Potřebujete spolehlivé cloudové úložiště pro bezpečné sdílení a týmovou práci na souborech? Zkuste synchronizaci! Tato aplikace pro sdílení souborů poskytuje sofistikované nástroje pro spolupráci, přičemž klade důraz na bezpečnost dat.
V dnešní době firmy pracují s daty více než kdy dříve a sdílení souborů s interními i externími spolupracovníky je na denním pořádku. Práce z domova, vzdálená zaměstnání a hybridní pracovní modely vyžadují efektivní sdílení dat.
Pro bezpečnou spolupráci v cloudu vznikla řada aplikací pro počítače a mobilní zařízení. Po prozkoumání mnoha z nich jsme zjistili, že Sync se vyznačuje vylepšenou ochranou souborů, pohodlnou spoluprací a intuitivním uživatelským rozhraním.
Přehled kolaborativního úložiště souborů
Kolaborativní úložiště souborů zjednodušuje sdílení dokumentů a dalších souborů. Členové týmu mají snadný přístup k souborům odkudkoli, v souladu se svými pracovními rolemi a oprávněními.
Dříve sloužily jako kolaborativní úložiště zejména místní servery. Bylo však běžné vidět lidi přenášet data na USB discích, protože servery nebyly vždy dostatečně efektivní.
S nástupem cloudových technologií mohli vývojáři vytvořit kolaborativní úložiště dat, které umožňuje:
- Sledovat verze dokumentů nebo souborů
- Umožnit přístup na základě rolí
- Mazat data v případě potřeby
- Provádět zálohování pro snížení rizik
Úložiště souborů pro spolupráci
- Umožňuje vzdálenou práci, aby členové týmu měli přístup k obsahu bez nutnosti být fyzicky v kanceláři.
- Dává externím klientům a dodavatelům možnost bezpečně spolupracovat s týmy bez ohrožení firemních tajemství.
- Zajišťuje pohodlnou, kompatibilní a bezstarostnou spolupráci.
- Uchovává všechny obchodní dokumenty na jednom místě a pravidelně je zálohuje pro ochranu před ransomwarem.
- Zvyšuje produktivitu projektových týmů a tím i ziskovost firmy.
Představení Sync
Sync je cloudová platforma pro spolupráci na dokumentech, ukládání a sdílení souborů. Není to jen další alternativa ke službám jako Google Drive, Microsoft OneDrive nebo Dropbox. Přináší nové možnosti pro sdílení souborů a spolupráci, jako jsou pracovní postupy, pokročilé odkazy, odkazy pro nahrávání a další.
Díky vysoké úrovni zabezpečení a ochraně osobních údajů jsou vaše obchodní tajemství v bezpečí pouze v okruhu vaší důvěryhodné skupiny.
Vytváří pro vás a vaše spolupracovníky cloud obchodních dat, který je přístupný ze všech vašich zařízení. Pokud vás například napadne nápad na design během cestování, váš designér k němu může okamžitě přistoupit ze sdílené složky a začít na něm pracovat.
Navíc můžete na stejných zařízeních uchovávat i soukromá data, aniž byste je museli sdílet se svým týmem nebo kolegy.
Spolupráce na dokumentech pomocí Sync
Sync nabízí uživatelsky přívětivou aplikaci Sync Pro pro snadnou spolupráci na souborech. Je dostupná jako webová aplikace, mobilní aplikace, software pro Windows PC a aplikace pro macOS.
Po vytvoření účtu na Sync.com se musíte přihlásit do webové aplikace. Je také nutné nainstalovat desktopové a mobilní aplikace.
Jakmile je synchronizace aktivní na všech vašich zařízeních, můžete jednoduše přesunout soubory nebo dokumenty do složky Sync z vašeho počítače, tabletu nebo smartphonu.
Díky rychlému FTP protokolu Sync se obsah do cloudového úložiště nahraje během několika sekund, pokud to šířka vašeho internetového připojení umožňuje.
Po nahrání uvidí každý s přístupem ke sdílené složce obsah v aplikaci Sync nebo webovém klientovi.
Pokročilý systém správy verzí vytváří kopii při každé změně sdíleného dokumentu a uchovává historii úprav. Pokud se objeví problém s novou verzí, můžete se kdykoli vrátit k původnímu souboru a předejít zbytečnému začínání práce od nuly.
Sync nabízí také obchodní pracovní postupy, integrace, pokročilé sdílení odkazů a další funkce, které vám pomohou zůstat produktivní a ušetřit čas přenášením souborů mezi zařízeními.
Funkce
#1. Obnovení smazaných souborů
Pokud omylem nebo úmyslně smažete soubor, který později potřebujete, můžete ho v Sync obnovit. Aplikace má funkci pro zálohování disku nebo zobrazení smazaných souborů, což umožňuje obnovit smazaný obsah.
#2. Získejte volné místo
Doporučte Sync svým přátelům a kolegům a získejte 1 GB volného úložného prostoru za každou registraci prostřednictvím vašeho doporučení.
Stačí v nastavení účtu zkopírovat odkaz pro doporučení, který najdete vedle možnosti Synchronizovat odměny.
