Systémy pro řízení návštěv se stávají stále oblíbenějšími, protože organizace jsou nuceny zdokonalovat své postupy v důsledku narůstajících rizik spojených se zdravím, bezpečností a dodržováním předpisů.
Dle analýzy se předpokládá, že celosvětový trh se systémy pro správu návštěvníků vzroste z 1,1 miliardy USD v roce 2021 na 2,3 miliardy USD do roku 2026.
K tomuto růstu přispívá několik faktorů, včetně zvýšeného povědomí o bezpečnosti, požadavku na bezpapírové procesy a nutnosti dodržovat regulační normy. Zvláště patrné je to po vypuknutí pandemie Covid-19, která radikálně proměnila fungování mnoha odvětví.
Technologický pokrok a bezpečnostní systémy se vyvíjejí, aby se přizpůsobily digitálním pracovním silám a novým podmínkám po pandemii.
Systém pro správu návštěvníků může organizacím usnadnit adaptaci na tyto změny a zároveň zajistit kvalitní služby, produkty a celkový dojem návštěvníků.
Podívejme se blíže na tento software a na to, jak vám může být prospěšný.
Co Znamená Správa Návštěvníků?
Správa návštěvníků představuje proces sledování a řízení osob, které vstupují do prostor vaší organizace a odcházejí z nich. Bez ohledu na to, zda máte recepci nebo ne, efektivní správa návštěv je klíčová pro bezpečnost vašich zaměstnanců i celé společnosti.
I když nabízíte špičkové produkty, služby a zákaznickou podporu, správa návštěvníků je dalším krokem k zajištění toho, že lidé opustí vaše prostory s pozitivním dojmem. Posiluje to nejen vaši značku a zvyšuje povědomí o ní, ale také motivuje návštěvníky k opakovaným návštěvám v budoucnu.
Možná se ptáte, koho vlastně považujeme za návštěvníky. Návštěvníky mohou být:
- Prodejci a dodavatelé
- Účastníci obchodních schůzek
- Regulační nebo auditoři
- Kandidáti na pracovní pozice
- Kurýři
- Osoby hledající informace
- Doručovatelé
Kromě toho mohou být návštěvníky i zaměstnanci, kteří se v areálu nevyskytují pravidelně, například ti, co pracují z domova. Občas se mohou objevit i neohlášené návštěvy.
Co je Systém pro Správu Návštěvníků?
Systém nebo software pro správu návštěvníků (VMS) je nástroj, který monitoruje a řídí pohyb osob přicházejících a odcházejících z obchodních prostor. Zahrnuje různé procesy pro efektivní řízení toku návštěvníků, od jejich příchodu po odchod, s cílem poskytnout pozitivní zážitek a zároveň zajistit bezpečnost všech a dodržování předpisů.
Software pro správu návštěvníků je vhodný pro podniky všech velikostí, nejen pro velké korporace. VMS je efektivní v různých odvětvích, včetně obrany a letectví, automobilového průmyslu, chemického průmyslu, komerčních služeb, spotřebního zboží, distribuce, zdravotnictví, IT, elektroniky, strojírenství a mnoha dalších.
Existují různé typy VMS:
- Samoobslužná správa návštěvníků: Pro odbavení slouží samoobslužný kiosek. Návštěvníci se zde registrují, vyplňují potřebné údaje a předkládají dokumenty pro získání identifikační karty.
- VMS spravované zaměstnanci: Zaměstnanci organizace monitorují a kontrolují návštěvníky pomocí specializovaného softwaru.
- Počítačový VMS: Jedná se o centralizovaný počítačový systém, který umožňuje firmě sledovat a řídit návštěvy. Systém sbírá data v reálném čase a automatizuje manuální úkoly pro lepší uživatelský zážitek.
- VMS na bázi SaaS: Jedná se o softwarové řešení třetí strany pro sledování a kontrolu návštěvníků v různých typech podniků. Organizace se zde nemusí starat o infrastrukturu nebo údržbu; tyto starosti přebírají poskytovatelé služeb, a cena je obvykle dostupná.
Proč Je Potřeba Systém pro Správu Návštěvníků?
Systémy pro správu návštěvníků jsou pro organizace zásadní pro efektivní sledování a řízení návštěv, zvláště v období globálních krizí, jako je pandemie Covid-19. Pomáhají vám přizpůsobit se novým výzvám a zajistit bezpečnost vašich zaměstnanců i návštěvníků.
Osobní obchodní schůzky jsou stále důležité i v éře webinářů a videokonferencí. Mnoho podniků je nyní otevřeno návštěvníkům, a proto je klíčové zajistit, aby byli všichni návštěvníci zodpovědní za bezpečnost. V tomto ohledu hrají systémy pro správu návštěvníků klíčovou roli.
