Softwary pro správu elektronické pošty, jako jsou Outlook, Mail nebo Thunderbird, disponují funkcí exportu e-mailových zpráv. Při exportu se uloží kompletní obsah zprávy, včetně hlavičky, e-mailových adres, příloh, časových značek a IP adres odesílatele. Tato možnost je u zmíněných programů standardní, avšak webová rozhraní pro e-maily takovou funkci obvykle postrádají. Nicméně i webová rozhraní nabízejí způsob, jak uložit zprávu offline. Například v Gmailu lze e-mail uložit jako soubor EML a následně jej importovat do většiny e-mailových klientů. Následující návod popisuje, jak na to.
Uložení e-mailu z Gmailu jako souboru EML
Nejprve otevřete Gmail ve webovém prohlížeči. Zvolte e-mail, který si přejete uložit offline, a klikněte na malou šipku, která se nachází vedle tlačítka pro odpověď. Z rozbalovací nabídky vyberte možnost „Zobrazit originál“.
V novém okně se otevře okno se zobrazením zdrojového kódu e-mailu. V tomto okně naleznete tlačítko „Stáhnout originál“. Po kliknutí se zobrazí dialogové okno pro uložení souboru, přičemž standardně je nastaveno uložení s příponou TXT. Tuto příponu je třeba změnit na EML. V rolovacím menu pro výběr typu souboru změňte volbu z textových souborů na „Všechny soubory“. Poté soubor uložte.
Stažení by mělo být otázkou několika sekund. Po stažení souboru EML jej můžete importovat do libovolného e-mailového klienta, uložit na pevný disk nebo externí úložiště.
Je důležité zkontrolovat, zda stažený soubor EML obsahuje i přílohy, pokud je e-mail obsahoval. Gmail nemusí vždy zahrnout přílohy do zdrojové zprávy, případně mohou být uloženy na Disku Google nebo zaslány jako odkaz. Proto pokud je uložení přílohy hlavním cílem, nemusí se vždy jednat o spolehlivou metodu. Formát EML je nicméně vhodný pro archivaci e-mailů, zejména pokud si chcete uchovat dlouhodobý záznam konverzace.
Pro import e-mailu do e-mailového klienta je nutné nejprve zjistit, kde se nachází funkce importu. Tato funkce se v různých programech pro e-mail nachází na odlišných místech, proto je vhodné si tuto informaci dohledat. Po nalezení funkce pro import vyberte soubor EML a e-mail se otevře. Alternativně lze na soubor EML dvakrát kliknout, čímž se otevře ve výchozím e-mailovém klientovi. Některé e-mailové programy také umožňují otevření souboru EML pomocí funkce přetažení.