Efektivní realizace projektů se odvíjí především od kvalitního projektového řízení. Využijte níže uvedené nástroje, které vám pomohou na cestě k úspěchu!
Projektové řízení je klíčovou ingrediencí, která umožňuje úspěšné dokončování projektů a posouvá firmy na vyšší úroveň. A nejde o žádný trik – byl jsem svědkem zániku dvou softwarových společností během jednoho až dvou let kvůli nedostatečnému projektovému řízení. Další firmy se potýkaly s několikaměsíčním zpožděním uvedení produktů na trh. I když projektové řízení má i své šarlatány, jeho důležitost a dopad tím nejsou nijak sníženy.
To samé platí i pro nástroje projektového řízení – ty kvalitní vám mohou pomoci zlepšit efektivitu, urychlit dokončení, snížit chaos a frustraci. Níže uvádím přehled nejlepších nástrojů pro řízení projektů, které jsou vhodné pro firmy všech velikostí i s různými potřebami.
Teamwork
Teamwork, jak už název napovídá, umožňuje efektivní spolupráci týmů a současně udržuje zainteresované strany v obraze o průběhu projektu.
Teamwork má integrované nástěnky, podobné Trello, a sledování času. Pokud tedy hledáte intuitivní a praktickou aplikaci s těmito funkcemi, Teamwork je skvělou volbou. Pro až pět uživatelů je používání zdarma, prémiové tarify začínají na 9 USD za uživatele měsíčně.
Rád bych zmínil, že Teamwork je sada produktů, přičemž aplikace pro správu projektů je jen jednou z nich. V nabídce mají také CRM, helpdesk software, systém pro správu dokumentů, chatovací aplikaci (podobnou Slacku) a další.
Monday
Pokud potřebujete platformu pro řízení projektů pro základní projekty i komplexní portfolia, Monday vám může pomoci. Posuňte své projektové řízení na vyšší úroveň s přizpůsobitelnými funkcemi, které vám umožní realizovat plány, vytvářet strategie a odevzdávat tu nejlepší práci.
Monday vám pomůže efektivně spolupracovat se členy týmu tím, že je sjednotí na jediné sdílené platformě. Tím se zvýší jejich angažovanost, urychlí vývoj projektu a odstraní komunikační bariéry.
Interaktivní a přehledný panel poskytuje informace o stavu projektu a snadný přístup ke schválení rozpočtu, stavu úkolů, aktualizacím postupu, týmové produktivitě a mnoha dalším. S pomocí výkonných Ganttových diagramů můžete vizualizovat, plánovat, sledovat a řídit celý proces, čímž umožníte rozhodování na základě reálných dat. V každé fázi projektu můžete měnit a řídit závislosti, základní plány a milníky.
Můžete sledovat pracovní vytížení jednotlivých členů týmu pomocí aktuálních dat o jejich kapacitě a efektivně alokovat zdroje. Tím se ušetří čas, který lze věnovat kreativnější práci, a zároveň se omezí přepracování. Platforma nabízí různé šablony pro různé projekty, ze kterých si můžete vybrat podle svých preferencí.
Tyto šablony jsou určeny pro správu programů, portfolií a projektů. Uspořádejte týmové úkoly, stanovte priority a získejte tak kompletní přehled. Můžete přidat časové osy, sladit termíny s členy týmu a sledovat jejich plnění.
Data lze zobrazit stovkami způsobů pomocí agilních, vodopádových a hybridních metod. Tento nástroj také umožňuje zapojení zainteresovaných stran do dat v reálném čase, s živými aktualizacemi a automatizací pro podporu vašich projektů a úsporu času.
Platforma dbá na nejvyšší bezpečnostní standardy, a to díky funkcím jako plné vlastnictví dat, podrobné protokoly auditu a přístupová oprávnění, které zajišťují, že uživatelská zkušenost nebude nikdy ohrožena. Můžete ji bezproblémově integrovat se stávajícími nástroji jako Excel, Google Calendar, Slack, Microsoft Teams atd.