#3. Selektivní synchronizace
Pokud nemáte dostatek volného cloudového prostoru v Sync, můžete si vybrat dokumenty a soubory, které chcete synchronizovat z počítače.
V aplikaci pro stolní počítače přejděte do nastavení a z nabídky vyberte Předvolby. Zvolte Upřesnit a odškrtněte obsah, který nechcete synchronizovat.
#4. Pokročilé odkazy pro sdílení souborů
Můžete si přizpůsobit různé aspekty odkazů pro sdílení. Můžete k nim například přidat:
- Přístupové heslo
- Štítek odkazu
- Datum vypršení platnosti
- Limit pro stahování
- E-mailová upozornění na aktivitu odkazu
#5. Odkazy s povolením nahrávání
Můžete vytvořit složku pro klienta a převést ji na odkaz umožňující nahrávání. Klient tak bude mít přístup k odkazu s heslem a bude moci nahrávat obsah, který se zobrazí ve vaší synchronizační složce. Nahrávající uživatel nemusí mít účet Sync.
Řešení od Sync
Zabezpečené sdílení souborů
Umožňuje vám bezpečně sdílet soubory bez omezení velikosti (s neomezeným předplatným úložiště). Sync zálohuje nahraný obsah ve více datových centrech s certifikací SOC-2.
Všechny přenosy dat jsou navíc šifrované a nikdo jiný neví, co sdílíte. K souborům máte přístup pouze vy a vaši spolupracovníci se správnými přístupovými údaji.
Ochrana souborů klienta
Toto řešení vám umožňuje vytvořit přizpůsobené rozhraní pro spolupráci s klienty na souborech a dokumentech. Zahrnuje také oznámení, schvalovací procesy, zpětnou vazbu, komentáře a další.
Vaši klienti si mohou prohlížet náhledy obsahu v nativním prostředí, jako by pracovali například v Adobe PDF Reader, Microsoft Word nebo Google Slides.
Pokud jako agentura spravujete více klientů, můžete pro každého z nich vytvořit samostatné synchronizační složky. Takto můžete snadno spravovat citlivý obsah od mnoha klientů, aniž byste je navzájem míchali.
Týmová spolupráce
Pomocí následujících funkcí můžete efektivně spravovat oběh dokumentů v týmu:
- Centrální sdílená složka pro týmy
- Zobrazení všech úprav dokumentů a aktivit v reálném čase
- Přístup k datům na základě rolí
- Různá oprávnění k obsahu (pouze zobrazení, úprava, kopírování, dohled, mazání)
- Vzdálené mazání dat
- Vzdálené udělování a odvolávání přístupu
Zabezpečené cloudové úložiště
Cloudové úložiště Sync je založeno na soukromé cloudové infrastruktuře, která nabízí:
- End-to-end šifrování
- Šifrování na straně klienta
- Dodržování předpisů EU GDPR, Kanady, USA a Velké Británie o ochraně osobních údajů
Sync navíc neshromažďuje údaje o vašem používání aplikace a neprodává je třetím stranám. Klade důraz na vlastnictví dat – vy jste výhradním vlastníkem svého obsahu.
Práce na dálku
Na dokumentech můžete pracovat i offline. Desktopová nebo webová aplikace aktualizuje hlavní soubor, jakmile se zařízení opět připojí k internetu.
Můžete začít pracovat na jednom zařízení a pokračovat na jiném, protože Sync neustále aktualizuje dokument nebo soubor, na kterém pracujete.
Neomezené úložiště
Vaše firma může získat neomezený cloudový úložný prostor s vhodným předplatným. Týmy navíc mohou sdílet soubory bez omezení velikosti. Toto řešení je nákladově efektivní pro začínající firmy, střední podniky i velké korporace.
Případy použití
Díky svému rozhraní a funkcím je Sync užitečný pro každou firmu, která potřebuje rozsáhle spolupracovat na dokumentech, souborech a multimediálním obsahu.
Oficiální webová stránka však zdůrazňuje, že zavedení Sync může být výhodné zejména pro následující odvětví:
Vzdělávání
Virtuální, hybridní i klasické vzdělávací instituce mohou využít Sync k vytvoření bezpečného cloudového úložiště, které splňuje požadavky na ochranu osobních údajů pro sdílení dokumentů a souborů.
Může bezpečně hostovat citlivé soubory, jako jsou studijní materiály, zkoušky, přednášky, záznamy studentů a poskytovat zaměstnancům instituce přístup na základě rolí.
Učitelé mohou vytvářet synchronizační složky pro kurzy, sekce, studijní skupiny a další.
Studenti mohou jednoduše nahrávat úkoly, zkoušky, projektová data atd. pomocí odkazů s povoleným nahráváním, aniž by museli mít účet Sync.
Finanční služby
Finanční instituce a banky mohou používat Sync pro shromažďování a sdílení zákaznických dat s interními i externími stranami, aniž by porušily předpisy o ochraně osobních údajů nebo zákony o finančních službách.
Odvětví může využít odkazy s povoleným nahráváním ke shromažďování dokumentů KYC od jakéhokoli zákazníka a bezpečně sdílet redigované části dokumentů s třetí stranou pro ověření.
