Systémy pro evidenci docházky zaměstnanců se rychle staly preferovanou alternativou k tradičním metodám, neboť umožňují snadnou správu kdykoliv a odkudkoliv.
Dávno minuly časy, kdy bylo nutné vést papírové záznamy nebo excelové tabulky pro sledování přítomnosti pracovníků. Nyní mohou zaměstnanci zaznamenávat svůj příchod a odchod online, bez fyzického kontaktu, zatímco manažeři mají možnost monitorovat pohyb svých týmů pomocí mobilních zařízení. Tento systém přináší výhody jak pro zaměstnance, tak pro jejich vedoucí.
Pojďme se blíže podívat, jak aplikace pro evidenci docházky slouží jako efektivní nástroje pro řízení pracovních procesů v organizaci.
Flexibilita
Zaměstnanci se někdy ocitají v situacích, kdy pracují mimo kancelář. Ať už jde o práci z domova nebo účast na schůzkách mimo firemní prostory, sledování jejich aktivit může být náročné. Právě zde mohou moderní systémy evidence docházky pomoci, umožňují sledovat pracovní dobu a zároveň usnadňují manažerům plánování směn.
Přesnost
Díky automatizovaným systémům lze minimalizovat lidské chyby a dosáhnout přesného zaznamenávání pracovní doby.
Produktivita
Softwarová řešení pro sledování docházky šetří čas, který by jinak byl věnován administrativě spojené s evidencí příchodů a odchodů. Automatizace této rutinní práce eliminuje potřebu papírování a manuálního děrování karet.
Reporty docházky
Aplikace generují přehledné reporty o všech provedených úkolech, a to jak o těch dokončených, tak i o těch v procesu. Centralizovaná data umožňují lepší analýzu výkonu zaměstnanců a usnadňují tvorbu komplexních záznamů.
Integrace
Systémy lze integrovat s různým hardwarem třetích stran, jako jsou čtečky karet nebo biometrické snímače. Navíc lze upravit pravidla docházky tak, aby přesně odpovídala specifickým požadavkům dané organizace.
Sledování v reálném čase
Aplikace pro evidenci docházky jsou obvykle cloudové, což umožňuje sledování polohy zaměstnanců v reálném čase.
Nyní se podívejme na některé z nejlepších nástrojů pro evidenci docházky zaměstnanců, které jsou momentálně dostupné.
Clockify
Clockify nabízí software pro rozvržení času, který umožňuje vám i vašemu týmu monitorovat pracovní hodiny strávené na různých projektech. Máte neomezený přístup a to zcela bezplatně. Data jsou automaticky synchronizována online a jsou dostupná na všech typech zařízení.
Funkce
Sledování času: Umožňuje ruční nebo automatické monitorování času věnovaného jednotlivým úkolům. Program sleduje čas pomocí stopek v režimu časovače, nebo můžete hodiny přidat ručně.
Správa časového rozvrhu: Díky této funkci je možné vytvořit týdenní rozvrh práce v krátkém čase. Můžete si naplánovat úkoly a sledovat celkový čas strávený každým dnem/aktivitou.
Řízení projektů a týmů: Pomocí této funkce máte přehled o tom, kde trávíte nejvíce času a na čem váš tým pracuje. Reporty lze sdílet nebo stahovat ve formátech PDF, Excel nebo CSV.
Zoho People
Zoho People nabízí efektivní řešení pro koordinaci HR administrativy. Zahrnuje správu databáze zaměstnanců, správu času a dovolené, hodnocení výkonu, správu cestovních náhrad a generování výplatních pásek.
Funkce
Správa dovolené: V Zoho People je možné evidovat a sledovat všechny typy nepřítomnosti, včetně školení, dovolené a nemocenské. Systém umožňuje také analyzovat vzorce čerpání dovolené pro optimalizaci efektivity zaměstnanců.
Správa docházky: Zoho People, cloudová aplikace, umožňuje sledování příchodů a odchodů zaměstnanců odkudkoliv. K dispozici je také funkce geolokace pro zaznamenávání příchodů a odchodů z mobilních zařízení. Manažeři mohou navíc nastavit IP omezení pro regulaci míst, kde se zaměstnanci mohou přihlašovat.
Sledování času: Zoho People obsahuje funkci sledování času, která firmám pomáhá monitorovat úkoly a lokaci zaměstnanců. Umožňuje pravidelnou kontrolu efektivity týmů a zvyšuje celkovou produktivitu.
Hodnocení výkonu: Pomáhá s hodnocením dovedností a výkonu zaměstnanců. Zoho People podporuje proces hodnocení, aby zajistilo jeho efektivní provedení.
Jibble
Jibble je cloudová aplikace pro snadnou správu času, sledování zaměstnanců a evidenci docházky. Dodává se s uživatelsky přívětivým rozhraním, které zjednodušuje sledování času v rámci Slack a Microsoft Teams.