Monday nabízí čtyři cenové plány, ze kterých si můžete vybrat podle svých potřeb a velikosti týmu. V případě pochybností vyzkoušejte bezplatnou zkušební verzi.
Smartsheet
Smartsheet nabízí inteligentní nástroje pro řízení projektů a v současnosti ho používá téměř 90 % společností z žebříčku Fortune 100.
Tato platforma pro inteligentní správu je ideální pro bezproblémovou spolupráci a zajišťuje flexibilitu díky formátům zobrazení jako mřížka, Ganttův diagram, karty a kalendář.
Navíc můžete používat vzorce v buňkách a sloupcích pro snadné výpočty v rámci jednoho listu i mezi jednotlivými listy. Smartsheet podporuje silné přihlašovací zásady pro uživatele a umožňuje použití jediného ověření pro přístup všude.
Úpravy se navíc automaticky projeví všude. Jeho „formuláře“ mají podmíněnou logiku, která umožňuje zpětnou vazbu od zamýšleného publika.
Předem zabudovaná automatizace omezuje opakující se práci a „nátisk“ soustředí vše na jeden ovládací panel, který poskytuje schválení a návrhy.
Umožňuje publikování listů a reportů pro všechny, včetně těch mimo Smartsheet, pro lepší dosah.
A konečně, Smartsheet nabízí 30denní bezplatnou zkušební verzi, abyste si ho mohli vyzkoušet bez rizika.
Basecamp
Basecamp je v oblasti projektového řízení již velmi dlouho. Byl spuštěn v roce 2004 a od té doby zůstává věrný své filozofii jednoduchosti a srozumitelnosti. Tito lidé vytvořili i velmi populární Ruby on Rails webový framework, takže bych řekl, že o navrhování jednoduchých a užitečných věcí vědí dost. 🙂
Basecamp nabízí týmy, projekty, úkoly atd., jak byste očekávali, ale rád bych zdůraznil i další skvělé funkce:
- Chat v reálném čase: Pokud používáte Basecamp, není potřeba přepínat mezi ním a chatovacím nástrojem pro správu komunikace v reálném čase. Skupinové chaty jsou vybaveny všemi funkcemi, které od chatovacích aplikací v dnešní době očekáváme: @zmínky, mediální přílohy, emotikony a další.
- Přístup pro klienty: Basecamp vám umožňuje připojit vaše klienty přímo k vašim projektům (máte plnou kontrolu nad tím, co mohou a nemohou vidět) a spolupracovat s nimi. E-maily od stávajících klientů můžete přeposílat do Basecampu, kde lze výsledky zobrazovat, diskutovat a schvalovat přímo v Basecampu.
- Seznamy úkolů: Bez ohledu na sofistikovanost nástrojů pro řízení projektů se vždy najde prostor pro seznamy úkolů. Existuje spousta případů, kdy jsou úkoly všem zúčastněným jasné, a stačí „rychlý a snadný“ způsob, jak je někde zaznamenat. Seznamy úkolů v Basecampu jsou docela efektivní, protože se upomínky a upozornění provádějí automaticky, takže nemusíte nikoho nutit, aby aktualizoval stav. 😉
- Nástěnky: Během brainstormingu nebo oznámení je možné vytvářet velmi užitečné diskuze – ale také je snadno ztratit. Nástěnky Basecampu vám umožňují přeměnit takovou komunikaci na nástěnku, kde váš tým může diskutovat, reagovat a připojovat soubory.
- Dokumenty a soubory: Správa dokumentů a souborů v Basecampu je solidní. Všechny nahrané a uložené projekty a soubory se ukládají s verzemi, když dojde ke změně. Dokumenty Google lze přímo sdílet do Basecampu a upravovat je tam.
Basecamp je dle mého názoru skvělý produkt, který je vhodný pro týmy všech velikostí, které mají obecné a jednoduché potřeby. Basecamp není výkonným nástrojem pro provádění vysoce specializovaných úkolů (např. Agilní vývoj softwaru) a společnost to ani netají.
