdajů, správu smluv nebo provádění plateb, tyto nástroje vám mohou pomoci mít úplnou kontrolu nad každou procesní operací. Lze je také integrovat s různými platformami ERP, aby byl proces plynulejší.
Některé nástroje navíc umožňují všem zaměstnancům přístup a provádění úkolů z centrální jednotky s oprávněním uživatele pepře.
Co tyto nástroje dělají?
Softwarová aplikace pro nákup může provádět několik úkolů, aby byl proces nákupu pro váš tým snadný. Zaměstnanci mohou objednávat nákupy odkudkoli a komunikovat se členy týmu. Zde jsou hlavní úkoly, které může tento software provádět:
- Vytvořte nákupní objednávku a ověřte ji
- Automatizujte přenos elektronické objednávky
- Připomeňte si nedávné nákupní objednávky a zrušení
- Odešlete nevyřízené nákupní objednávky příslušnému personálu k dalšímu postupu
- Proveďte finanční a inventární transakce po příchodu objednávky
- Vyhněte se nedostatku místa tím, že budete udržovat zásoby
- Sbírejte data a analyzujte trendy pro maximální ziskovost
- Zjednodušte proces standardizace na různých platformách
Nyní si proberme, kdy používáte softwarové nástroje pro zadávání zakázek.
Kdo používá software pro zadávání zakázek?
Při nákupu surovin, počítačového hardwaru, kancelářských potřeb atd. ve velkém množství v průběhu roku byste potřebovali software pro zadávání zakázek. Proto každý podnik, který často nakupuje zásoby od dodavatelů třetích stran a chce, aby byl systém nákupu transparentní.
Nástroje pro zadávání veřejných zakázek většinou používají následující podniky:
- Výrobci spotřebního zboží a spotřebičů
- Výrobci vozidel
- eCommerce a maloobchodní podniky
Existuje však specializovaný podnik, který také používá tento software, a to jsou konzultanti nebo agentury pro zadávání zakázek.
Většina značek outsourcuje své nákupní operace těmto agenturám kvůli pohodlí a cenové dostupnosti. Společnosti jako Capgemini, Bain & Company, GEP Worldwide, Accenture atd. jsou lídry v poradenství v oblasti nákupu.
Jak software pro zadávání zakázek pomáhá firmám?
#1. Automatizace nákupu
Automatizace obchodních procesů je zřejmá v každé oblasti, včetně nákupu. Pomocí softwaru pro nákup můžete úspěšně automatizovat celou operaci nákupu.
Od zjištění dodavatele přes registraci, výběr produktu až po kontrolu kvality a nakonec podepsání dohody, vše spadá pod jeden software.
Ve většině případů nástroj automaticky zpracovává požadavky na nákup interních dodávek. Před odesláním objednávky k nákupu potřebuje pouze souhlas manažera.
#2. Transparentnost při nákupu
Obchodní partneři, jako jsou manažeři a finanční ředitelé, se mohou dívat na nákupní trendy z centrálního softwaru. Není třeba skákat přes obruče, abyste získali zprávy o veřejných zakázkách.
Nástroj také sleduje každý krok, dokud není dohoda dokončena, a zajišťuje tak vysokou firemní transparentnost, aby se zabránilo korupci.
#3. Optimalizace schválení
Tyto nástroje přicházejí s inteligentními algoritmy, které oddělují skutečné nákupní objednávky od plýtvání. Schvalovací manažeři proto většinou dostávají pouze skutečné požadavky na nákup. Následně mohou manažeři rychle schvalovat nákupní objednávky.
#4. Viditelnost pro výdaje
Panel nástrojů vám okamžitě ukáže celkové výdaje společnosti na nákup spotřebního materiálu, kdo jsou vaši prodejci, kolik jim platíte atd. Pomůže vám to rozpočítat projekty, ušetřit na zbytečných nákupech atd.
Funkce, které je třeba hledat při výběru softwaru pro zadávání zakázek
Většina nástrojů pro zadávání zakázek nabízí standardní sadu funkcí. Před nákupem se však ujistěte, že poskytují alespoň následující funkce:
- Nástroj by měl být dodáván s řídicím panelem pro správu dodavatelů, kde můžete zařadit nové dodavatele nebo zkontrolovat smlouvy se stávajícími.
- Bude vhodné, když software nabídne i funkci zjišťování dodavatelů.
- Musí existovat nástroj pro řízení rizik, který bude blokovat zbytečné výdaje nebo nesprávné nákupní objednávky.
- Váš nástroj pro zadávání zakázek musí obsahovat funkci auditu, abyste mohli kontrolovat nákupní objednávky, platby dodavatele atd.
- Nejlepší nástroj pro zadávání zakázek také nabídne funkci rozpočtování, kde můžete zadat měsíční nebo čtvrtletní rozpočet a udržet nákupy v rámci tohoto čísla.
- Měla by existovat také komunikační funkce, která bude uživatele softwaru upozorňovat na nové nákupní objednávky, faktury, splatné objednávky atd.
