Desktopová sada MS Office nemá stejnou funkci živé spolupráce jako Office 365. To znamená, že stále umožňuje více lidem pracovat na jednom dokumentu. Prostě to nemá živou spolupráci. Místo toho máte hlavní dokumenty, které můžete vytvořit pro řízení dalších menších částí velkého dokumentu. Uživatelé mohou poskytovat zpětnou vazbu ve formě komentářů a můžete sledovat změny provedené v dokumentu. Jakmile je dokument dokončen, musíte o tom dát vědět všem, kteří na něm pracují. Můžete toho dosáhnout zdvořile formulovaným e-mailem, který nikdo nebude číst. Lepším řešením je jednoduše označit dokument jako finální v MS Word.
Když v MS Word označíte dokument jako konečný, přidá se do horní části dokumentu banner. Každý, kdo dokument otevře, bude hned vědět, že je kompletní a nebude jej dále upravovat.
Označit dokument jako konečný v MS Word
Otevřete dokument MS Word, který chcete označit jako konečný.
V Office 2013 a starších musíte kliknout na orb Office vlevo nahoře. Přejděte na Připravit>Označit jako finální.
V Office 2016 není vlevo nahoře žádný Office orb. Místo toho musíte přejít do nabídky Soubor. Na kartě Informace klikněte na ‚Chránit dokument‘. V rozevíracím seznamu, který se otevře, klikněte na „Označit jako konečné“.
Na obrazovce se zobrazí několik výzev, které vám sdělí, že dokument bude označen jako konečný. Přijměte je oba a máte hotovo. Nyní můžete tento dokument e-mailem/sdílet. Kdykoli jej někdo otevře, uvidí nahoře banner, který mu říká, že dokument je jeho konečnou verzí.
Úprava dokumentu označeného jako konečný
Když v MS Word označíte dokument jako konečný, v podstatě dáte komukoli, kdo jej otevře, vědět, že se v něm nebudou provádět žádné další změny. Nepřidáváte do dokumentu vrstvu zabezpečení, která brání jiným lidem v jeho úpravách. Ve skutečnosti je docela snadné upravit dokument, který byl označen jako konečný.
Otevři to. Banner, který vám říká, že dokument byl označen jako konečný, má také tlačítko „Přesto upravit“. Jednoduše na něj klikněte a budete moci dokument upravovat.
Jakmile začnete upravovat dokument nebo jen kliknete na tlačítko ‚Přesto upravit‘, dokument ztratí značku ‚Konečné‘. Když jej zavřete a uložíte změny, značka ‚Konečné‘ se účinně odstraní. V dokumentu můžete provést nulové skutečné změny, ale jakmile kliknete na „Přesto upravit“ a uložíte soubor, značka „Konečné“ zmizí.
Tato funkce není k dispozici v systému macOS.