Pravděpodobně nejlepší je jeho cena: za pevných 99 $ měsíčně (ano, bez ohledu na velikost týmu!) je Basecamp v této oblasti skvělou volbou.
Jira
Na rozdíl od Basecampu, Jira je sada pro řízení projektů zaměřená na správu agilních softwarových projektů. Z toho vyplývá, že se liší její cílový trh, ceny, složitost, schopnosti atd. Není neobvyklé, že softwarové týmy začínají s Basecampem a „přecházejí“ na Jiru.
Jira je vyvíjena společností Atlassian, která stojí i za společností BitBucket, kterou dlouho preferovaly projekty s uzavřeným zdrojovým kódem před GitHubem, protože nabízela neomezené soukromé úložiště.
Pokud vaše softwarové týmy narostly natolik, že nástroje pro řízení projektů, které se dříve zdály dostatečné, jsou nyní nedostatečné, je čas přejít na Jiru. Jira má vše, od plánování projektu přes hlášení chyb, až po sledování detailů. Zde je několik skvělých funkcí, které Jiru odlišují:
- Bohatá sada rozhraní API dostupná pro ty, kteří chtějí vytvářet alternativní rozhraní pro své pracovní postupy.
- Scrum a Kanban desky.
- Je podporováno několik vývojových metodologií. Pro ty, kteří stále nejsou spokojeni, je zde možnost vytvořit si vlastní.
- Integrace s více než 3 000 aplikacemi.
- Inteligentní automatizace, jako je automatické přiřazování úkolů osobě, propojování problémů s kódem atd., snižuje náročnost a umožňuje rychle vytvářet komplexní pracovní postupy.
- Výkonné a rozsáhlé reportování.
Jira je drahá, alespoň v porovnání s jinými populárními a nenáročnými nástroji pro řízení projektů. Cena za uživatele a měsíc (7 $ za standardní a 14 $ za prémiový) může pro velké týmy dosáhnout tisíců dolarů měsíčně. Nicméně náklady se vyplatí, protože bez Jiry by se týmy této velikosti dostaly do problémů. 🙂
Asana
Asana je univerzální nástroj pro řízení projektů, který se zaměřuje na rychlost a intuitivnost. Rychlost je důležitá, protože Asana je skvělým příkladem dobře navržené jednostránkové aplikace. Vše se děje okamžitě po kliknutí, což je obrovské pohodlí, když pracujete pod tlakem.
Zde jsou některé z pozoruhodných vlastností Asany:
- Pracovní vytížení: Pracovní vytížení je vizuální shrnutí toho, kolik toho mají členové vašeho týmu na starosti. Díky tomu můžete na první pohled zjistit, zda budou vaše marketingové, designové a inženýrské týmy schopny spolupracovat na klíčové změně produktu, která má být provedena příští měsíc.
- Vizuální časové osy: Časové osy projektů v Asaně jsou vizuálně přehledné a velmi silné. Umožňují vám snadno naplánovat projekt a vizuálně vidět, kde se nachází.
- Kalendář: Kalendář Asany je propojen se všemi vašimi úkoly a plánováním a ukazuje, jak je plán týmu zaplněn. Je to místo, kam se podívat, pokud chcete zajistit, aby plán nebyl mimo synchronizaci nebo přerušen.
- Kontrola obrázků: Jde o fancy termín, ale základní funkce je skvělá – umožňuje recenzentům přidávat komentáře k různým částem obrázku. Je to neocenitelné pro designové týmy, protože shromažďování zpětné vazby bez konkrétních vizuálních referencí bývá noční můrou.
Základní verze Asany je zdarma s omezením 15 členů týmu. Pokud potřebujete přidat další členy nebo chcete získat přístup k pokročilým funkcím, jako je administrátorská konzole, kontrola obrázků atd., cena začíná na 10 USD za uživatele měsíčně.