- Je dobré, když aplikace nabízí mobilní verzi pro sledování útraty, schvalování objednávek, finalizaci obchodů a další.
- Spolehlivý nákupní software by vám měl umožnit nastavit firemní politiku nákupu.
- A konečně, nástroj musí umožnit zástupcům nákupu vytvářet vlastní pracovní postupy nákupu, pokud software postrádá šablony pro určité scénáře nákupu.
Nyní, když víte o konceptu tohoto nástroje a úkolech, které může provádět, podívejte se na nejlepší softwarové aplikace pro zadávání zakázek, které mohou malé a střední podniky používat.
Precoro
Pokud patříte do malého nebo středního týmu, Precoro vám může pomoci zefektivnit nákupní proces a eliminovat manuální práci. Ušetří vám drahocenný čas a peníze a umožní vám soustředit se na naléhavější záležitosti.
Tento inovativní a bleskurychlý software dokáže optimalizovat systém nákupu a platby ve vaší organizaci pro lepší efektivitu práce. Efektivně zvládá úkoly spojené s nákupním procesem, jako je poptávka, objednávání a fakturace.
Kromě toho Precoro vylepšuje váš nákupní systém tím, že zlepšuje váš pracovní postup schvalování. Fáze pracovního postupu, jako je proces požadavku, nákupní objednávky, schvalování, fakturace a správa faktur, lze s tímto nástrojem provádět elektronicky.
Aplikace také výrazně usnadňuje řízení procesů, schvalování a analýzu nákladů na cestách.
Pomocí tohoto spolehlivého řešení mohou mít společnosti pravidelné reporty a analýzy dat. Podrobné a komplexní zprávy pokrývají všechny procesy vývojového diagramu a údaje o nákupu.
Kromě toho vám tyto sestavy umožňují sledovat a řešit chyby, přizpůsobovat formáty sestav pro zúčastněné strany a exportovat data v reálném čase pro účetní a finanční analýzu.
Kissflow
Chcete mít kontrolu nad procesem procure-to-pay, ale s dostatečnou flexibilitou? Kissflow vám to umožní se svým jednoduchým a přizpůsobitelným řešením. Pro požadavky na nákup nabízí tekuté formuláře, takže můžete shromažďovat, schvalovat a sledovat požadavky na nákup.
Jakmile je žádost schválena, automaticky generuje objednávky a vydává objednávky. Pro správu dodavatelů nabízí tento nástroj účinný portál pro registraci, správu a údržbu dodavatelů.
Při používání této aplikace je možné schvalovat faktury na cestách. Podporuje také automatizované třícestné párování, kontrolu faktur se smlouvami, nákupními objednávkami a záznamy o službách.
Kissflow může také generovat na základě dat a využitelné přehledy o nákupních trendech, výdajích a výkonu prodejců. Pomocí tohoto softwaru mohou uživatelé také vytvářet okamžité zprávy, které obsahují přizpůsobitelné parametry.
Podporuje také bezproblémovou integraci s různými nástroji třetích stran. Zbavte se jakékoli redundance tím, že jej budete používat s různými ERP a finančními aplikacemi, včetně Microsoft Dynamics, Quickbooks, Xero, SAP a NetSuite. Toto řešení také umožňuje používat výkonné pluginy a API.
Team Procure
Jako SMB je čas, abyste zjednodušili proces zadávání zakázek pomocí Team Procure. Tento software však může uspokojit i potřeby podniků, které se zabývají komplexními operacemi nákupu na mezinárodní úrovni.
Tato jediná cloudová platforma zvládne všechna vaše schválení, nákupní objednávky a inventář. Pokud jde o požadavky na nákup, řešení je dokáže seřadit podle rozpočtu, oddělení a závažnosti. Z těchto požadavků mohou uživatelé také generovat objednávky a sledovat harmonogramy dodávek.
Team Procure také nabízí funkci cenové matice, pomocí které mohou společnosti spravovat nabídky podané více dodavateli zakoupenými od uchazeče s nejnižší nabídkou. Vzhledem k tomu, že různé organizace mají různé potřeby, umožňuje organizacím vytvářet vlastní schvalovací pracovní postupy.
Zde je registrace dodavatelů a prodejců snadná. Má také vestavěné KPI pro sledování výkonu. I když máte sklady na více místech, tento nástroj vám pomůže mít integrovaný systém řízení skladu. Dokonce můžete jeho službu integrovat do vašeho stávajícího systému prostřednictvím personalizovaného API.
Procurement Express
ProcurementExpress je ideální software pro zadávání zakázek, který dokáže zefektivnit všechny související pracovní postupy. Pomáhá vám také eliminovat zdlouhavé manuální procesy, papírové stopy a možné případy podvodů.