Pojďme se podívat na některé z výhod VMS:
Zlepšení Zkušeností Návštěvníků
Poskytnutím pozitivního zážitku návštěvníkům budujete reputaci vaší značky a přilákáte více návštěv. Lidé si vás vyberou před konkurencí, pokud se postaráte, aby z vašich prostor odcházeli spokojeni. VMS vám v tom může pomoci tím, že vám umožní spravovat vše s lehkostí a bez zbytečného obtěžování návštěvníků.
Zefektivnění Procesu Příjmu
S kvalitním VMS jsou všechny procesy řízeny efektivně, od přivítání až po odchod návštěvníků. Použití softwaru umožňuje vašim zaměstnancům jednat s hosty s ohledem na účel jejich návštěvy. Usnadní to také správu schůzek a zajistí jejich včasný začátek, aby návštěvníci nebyli frustrovaní čekáním v hale.
Bezpečnost a Bezkontaktní Sledování
Software VMS vám umožní provádět bezkontaktní sledování a správu návštěvníků. Tím se zajistí bezpečnost všech v areálu. Můžete tak efektivně chránit své prostory před zdravotními riziky, jako je COVID nebo jiná infekční onemocnění. Software také pomáhá chránit vaši organizaci před riziky souvisejícími s duševním vlastnictvím a bezpečností na pracovišti.
Dodržování Předpisů
Pomocí VMS můžete evidovat důležitá data získaná od návštěvníků, včetně jejich osobních údajů, průkazů totožnosti, lékařských dokumentů a dalších relevantních záznamů. Umožní vám to tyto informace efektivně spravovat a uchovávat, a vyhnout se tak rizikům spojeným s dodržováním předpisů, jako je GDPR, HIPAA atd.
Sledování Zaměstnanců
Kromě správy návštěvníků vám software pomůže sledovat aktivity vašich zaměstnanců. Tím maximalizujete jejich produktivitu a pomůžete jim soustředit se na klíčové oblasti. Vzhledem k tomu, že rizika mohou pocházet zevnitř i zvenčí, dohled nad vašimi interními zaměstnanci pomáhá snižovat rizika.
Pokud chcete tyto výhody využít, podívejme se na některé z nejlepších poskytovatelů VMS na trhu.
iLobby
iLobby je globální lídr v oblasti řízení podnikových návštěvníků. Službám této platformy důvěřují mezinárodní letiště, velké banky, společnosti z žebříčku Fortune 500 a vládní organizace při správě, monitorování a sledování návštěvníků.
Naskenujte fotografii průkazu totožnosti pomocí speciálního skeneru nebo vestavěné kamery, aby byla zajištěna správná identifikace. Pomocí databáze třetí strany nebo interní databáze sledujte potenciálně nežádoucí hosty.
V případě nouze platforma upozorní všechny zaměstnance a poskytne seznam osob, které se nacházejí v areálu. Automatizuje proces ověřování a prověřování osob ve všech lokalitách tak, aby byly splněny požadavky na shodu, bezpečnost, zabezpečení a ochranu soukromí.
Platforma umožňuje kontrolovat návštěvníky, dodavatele, zaměstnance, opakované návštěvníky, typy návštěv, pohovory, schůzky, akce a dodávky. Zabezpečte svou firmu kontrolou osob ve vaší budově, zefektivněte proces přihlašování návštěvníků, automatizujte proces dodržování předpisů, a ovládejte fyzický přístup.
Informujte své návštěvníky o právních dokumentech, jako je odpovědnost, zřeknutí se práv a dohody o mlčenlivosti, a získejte jejich digitální podpisy. Všechny právní dokumenty můžete bezpečně uložit na jedno místo a kdykoli si je stáhnout. Snadno můžete vytvářet vlastní reporty pomocí několika kliknutí a prohlížet si reporty v řídicím panelu nebo exportovat informace.
Buďte vždy připraveni na audity díky seznamu podepsaných dokumentů a dalších dat. Integrujte své obchodní nástroje, jako je Skype for Business, Google Hangouts, Slack, hlasové volání, adresáře uživatelů, jako je Azure Active Directory, Cisco, Google Identity atd., jednotné přihlášení Okta, Onelogin, CRM, e-mail a kalendář, disky, řízení přístupu a mnoho dalších.
Vyzkoušejte platformu zdarma, nebo si vyberte tarif začínající na 199 USD měsíčně.