Možností je mnohem více, ale na to už není dost prostoru. Jde o to, že Asana si rychle získala oblibu a je skvělou volbou pro řízení projektů pro organizace všech velikostí.
Trello
Trello nabízí osvěžující a minimalistický pohled na řízení projektů. Nenabízí žádné ohromující funkce, které by vyžadovaly hluboké studium a implementaci. Ve skutečnosti můžete spočítat celkový počet jeho klíčových funkcí na prstech jedné ruky. Než ho odsoudíte, dejte mu šanci.
Trello převzal koncept Kanban desky z metodologie agilního softwaru a udělal z něj masový trh. Myšlenka je jednoduchá: úkoly se vytvářejí na kartách, které jsou umístěny na jedné z mnoha desek, které vytvoříte.
Tyto desky mohou představovat cokoli: funkce/divize ve vaší společnosti, stav úkolu nebo třeba i měsíce kalendářního roku. Členové týmu mohou komentovat karty, zapojovat se do diskusí, připojovat obrázky atd. Jakmile je úkol na kartě dokončen, přesune se na další. Takhle:
Bezplatný plán Trello je docela dobrý, s omezením pouze počtu desek a velikosti příloh, nikoli počtu uživatelů! Pro většinu lidí to stačí, ačkoli prémiové tarify začínají na 10 USD za uživatele měsíčně. Pokud jste malý tým (nebo dokonce jeden člověk!), jehož projekty není třeba složitě plánovat, Trello je zábavná a efektivní volba!
Podio
Dalším nástrojem na našem seznamu je Podio, vhodný pro velké týmy a podniky, které potřebují možnosti přizpůsobení a CRM.
Proč tedy používat Podio? Zde je několik důvodů:
- Přizpůsobitelnost: Na rozdíl od mnoha konkurentů má Podio rozsáhlé možnosti přizpůsobení. To vám umožní nejen změnit způsob, jakým fungují jeho moduly, ale také se zbavit částí, které pro vás nejsou relevantní.
- Integrované CRM: Podio CRM je dodáváno se správou zákaznických informací, sledováním cest zákazníků, sledováním potenciálních zákazníků a dalšími klíčovými funkcemi v CRM.
- Správa zaměstnanců: Podio nabízí i správu zaměstnanců, která vám umožňuje spravovat výdaje, dovolené, toky aktivit a další z jednoho místa.
- Projektové řízení: Spolupráce s klienty, propojení e-mailů s úkoly, podrobná přístupová práva, plánování Scrum projektů a vytváření sprintů, to vše je zahrnuto.
- Řízení událostí, správa e-mailů, řízení podnikání, a seznam pokračuje! 🙂
I když má Podio bezplatný plán, nabízí pouze základní správu úkolů. Upřímně řečeno, není moc důvodů používat základní plán, kromě toho, abyste si platformu vyzkoušeli. Placené tarify vám odemknou přesvědčivé funkce a ceny se pohybují od 9 do 24 USD na uživatele za měsíc.
Airtable
Pokud jde o čistou inovaci, Airtable je nejvíce vzrušující novinkou mezi nástroji pro řízení projektů. Airtable si můžete představit jako tabulky na steroidech – a dokonce i společnost to tak popisuje, ale dle mého názoru tento pohled snižuje schopnosti tohoto nástroje.
Jednou z součástí Airtable jsou skutečně tabulky, ale jsou tak nabité funkcemi, že možná začnete nenávidět svůj oblíbený tabulkový procesor! Stačí se podívat na toto:
Je přehledná jako tabulka, ale má vizuální oddělení úkolů, barevné štítky, které lze okamžitě rozlišit, možnost přiřazovat úkoly lidem, upozornění a další.
Další zajímavou funkcí jsou bloky, což jsou malé, kompletní a specializované moduly, které můžete začlenit do svých pracovních postupů a zvýšit tak produktivitu. Zní to abstraktně, vím, takže zde jsou některé konkrétní příklady: mapy a geokódování, Ganttovy diagramy, pruhové/čárové/bodové grafy, tvůrce vizuálních stránek, průzkumník 3D modelů, sledovač času, organizační schéma – no, už nemohu! Jde o to, že tyto bloky prostě fungují a lze je zapojit do libovolného z vašich úkolů a pracovních postupů.