Jeho inovativní systém schvalování vám umožňuje nastavit maximální náklady a určit schvalovací řetězce. Společnosti také mohou různým zaměstnancům přidělit předem stanovené úrovně schválení. Kromě toho mohou organizace přizpůsobit a automatizovat všechny kroky schvalovacího řetězce pro optimalizovanou efektivitu.
Aplikace umožňuje vytvářet rychlé a přesné PO na základě vašeho vztahu s jednotlivými prodejci. Můžete zahrnout nezbytná pole a rozevírací nabídky a vytvořit profesionální a kontextové objednávky.
Podle finanční struktury vaší společnosti můžete alokovat náklady na různá místa, abyste se vyhnuli nadměrnému utrácení. Pomocí funkce hlášení v aplikaci mohou uživatelé také analyzovat komplexní rozpisy nákladů. Kromě toho může toto řešení vytvářet rozpočty pro různé projekty a oddělení.
Procurify
Rozlučte se s papírovými procesy, pomalým schvalováním a složitými řešeními s Procurify. Tento proaktivní software pro správu výdajů nabízí kompletní přehled a kontrolu nad firemními výdaji.
Při používání tohoto nástroje je možné schvalovat všechny nákupní objednávky z jednoho místa. Zde si také můžete prohlédnout výdaje v reálném čase oproti rozpočtům. Nabízí také fyzické a virtuální výdajové karty pro bezproblémové utrácení.
Procurify také podporuje vytvoření pracovního postupu pro automatizaci a sledování každého kroku nákupní cesty. Můžete také nastavit oprávnění k nákupu na základě oddělení a umístění. Další zvýrazněnou funkcí tohoto nástroje je možnost seřadit všechny objednávky pro dodavatele.
Aplikace může provádět analýzu výkonu dodavatele, abyste mohli činit informovaná nákupní a obchodní rozhodnutí. Zde můžete importovat položky katalogu a podrobnosti, včetně obrázků.
Toto řešení se přímo integruje s vašimi oblíbenými obchodními aplikacemi, jako jsou Amazon Business, Oracle, Quickbooks a Slack.
Coupa
Coupa je platforma, která vám poskytuje přehled a kontrolu výdajů, které potřebujete pro řízení procesu nákupu. Volba tohoto řešení pro vaši společnost znamená, že můžete nakupovat se snadným spotřebitelským nakupováním a zároveň ušetřit svým zaměstnancům drahocenný čas.
Hlavní funkce této aplikace jsou:
- Zjednodušení nákupních požadavků a procesů objednávek
- Sledování nákupních objednávek v reálném čase
- Upozornění na zvýhodněné ceny a další výhody
- Flexibilní formuláře pro zadávání dat pro služby založené na SOW
- Dashboard pro správu rozpočtu v reálném čase
Kromě toho nástroj podporuje schvalování prostřednictvím e-mailů a mobilních telefonů. Společnosti jej také mohou využít pro správu zásob a smluv.
Bellwether
S Bellwether můžete učinit proces nákupu transparentním a rychlým. Pomůže vám zbavit se ústních schvalování a zdlouhavé komunikace prostřednictvím e-mailů a telefonních hovorů.
Tento software vám umožňuje nastavit žádanky, nákupní objednávky a faktury s vynaložením minimálního času a úsilí. Funkce jako pokročilé pracovní postupy a rozpočtování zajišťují lepší přehled a kontrolu nad výdaji.
Tento cloudový nástroj nabízí nezbytnou flexibilitu a přizpůsobení vašim potřebám. Pokud vaše společnost potřebuje více jazyků nebo vlastní pole, Bellwether vám to může poskytnout. Navíc vám umožňuje přístup k aplikaci mimo web.
PairSoft
PairSoft je uživatelsky přívětivý software, který mohou podniky používat k automatizaci pracovního postupu v rámci procesu P2P. Je to také užitečné pro zviditelnění výdajů a dobré vztahy s dodavateli a prodejci.
Software lze rychle nasadit na váš systém nebo stávající ERP a snadno jej používat. Umožňuje vám spravovat PO zefektivněním celého procesu. Získáte také kompletní přehled o výdajích napříč kategoriemi.
PairSoft může také usnadnit komunikaci mezi společnostmi a dodavateli v reálném čase. Zpracování faktur a ověřování jsou další automatizace úloh, které můžete s tímto softwarem provádět. Podporuje také analytiku a reporting.
Závěrečná slova
V této éře digitalizace je pro společnosti náročné řídit proces nákupu bez jakéhokoli softwaru nebo automatizovaného řešení. Tyto nástroje mohou otevřít několik nových příležitostí v každé fázi tohoto procesu.
Aplikace navíc zajišťují optimální efektivitu, i když rozšíříte své podnikání. Podívejte se na seznam nejlepšího softwaru pro nákup a vyberte ten nejvhodnější pro vaše potřeby. Můžete se také podívat na základní funkce, které by měl mít robustní nástroj pro automatizované zadávání zakázek.
Jako malý a střední podnik můžete také chtít vědět o nejlepších nástrojích pro správu dokumentů.