Funkce
- K odemknutí aplikace se využívá rozpoznávání obličeje.
- Sledování polohy a pracovní doby zaměstnanců pomocí GPS.
- Používání PIN kódů pro minimalizaci lidských chyb při evidenci příchodů a odchodů.
Aplikace nabízí bezplatný tarif s neomezeným počtem uživatelů. Placené tarify začínají na 2 USD na uživatele měsíčně.
QuickBooks
QuickBooks je efektivní systém evidence docházky pro mobilní firmy, tj. pro zaměstnance pracující na dálku nebo v terénu. Pro společnosti s neustále se pohybujícími zaměstnanci je automatizovaný systém nezbytný.
QuickBooks je cloudové řešení, které umožňuje zaměstnancům se přihlásit a odhlásit z práce, prohlížet si pracovní plány a žádat o volno prostřednictvím mobilního telefonu nebo webového prohlížeče.
Firmy s velkým počtem mobilních zaměstnanců potřebují mít jistotu, že se zaměstnanci nacházejí na správném místě ve správný čas. QuickBooks to umožňuje pomocí sledování GPS v reálném čase. Navíc lze nastavit geofence, které umožní zaměstnancům se přihlásit a odhlásit pouze z určených zón.
QuickBooks nabízí manažerům možnost vytvářet plány pro zaměstnance na základě pracovních pozic nebo směn. Je zde možnost komunikovat se zaměstnanci, zajišťovat koordinaci, schvalovat či zamítat žádosti o volno, zasílat upomínky na přihlášení a odhlášení a měnit kódy úkolů.
QuickBooks má oproti konkurenci pokročilejší možnosti sledování úkolů. Umožňuje sledovat průběh projektu, porovnávat odhady s reálnými výdaji, vytvářet reporty a sledovat stav projektu a náklady.
Lze integrovat se softwarem třetích stran, což usnadňuje přenos dat o pracovní době do vašeho mzdového a účetního softwaru.
Buddy Punch
Buddy Punch disponuje různými funkcemi, které pomáhají firmám dodržovat interní pravidla a zákonné požadavky v oblasti zaměstnávání. Nabízí automatické výpočty přesčasů pro správné vyplácení mezd, automatické přestávky a odhlášení, stejně jako snímky z webkamery při příchodu a odchodu. Tyto nástroje pomáhají omezit podvody a zajistit přesnost časových záznamů.
Omezením přihlašování na konkrétní data nebo plánováním směn lze zajistit, že zaměstnanci budou dodržovat pravidla. Je možné blokovat specifické IP adresy a zařízení. Pro mobilní pracovní sílu je k dispozici GPS monitorování a geofencing pro ověření, zda se zaměstnanci hlásí ze správných míst.
Buddy Punch zefektivňuje evidenci času a docházky pomocí schvalovacích postupů a oprávnění manažerů. Integrace se mzdovými a účetními systémy zjednodušuje proces a snižuje administrativní chyby.
Buddy Punch nabízí různé reporty na vyžádání, které umožňují přístup k datům o docházce a čase. Dále software disponuje funkcemi alarmů, připomínek a upozornění, které vás informují o docházce zaměstnanců.
TrackSmart
TrackSmart je vhodné řešení pro malé podniky v různých odvětvích, které mají do 100 zaměstnanců.
Jedná se o efektivní způsob, jak snadno sledovat absence zaměstnanců, pracovní dobu a dny volna. Uživatelsky přívětivé webové řešení obsahuje všechny moderní funkce, jako jsou kalendáře pro sledování docházky a časové rozvrhy pro zaměstnance.
Zahrnuje všechny funkce tradičních papírových formulářů, avšak s automatizovaným generováním reportů, žádostí o volno a nástrojem pro schvalovací procesy.
Funkce
- Správa nepřítomností
- Správa kalendáře
- Sledování FMLA
- Sledování přesčasů
- Samoobslužný portál
- Časové výkazy
- Sledování dovolené
Roční tarify začínají na minimální ceně 169 USD. K dispozici jsou i bezplatné zkušební verze. Jedná se o cloudové řešení, ideální pro majitele firem, HR specialisty a manažery. Pomáhá také s monitorováním přesčasů.
factoHR
factoHR je přední světový dodavatel v oblasti řízení pracovní síly, který obsluhuje více než 1000 klientů a přes 1 milion zaměstnanců. Firma se zavázala poskytovat nejvyšší úroveň podpory, neboť věří, že dlouhodobý vztah s klientem je nejefektivnější metodou pro růst vašeho podnikání.