Envoy Visitors
Dopřejte si svěží zážitek a také všem, kteří navštíví vaše pracoviště, s Envoy Visitors. Udržujte své pracoviště v bezpečí pomocí tohoto systému pro správu návštěvníků a ušetřete svůj čas. Mějte přehled o tom, kdo, proč a kdy k vám přichází, a omezte přístup návštěvníkům, kteří nesplňují vaše kritéria.
Vytvořte zdravější pracovní prostředí díky bezkontaktnímu odbavení. Nemusíte hledat zaměstnance a sledovat podepsané dokumenty nebo ručně psané odznaky. Vše máte na jednom řídicím panelu, abyste mohli sledovat vše, co potřebujete, a případně stáhnout některé dokumenty.
Při příchodu hosta na něj udělejte dobrý dojem zasláním pokynů na pracoviště, a získejte zpětnou vazbu o jejich zkušenostech. Vše můžete také bezpečně uchovávat, abyste dodrželi všechny předpisy.
Během auditů můžete rychle exportovat potřebná data. Vytvořte několik variant pro přihlašování s různými otázkami, abyste zjistili účel návštěvy každého hosta. Vaši zaměstnanci budou okamžitě a automaticky informováni, jakmile dorazí hosté.
Prozkoumejte každého návštěvníka nastavením určitých kritérií a ověřte, zda se neobjevuje na seznamech sledování třetích stran nebo interních seznamech sledování. Získejte přehledy o počtu návštěvníků a rychle exportujte data pomocí několika kliknutí. Můžete také vyzvat své hosty k podpisu právních dokumentů, jako jsou výjimky a dohody o mlčenlivosti, na iPadu.
Navíc si vytvořte vlastní odznaky nebo povolte Envoy Visitors automatický tisk odznaků po přihlášení návštěvníka. Požádejte své hosty o fotografii, aby je hostitel mohl sebejistě přivítat. Vytvořte zdravé a bezpečné pracoviště a získejte přehled o dění v kanceláři. Pracujte s daty chytře a soustřeďte své zaměstnance.
Získejte omezené funkce s bezplatným plánem, nebo si vyberte vhodný plán pro vaši firmu za pouhých 99 $/měsíc/místo.
Greetly
Greetly nabízí snadnou a jednoduchou platformu pro správu návštěvníků. Jedná se o uživatelsky přívětivou a plně přizpůsobitelnou platformu, která vám umožní integraci známých CRM a aplikací pro zasílání zpráv.
Nástroj zajistí, že je vždy informován ten správný zaměstnanec, jakmile host dokončí proces přihlášení. Budete okamžitě upozorněni na příjezd hostů, ať jste kdekoli, abyste mohli rychle jednat.
Greetly se snaží o to, aby bylo rozhraní přístupné návštěvníkům, abyste ho mohli efektivně používat na recepci. Proces nastavení můžete dokončit během několika minut a být připraveni k použití ještě týž den.
Tento nástroj může reprezentovat vaši firmu tak, jak si přejete, díky plně přizpůsobitelným postupům odbavení. Shromažďuje všechna data od návštěvníků a zefektivňuje je tak, aby návštěvníci získali co nejlepší zážitek. Můžete si také přizpůsobit uvítací rozhraní podle svých potřeb a zákazníků.
Bezpečnost je důležitou součástí každé recepce a Greetly okamžitě vytiskne odznaky s fotografiemi návštěvníků, podrobnostmi a dalšími relevantními informacemi. Společnost nabízí bezplatné demo a uvítá vás s podrobným průvodcem pro začátek.
Placené plány začínají na 79 USD měsíčně za místo.
SignIn App
SignIn App je navržena pro moderní pracoviště, které má být bezpečné a inteligentní pro přihlašování. Tento software můžete používat pro správu návštěvníků, přihlašování dodavatelů a zaměstnanců a rezervaci kanceláří. Nabízí Spaces – flexibilní a inteligentní doplněk pro rezervace zasedacích místností a stolů.
Tato platforma vám pomůže efektivně řídit pracovní sílu a kapacity. Můžete také umožnit svým návštěvníkům, aby se přihlásili pomocí svých chytrých telefonů prostřednictvím čtečky QR kódů. Vaši hosté nemusí instalovat žádnou samostatnou aplikaci; bezkontaktní přihlašování je bezpečné a plně přizpůsobitelné pro různá odvětví.
Navíc si vytvořte dotazník pro každou skupinu návštěvníků. Vytvářejte otázky s více možnostmi. Dbejte na požadavky společnosti v oblasti zdraví, soukromí a bezpečnosti zkrácením doby přihlašování. Nabízí také plnou kontrolu nad daty.