Když to zkombinujete s obvyklými funkcemi, jako je správa dokumentů, nástěnky Kanban, kalendáře, máte v rukou něco skvělého.
Nejlepší na tom je cena: bezplatný plán umožňuje týmům neomezené velikosti, jediným omezením je, že jeden základní (list) nemůže obsahovat více než 1 200 položek. Zní to docela lákavě!
Microsoft Project
Když Microsoft něco udělá, nemusí to být to nejhezčí, ale svou práci odvede dobře a lidé se od toho nedokážou odtrhnout. Windows, Office, Outlook, Sharepoint a Exchange jsou toho příklady. Totéž platí pro Microsoft Project, produkt zaměřený specificky (ve skutečnosti velmi specificky) na profesionální projektové manažery pracující s velmi velkými týmy.
Ať už jde o správu projektů, správu zdrojů nebo správu portfolia, Microsoft Project vám poskytuje komplexní nástroj pro přesné zachycení složitosti. V době psaní nedávno Microsoft přidal podporu pro agilní projektové pracovní postupy, které osloví ty podniky, které mají některé týmy nebo divize pracující agilním způsobem.
Existují dva hlavní důvody, proč si vybrat právě tento nástroj:
Plánování, PMP, Enterprise, pokud tohle sedí, podívejte se na Microsoft Project!
TeamGantt
Jak už název napovídá, TeamGantt je to, čím je Trello pro nástěnky Kanban, pro Ganttovy diagramy. Společnost se zaměřila na Ganttovy diagramy jako primární (a jediný) nástroj pro plánování a provádění projektů. I když to výrazně omezuje funkčnost, díky tomu je TeamGantt také neuvěřitelně přehledný, snadno se učí a je efektivní.
Nenechte se však zmást a nemyslete si, že vše, co s TeamGantt můžete dělat, je vytvářet Ganttovy diagramy a kontaktovat zástupce. K dispozici je mnoho funkcí, které se točí kolem usnadnění spolupráce, například:
- Konverzace
- Správa dokumentů
- Sledování času
- Závislosti (mapování projektů, které jsou závislé na jiných projektech)
Bezplatný plán umožňuje pouze tři členy a jeden projekt, takže je to docela dobré, abyste si aplikaci mohli vyzkoušet. Placené tarify jsou 10 $ a 15 $ za uživatele měsíčně. Pokud si myslíte, že Ganttovy diagramy vám nejlépe vyhovují a chcete na nich postavit své pracovní postupy, TeamGantt je pěkná a dobře vypadající volba.
Zoho Projects
Zoho Projects je jedna z mnoha nabídek společnosti Zoho, kterou již možná znáte. Představte si Zoho Projects jako solidní mix všech funkcí, které jsme v tomto seznamu zmínili.
Ganttovy diagramy, milníky, sledování chyb, časové rozvrhy, správa dokumentů, finance, integrace s oblíbenými aplikacemi, fóra a další – jak jsem řekl, je tam od všeho trochu a všechny role hraje opravdu dobře. Základní plán je zdarma pro až 10 uživatelů a poté bude aplikace stát mezi 20 a 35 dolary měsíčně (poznámka: jedná se o fixní měsíční náklady, nikoli na uživatele).
Zoho Projects je sama o sobě dobrá volba, ale dává ještě větší smysl, pokud již používáte obchodní sadu aplikací Zoho.
Závěr
Není pochyb o tom, že nástroje pro řízení projektů jsou pro úspěch týmu zásadní. S tolika možnostmi může být těžké rozhodnout, co je pro vás nejlepší. Proto tento seznam obsahuje nejlepší nástroje, které se liší svými funkcemi. Opravdu doufám, že vám to pomůže vybrat si ten správný! 🙂