Funkce
Funkce pro sledování docházky nabízí automatické shromažďování dat v reálném čase z libovolného čtenáře a výpočet pozdních příchodů, předčasných odchodů a přesčasů. Další funkce pro správu docházky jsou:
- Biometrická integrace
- Web Check-In/Out
- Správa dovolené
- Správa časového rozvrhu
factoHR má více než dvacetileté zkušenosti a klienty v různých odvětvích. Světový kongres HRD ji ocenil jako nejlepšího prodejce HR softwaru roku za poskytování nejlepšího řešení pro základní požadavky podniků z různých oborů.
MyAttendanceTracker
MyAttendanceTracker umožňuje sledování docházky studentů na jakémkoliv zařízení. Umožňuje konfiguraci sledování docházky s použitím vámi preferovaných výrazů.
Funkce
Integrovaná klasifikace studentů: Umožňuje vytvářet vlastní hodnocení v každé třídě.
Komunikace mezi učitelem a rodiči: Automaticky upozorní rodiče na absenci, změny známek nebo problémy s chováním. Umožňuje zasílání zpráv jednotlivcům, třídám nebo celé škole prostřednictvím SMS a e-mailu.
Panely hodnocení: Umožňuje sledovat dění v každé třídě a u každého studenta pomocí jednoduchých metrik na panelech. Dále lze vytvářet vlastní reporty pro podrobnější analýzu výkonu.
Kompatibilní se všemi zařízeními: Proces zaznamenávání dat je snadný, ať už používáte tablet nebo telefon. Aplikace je navržena tak, aby dobře fungovala jak na smartphonech, tak i na velkých obrazovkách.
Sledování pokroku studentů: Každá třída má přehledovou stránku, kde lze sledovat hodnocení, stav třídy, přidávat či odebírat studenty a dělat si poznámky.
Pracovní doba
Vytvořte si účty pro své zaměstnance pomocí Pracovní doba. Zaměstnanci si mohou stáhnout desktopového klienta, přihlásit se a sledovat své aktivity. Vytváření hierarchie reportů zlepšuje kontrolu na všech úrovních společnosti.
Funkce
Automatizované sledování času: Sleduje čas pomocí desktopového klienta a automaticky generuje časové rozvrhy. Eliminuje potřebu manuálního vyplňování pracovních výkazů.
Automatizované snímání obrazovky: Monitoruje aktivity pomocí automatického snímání obrazovky, pouze když jsou zaznamenány akce. Funguje i offline, s ohledem na ochranu soukromí.
Manuální časové rozvrhy: Zaměstnanci si mohou ručně zaznamenávat svůj čas, pokud nepoužívají desktopového klienta. Možnost kontroly a schvalování zadaných časů.
Inteligentní analytika: Task Hours poskytuje inteligentní analytiku, která pomáhá identifikovat chování zaměstnanců a zóny produktivity, což je klíčové pro rozhodování v oblasti HR.
Robustní reporting: Flexibilní reporting umožňuje sledovat a analyzovat efektivitu týmu, produktivitu a promarněný čas.
Inteligentní upozornění: Upozorní na každý zahájený, dokončený nebo zastavený úkol. Hodiny automaticky připomenou zaměstnancům, aby je používali. Poskytování denních rozvrhů do e-mailu.
Živá podpora: Tým živé podpory poskytuje odpovědi na dotazy ohledně funkcí Task Hours. E-mailová podpora je k dispozici i o víkendech.
Časové poznámky
Časové poznámky je intuitivní a jednoduchá aplikace pro evidenci docházky. Zaznamenává a ukládá informace automaticky.
Jak to funguje? Zaměstnanci se přihlásí, vyberou úkol a vyplní potřebné informace. Data jsou okamžitě dostupná v reportech a lze je exportovat v požadovaném formátu.
Aplikace umožňuje sledovat docházku a dovolenou zaměstnanců, monitorovat, kdo na čem pracuje, jaký byl zisk, a výši mezd.
Funkce
Přizpůsobitelné: Timenotes nabízí rozsáhlé možnosti přizpůsobení potřebám zaměstnanců a společnosti.
Sestavy a řídicí panely: Vytvářejte filtry a vybírejte konkrétní časové rozsahy docházky pro stahování souborů ve formátech Excel, PDF a CSV. Snadno generujte reporty pro fakturaci, mzdy nebo management.
Mějte přehled o volnu vašeho týmu: Sledujte plánovanou dovolenou týmu, spravujte docházku a potvrzujte žádosti o volno.
Sledování v reálném čase: Sledujte protokoly související s prací a aktivity v reálném čase.
Závěrečná slova
Vytváření kultury, kde se vaše pracovní síla cítí posílená a podporovaná, vyžaduje hluboké porozumění řízení pracovních sil a procesům. Musíte být schopni měřit výkon zaměstnanců, spravovat jejich každodenní úkoly a získat informace pro vytvoření akčního plánu.
Software pro evidenci docházky zvládne vše výše uvedené a poskytne vám nástroje, které potřebujete k posílení vaší firemní kultury a vedení organizace kupředu.
Mohlo by vás také zajímat: Software pro sledování času pro týmy.