SignIn App umožňuje ukládání nezbytných informací pro bezpečnost a reportování a zároveň zajišťuje soukromí návštěvníků. Platforma se sama vyvíjí s novými funkcemi a poskytuje návštěvníkům stále lepší zážitky. Získejte pokročilé funkce, jako je předběžná registrace návštěvníků, přihlašování zaměstnanců, správa dodavatelů, doprovodná aplikace, zprávy, zásady, smlouvy o mlčenlivosti, vlastní datová pole atd.
Získáte také výhody evakuačního seznamu, podpory více poboček, jazyků, událostí, dodávek, uvítací obrazovky, integrace, vlastních odznaků pro každého návštěvníka, upozornění a mnoho dalšího. Přizpůsobte si balíček podle svých potřeb nebo využijte 15denní bezplatnou zkušební verzi. Pokud shledáte platformu užitečnou, můžete kdykoli přejít na placené předplatné.
Proxyclick
Umožněte svým návštěvníkům, dodavatelům a zaměstnancům, aby se vraceli bezpečně a zároveň respektovali soukromí a dodržovali globální předpisy s Proxyclick. Rezervace u stolu je snadný, bezpečný a jednoduchý způsob, jak přivítat zaměstnance zpět na pracovišti.
Umožněte svým zaměstnancům vybrat si, kde, s kým a kdy budou sedět v předem definovaných prostorách. Získáte úplný přehled o tom, kdo pracuje a kde kdo sedí. Pomůže vám to uspořádat pracoviště tak, aby bylo bezpečné, příjemné a efektivní.
Dále můžete prozkoumat množství možností s extrémními systémy. Integrujte nástroje, které vy a váš tým znáte, pro bezproblémovou implementaci. Jedná se o jediný VMS s kompletní certifikací ochrany osobních údajů ISAE 3000 typu 1, takže vám lidé mohou důvěřovat.
Platforma podporuje 30 milionů návštěv na 7 000 místech, abyste se mohli více spolehnout na svůj tým. Můžete také škálovat pomocí VMS, který nabízí neomezený počet hostitelů, kiosků a návštěvníků. Získejte nekonečný seznam funkcí pro vylepšení zážitku každého návštěvníka, zefektivnění recepce a zabezpečení majetku.
Mezi jeho funkce patří rezervace stolu pro zaměstnance, tok návštěvníků, výkonné řídicí panely, inteligentní toky pro návštěvníky i zaměstnance, prémiové integrace, pokročilé zabezpečení, podnikové služby, podpora zákazníků a mnoho dalšího. Navíc můžete udržet své zaměstnance a návštěvníky v bezpečí s programem prevence COVID-19.
Prověřte své návštěvníky a zaměstnance před jejich příchodem, sdílejte bezpečnostní pokyny, udělte jim přístup pomocí QR kódu, zůstaňte v bezpečí a flexibilní, a omezte zdravotní rizika. Vyberte si plán, který nejlépe vyhovuje vašim požadavkům, za 100 USD měsíčně za místo.
WhosOnLocation
Udržujte své dodavatele, návštěvníky a zaměstnance v bezpečí díky kontrolám zdravotního stavu, sledování kontaktů, bezdotykovému přihlašování a dalším při práci mimo i na pracovišti s WhosOnLocation. Jedná se o komplexní řešení, které spravuje předběžné registrace, identitu návštěvníků, sledování kontaktů, bezpečnostní upozornění a vytváří povědomí o zásadách pro návštěvníky.
Spravujte dodržování upozornění dodavatelů na nebezpečí, řízení uvedení v různých zařízeních a docházku. Můžete také spravovat oprávnění a přítomnost zaměstnanců pro podporu zabezpečení webu a profilů. Vše je podpořeno výkonným přehledem a reporty.
Nástroj nabízí bezdotykové a snadné přihlášení pro sledování každého zaměstnance, který pracuje samostatně. Získejte také nouzové funkce, jako je samoověřování, evakuační a shromažďovací zprávy a ruční volání. Omezte přístup na kvalifikované a oprávněné zaměstnance, dodavatele a návštěvníky, abyste zajistili bezpečnost svých zařízení.
WhosOnLocation vám pomůže kontrolovat návštěvníky, dodavatele a zaměstnance a snížit tak riziko vniknutí neoprávněných osob. Můžete si také ověřit, kdo má povolen vstup a kdo absolvoval zdravotní prohlídku.
Platforma nabízí plány vhodné pro všechny, bez ohledu na velikost společnosti. Spravujte vše za počáteční cenu 599 USD/rok za místo.