Prodejní, marketingoví a obchodní zástupci mohou využívat Sync pro sdílení brožur a nabídek finančních produktů s potenciálními zákazníky.
Zdravotní péče
Zdravotnický průmysl musí nakládat s chráněnými zdravotními informacemi svých pacientů (PHI). Nemocnice a kliniky potřebují cloudové úložiště kompatibilní se zákonem o ochraně zdravotních informací (HIPAA) pro bezpečné zpracování pojistných událostí. Sync tyto požadavky snadno splňuje.
Právní
Právnické firmy mohou využít Sync pro spolupráci na právních dokumentech, oznámeních, pracovních postupech a dalších.
Právní týmy mohou interně a bezpečně sdílet citlivé konverzace mezi advokátem a klientem, videozáznamy svědků, důkazní materiály a další.
Vláda
Všechny úrovně státní správy musí komunikovat s veřejností a sdílení dokumentů je v takových interakcích nezbytné.
Musíte sloužit svým voličům, ať už na federální, státní nebo obecní úrovni.
Můžete například vytvořit portál digitální správy s využitím Sync jako poskytovatele cloudového úložiště. Zde můžete online shromažďovat žádosti, dokumenty, hodnocení od veřejnosti a elektronicky doručovat certifikáty nebo licence přímo žadateli. Nikdo nemusí ztrácet čas cestováním.
Výhody
Používáním Sync získáte následující výhody:
#1. Desktopová aplikace
Desktopová aplikace pro Windows a macOS umožňuje přidávat dokumenty, složky a soubory do sdílené složky Sync pouhým kopírováním a vkládáním obsahu.
Desktopová aplikace přidá vyhrazenou složku do vašeho počítače. Soubory můžete přesunout do této složky a zpřístupnit je online.
#2. Webový panel
Webový panel vám umožňuje pohodlně spravovat váš účet Sync, uživatele, pravidla pro sdílení a obsah.
Umožňuje také online streamování sdílených videí. Pokud pracujete na tvorbě videoobsahu nebo video marketingových projektech, Sync je pro vás ideálním partnerem pro cloudové úložiště.
#3. Mobilní aplikace
Mobilní aplikace Sync je dostupná pro zařízení s Androidem a iOS. Je vhodná pro zástupce v terénu, kteří shromažďují data přímo v místě.
Pomocí mobilní aplikace můžete také synchronizovat obrázky, videa a dokumenty s vaším počítačem.
#4. Telefonická podpora
Aplikace Sync je velmi jednoduchá a většina ovládacích prvků je intuitivní. Pokud se však setkáte s problémy s připojením, chybami při správě verzí a podobně, je vám k dispozici silný tým telefonické podpory.
Cenové plány
Sync nabízí tři jednoduché plány předplatného, které jsou uvedeny níže:
#1. Zdarma
Bezplatný plán je určen pro testování aplikace a pro jednotlivce, kteří potřebují základní sdílení souborů. Poskytuje 5 GB cloudového úložiště.
#2. Sync Pro
Sync Pro je k dispozici za atraktivní ceny. Můžete si vybrat ze Solo Basic (8 $/měsíc/rok), Solo Professional (24 $/měsíc), Teams Standard (6 $/uživatel/měsíc/rok) a Teams Unlimited (18 $/uživatel/měsíc).
Získáte všechny funkce Sync Pro a cloudové úložiště se pohybuje od 1 TB do neomezeného, v závislosti na vašem plánu.
#3. Sync Enterprise
Pokud potřebujete Sync pro celou společnost, kde bude aplikaci používat více než 100 uživatelů, můžete kontaktovat Sync pro cenovou nabídku.
Alternativy
pCloud
pCloud nabízí šifrování dat na vojenské úrovni pro ukládání dat v cloudu. Poskytuje různé cenové plány pro jednotlivce, rodiny a firmy. Mezi jeho standardní funkce patří:
- Spolupráce na souborech a dokumentech prostřednictvím odkazů a složek
- Šifrování pCloud Crypto na vašem zařízení, kromě standardního šifrování
- Verzování souborů
- Obnovení smazaných souborů nebo účtů
- Pět záloh v různých cloudových úložištích pro jeden soubor
Internxt
Cloudová úložná služba Internxt se zaměřuje na cloudový disk, úložiště fotografií a sdílení souborů. Pro tyto účely vytvořila tři samostatné moduly: Drive, Photos a Send.
Drive a Photos slouží pro ukládání osobních i pracovních dokumentů, souborů a obrázků. Modul Send umožňuje vytvářet sdílené odkazy pro spolupráci nebo jednoduché sdílení.
Závěrem
Sync je komplexní řešení pro bezpečnou spolupráci a sdílení souborů pomocí cloudového úložiště. Jeho základní funkce si můžete vyzkoušet po registraci bezplatného účtu.
Pokud se vám aplikace bude líbit, můžete si zaplatit předplatné podle potřeb vaší firmy a velikosti týmu.
Dále se můžete podívat na způsoby, jak přenést kontakty z jednoho telefonu Android do druhého.