Traction Guest
Poskytněte vaší organizaci jediné místo pro správu, řízení a zabezpečení celého procesu návštěvnických operací s Traction Guest. Traction Guest pomáhá udržovat vaše stránky v bezpečí, procesy v souladu a zaměstnance v bezpečí, aby každá interakce zajistila maximální produktivitu.
Pomáhá návštěvníkům a zaměstnancům najít správný vchod a umístění, ověřit nebo naskenovat jejich identifikaci, setkat se s hostitelem a vybrat si svůj jazyk. Navíc můžete sledovat, kdo je na místě, a udržovat nouzové a bezpečnostní protokoly. Také shromažďujte data nezbytná pro splnění norem shody.
Reprezentujte svou značku při vítání návštěvníků a vytvářejte pozitivní dojmy. S pomocí jediného konfigurovatelného systému můžete řešit své požadavky na globální lokace, jako jsou oprávnění, jazyky a data.
Vyberte si vhodný plán pro vaši organizaci za pouhých 115 USD/měsíc/iPad.
Pronestor Visitor
Pronestor Visitor nabízí bezpečnou platformu pro správu návštěvníků. Jedná se o inovativní řešení, kde můžete získat úplný přehled o návštěvnících, kteří v minulosti byli na vašich prostorech, kteří se tam momentálně nacházejí, nebo kteří mají návštěvu plánovanou. Umožňuje také sledovat každou schůzku a rezervaci díky automatickým upozorněním.
Pronestor Visitor vám pomůže poslat pokyny vašim návštěvníkům a poskytnout palubní lístek, který mohou naskenovat svým telefonem pro odbavení. Díky správným zprávám budete vědět, kdo je kde a koho má navštívit. Nástroj také dokáže obsluhovat více vstupních bodů na více místech současně. Navíc můžete informovat své návštěvníky o bezpečnostních pokynech při registraci nebo před schůzkami.
Tato platforma vám poskytuje 360stupňový pohled na aktivity organizace. Začněte kombinovat zpětnou vazbu s daty a zvýšíte dostupnost svých zařízení, což je nezbytné pro produktivitu. Platforma navíc usnadňuje návštěvníkům i organizaci, aby zůstali zdraví a v bezpečí.
SwipedOn
Vytvořte si nejdostupnější systém pro přihlašování zaměstnanců a návštěvníků s SwipedOn, který je bezpečný, jednoduchý a efektivní. Platforma vám umožňuje zažít flexibilní pracovní prostředí s kompletní správou pracoviště.
SwipedOn vám pomůže změnit pracoviště tím, že nahradí staré knihy návštěv jednoduchým, moderním a elegantním řešením pro správu návštěvníků. Získejte spoustu výhod z této jediné platformy, jako je bezkontaktní přihlašování zaměstnanců i návštěvníků.
Získáte funkce, jako jsou nástroje pro sledování kontaktů, okamžitá upozornění, tisk identifikačních odznaků, digitální dohody, vývěska pro zaměstnance, řízení evakuace a ověřování dotazů s upozorněními. Návštěvníci se mohou přihlásit přímo naskenováním QR kódu pomocí svého mobilního telefonu bez fyzického kontaktu. Tím zabráníte vystavení vašeho podniku a zaměstnanců infekčním chorobám.
Navíc můžete snadno pracovat s bezpečnostními a zdravotními záznamy, zásadami COVID-19, dohodami o mlčenlivosti atd. SwipedOn se používá v mnoha průmyslových odvětvích, jako je stavebnictví, logistika, neziskové organizace, veřejné služby, vzdělávání, péče o seniory, výroba, sport, námořnictví, cestovní ruch, coworking a mnoho dalších. Nejlepší na tom je, že SwipedOn vysazuje stromy za každého nového zákazníka.
Zažijte platformu ještě lépe s doplňky, jako je catering, dodávky a neomezené SMS. Pro lepší možnosti správy svých zaměstnanců a návštěvníků můžete SwipedOn propojit s obchodními nástroji, jako je Microsoft Active Directory nebo Azure Active Directory.
V každém plánu také najdete nulové náklady na nastavení, snadné sledování kontaktů, nástroje pro kontrolu návštěvníků a bezdotykové přihlašování. Modernizujte recepci pro návštěvníky za pouhých 49 USD měsíčně za jedno místo.
Závěr
Systémy pro správu návštěvníků jsou v dnešní době žádané v různých odvětvích a pro podniky všech velikostí. Tento software vám může pomoci nabídnout vynikající zážitek pro návštěvníky a zároveň zajistit organizační bezpečnost, zabezpečení a dodržování předpisů.
Dále prozkoumejte nejlepší software pro sledování času pro váš tým.